Se hai mai lavorato in un’azienda, saprai che nella maggior parte delle organizzazioni viene utilizzata una qualche forma di monitoraggio di orari e presenze. Ho lavorato in società di consulenza negli ultimi dieci anni. Ho visto registri delle presenze, timbrature all’entrata e all’uscita dal lavoro, controllo degli accessi tramite tessere o sistemi biometrici, cartellini di lavoro, inserimento manuale dei timesheet, bacheche fisiche dei dipendenti, time tracking digitale, sistemi RFID, sistemi GPS e varianti di questi metodi.
Sono molti sistemi, vero? I moderni sistemi di time tracking sono in grado di tracciare e riportare in tempo reale le attività dei dipendenti, generando una grande quantità di dati relativi al monitoraggio del tempo. Questo articolo esplora come i dati relativi al time tracking possono essere utilizzati dalle società di consulenza per ottenere informazioni utili sul rendimento dei dipendenti, facilitare le operazioni aziendali e fornire strumenti che consentono una gestione efficace dei progetti.
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Questo Articolo Comprende:
- Cosa Sono le Metriche di Rendimento dei Dipendenti?
- Come Viene Determinata la Produttività dei Dipendenti?
- Perché le Società Dovrebbero Misurare la Produttività dei Dipendenti?
- Come Viene Determinato il Grado di Utilizzo dei Dipendenti?
- Perché le Società Dovrebbero Misurare l’Utilizzo dei Dipendenti?
- Esistono Altri Modi per Utilizzare i Dati del Time Tracking?
- Sai Come Vengono Fatturate le Consulenze ai Clienti?
- Come Vengono Utilizzati i Dati del Time Tracking per la Fatturazione?
- Come Dovrebbero Fissare i Prezzi le Società di Consulenza?
- I Sistemi di Time Tracking Possono Aiutare a Gestire i Progetti?
- Riflessioni Finali
Cosa Sono le Metriche di Rendimento dei Dipendenti?
Le metriche di rendimento dei dipendenti sono indicatori delle prestazioni dei dipendenti. A seconda della descrizione delle mansioni, è possibile valutare diversi aspetti del rendimento di un dipendente, quali:
- La qualità del lavoro di un dipendente.
- Numero di risultati finali prodotti da un dipendente.
- La velocità con cui un dipendente porta a termine le mansioni lavorative.
- Costanza del rendimento lavorativo di un dipendente.
- La varietà di mansioni svolte da un dipendente.
- Livello di impegno di un dipendente.
Da quanto sopra esposto, è possibile sviluppare e valutare metriche quantitative e temporali relative al rendimento dei dipendenti utilizzando i dati provenienti dai sistemi di time tracking. Anche altre metriche, come quelle relative al rendimento qualitativo, possono essere valutate utilizzando i dati di monitoraggio del tempo, a condizione che venga prestata particolare attenzione alla corretta configurazione del sistema di monitoraggio stesso.
Due parametri di valutazione del rendimento che saranno discussi in questo articolo sono la produttività dei dipendenti e l’utilizzo dei dipendenti.
Come Viene Determinata la Produttività dei Dipendenti?
La produttività dei dipendenti è una misura dell’efficienza con cui un dipendente converte un input in un output desiderato. Nel contesto del lavoro di consulenza, l’input si riferisce al tempo e all’impegno dei dipendenti, mentre l’output si riferisce a un prodotto o a un risultato (della qualità richiesta). Con dati adeguati sul time tracking, la produttività dei dipendenti può essere facilmente valutata. Ad esempio, possiamo valutare la produttività dei disegnatori A e B come segue:
Se il disegnatore A impiega 28 ore per produrre 10 disegni, la sua produttività può essere calcolata come segue:
10 / 28 = 0,36 disegni all’ora.
Se il disegnatore B impiega 22 ore per produrre 7 disegni, la sua produttività può essere calcolata come segue:
7 / 22 = 0,32 disegni all’ora.
Sulla base di quanto sopra, concludiamo che il disegnatore A è più produttivo del disegnatore B.
