Usar eficazmente el control horario en una empresa de consultoría

Written by Muhammad Bulbulia

Hola, soy Muhammad, ingeniero mecánico, consultor, gestor de proyectos y académico, y puedo asegurarte que hacer malabarismos con múltiples proyectos y responsabilidades en el trabajo, los estudios y la familia es un auténtico reto. Pero he descubierto que la gestión eficaz del tiempo es esencial para seguir siendo productivo. Creo firmemente que todo el mundo es capaz de alcanzar logros increíbles, y que una gestión inteligente del tiempo es clave para lograr resultados extraordinarios.

Resumen

Si alguna vez has trabajado en un entorno empresarial, sabrás que en la mayoría de las organizaciones se utiliza algún tipo de control de tiempo y asistencia. Llevo una década trabajando en consultorías y he visto sistemas de registro de asistencia, control de entrada y salida del trabajo, control de acceso mediante tarjetas o sistemas biométricos, tarjetas de trabajo, introducción manual de las horas, tablones físicos de empleados, control digital del tiempo, sistemas RFID, sistemas GPS y combinaciones y variaciones de estos métodos.

Eso son muchos sistemas, ¿verdad? Los sistemas modernos de control horario son capaces de supervisar e informar en tiempo real sobre las actividades de los empleados, generando una gran cantidad de datos de control horario en el proceso. En este artículo vamos a explorar cómo las consultorías pueden utilizar los datos de control horario para obtener información significativa sobre el rendimiento de los empleados, ayudar en las operaciones empresariales y proporcionar herramientas que permitan una gestión eficaz de los proyectos.

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Este artículo abarca:

¿Qué son las métricas de rendimiento de los empleados?

Las métricas de rendimiento de los empleados son medidas del rendimiento de los empleados. En función de la descripción de su puesto, pueden evaluarse diversos aspectos del rendimiento de un empleado, como:

  • La calidad del trabajo de un empleado.
  • El número de entregables que produce un empleado.
  • La velocidad a la que un empleado completa sus tareas.
  • La coherencia de la producción de trabajo de un empleado.
  • La «mezcla» de trabajo que realiza un empleado.
  • El nivel de compromiso del empleado.

A partir de lo anterior, pueden desarrollarse y evaluarse métricas cuantitativas y temporales del rendimiento de los empleados utilizando los datos de los sistemas de control horario. Otras métricas, como el rendimiento cualitativo, también pueden evaluarse utilizando los datos de los sistemas de control horario, siempre que se piense en configurar correctamente el sistema de control horario.

Dos métricas del rendimiento de los empleados que se tratarán en este artículo son la productividad y la utilización de los empleados.

¿Cómo se determina la productividad de los empleados?

La productividad del empleado es una medida de la eficacia con la que un empleado convierte un input en un output deseado. En el contexto del trabajo de consultoría, el input se refiere al tiempo y esfuerzo del empleado, y el output se refiere a un producto o entregable (de la calidad requerida). Con unos datos de control horario adecuados, la productividad de los empleados se evalúa fácilmente. Por ejemplo, podemos evaluar la productividad de los dibujantes A y B de la siguiente manera:

Si el dibujante A tarda 28 horas en realizar 10 diseños, su productividad puede calcularse como:

10 / 28 = 0,36 dibujos por hora.

Si el dibujante B tarda 22 horas en realizar 7 dibujos, su productividad puede calcularse como

7 / 22 = 0,32 dibujos por hora.

Basándonos en lo anterior, concluimos que el dibujante A es más productivo que el dibujante B.

El método descrito anteriormente es simplificado y puede ser más complejo en un escenario del mundo real. Por ejemplo, podríamos tener que considerar el tipo de dibujos en los que trabaja cada recurso para asegurarnos de que la comparación entre ellos es válida.

Para obtener una visión más profunda, pueden incluirse en el cálculo factores como el tiempo de reelaboración y revisión de los dibujos, lo que nos permitiría considerar el tiempo transcurrido desde el primer borrador hasta la emisión constructiva de un dibujo, y evaluar la productividad de los empleados en consecuencia.

¿Por qué deben medir las organizaciones la productividad de los empleados?

