Oi, eu sou Asim Qureshi, o CEO e cofundador do Jibble, um software rastreador de horas e presença. Tenho vários anos de experiência criando e expandindo equipes e produtos de software em diversas indústrias e mercados. Antes de fundar o Jibble, trabalhei como vice-presidente na Morgan Stanley por seis anos. Estou aqui para te ajudar a aprender tudo sobre os tipos de sistemas de presença.
Visão geral
No dia-a-dia corrido dos ambientes de trabalho modernos, o rastreamento de presença se tornou um aspecto crucial na gestão eficiente. Para atender a maior necessidade por precisão, automação e segurança, empresas pelo mundo todo estão adotando diversos sistemas de controle de presença, indo desde os mais tradicionais até as tecnologias mais avançadas. Esses sistemas usam do poder da tecnologia para simplificar os processos, melhorar a segurança e aumentar a eficiência operacional geral.
Inovadores, os sistemas aproveitam de tecnologias como biometria, rastreadores de horas e presença, RFID, plataformas online e rastreamento por GPS para oferecer dados precisos e em tempo real sobre a presença. Essa transformação digital revolucionou a maneira como os empregadores tomam decisões, permitiu uma gestão mais eficaz dos recursos e garantiu conformidade com as regulamentações trabalhistas, resultando numa melhora da eficiência do funcionamento da empresa.
Nesse artigo completo, vamos nos aprofundar no vasto mundo dos sistemas de controle de presença e explorar seus tipos, funcionalidades e vantagens. Mas, claro, vamos começar com os sistemas manuais tradicionais.
Você vai ver nesse artigo:
- Sistemas de presença manual
- Sistemas de presença biométrica
- Sistemas de presença por RFID
- Sistemas de presença online
- Sistemas de presença baseados em GPS
1. Sistemas de presença manual
Sistemas de presença manual, também conhecidos como métodos de rastreamento de presença tradicionais, foram a fundação do registro de presença por muitos anos. Esses sistemas dependem de meios de registro manuais, como caneta e papel, cartões de ponto ou livros de presença onde as pessoas anotam os horários de chegada e saída manualmente.
Com soluções automatizadas, o método anterior se tornou obsoleto. E conforme se têm mais requisitos e tudo fica mais complexo, registrar à mão os horários de entrada e saída dos funcionários simplesmente não é mais possível.
Ainda assim, é bom destacar que certas empresas estão voltando a esses sistemas para forçar os funcionários a trabalharem de forma presencial, em vez de híbrida ou remota, como a EY introduzindo um sistema de monitoramento que usa dados de crachá para rastrear a presença nos escritórios dos seus funcionários no Reino Unido.
Vantagens
- É familiar – Muitos funcionários e alunos são bem mais familiares com sistemas de presença manual, já que eles são usados há várias gerações. Isso geralmente resulta em melhores taxas de aceitação e menos resistência durante a implementação.
- Reserva para falhas tecnológicas – Quando sistemas automatizados passam por possíveis bugs ou falhas técnicas, os sistemas de presença manual servem como um meio reserva para garantir que os registros de presença não vão ser perdidos.
- Não tem preocupações com a privacidade – Certas pessoas podem ter problemas sobre a privacidade, já que sistemas biométricos ou automatizados coletam dados pessoais. Os sistemas de presença manual não envolvem a coleta dessas informações, o que os torna mais aceitáveis, de um ponto de vista da privacidade.
Desvantagens
- Demorado – O rastreamento de presença manual pode consumir muito tempo, principalmente no horário de pico quando várias pessoas precisam registrar suas presenças ao mesmo tempo.
- Sujeito a erros – Erros humanos são comuns na entrada de dados manual, o que leva a registros de presença imprecisos, caligrafia ilegível, entradas perdidas e até alterações acidentais que podem comprometer a exatidão dos dados.
- Falta das atualizações em tempo real – Sistemas manuais não oferecem atualizações em tempo real, o que significa que supervisores e gerentes não podem acessar os dados de presença em tempo real e potencialmente resultar em atrasos na resolução de problemas relacionados às presenças.
2. Sistemas de presença biométrica
A presença biométrica é um sistema de ponta criado para verificar e identificar usuários usando características físicas ou comportamentais únicas. Essa tecnologia sofisticada captura e armazena modelos biométricos, como impressão digital, palma da mão, características faciais ou padrões de íris em um cartão inteligente ou em um banco de dados.