Il metodo sopra descritto è semplificato e potrebbe risultare più complesso in uno scenario reale. Ad esempio, potrebbe essere necessario considerare il tipo di disegni su cui sta lavorando ciascuna risorsa per garantire che il confronto tra loro sia valido.
Per una visione più approfondita, è possibile includere nel calcolo alcuni fattori quali il tempo necessario per le rielaborazioni e le revisioni dei disegni, consentendoci di considerare il tempo trascorso dalla prima bozza alla pubblicazione del disegno e valutando di conseguenza la produttività dei dipendenti.
Perché le Società Dovrebbero Misurare la Produttività dei Dipendenti?
I moderni software di time tracking consentono di effettuare un’ampia gamma di calcoli sulla produttività dei dipendenti, poiché forniscono dati accurati sul tempo lavorativo dei dipendenti collegati a determinati compiti e attività, che possono essere ulteriormente personalizzati in base ai processi e ai flussi di lavoro specifici di un’organizzazione. Ciò significa che:
- La produttività dei dipendenti può essere valutata in base a diverse attività, team e progetti. È possibile identificare livelli di produttività sia elevati che bassi.
- Le misure della produttività dei dipendenti possono essere utilizzate per valutare quali dipendenti sono i più produttivi in compiti specifici.
- Quando si devono rispettare scadenze ravvicinate, è possibile assegnare compiti specifici a dipendenti qualificati.
- Le società possono determinare quali dipendenti sono meno produttivi in determinate attività e pianificare la formazione di conseguenza.
- I punti di forza e di debolezza dei dipendenti possono essere analizzati prima di assegnare loro nuovi incarichi o progetti adeguati alle loro capacità.
Un altro parametro utile per misurare il rendimento delle società di consulenza è il grado di utilizzo dei dipendenti.
Come Viene Determinato il Grado di Utilizzo dei Dipendenti?
Il grado di utilizzo dei dipendenti è una misura del tempo che un dipendente dedica al lavoro fatturabile. È spesso espresso in percentuale e calcolato in riferimento a un periodo di tempo specifico. Per calcolare il tasso di utilizzo dei dipendenti, è necessario conoscere il numero di ore lavorate in un determinato periodo e il numero di ore dedicate al lavoro fatturabile nello stesso periodo. Di seguito è riportato un esempio di come determinare l’utilizzo dei dipendenti:
Se il dipendente A lavora 45 ore durante una determinata settimana e dedica 36 di queste ore a lavori fatturabili, il tasso di utilizzo del dipendente A per quella settimana sarà pari a 36 / 45 = 0,80. Supponendo che lo stesso dipendente abbia lavorato 2000 ore in totale durante l’anno e abbia dedicato 1700 ore a lavori fatturabili, il tasso di utilizzo del dipendente per l’anno sarebbe 1700/2000 = 0,85.
Perché le Società Dovrebbero Misurare l’Utilizzo dei Dipendenti?
Le società di consulenza stabiliscono solitamente dei tassi di utilizzo target per i propri dipendenti sulla base delle ore fatturabili necessarie per mantenere la redditività, tenendo conto del tempo dedicato alle attività non fatturabili. I tassi di utilizzo target variano a seconda del settore, della società, del reparto e del ruolo dei dipendenti; ad esempio, il personale amministrativo, finanziario e dirigenziale può dedicare gran parte del proprio tempo ad attività non fatturabili.
Conoscere l’utilizzo dei dipendenti consente a un’organizzazione di stabilire tariffe redditizie per i servizi, retribuire equamente i dipendenti e determinare se questi ultimi sono sottoposti a un carico di lavoro eccessivo o insufficiente. I gradi di utilizzo dei dipendenti possono essere utilizzati per confrontare il rendimento di dipendenti con ruoli simili all’interno di un’organizzazione o per confrontare dipendenti appartenenti a team specifici o assegnati a progetti specifici.
Dal grado di utilizzo è possibile ricavare ulteriori metriche, tra cui il tasso di utilizzo della capacità (ovvero l’utilizzo medio per dipendente), il tasso di utilizzo ideale e il tasso di fatturazione ottimale. Tali metriche offrono informazioni preziose sulle prestazioni e sulla redditività di una società.