El software moderno de control horario permite realizar una amplia gama de cálculos de productividad de los empleados, ya que proporciona una entrada de datos precisos sobre el tiempo de los empleados vinculada a actividades y tareas específicas, que pueden adaptarse aún más a los procesos y flujos de trabajo concretos de una organización. Esto se traduce en:

  • La productividad de los empleados puede evaluarse en diferentes tareas, equipos y proyectos. Pueden identificarse tanto los niveles altos como los bajos de productividad.
  • Las medidas de productividad de los empleados pueden utilizarse para evaluar qué empleados son los más productivos en tareas específicas.
  • El trabajo específico de una tarea puede asignarse a empleados capaces cuando se enfrentan a un plazo ajustado.
  • Las organizaciones pueden determinar qué empleados son los menos productivos en tareas específicas y planificar la formación en consecuencia.
  • Se pueden analizar los puntos fuertes y débiles de los empleados antes de asignarles nuevos trabajos o proyectos que se adapten a sus capacidades.

Otra métrica de rendimiento útil para las organizaciones de consultoría es la ocupación de los empleados.

¿Cómo se determina la ocupación de los empleados?

La ocupación de los empleados es una medida de la cantidad de tiempo que un empleado dedica al trabajo facturable. Suele reflejarse en forma de porcentaje, y se calcula con referencia a un periodo de tiempo concreto. Para calcular el índice de ocupación de los empleados, necesitas conocer el número de horas trabajadas dentro de un periodo concreto, y el número de horas dedicadas al trabajo facturable dentro del mismo periodo. A continuación se muestra un ejemplo de cómo determinar la ocupación de los empleados:

Si el empleado A trabaja 45 horas durante una semana determinada, y dedica 36 de esas horas a trabajo facturable, el índice de ocupación del empleado A para esa semana sería 36 / 45 = 0,80. Suponiendo que el mismo empleado trabajara 2000 horas en total durante el año, y dedicara 1700 horas a trabajo facturable; el índice de ocupación del empleado durante el año sería 1700/2000 = 0,85.

¿Por qué deben medir las organizaciones la ocupación de los empleados?

Las organizaciones de consultoría suelen fijar índices de ocupación objetivo para sus empleados, basados en las horas facturables necesarias para mantener la rentabilidad, teniendo en cuenta el tiempo dedicado al trabajo no facturable. Los índices de ocupación objetivo variarán en función del sector, la organización, la unidad de negocio y la función del empleado; por ejemplo, el personal administrativo, financiero y de gestión puede dedicar gran parte de su tiempo al trabajo no facturable.

Conocer los índices de ocupación de los empleados permite a una organización fijar tarifas rentables para los servicios, compensar a los empleados de forma justa y determinar si los empleados trabajan demasiado o poco. Los índices de ocupación pueden utilizarse para comparar el rendimiento de empleados con funciones similares en una organización, o para comparar empleados dentro de equipos específicos o asignados a proyectos específicos.

De la tasa de ocupación pueden derivarse otras métricas, como la tasa de ocupación de la capacidad (que es la ocupación de un empleado medio), la tasa de ocupación ideal y la tasa de facturación óptima. Estas métricas ofrecen una visión valiosa del rendimiento y la rentabilidad de una organización.

¿Hay otras formas de utilizar los datos del control horario?

Sí, ¡desde luego que los hay! Un software de control horario puede proporcionar información útil como:

  • Datos de asistencia y puntualidad de empleados o equipos.
  • Información sobre absentismo.
  • Cantidad de horas regulares y horas extras trabajadas.

Son fáciles de determinar, y pueden analizarse y filtrarse a nivel de empleado, equipo, proyecto, departamento u organización. Las tendencias pueden discernirse fácilmente a partir de una representación gráfica de esos datos. Por ejemplo, la dirección puede descubrir que un determinado empleado o equipo está haciendo muchas horas extraordinarias, o muestra regularmente altos índices de absentismo.

Al evaluar las métricas de rendimiento de los empleados, ten en cuenta que es importante establecer una métrica de referencia que permita la comparación con un punto de referencia establecido. La línea de base sirve como punto de referencia o punto de referencia del rendimiento, puede ser una norma del sector, específica de la empresa o de la unidad de negocio.

Con la gran cantidad de datos disponibles en los sistemas de control horario de los empleados, las organizaciones pueden crear una base de datos de métricas relacionadas con los empleados y los proyectos. A medida que la base de datos crezca, una organización tendrá acceso a datos históricos, actuales y en tiempo real vinculados a tareas específicas, clientes o tipo de trabajo. Estos datos pueden utilizarse para facilitar muchas tareas; por ejemplo:

  • Los datos pueden utilizarse para determinar rápidamente el coste del proyecto.
  • Se pueden estimar los plazos de ejecución de las tareas.
  • Se puede optimizar la asignación de recursos en función de los presupuestos y plazos del proyecto.
  • Una base de datos de métricas de rendimiento de los empleados podría resultar útil para desarrollar métricas de referencia específicas de una organización.

