Jest poniedziałkowy poranek. W jednej ręce trzymasz kawę, a Twoja skrzynka odbiorcza eksploduje nieprzeczytanymi e-mailami. Powiadomienia ze Slacka wyskakują jak popcorn z nieprzykrytego garnka, a telefon brzęczy od SMS-ów.
Próbujesz rozdwoić się między rozmową na Zoomie, przygotowywaniem raportu i próbą przypomnienia sobie, o co prosił współpracownik w zeszły piątek. Brzmi znajomo?
Żyjemy w świecie, który celebruje wielozadaniowość. Nosimy podzielność uwagi jak odznakę honoru, dowód na to, że się staramy, dajemy radę, załatwiamy sprawy.
A jeśli powiem Ci, że wielozadaniowość w rzeczywistości pogrąża Twoją produktywność, zamiast ją zwiększać? Może właśnie ta technika, na której polegasz, by iść naprzód, sprawia, że utknąłeś w martwym punkcie?
W dzisiejszej hiper-połączonej, zawsze włączonej kulturze, podzielność uwagi wydaje się niezbędna. Myślę jednak, że pod powierzchnią kryje się pułapka. Multitasking to zabójca produktywności przebrany za efektywność. I istnieje duże prawdopodobieństwo, że kosztuje Cię o wiele więcej, niż mogłoby się wydawać.
Przeanalizujmy zatem, dlaczego multitasking wcale nie jest supermocą, i które strategie mogą okazać się o wiele bardziej owocne.
Spis treści:
- Czym tak naprawdę jest multitasking
- Naukowe spojrzenie na wielozadaniowość i produktywność
- Mit podzielności uwagi
- Multitasking w pracy: ukryte koszty
- Efekt pozostałości uwagi
- Dlaczego multitasking daje satysfakcję (chociaż nie pomaga)
- Multitasking i stres: toksyczny koktajl
- Czy wielozadaniowość sprawdza się niektórym ludziom?
- Jednozadaniowość: niedoceniana tajna broń
- Strategie na skończenie z wielozadaniowością i zachowanie koncentracji
- Rola otoczenia w ograniczaniu multitaskingu
- Multitasking w życiu osobistym: czy szkodzi relacjom?
- Rejestracja czasu w celu budowania samoświadomości
- Kiedy multitasking ma sens
- Przemyślenia końcowe: redefinicja produktywności
Czym tak naprawdę jest multitasking?
Zanim rozbierzemy multitasking, zwany też bardziej swojsko wielozadaniowością, na części pierwsze, wyjaśnijmy sobie, czym on tal właściwie jest.
Większość z nas myśli o wielozadaniowości jako o podzielności uwagi i zajmowaniu się kilkoma rzeczami jednocześnie: odpowiadaniem na maile podczas spotkania, wysyłaniem SMS-ów w trakcie pisania raportu czy gotowaniem i pomaganiem dzieciom w lekcjach.
Rzecz jednak w tym, że mózg tak naprawdę nie robi kilku rzeczy naraz, tylko szybko przełącza się między zadaniami. A każde przełączenie ma swoją cenę poznawczą.
Prawdziwa wielozadaniowość, taka jak zdolność do jednoczesnego chodzenia i żucia gumy, sprawdza się tylko dlatego, że zadania te wykorzystują różne części mózgu i nie konkurują o te same zasoby.
Jednak gdy oba zadania wymagają uwagi, rozwiązywania problemów lub wykorzystania pamięci, mózg musi przełączać się w tę i z powrotem, dzieląc uwagę i spowalniając oba procesy.
Pomyśl o swojej uwadze jak o reflektorze. Jasne, możesz szybko przesuwać wiązkę z jednego miejsca w drugie, ale nie możesz świecić w dwa różne miejsca jednocześnie. Ponadto każda zmiana wymaga przystosowaniu wzroku, co powoduje opóźnienie w uzyskaniu pełnej percepcji. Te małe opóźnienia szybko się sumują.
