Template Email Cuti

Email pengajuan cuti adalah cara formal bagi karyawan untuk memberi tahu atasan atau HRD bahwa mereka akan mengambil jatah libur. Isi email umumnya mencantumkan durasi dan alasan, serta rencana pembagian tugas selama mereka cuti.

Melalui email ini, karyawan dapat menyampaikan rencananya dengan jelas sehingga perusahaan bisa melakukan persiapan lebih awal. Email ini juga menjadi bukti tertulis HRD untuk mencatat cuti karyawan sesuai kebijakan yang berlaku.

Email pengajuan cuti yang jelas dan sopan menunjukkan sikap profesional serta kepatuhan karyawan terhadap kebijakan perusahaan. Dengan adanya pemberitahuan ini, manajer punya cukup waktu untuk meninjau beban kerja, merencanakan pembagian tugas, dan memastikan workflow tim tetap berjalan lancar.
 

Bagi karyawan, cara ini sangat efektif untuk menghindari kesalahpahaman. Hubungan kerja yang harmonis pun tetap terjaga. Selain itu, pengajuan tertulis menjadi bukti administrasi untuk keperluan payroll dan pencatatan kehadiran.

Email pengajuan cuti yang profesional biasanya mencakup:

• Tanggal Cuti: Tanggal mulai dan berakhirnya cuti.
• Alasan Cuti: Penjelasan singkat dan opsional.
• Delegasi Tugas: Informasi mengenai rekan kerja yang akan mengambil alih tanggung jawab utama.
• Apresiasi: Ucapan terima kasih atas pengertian dan fleksibilitas perusahaan.
• Informasi Kontak: Untuk komunikasi mendesak.

Idealnya, ajukanlah cuti satu hingga dua minggu sebelum hari H. Dengan mengabarkan dari jauh-jauh hari, atasan Anda bisa menyesuaikan beban kerja serta mencegah terganggunya proyek yang sedang berjalan.

Meskipun manajer bisa dikabari lebih cepat lewat pesan singkat, pengajuan cuti akan jauh lebih baik jika disampaikan secara formal. Tujuannya agar pengajuan Anda terdokumentasi dan dapat diproses secara resmi oleh HRD.

Umumnya, manajer atau HRD akan mengeluarkan surat persetujuan cuti. Surat ini mengonfirmasi tanggal cuti dan berfungsi sebagai catatan resmi untuk keperluan administrasi HRD atau payroll.

Ya, ada. Di Indonesia, hak cuti karyawan diatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang kini telah diperbarui dalam UU Cipta Kerja. Perusahaan wajib memberikan cuti minimal 12 hari kerja bagi karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut-turut. Selain jatah tahunan, ada juga cuti khusus seperti cuti melahirkan (3 bulan), cuti sakit dengan surat keterangan dokter, dan cuti menikah.
 

Namun, perlu diingat kebijakan cuti ini bisa berbeda tergantung peraturan perusahaan dan perjanjian kerja bersama. Oleh karena itu, pastikan Anda mempelajari peraturan internal kantor atau berkonsultasi dengan HRD terkait hak cuti pribadi.