Puede que estés pensando que estamos terminando, PERO, ¡espera! Aún no hemos acabado. Aún hay otras formas de utilizar los datos de control horario.

¿Sabes cómo se factura el trabajo de consultoría a los clientes?

Para las organizaciones de consultoría, los acuerdos de honorarios con los clientes suelen basarse en honorarios fijos o en el tiempo y los materiales (o en un sistema híbrido que incluye elementos de ambos; ignoremos ese caso por ahora). Para un contrato de honorarios fijos:

  • Se estima el esfuerzo (es decir, el coste) para completar el trabajo. Esto incluye los costes directos, indirectos y generales.
  • Se añade un margen de beneficio al coste estimado para completar el trabajo.
  • Se cotiza al cliente la tarifa total, incluidos todos los costes y el margen de beneficio adecuado.
  • Alternativamente, se puede utilizar un modelo de fijación de precios basado en el valor para llegar a una propuesta de honorarios (se tiene en cuenta el valor del trabajo más que el elemento de coste).

En un contrato de honorarios fijos, el cliente paga los honorarios establecidos, independientemente del esfuerzo real necesario para completar el trabajo. Si puedes hacer el trabajo más rápido o más barato, obtienes un mayor beneficio.

En un contrato por tiempo, se aplica lo siguiente:

  • Los honorarios presupuestados se basan en una tarifa horaria o diaria.
  • Se factura al cliente por la cantidad exacta de tiempo trabajado.
  • También pueden incluirse los gastos de material, según la naturaleza del trabajo a realizar y los detalles del acuerdo.
  • Normalmente se propone una lista de tarifas cotizadas, ya que las tarifas variarían según el tipo de recurso y el nivel de recurso.
  • Las tarifas cotizadas al cliente ya llevan incorporados el coste de realización del trabajo y un margen de beneficio adecuado.

Así que, volviendo al tema…

¿Cómo se utilizan los datos de control horario para facturar a los clientes?

Para los contratos basados en el tiempo, el software de control horario puede ayudar directamente a generar facturas precisas a los clientes, y a facturarles según el tiempo real empleado en los proyectos.

El software puede utilizarse para proporcionar desgloses detallados de exactamente a qué tareas y actividades se dedicó el tiempo, por qué recurso y a qué ritmo; de este modo se evitan disputas sobre la facturación y se garantiza que la organización cobre a tiempo y con exactitud. Es importante que el sistema de control horario esté integrado con el sistema de nóminas, para permitir una facturación al cliente ágil.

En los contratos de honorarios fijos, se paga a una organización una cantidad fija, independientemente del tiempo empleado en completar un proyecto. En este caso, los datos de control horario no se utilizan directamente para facturar, sino que se emplean para hacer un seguimiento de los costes del proyecto, evaluar y gestionar la salud financiera y la rentabilidad de un proyecto. Los pagos parciales de honorarios pueden vincularse a los objetivos del proyecto. Los sistemas de control horario pueden utilizarse para controlar la finalización de las tareas y activar objetivos para la facturación al cliente.

Los datos de control horario también pueden utilizarse para fijar el precio de nuevos trabajos.

¿Cómo deberían las organizaciones de consultoría fijar los precios de trabajos nuevos?

Las organizaciones de consultoría tienen que fijar precios por sus servicios a los clientes, ya sea cotizando directamente por un proyecto o pujando contra la competencia por nuevos trabajos. Los contratos basados en el tiempo representan un riesgo bajo a la hora de fijar el precio de un nuevo trabajo, ya que los márgenes de coste y beneficio ya están incorporados en las tarifas cotizadas para el proyecto. Los contratos de honorarios fijos representan un riesgo mayor, ya que los márgenes de beneficio varían en función del esfuerzo (tiempo y recursos) necesario para completar un proyecto. Por desgracia, el esfuerzo necesario para completar un proyecto no se conoce cuando se fija el precio del trabajo. Con la ayuda de los datos de control horario, se puede utilizar el siguiente método para fijar el precio de un trabajo de honorarios fijos.

¿Cómo se fija el precio de un trabajo de tarifa fija utilizando datos de control horario?