Esses modelos servem como a base na verificação da identidade dos usuários (funcionários) sem a necessidade de cartões inteligentes, nomes de usuário ou outros métodos de identificação mais tradicionais.
Esse sistema é composto de dois tipos diferentes: biometria física e biometria comportamental. Na biometria física, se captura e compara características como a impressão digital, a palma da mão, as características do rosto e padrões de íris. Por outro lado, a biometria comportamental analisa o comportamento único de uma pessoa, incluindo reconhecimento de voz, análise de assinatura e padrões de digitação.
Vantagens
- Mais segurança – Os sistemas biométricos oferecem altos níveis de segurança, já que usam traços físicos ou comportamentais, o que deixa o acesso não autorizado e as fraudes de horas muito mais difíceis.
- Rastreamento de presença preciso – Sistemas biométricos trazem dados precisos e em tempo real da presença, o que reduz os erros que ocorrem nos métodos manuais e melhora a gestão do pessoal.
- Elimina o ponto amigo – Com a verificação biométrica, os funcionários não podem registrar entrada e saída pelos outros, evitando roubos de horas e garantindo dados precisos de presença.
Desvantagens
- Custo de implementação – Os sistemas biométricos podem ter custos iniciais mais altos, se comparados aos métodos de presença tradicionais, incluindo custos de hardware, software e de treinamento.
- Questões de privacidade – Dados biométricos lidam com informações biométricas sigilosas, o que pode levantar questões de privacidade entre os funcionários. Os empregadores devem se certificar de usar métodos de proteção de dados completos e de seguir as regulamentações.
3. Sistemas de presença por RFID
Um sistema de presença por RFID usa cartões ou etiquetas RFID como identificadores únicos para cada pessoa de uma empresa. Cada cartão ou etiqueta RFID tem um microchip e uma antena, com informações específicas vinculadas ao perfil do dono do cartão no sistema.
Rastrear presença com um sistema RFID é simples e intuitivo. Os usuários recebem seus cartões ou etiquetas RFID, que devem sempre levar consigo. Leitores RFID são colocados nos pontos de entrada, como na porta do escritório, sala de aula, ou até em estações de trabalho específicas.
Quando a pessoa chega perto de um leitor RFID, ele emite sinais de radiofrequência e ativa os cartões ou etiquetas RFID no alcance. Os dados de identificação únicos armazenados nos cartões RFID são capturados pelo leitor e enviados para um software ou banco de dados central. Os dados incluem a data, hora e localização do registro de presença, criando registros de presença em tempo real para todos.
Vantagens
- Registros de presença rápidos e eficazes – Os sistemas RFID oferecem registros de presença simples. É só os funcionários ou alunos aproximarem seus cartões ou etiquetas RFID do leitor, e isso poupa tempo e diminui as filas nos pontos de acesso.
- Rastreamento em tempo real – Sistemas RFID registram os dados de presença em tempo real, então os supervisores e administradores podem conferir os registros atualizados e tomar decisões pontuais, com base nos dados precisos.
- Sem contato e higiênico – Os sistemas de presença por RFID permitem verificação sem contato, o que diminui a chance de espalhar germes e infecções, particularmente importante em áreas com muito tráfego.
Desvantagens
- Perda do cartão ou etiqueta – Os funcionários ou alunos podem perder ou esquecer onde colocaram os cartões RFID, o que leva a problemas no rastreamento de presença até que o cartão seja encontrado ou substituído.
- Custo inicial – Implementar um sistema de presença por RFID requer investir em cartões RFID, leitores e software, e isso pode custar muito mais do que meios de controle de presença tradicionais.
4. Sistemas de presença online
Os sistemas de controle de presença online são sistemas baseados na nuvem que revolucionam o rastreamento de horas e de presença. Aproveitando da tecnologia de nuvem, os usuários podem fazer login com facilidade em um navegador ou app para celular, onde estiverem, desde que tenham internet. Essa flexibilidade permite um acesso simples aos dados de presença, além dos registros de entrada e saída, o que deixa a gestão de pessoal mais simples.
Essa facilidade de uso é muito vantajosa principalmente para empresas com funcionários remotos, que trabalham em instalações dos clientes ou com funções de vendas externas.
Vantagens
- Redução da carga administrativa – Os sistemas de presença online automatizam o rastreamento e os relatórios de presença, o que reduz a necessidade de entrada de dados manual e as tarefas administrativas.
