Zanim jeszcze praca zdalna stała się normą w większości firm, w Jibble już dawno zaadaptowaliśmy ten model. Nasz zespół jest bowiem w pełni zdalny od 2017 roku. Można śmiało powiedzieć, że była to najlepsza decyzja, jaką kiedykolwiek podjęliśmy.
Wcześnie zrozumieliśmy wartość elastyczności i potencjał, jaki tkwi w umożliwieniu zespołom pracy z dowolnego miejsca.
Obecnie mamy ponad 100 pracowników w 16 różnych krajach.
Oto historia o tym, jak to zrobiliśmy i jak Ty też możesz to zrobić.
Czy praca zdalna naprawdę jest lepsza?
Praca zdalna ma wiele zalet, nie tylko dla pracowników, ale także dla całej firmy.
Z finansowego punktu widzenia, pozwala dokonać znacznych oszczędności w zakresie powierzchni biurowej, mediów i innych kosztów prowadzenia firmy. Co, pozwolę sobie powiedzieć, może mocno obciążyć budżet.
Zdalna firma będzie również mogła wybierać ze znacznie większej puli talentów, korzystając z wykwalifikowanych specjalistów z całego świata. Praca z globalnym zespołem ma swoje zalety. Możesz współpracować z różnymi perspektywami, pomysłami i doświadczeniami, co może prowadzić do bardziej innowacyjnych rozwiązań i silniejszego, bardziej elastycznego zespołu.
Największą zaletą pracy zdalnej jest to, że może ona podnieść morale pracowników. Tak samo jak w sporcie występuje tu zjawisko przewagi gry na własnym boisku.
Kiedy pracownicy nie muszą zmagać się ze stresem związanym z codziennymi dojazdami do pracy i biurowymi intrygami, są po prostu bardziej zadowoleni z życia. Kto by nie był?
Mogą pracować wygodnie w zaciszu własnego domu lub dowolnym innym miejscu, w którym czują się najlepiej, czy jest to cichy kącik w salonie, przytulna kawiarnia, czy zagraniczna podróży. Będą również mogli spędzać więcej czasu na robieniu rzeczy, które kochają, niezależnie od tego, czy chodzi o krótki spacer w przerwie od pracy, czy czas na świeżym powietrzu z przyjaciółmi.
Pozwalając pracownikom żyć własnym życiem, można wiele zyskać. I nie, nie oznacza to, że nie wykonają swojej pracy – w rzeczywistości często oznacza to coś wręcz przeciwnego. Kiedy pracownicy kochają swoje środowisko pracy, mają większą motywację do wykonywania swojej pracy najlepiej, jak potrafią.
Ponieważ nasz zespół jest wyjątkowo zadowolony ze zdalnego trybu pracy, wskaźnik rotacji pracowników spadł praktycznie do zera!
„Pracownicy, którzy pracowali z domu przez 100% czasu, byli średnio o 20% szczęśliwsi niż ci, którzy nie mieli możliwości pracy z domu” – Tracking Happiness Study
Zadowoleni pracownicy to wyższa produktywność, lepsza jakość pracy i ogólnie dobry biznes. Jeśli więc dobrze się temu przyjrzymy, praca zdalna może być korzystna dla wszystkich zainteresowanych stron.
Kluczowe kroki do przejścia z trybu stacjonarnego na 100% zdalny
Przejście z organizacji stacjonarnej do firmy działającej w 100% zdalnej może być wyzwaniem, ale wierzę, że jest to osiągalne przy odpowiednim podejściu.
Nie ma jednej uniwersalnej formuły na dokonanie tej zmiany, ponieważ każda organizacja ma swoje unikalne potrzeby i kulturę. Jeśli jednak chcesz rozpocząć przejście na pracę zdalną, oto kilka kluczowych kroków, które moim zdaniem powinieneś wykonać.
- Oceń, czy Twoja firma może funkcjonować zdalnie
- Ustal jasny regulamin pracy zdalnej
- Etycznie monitoruj pracowników
- Utrzymuj otwartą komunikację
1. Oceń, czy Twoja firma może funkcjonować zdalnie
Nie zamierzam twierdzić, że praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy. Tylko dlatego, że zadziałała w naszym przypadku, nie oznacza, że automatycznie zadziała dla Ciebie.