Zdj.: Jakub Zerdzicki/Unsplash
Naukowe spojrzenie na wielozadaniowość i produktywność
Badanie przeprowadzone przez Patricka P. Weisa i Wilfrieda Kunde w 2024 roku i opublikowane w Scientific Reports potwierdziło, że przełączanie się między zadaniami prowadzi do wymiernych kosztów poznawczych, zmniejszając wydajność i zwiększając liczbę błędów – nawet krótkie przełączenia pogarszają koncentrację i wydajność.
Badanie podkreśla, że nasze mózgi nie są przystosowane do obsługi wielu wymagających uwagi zadań jednocześnie. Minimalizacja przełączania się między zadaniami jest kluczem do poprawy produktywności i utrzymania jasności poznawczej.
Innymi słowy, im częściej wpadasz w sidła multitaskingu, tym gorzej sobie z tym radzisz. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że wielozadaniowość trenuje mózg do łatwiejszego rozpraszania uwagi.
Wyobraź sobie, że próbujesz napisać przemyślanego maila, jednocześnie przeskakując między wątkami na Slacku i przewijając Instagram. Ucierpi na tym nie tylko wydajność pracy, ale też jakość tekstu. Pominiesz ważne szczegóły, przeoczysz błędy i prawdopodobnie zapomnisz połowę z tego, co chciałeś przekazać.
Mit podzielności uwagi
Dlaczego więc wciąż to robimy? Jeśli multitasking sprawia, że jesteśmy wolniejsi, głupsi i bardziej narażeni na błędy, to dlaczego tak trudno z niego zrezygnować?
Częściowo ma to podłoże kulturowe. Żyjemy w świecie obsesji na punkcie szybkości, optymalizacji i pośpiechu. Gdzieś po drodze bycie zapracowanym zostało pomylone z byciem produktywnym. A multitasking bez wątpienia sprawia wrażenie gorączkowej aktywności. Wydaje się, że pracujemy ciężej, robimy więcej, po mistrzowsku żonglujemy zadaniami.
Wmówiono nam również, że multitasking jest umiejętnością, do której powinniśmy dążyć. Oferty pracy wymieniają ją nawet jako wymóg: „Kandydat musi potrafić działać wielozadaniowo i wykazywać podzielność uwagi w dynamicznym środowisku pracy”. A jeśli to tak naprawdę przepis na wypalenie, a nie sukces?
Oto niewygodna prawda: podzielność uwagi jest często przykrywką dla zwykłego rozproszenia. Daje nam fałszywe poczucie ruchu naprzód, jednocześnie utrzymując nas w chomiczym kołowrotku powierzchownej pracy. Reagujemy, zamiast tworzyć. Działamy odruchowo, zamiast budować strategie. Odhaczamy punkty na liście, ale stoimy w miejscu.
Nic dziwnego, że tak wiele osób kończy dzień z poczuciem wyczerpania i jakoś nie może sobie przypomnieć, co tak właściwie udało im się osiągnąć.
Multitasking w pracy: ukryte koszty
Przyjrzyjmy się miejscu pracy. Produktywność multitaskingu jest jednym z największych mitów sprzedawanych w środowiskach zawodowych. Open space, niekończące się powiadomienia i spotkania, które odbywają się jeden po drugim, zachęcają do ciągłej zmiany kontekstu.
Koszt jest jednak wysoki – każda przerwa, każde przełączenie między kartami lub aplikacjami przerywa koncentrację.
Badanie przeprowadzone przez profesor Glorię Mark w 2008 roku na Uniwersytecie Kalifornijskim wykazało, że odzyskanie przerwanej koncentracji zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund. Oznacza to, że każde rozproszenie uwagi odciąga cenny czas i uwagę od istotnej pracy. Pomnóż to przez liczbę przerw dziennie, a utrata produktywności szybko się spiętrzy.
Minimalizowanie czynników rozpraszających ma kluczowe znaczenie dla ochrony głębokiej, skoncentrowanej pracy. Pomyśl o tym następnym razem, gdy będziesz żonglować wiadomościami e-mail podczas pracy nad propozycją dla klienta. Wielozadaniowość nie tylko spowalnia, ale także pogarsza jakość pracy.