- Melhor precisão – Automatizar os registros de presença diminui o risco de erros que vem com os métodos manuais e garante que os dados de presença vão ser mais precisos para fins de conformidade e de folha.
- Melhora a produtividade e a rentabilidade – Corta a circulação desnecessária dos funcionários, reduzindo a preguiça e melhorando a produtividade geral. As empresas vão ver os lucros subirem com a melhora no desempenho do pessoal. E mais: o sistema diminui o número de faltas, deixando sua equipe mais eficiente e produtiva.
Desvantagens
- Problemas Técnicos – Igual a qualquer outro programa, sistemas de presença online podem ter alguns bugs ou probleminhas técnicos, atrapalhando o uso até serem resolvidos.
- Compatibilidade de dispositivos – O bom funcionamento desses softwares depende de dispositivos disponíveis e compatíveis para o registro de presença, o que pode ser um problema em certos casos.
5. Sistema de presença baseado em GPS
Um sistema de presença com GPS é a solução pra gerenciar equipes que trabalham fora do escritório. Com o GPS, os funcionários podem registrar a presença de qualquer lugar: da rua, da casa do cliente, ou até de um escritório remoto. O legal disso é que o sistema registra tudo certinho com base na localização GPS do celular no momento de registrar a entrada e a saída.
Para quem gerencia, esse sistema dá uma visão geral de onde a equipe está. Dá pra acompanhar em tempo real onde cada um está, garantindo que o pessoal de campo chegue nos lugares na hora certa e que os clientes sejam atendidos sem atraso. Esse nível de controle ajuda muito na coordenação, permitindo decisões melhores e uma distribuição inteligente do trabalho, de acordo com onde cada um está e o que tem pra fazer.
Vantagens
- Cercas geográficas – Sistemas com GPS normalmente permitem criar cercas geográficas, ou seja, você marca uma área no mapa e recebe alertas quando um funcionário ou estudante entra ou sai dela.
- Identificar comportamentos problemáticos – É importante rastrear e lidar com comportamentos negativos entre a equipe (atrasos, preguiça, mau comportamento, etc.) para manter o ambiente de trabalho saudável, produtivo e lucrativo. Reconhecer esses comportamentos é o primeiro passo para aplicar mudanças positivas.
- Mais flexibilidade – Dá pra gerenciar o pessoal em vários lugares diferentes, seja em obras, escritórios ou até trabalhando de casa.
Desvantagens
- Privacidade em risco – Rastrear a localização por GPS inclui coletar e armazenar dados de onde a pessoa está. Isso levanta questões de privacidade entre os funcionários ou estudantes. As empresas precisam ter regras bem claras e o consentimento das pessoas antes de implementar isso.
- Bateria acaba rápido – Aparelhos com o GPS ativo usam bastante bateria, ainda mais se o chip GPS está trabalhando em segundo plano ou em apps que precisam da localização o tempo todo.
Como escolher o sistema de presença certo
E aí, qual desses tipos de sistema de presença é melhor pra você? Bom, essa resposta realmente depende do que sua empresa precisa e do jeito que as coisas funcionam aí. Para escolher o sistema certo, é bom seguir essas dicas rápidas:
- Escolha um sistema que seja bem seguro para proteger os dados de presença contra acessos não autorizados. A presença dos funcionários inclui coisas sensíveis, tipo informações pessoais e salários, que não devem ser expostas.
- Prefira um sistema que seja fácil de usar. Pense em opções que sejam fáceis de acessar pelo celular, garantindo que seus funcionários possam lidar com ele sem complicação.
- Escolha um sistema que ofereça dados precisos para não ter confusão no pagamento. A precisão é muito importante porque afeta diretamente a remuneração do pessoal.
- Busque uma interface intuitiva para facilitar o controle de presença e poupar todo mundo de ter que fazer um curso imenso pra mexer no sistema. Um sistema fácil de usar resulta em um trabalho mais eficiente.
- E, claro, veja se cabe no orçamento. Não gaste demais apenas com o sistema, procure uma solução que resolva seus problemas e tenha um bom custo-benefício.
Considerações finais
Sistemas de presença têm um papel importante na gestão de funcionários e estudantes, ajudando a organizar a força de trabalho e turbinar a produtividade. Das opções manuais até as mais high-tech, as empresas têm muita coisa a avaliar, e é só ver o que se encaixa melhor com o que precisa.