Dlatego przed rozpoczęciem pracy zdalnej ważne jest, aby ocenić, czy operacje biznesowe mogą skutecznie przejść na konfigurację zdalną. Weź pod uwagę charakter swojej pracy, narzędzia, na których polega Twój zespół i sposób zarządzania zadaniami.
Niektóre role mogą wymagać fizycznej obecności lub specjalistycznego sprzętu, który nie jest łatwo dostępny poza biurem. Zidentyfikuj te wyzwania na wczesnym etapie i określ, czy można je rozwiązać za pomocą alternatywnych metod, czy też niektórzy pracownicy wciąż będą musieli fizycznie stawiać się w pracy.
Na szczęście w Jibble odkryliśmy, że większość naszych ról dobrze nadaje się do pracy zdalnej. Nasz model biznesowy opiera się w dużej mierze na narzędziach cyfrowych i systemach w chmurze, co znacznie ułatwiło nam przejście. Nadal jednak poświęciliśmy czas na dokładną analizę każdej roli, aby upewnić się, że praca zdalna nie wpłynie negatywnie na produktywność lub współpracę w zespole.
Po potwierdzeniu, że firma może działać zdalnie, następnym krokiem jest dokładne zaplanowanie przejścia. Oznacza to opracowanie harmonogramu, ustalenie kolejnych etapów i zakomunikowanie planu całemu zespołowi.
Etapowe podejście pomaga w łagodnym wprowadzeniu zmian, umożliwiając pracownikom stopniowe dostosowanie się do nowego środowiska pracy. Podczas tej fazy należy zbierać informacje zwrotne i być gotowym do wprowadzania zmian w razie potrzeby.
2. Ustal jasny regulamin pracy zdalnej
Przejście od pracy w biurze do pracy zdalnej może być nie lada wyzwaniem dla wszystkich zainteresowanych, szczególnie gdy nie wiedzą, czego się spodziewać. W tym miejscu pomocne może być skomponowanie regulaminu pracy zdalnej.
Jasne zasady pracy zdalnej stanowią plan działania zarówno dla pracowników, jak i menedżerów, określając oczekiwania i procedury płynnego przejścia. Pomagają ustalić wytyczne dotyczące godzin pracy, praktyk komunikacyjnych i wskaźników wydajności, które mają kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywności i dobrej organizacji pracy.
Niektóre kluczowe aspekty, które powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej, obejmują:
- Podstawowe godziny pracy, w których pracownicy powinni być online na spotkaniach lub zadaniach zespołowych.
- Narzędzia i kanały dla różnych rodzajów komunikacji.
- Sposób ewidencji czasu pracy i obecności.
- Sposób przydzielania, monitorowania i raportowania zadań.
- Protokoły zabezpieczania danych firmowych, takie jak korzystanie z bezpiecznych sieci, silnych haseł i VPN.
- Zasoby i wsparcie w tworzeniu produktywnego biura domowego.
Odnosząc się do tych kluczowych obszarów w swoim regulaminie pracy zdalnej, tworzysz ustrukturyzowane ramy, które wspierają płynne przejście do pracy zdalnej.
3. Etycznie monitoruj pracowników
Jednym z głównych problemów menedżerów związanych z pracą zdalną jest utrzymanie nadzoru. Jak można mieć pewność, że pracownicy wykonują swoją pracę, gdy nie można ich zobaczyć? Czy możliwe jest monitorowanie produktywności bez nadmiernej kontroli?
Cóż, to zdecydowanie możliwe. Odpowiedź na pytanie, w jaki sposób, może być różna.
Jednym ze sposobów monitorowania pracowników jest rejestrowanie ich czasu i obecności za pomocą aplikacji do sprawdzania obecności. Możesz także zdecydować się na monitorowanie ich położenia przy pomocy lokalizatora GPS. Inne firmy posuwają się nawet do rejestrowania aktywności online, mierzenia naciśnięć klawiszy i monitorowania ekranu. Jestem pewien, że te metody mają swoje zalety, ale nie jestem ich wielkim fanem.
Wybierając właściwy sposób monitorowania pracowników, należy najpierw zdefiniować swoje cele. Zastanów się, jakie konkretne aspekty pracy należy monitorować i dlaczego. Na przykład, jeśli pracownicy są zobowiązani do przebywania w określonych lokalizacjach, np. brać udział w spotkaniach z klientami lub odwiedzać różne lokalizacji, monitorowanie GPS może być uzasadnione.