Powoduje również zmęczenie emocjonalne. Twój mózg nie został zaprojektowany do ciągłego przenoszenia uwagi. Z czasem takie obciążenie psychiczne prowadzi do stresu, drażliwości i wypalenia. I nawet jeśli wydaje Ci się, że nadążasz za obowiązkami, pod powierzchnią po cichu wyczerpujesz swoje rezerwy poznawcze.
W ostatecznym rozrachunku sformułowanie „produktywny multitasking” jest oksymoronem. Im więcej próbujesz zrobić na raz, tym mniej efektywny się stajesz.
Efekt pozostałości uwagi
Czy zauważyłeś, jak trudno jest w pełni zaangażować się w nowe zadanie tuż po zakończeniu innego? To uczucie „lepkości” w głowie — jakbyś myślami wciąż był częściowo w poprzedniej rozmowie albo projekcie — to właśnie pozostałość uwagi, czyli attention residue.
Pozostałość uwagi pojawia się za każdym razem, gdy przełączasz się między zadaniami. Część Twojej koncentracji zostaje przy poprzedniej czynności, nawet jeśli próbujesz skierować uwagę na nowe tory.
To tak, jakby przeglądarka w Twoim umyśle nie zamknęła jeszcze poprzedniej karty. Ta „resztkowa” uwaga utrudnia skupienie, spowalnia myślenie i obniża jakość pracy.
Badanie przeprowadzone przez Sophie Leroy i Theresę M. Glomb w 2018 roku i opublikowane na łamach czasopisma Organization Science wykazało, że efekt pozostałości uwagi może obniżyć efektywność w kolejnym zadaniu nawet o 25%.
Naukowcy zauważyli, że gdy badani przełączają się między zadaniami, nie odcinając się całkowicie od poprzedniego, ich uwaga pozostaje podzielona, co pogarsza wyniki. Badanie podkreśla, że częsta zmiana zadań rozprasza koncentrację i obniża skuteczność.
Im częściej się przełączasz, tym bardziej rozpraszasz swoją uwagę.
Zdj.: Andrew Neel/Unsplash
Dlaczego multitasking daje satysfakcję (chociaż nie pomaga)
Odpowiedź leży w chemii naszego mózgu. Za każdym razem, gdy sprawdzamy nowe powiadomienie, przechodzimy do innego zadania lub odpowiadamy na wiadomość, nasz mózg uwalnia niewielką dawkę dopaminy.
Dopamina to poprawiająca samopoczucie substancja chemiczna, która nagradza nowości. To z jej powodu nie jesteśmy w stanie przestać przewijać Instagrama lub odświeżać skrzynki odbiorczej. Nasze mózgi są uzależnione od poszukiwania nowych i ekscytujących bodźców.
Jednak choć w danej chwili multitasking wydaje się satysfakcjonujący, w rzeczywistości odciąga nas od głębszej, bardziej istotnej pracy. Podobnie jak podjadanie słodyczy przez cały dzień zamiast zjedzenia prawdziwego posiłku, wielozadaniowość dostarcza mózgowi pustych kalorii. Jesteśmy zajęci, ale nie skoncentrowani, aktywni, ale nieproduktywni.
Tworzy to niebezpieczny cykl. Im więcej działań wykonujemy wielozadaniowo, tym bardziej uzależniamy się od krótkotrwałej przyjemności. I tym trudniej jest nam tolerować długie okresy cichej, skoncentrowanej pracy. Nasza uwaga się kurczy, a głęboka praca staje się coraz trudniejsza.
Multitasking i stres: toksyczny koktajl
Wielozadaniowość nie tylko obniża produktywność, ale także podnosi poziom stresu.
Dlaczego? Ponieważ mózg musi pracować na pełnych obrotach za każdym razem, gdy przełącza się między zadaniami. Wyobraź sobie, że prowadzisz samochód i ciągle zmieniasz biegi między pierwszym a piątym. W końcu silnik ulegnie zużyciu.
Twój mózg działa w podobny sposób. Ciągłe przełączanie się między zadaniami wyczerpuje zasoby umysłowe, pozostawiając Cię wyczerpanym i przytłoczonym.