Esistono Altri Modi per Utilizzare i Dati del Time Tracking?
Sì, certo che ci sono! Un software di time tracking può fornire informazioni utili come:
- Dettagli relativi alla presenza e alla puntualità dei dipendenti o del team.
- Informazioni relative alle assenze.
- Numero di ore ordinarie e straordinarie lavorate.
Questi sono facili da determinare e possono essere analizzati e filtrati a livello di dipendente, team, progetto, reparto o organizzazione. Le tendenze possono essere facilmente individuate da una rappresentazione grafica di tali dati. Ad esempio, la direzione potrebbe scoprire che un determinato dipendente o team registra costantemente molti straordinari o presenta regolarmente alti tassi di assenteismo.
Quando si valutano le metriche relative alle prestazioni dei dipendenti, è importante stabilire una metrica di base che consenta il confronto con un punto di riferimento prestabilito. La metrica di base funge da punto di riferimento o benchmark delle prestazioni e può essere uno standard di settore, specifico dell’azienda o del reparto.
Grazie alla grande quantità di dati disponibili dai sistemi di time tracking dei dipendenti, le società possono creare un database di metriche relative ai dipendenti e ai progetti. Man mano che il database cresce, un’organizzazione avrà accesso a dati storici, attuali e in tempo reale collegati a compiti specifici, clienti o tipi di lavoro. Questi dati possono essere utilizzati per assistere in numerosi compiti, ad esempio:
- I dati possono essere utilizzati per determinare rapidamente i costi di un progetto.
- È possibile stimare i tempi di completamento dei compiti.
- L’allocazione delle risorse può essere ottimizzata in base ai budget e alle scadenze dei progetti.
- Un database contenente le metriche relative al rendimento dei dipendenti potrebbe rivelarsi utile per sviluppare metriche di riferimento specifiche per un’organizzazione.
Forse pensi che stiamo concludendo, MA aspetta! Non abbiamo ancora finito. Esistono altri modi per utilizzare i dati del time tracking.
Sai Come Vengono Fatturate le Consulenze ai Clienti?
Per le società di consulenza, gli accordi tariffari con i clienti sono solitamente a tariffa fissa o basati sul tempo e sui materiali (o un sistema ibrido che include elementi di entrambi – tralasciamo questo caso per ora). Per un contratto a tariffa fissa:
- Viene stimato lo sforzo (ovvero il costo) necessario per completare il lavoro. Ciò include i costi diretti, indiretti e generali.
- Al costo stimato per completare il lavoro viene aggiunto un margine di profitto.
- Al cliente viene comunicato il costo totale comprensivo di tutte le spese e un margine di profitto adeguato.
- In alternativa, è possibile utilizzare un modello di determinazione del prezzo basato sul valore per arrivare a una tariffa proposta (che tiene conto del valore del lavoro piuttosto che dell’elemento costo).
Per un contratto a prezzo fisso, il cliente paga la tariffa stabilita indipendentemente dall’impegno effettivamente necessario per portare a termine il lavoro. Se riesci a svolgere il lavoro più rapidamente o a un costo inferiore, ottieni un profitto maggiore.
In un contratto basato sul tempo, si applica quanto segue:
- La tariffa indicata si basa su una tariffa oraria o giornaliera.
- Al cliente viene addebitato l’importo esatto corrispondente al tempo effettivamente lavorato.
- Possono essere incluse anche le spese per i materiali, a seconda della natura del lavoro da svolgere e dei dettagli dell’accordo.
- Di solito viene proposto un elenco di tariffe indicate, poiché le tariffe variano a seconda del tipo e del livello delle risorse.
- Le tariffe indicate al cliente includono già il costo per il completamento del lavoro e un margine di profitto adeguato.
Ma torniamo al punto…
Come Vengono Utilizzati i Dati del Time Tracking per la Fatturazione?
Per i contratti basati sul tempo, un software di time tracking può aiutare direttamente a generare fatture accurate per i clienti e a fatturare i clienti in base al tempo effettivamente dedicato ai progetti.
