Contoh Offering Letter

Offering letter atau surat penawaran kerja adalah dokumen resmi dari pemberi kerja untuk kandidat yang lolos seleksi. Dokumen ini memerinci jabatan, tanggal masuk kerja, hingga gaji dan paket benefit. Tujuannya agar kedua belah pihak punya pemahaman yang sama sebelum calon karyawan resmi bergabung.

Umumnya, surat ini dikirimkan sebagai tahap akhir setelah kandidat dinyatakan lulus dari seluruh rangkaian tes dan wawancara.

Offering letter yang terstruktur dapat menciptakan komunikasi yang transparan dan profesional. Beberapa manfaat utamanya yakni:

• Kejelasan Ketentuan Pekerjaan: Dokumen ini menguraikan gaji, deskripsi pekerjaan, dan tunjangan secara tertulis. Hal ini meminimalkan risiko terjadinya kesalahpahaman di kemudian hari.
• Kepercayaan Kandidat:Surat resmi membantu meyakinkan kandidat bahwa penawaran tersebut sah dan dikelola dengan baik oleh perusahaan.
• Dokumentasi Hukum: Jika terjadi perselisihan di kemudian hari, surat penawaran yang telah ditandatangani berfungsi sebagai bukti tertulis atas poin-poin yang telah disepakati bersama sejak awal.
• Proses Onboarding yang Lancar: Dokumen ini mempermudah proses onboarding karena sudah menetapkan tanggal mulai bekerja serta struktur pelaporan yang jelas.

Surat penawaran kerja yang profesional biasanya mencakup:

• Nama lengkap dan data identitas kandidat
• Jabatan dan jenis kontrak (misalnya, karyawan tetap, kontrak, paruh waktu)
• Tanggal mulai bekerja dan masa percobaan (jika ada)
• Detail kompensasi, termasuk nominal gaji dan frekuensi pembayaran
• Jam kerja dan lokasi (jika berlaku)
• Daftar tunjangan, fasilitas, atau insentif
• Syarat dan ketentuan tambahan lainnya
• Batas waktu penerimaan penawaran
• Informasi kontak untuk pertanyaan
• Kolom tanda tangan dan persetujuan kandidat
• Lampiran, seperti perjanjian kerja, ringkasan tunjangan, atau dokumen onboarding

Anda dapat menyesuaikan contoh offering letter ini agar sejalan dengan kebijakan perusahaan serta aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Setelah offering letter dikirimkan, kandidat akan meninjau isinya dan memutuskan apakah akan menerima atau menolaknya. Jika setuju, kandidat biasanya akan menandatangani dan mengembalikan surat tersebut sebagai bentuk konfirmasi. Namun, jika menolak, kandidat sebaiknya memberikan jawaban melalui pesan atau surat balasan yang sopan dan profesional.

Di sisi lain, bagi kandidat yang tidak lolos seleksi, perusahaan biasanya akan mengirimkan surat penolakan. Komunikasi resmi ini bertujuan untuk menginformasikan bahwa mereka belum terpilih untuk posisi tersebut, dan umumnya dikirimkan setelah seluruh rangkaian proses wawancara selesai.