Jeśli jednak Twój zespół pracuje całkowicie z domu, a lokalizacja nie jest kluczowa dla ich zadań, monitoring GPS może być postrzegany jako natrętny i niepotrzebne środek kontroli.
W Jibble zajmujemy się głównie ewidencją czasu pracy i obecności. Mamy kilku pracowników, którzy są wynagradzani za godzinę, a rejestrowanie ich czasu pracy pomaga nam się upewnić, że wszyscy otrzymują dokładne wynagrodzenie za przepracowany czas. Pomaga to również zaszczepić w nich poczucie odpowiedzialności za swój czas.
Jeśli chcesz zagłębić się w tajniki śledzenia pracowników zdalnych i dowiedzieć się, co powinieneś, a czego nie powinieneś robić, możesz zapoznać się z naszym krótkim przewodnikiem na temat etycznego monitorowania pracowników zdalnych.
4. Utrzymuj otwartą komunikację
Przejście ze środowiska biurowego do konfiguracji w 100% zdalnej wymaga czegoś więcej niż tylko dostosowania się do nowych narzędzi i procesów – wymaga celowego skupienia się na utrzymaniu otwartej komunikacji. Gdy zespoły nie są fizycznie w tej samej lokalizacji, spontaniczne interakcje, które naturalnie występują w biurze, takie jak rozmowy na korytarzu lub wspólny lunch, nie mogą mieć miejsca.
Ten brak kontaktu twarzą w twarz może prowadzić do poczucia izolacji. Jednak w Jibble odkryliśmy, że wspieranie silnego poczucia więzi i ducha zespołu w modelu zdalnym jest nie tylko możliwe, ale może nawet przewyższyć to, czego doświadcza się w tradycyjnych biurach. W jaki sposób? Poprzez priorytetowe potraktowanie otwartej, częstej komunikacji.
Zamiast polegać wyłącznie na formalnych spotkaniach, zachęcamy członków naszego zespołu do angażowania się w szybkie rozmowy lub „huddles”. Narzędzia takie jak funkcja Huddle na Slacku ułatwiają prowadzenie swobodnych, spontanicznych rozmów, które utrzymują wszystkich w kontakcie i synchronizacji.
Zamiast wysyłać wiadomość typu „Czy możemy porozmawiać?” – które mogą zostać przeoczone – promujemy kulturę, w której normą jest bezpośrednie zainicjowanie połączenia. Takie podejście przywraca spontaniczność, której czasami może brakować w pracy zdalnej.
To jeszcze nie koniec codziennych interakcji w pracy. Aby pogłębić integrację w naszym zespole, co dziewięć miesięcy organizujemy firmowe spotkanie w ośrodku wypoczynkowym, w pełni opłaconym przez Jibble. To 3-dniowe wydarzenie jest szansą dla wszystkich, aby połączyć się na poziomie osobistym, z dala od presji pracy. To rzecz jasna całkowicie opcjonalna wycieczka, ale prawie wszyscy biorą w niej udział, co dowodzi, jak bardzo nasz zespół ceni sobie tę okazję do wzmocnienia relacji.
Rezultat? Zespół, który czuje się prawdziwie połączony, wspierany i zmotywowany. Pomimo dzielących nas kilometrów, nasze poczucie koleżeństwa jest tak silne, że od lat nie mieliśmy żadnych rotacji.
Oto my na jednym z naszych spotkań zespołowych, cieszący się naprawdę pysznym lunchem.
Poczucie przynależności jest kluczowe w środowisku zdalnym. Odległość fizyczna może być ogromna, ale więzi emocjonalne i zawodowe pozostają bliskie.
Podsumowanie
Praca zdalna jest świetna, ale wiąże się też z wieloma wyzwaniami. Jeśli planujesz przejście na model zdalny, wyposaż się w odpowiedni zestaw strategii do wykorzystania w trakcie transformacji. W ten sposób można zbudować środowisko pracy zdalnej, które nie tylko działa efektywnie, ale także zwiększa produktywność, zadowolenie pracowników i rozwój firmy.
Pamiętaj, że praca zdalna to nie tylko przeniesienie zespołu z biura do domu – to przemyślenie sposobu współpracy, komunikacji i utrzymania silnej kultury zespołu pomimo fizycznej odległości.
Przemyślana praca zdalna może zdziałać cuda, wynosząc firmę na zupełnie nowe wyżyny, tak jak to miało miejsce w przypadku Jibble.
Powodzenia!