Multitasking pogarsza samopoczucie w ciągu dnia pracy, a chroniczny stres związany z wielozadaniowością może wpływać na sen, układ odpornościowy i samopoczucie emocjonalne. Cierpi na tym nie tylko produktywność, ale też zdrowie.
Wielozadaniowość tworzy fałszywe poczucie pilności. Czujesz się pospieszany i zmuszany do nadążania za pędzącym światem. Jednak w rzeczywistości to Ty narzucasz to szaleńcze tempo, próbując zajmować się zbyt wieloma rzeczami naraz. Zwolnienie, aby skupić się na jednej rzeczy, nie jest lenistwem. To mądrzejszy i zdrowszy sposób pracy.
Czy wielozadaniowość sprawdza się niektórym ludziom?
Być może zauważyłeś, że niektórzy cechują się większą „podzielnością uwagi” – multitasking przychodzi im naturalnie i całkiem dobrze się sprawdza.
Badanie przeprowadzone przez Jasona M. Watsona i Davida L. Strayera w 2010 roku i opublikowane w Psychonomic Bulletin & Review zidentyfikowało rzadką grupę osób określanych mianem „supertaskerów”, stanowiącą zaledwie 2,5% badanych.
Osoby te wykazywały zdolność do wykonywania wielu wymagających uwagi zadań jednocześnie bez spadku wydajności. Badanie sugeruje, że w przeciwieństwie do większości, supertaskerzy posiadają unikalną kontrolę poznawczą, która pozwala na efektywną wielozadaniowość.
Supertaskerzy radzą sobie z wieloma złożonymi zadaniami przy niewielkim spadku wydajności. Jednak dla pozostałych 97,5% z nas multitasking nie działa. Spowalnia nas, zwiększa liczbę błędów i wyczerpuje naszą energię psychiczną.
Jeśli kiedykolwiek pomyślałeś: „Mam fantastyczną podzielność uwagi”, prawdopodobnie oszukujesz sam siebie. Ludzie, którym się tak wydaje, często osiągają najgorsze wyniki. To błąd poznawczy, który sprawia, że wielozadaniowość wydaje się mocną stroną, podczas gdy w rzeczywistości jest słabością.
Zamiast próbować dołączyć do grona supertaskerów, mądrzej jest budować systemy, które zmniejszają potrzebę wielozadaniowości. Jednozadaniowość nie jest krokiem wstecz. To krok w kierunku skupienia i produktywności.
Jednozadaniowość: niedoceniana tajna broń
Jeśli multitasking wykańcza Twoją produktywność, lekarstwem jest jednozadaniowość. Skupienie się na jednej rzeczy naraz pozwala mózgowi wejść w głębsze skupienie, pracować szybciej i osiągać lepsze wyniki.
Jednozadaniowość pozwala wejść w to, co psycholog Mihaly Csikszentmihalyi nazywa „flow”. Flow to ten magiczny stan, w którym jesteś w pełni pogrążony w zadaniu, czas znika, a Ty wykonujesz pracę na miarę swoich możliwości. Sęk w tym, że nie da się go osiągnąć, jeśli próbujesz chwycić wszystkie sroki za ogon.
Kiedy wykonujesz jedno zadanie, odzyskujesz kontrolę nad swoim czasem i energią. Przestajesz reagować na każdy bodziec i rozpraszacz. Dajesz swojemu mózgowi przestrzeń do myślenia, tworzenia i rozwiązywania problemów na wyższym poziomie.
Pomyśl o tym, kiedy ostatnio czułeś się całkowicie pochłonięty jakimś projektem. Pewnie nie miało to miejsca podczas żonglowania pięcioma innymi zadaniami? Taki stan pojawił się wtedy, gdy skupiłeś się w pełni na jednym zadaniu, a cała reszta zeszła na dalszy plan.