Il software può essere utilizzato per fornire analisi dettagliate delle attività e dei compiti svolti, indicando il tempo impiegato, le risorse utilizzate e la tariffa applicata, evitando così eventuali controversie relative alla fatturazione e garantendo che la società riceva i pagamenti in modo puntuale e accurato. È importante che il sistema di time tracking sia integrato con il sistema di gestione delle retribuzioni, in modo da garantire una fatturazione trasparente ai clienti.
Per i contratti a tariffa fissa, una società riceve un importo fisso indipendentemente dal tempo impiegato per completare un progetto. In questo caso, i dati relativi al monitoraggio del tempo non vengono utilizzati direttamente per la fatturazione, ma piuttosto per tenere traccia dei costi del progetto, valutare e gestire la salute finanziaria e la redditività di un progetto. I pagamenti parziali possono essere collegati alle tappe fondamentali del progetto. I sistemi di time tracking possono essere utilizzati per tracciare il completamento delle attività e attivare le tappe fondamentali per la fatturazione al cliente.
I dati del time tracking possono essere utilizzati anche per stabilire il prezzo di nuovi lavori.
Come Dovrebbero Fissare i Prezzi le Società di Consulenza?
Le società di consulenza sono tenute a fissare i prezzi dei servizi offerti ai clienti, fornendo un preventivo diretto per un progetto o partecipando a gare d’appalto con i concorrenti per ottenere nuovi incarichi. I contratti su base temporale rappresentano un rischio basso quando si stabilisce il prezzo di un nuovo lavoro, poiché i costi e i margini di profitto sono già incorporati nelle tariffe quotate per il progetto. I contratti a tariffa fissa rappresentano un rischio maggiore, poiché i margini di profitto variano a seconda dello sforzo (tempo e risorse) necessario per completare un progetto. Purtroppo, lo sforzo necessario per completare un progetto non è noto al momento della preventivazione del lavoro. Con l’aiuto dei dati di time tracking, è possibile utilizzare il seguente approccio per stabilire il prezzo di un lavoro a tariffa fissa.
Come calcolare un prezzo a tariffa fissa con i dati del time tracking?
- Sviluppare un programma di lavoro per il progetto, basato sulle indicazioni del cliente o sulle riunioni di definizione degli obiettivi.
- A seconda della complessità del progetto, suddividere il lavoro in fasi, attività, compiti e risultati attesi.
- I dati storici relativi al monitoraggio del tempo possono essere utilizzati per stimare il tempo necessario per completare le attività e i risultati attesi, fornendo una stima informata dello sforzo richiesto per portare a termine un lavoro.
- È possibile utilizzare metriche relative all’utilizzo e alla produttività dei dipendenti per garantire che i costi siano basati sulla produzione stimata delle risorse o dei team proposti.
- I costi quali i costi generali e i costi operativi devono essere inclusi nell’analisi.
- Una volta stabilito il costo del progetto, è possibile aggiungere un margine di profitto adeguato. Le società di solito hanno margini di profitto fissi per il loro lavoro, a seconda del cliente e del tipo di lavoro da svolgere.
Ecco un esempio di come stabilire il prezzo del lavoro a tariffa fissa
Un cliente ha inviato una richiesta per servizi di ingegneria strutturale per la progettazione di un nuovo magazzino.
Si tratta di un progetto comunemente realizzato dalla tua società. Per fornire un preventivo al cliente per questo progetto, potrebbero essere analizzati i dati storici relativi al monitoraggio del tempo dedicato a progetti realizzati per lo stesso cliente, nonché a progetti relativi a servizi di ingegneria strutturale e progettazione di magazzini.
Se sono disponibili dati sufficienti (ad esempio, la tua società ha sviluppato un database dei progetti), potremo dare priorità ai progetti in base a determinati parametri, quali le dimensioni del magazzino, il tipo di magazzino, l’ubicazione del magazzino o le condizioni geotecniche.