Wypracowanie nawyku jednozadaniowości wymaga praktyki – zwłaszcza w świecie pełnym rozproszeń. A jednak warto. Dlaczego? Lepsza jakość pracy. Mniej stresu. Większa satysfakcja. I jak na ironię, często wykonasz zadania szybciej, gdy zwolnisz tempo i skupisz się na jednej rzeczy.
Zdj.: Javad Esmaeili/Unsplash
Strategie na skończenie z wielozadaniowością i zachowanie koncentracji
Jeśli przez lata byłeś uwięziony w cyklu wielozadaniowości, uwolnienie się może być trudne. Jednak dzięki odpowiednim strategiom możesz wyćwiczyć swój mózg, aby ponownie się skupił i zwiększył produktywność bez chaosu.
#1 Wyznacz jasne priorytety na każdy dzień
Zacznij od określenia najważniejszego zadania – jeszcze przed sprawdzeniem e-maili lub wiadomości. Zapisz je i zobowiąż się do zajęcia się nim w pierwszej kolejności, aby Twój mózg skupił się na tym, co naprawdę ważne, a nie tylko na tym, co wydaje się pilne.
#2 Użyj blokowania czasu, aby zachować koncentrację
Następnie wypróbuj blokowanie czasu. Wyznacz ramy czasowe na określone zadania i traktuj je jak nieprzekraczalne terminy. Na przykład, zaplanuj czas od 9:00 do 11:00 na pisanie i nie pozwól, by przerywały go spotkania lub telefony. Blokowanie czasu chroni głęboką pracę i utrudnia rozpraszanie uwagi.
#3 Wykorzystaj technikę Pomodoro
Innym potężnym narzędziem jest technika Pomodoro. Ustaw minutnik na 25 minut i skup się wyłącznie na jednym zadaniu, dopóki nie zadzwoni.
Następnie zrób pięciominutową przerwę, zanim zaczniesz kolejną rundę. Dzięki temu Twój umysł zachowa świeżość, a Ty z czasem rozwiniesz „mięsień koncentracji”, dzięki któremu głęboka praca zacznie przychodzić Ci z większą łatwością.
#4 Wyłącz powiadomienia, aby zminimalizować rozproszenia
Na koniec wyłącz jak najwięcej powiadomień. Każde piknięcie, wibracja czy wyskakujący baner to impuls do multitaskingu. Wycisz telefon, zamknij zbędne zakładki i stwórz sobie przestrzeń sprzyjającą nieprzerwanej pracy. Zdziwisz się, jaki spokój i jasność umysłu poczujesz, gdy nie będziesz ciągle reagował na alerty.
Rola otoczenia w ograniczaniu multitaskingu
Twoje otoczenie ma ogromny wpływ na to, czy wpadniesz w pułapkę multitaskingu. Jeśli biurko tonie w papierach, ekran komputera pełen jest otwartych zakładek, a telefon wciąż wibruje w zasięgu ręki, próby zachowania koncentracji będą przypominały syzyfową pracę.
Zacznij od uporządkowania swojej przestrzeni – zarówno fizycznej, jak i cyfrowej. Czyste biurko to sygnał dla mózgu, że czas na pracę. Podobnie, zamknięcie niepotrzebnych kart przeglądarki eliminuje wizualne pokusy, które odciągają od głównego zadania.
Jeśli pracujesz w zgiełku, pomocne mogą być słuchawki z redukcją hałasu lub muzyka instrumentalna. Wiele osób poleca także biały szum albo playlisty z dźwiękami natury, które skutecznie zagłuszają rozmowy w tle.
Nie lekceważ siły drobnych zmian w otoczeniu. Coś tak prostego, jak odwrócenie biurka od telewizora czy wyniesienie telefonu do innego pokoju może zadecydować, czy wykonasz pracę w skupieniu, czy utoniesz w rozproszeniu i chaosie multitaskingu.
Multitasking w życiu osobistym: czy szkodzi relacjom?
Multitasking nie tylko sabotuje naszą produktywność w pracy. Wkrada się też do życia osobistego – często z bolesnymi skutkami. Ile razy zdarzyło Ci się słuchać bliskiej osoby jednym uchem, jednocześnie scrollując telefon? Albo przytakiwać bezwiednie, myśląc już o jutrzejszej liście zadań?