I dati storici del time tracking possono essere utilizzati per fornire una stima del tempo necessario per completare il nuovo progetto, fornire una ripartizione delle attività, dei compiti e delle tappe fondamentali del progetto, nonché proporre le risorse e i team più adatti per ciascun compito. Queste informazioni possono essere utilizzate per stimare i costi del progetto e, in ultima analisi, per elaborare il preventivo da presentare al cliente.
È possibile sviluppare strumenti per semplificare e automatizzare i processi sopra descritti.
L’ultimo caso d’uso che vedremo oggi è l’utilizzo dei dati del time tracking per la gestione dei progetti.
I Sistemi di Time Tracking Possono Aiutare a Gestire i Progetti?
Senza dubbio. Il collegamento tra un software di monitoraggio in tempo reale dell’orario dei dipendenti e strumenti per la gestione dei progetti fornisce ai project manager informazioni aggiornate sullo stato di un progetto. Ciò consente ai project manager di tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto e di adeguare l’allocazione delle risorse e i budget ove necessario.
Se un progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia, i sistemi di time tracking integrati con gli strumenti di gestione dei progetti consentono al project manager di:
- Analizzare la produttività e il grado di utilizzo dei dipendenti.
- Individuare la causa dei ritardi del progetto, confrontando il programma del progetto con i dati di time tracking e i risultati del lavoro.
- Decidere se assegnare risorse aggiuntive alla fase o alle fasi attuali o future di un progetto, oppure adeguare di conseguenza le tempistiche e le tappe fondamentali del progetto.
- Prevedere l’impatto delle decisioni relative alla gestione dei progetti prima di decidere se implementarle.
Ecco un esempio d’uso del time tracking nella gestione dei progetti
Il software di time tracking dei dipendenti può essere utilizzato anche per valutare la situazione finanziaria di un progetto, come illustrato nello scenario riportato di seguito.
Consideriamo il progetto di progettazione di un magazzino discusso in precedenza. Con il cliente è stato concordato un contratto a prezzo fisso di 100.000 € per il progetto. Il progetto doveva durare cinque mesi, con un costo per l’azienda di 16.000 € al mese. Se tutto va secondo i piani (cosa che in qualche modo non accade mai!), il costo totale del progetto per cinque mesi è pari a 5 x 16.000 € = 80.000 €; e l’azienda realizza un profitto di 100.000 € – 80.000 € = 20.000 € per il progetto.
A tre mesi dall’avvio del progetto, i costi vengono valutati utilizzando i dati di monitoraggio del tempo (per semplicità, supponiamo che solo i costi del personale siano applicabili al progetto, trascurando altri costi operativi e generali). I dati relativi al time tracking rivelano che nei primi tre mesi del progetto sono stati sostenuti costi per il personale pari a 20.000, 25.000 e 25.000 €. Il totale è di 70.000 €, che rappresenta il 70% del budget del progetto esaurito in tre mesi. Ciò fa scattare un campanello d’allarme e richiede un’ulteriore indagine sulla situazione finanziaria del progetto.
Se la tendenza dovesse continuare con costi simili nei prossimi due mesi, il progetto comporterà una perdita per l’azienda. Oppure, potrebbe essere che il progetto stia procedendo secondo i piani e che venga completato nelle prossime settimane, generando un profitto.
Ecco fatto: abbiamo utilizzato i dati del time tracking per gestire un progetto in modo eccellente.
Riflessioni Finali
In qualità di consulente, una gestione efficace del tempo è uno strumento fondamentale per ottimizzare la produttività, raggiungere gli obiettivi e stare al passo con la concorrenza. I sistemi di time tracking dei dipendenti offrono valore aggiunto e informazioni approfondite in numerosi modi all’interno di una società di consulenza.
Le società dovrebbero sfruttare la potenza dei software di time tracking per i dipendenti, assicurandosi che il proprio sistema di monitoraggio disponga delle funzionalità richieste e sia facilmente integrabile con altri strumenti quali ERP e software di project management. Ciò consentirà di ottenere informazioni più approfondite sul rendimento dei dipendenti, dei progetti e dell’organizzazione, permettendo a manager e direttori di identificare le aree di miglioramento all’interno dei progetti e delle operazioni aziendali.
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