Ten rodzaj podzielonej uwagi jest dziś tak powszechny, że doczekał się nawet własnej nazwy: „phubbing”. To skrót od phone snubbing, czyli ignorowania kogoś na rzecz telefonu. Badania pokazują, że takie zachowanie obniża poziom zaufania, pogarsza jakość relacji i zwiększa poczucie odrzucenia.
Gdy skupiamy się na wszystkim innym, ale nie na rozmowie, nie nawiązujemy prawdziwego kontaktu. Słyszymy słowa, ale gubimy sens. Jesteśmy fizycznie obecni, ale emocjonalnie nieobecni. Z czasem osłabia to bliskość i niszczy więzi z tymi, którzy są dla nas najważniejsi.
Spróbuj ćwiczyć „monotasking”, czyli skupianie się na jednej czynności. Kiedy spędzasz czas z partnerem, przyjacielem czy dzieckiem – odłóż telefon. Zamknij laptopa. Spójrz drugiej osobie w oczy. Poświęć jej pełną uwagę, choćby na kilka minut. Te krótkie chwile prawdziwej obecności budują więź, której multitasking nigdy nie zastąpi.
Rejestracja czasu w celu budowania samoświadomości
Zrozumienie, w jaki sposób alokujesz swój czas, ma kluczowe znaczenie dla poprawy koncentracji i produktywności. Korzystanie z aplikacji do monitorowania produktywności może zapewnić cenny wgląd w nawyki związane z pracą.
Monitorując czas spędzony na różnych zadaniach i projektach, zidentyfikujesz wzorce, rozpoznasz obszary, w których czas może być tracony, i dokonasz świadomych korekt w przepływie pracy.
Kiedy multitasking ma sens
Multitasking nie jest złem wcielonym – niektóre czynności naturalnie się uzupełniają, ponieważ nie konkurują o te same zasoby poznawcze. Składanie prania w akompaniamencie podcastu, spacer z psem podczas rozmowy przez telefon albo krojenie warzyw przy pogawędce z rodziną – to ma sens.
Takie mało wymagające połączenia potrafią umilić domowe obowiązki albo pomóc lepiej wykorzystać czas bez pogorszenia jakości ani utraty skupienia. Klucz tkwi w tym, by wiedzieć, kiedy multitasking pomaga, a kiedy szkodzi.
Zasada ogólna:
Rób wiele rzeczy naraz tylko wtedy, gdy jedna z czynności jest w dużej mierze automatyczna i nie wymaga głębokiego myślenia. Gdy obie zaczynają domagać się uwagi, rozwiązywania problemów lub kreatywności — wróć do trybu jednozadaniowego.
Przemyślenia końcowe: redefinicja produktywności
Multitasking jako sposób na produktywność wygląda świetnie na papierze. Jednak w praktyce to w większości mit. Im bardziej próbujemy robić wszystko naraz, tym mniej faktycznie osiągamy. Spada jakość, wzrasta stres. A na koniec dnia jesteśmy zmęczeni, sfrustrowani i zadajemy sobie pytanie: dlaczego czuję się tak zapracowany, a tak mało produktywny?
Prawdziwa produktywność nie polega na robieniu większej liczby zadań w krótszym czasie. Chodzi o robienie właściwych rzeczy, we właściwym czasie, z pełnym zaangażowaniem. To kwestia głębi, nie szybkości. Intencji, nie chaosu.
Następnym razem, gdy poczujesz pokusę multitaskingu, zatrzymaj się na chwilę. Zadaj sobie pytanie: „Czy to mi pomaga, czy przeszkadza?” W większości przypadków odkryjesz, że to właśnie zwolnienie tempa i skupienie się na jednej rzeczy dają Ci realną przewagę.
Dzięki jednozadaniowości, jasnym granicom i sprzyjającemu skupieniu otoczeniu, możesz odzyskać swój czas, energię i spokój. Produktywność nie polega na żonglowaniu. Chodzi o to, by wybrać to, co naprawdę ważne i dać z siebie wszystko.