  • Desarrolla el alcance del trabajo para el proyecto, basándote en las instrucciones del cliente o en las reuniones de definición del alcance.
  • En función de la complejidad del proyecto, desglosa el alcance del trabajo en fases, actividades, tareas y entregables del proyecto.
  • Los datos históricos de control horario pueden utilizarse para estimar la cantidad de tiempo necesaria para completar las tareas y los entregables, proporcionando una estimación informada del esfuerzo necesario para completar un trabajo.
  • Pueden utilizarse métricas de utilización y productividad de los empleados, para garantizar que el cálculo de costes se basa en la producción estimada de los recursos o equipos propuestos.
  • Deben incluirse en el análisis costes como los gastos generales y los costes operativos.
  • Una vez establecido el coste del proyecto, puede añadirse un margen de beneficio adecuado. Las organizaciones suelen tener unos márgenes de beneficio establecidos para su trabajo, en función del cliente y del tipo de trabajo realizado.

He aquí un ejemplo de cómo fijar el precio de un trabajo de tarifa fija

Un cliente ha enviado un escrito solicitando servicios de ingeniería estructural para el diseño de un nuevo almacén.

Se trata de un proyecto habitual realizado por tu organización. Para presupuestar al cliente este proyecto, se pueden analizar los datos históricos de seguimiento temporal de los proyectos realizados para el mismo cliente, así como los proyectos relacionados con los servicios de ingeniería estructural y el diseño de almacenes.

Si se dispone de datos suficientes (es decir, si tu organización ha desarrollado una base de datos de proyectos), podemos priorizar los proyectos en función de determinados parámetros, por ejemplo el tamaño del almacén, el tipo de almacén, la ubicación del almacén o las condiciones geotécnicas.

Los datos históricos de control horario pueden utilizarse para proporcionar una estimación del tiempo necesario para completar el nuevo proyecto, proporcionar un desglose de las actividades, tareas e hitos del proyecto, así como proponer recursos y equipos adecuados para cada tarea. Esta información puede utilizarse para estimar los costes del proyecto y, en última instancia, serviría de base para el presupuesto presentado al cliente.

Pueden desarrollarse herramientas para agilizar y automatizar los procesos descritos anteriormente.

El último caso de uso que veremos hoy, es el uso de los datos de seguimiento temporal para la gestión de proyectos.

¿Pueden los sistemas de control horario ayudar a gestionar los proyectos?

Sin lugar a dudas. Vincular un software de control horario de empleados en tiempo real con herramientas de gestión de proyectos proporciona a los responsables de proyectos información actualizada sobre el estado de un proyecto. Esto permite a los responsables de proyecto realizar un seguimiento de la entrega del proyecto, y ajustar la asignación de recursos y los presupuestos cuando sea necesario.

Si un proyecto va con retraso, los sistemas de control horario integrados con las herramientas de gestión de proyectos permiten al gestor del proyecto hacerlo fácilmente:

  • Investigar los índices de productividad y utilización de los empleados.
  • Establecer la causa de los retrasos del proyecto, comparando el calendario del proyecto con los datos de seguimiento temporal y los resultados del trabajo.
  • Decidir si asignar recursos adicionales a la etapa o etapas actuales o futuras de un proyecto, o ajustar en consecuencia los plazos e hitos del proyecto.
  • Prever el impacto de las decisiones de gestión del proyecto, antes de decidir si aplicarlas.

He aquí un ejemplo de cómo puede utilizarse el control horario en la gestión de proyectos

Un software de control horario de los empleados también puede utilizarse para evaluar la situación financiera de un proyecto, como se expone en el escenario siguiente.

Considera el proyecto de diseño de un almacén comentado anteriormente. Se acordó con el cliente un contrato de honorarios fijos de 100.000€ para el proyecto. Estaba previsto que el proyecto durara cinco meses, con un coste para la empresa de 16.000 € al mes. Si todo va según lo previsto (¡lo que de algún modo nunca ocurre!), los costes totales del proyecto durante cinco meses son 5 x 16.000 € = 80.000 €; y la empresa obtiene un beneficio de 100.000 € – 80.000 € = 20.000 € por el proyecto.

Transcurridos tres meses del proyecto, se evalúan los costes del proyecto utilizando los datos de seguimiento temporal (para simplificar, supondremos que sólo son aplicables al proyecto los costes de los empleados, sin tener en cuenta otros costes operativos y gastos generales). Los datos de seguimiento del tiempo revelan que durante los tres primeros meses del proyecto se produjeron costes de empleados por valor de 20.000 €, 25.000 € y 25.000 €. Esto suma un total de 70.000 € y representa que el 70% del presupuesto del proyecto se agotó en tres meses. Esto levanta una bandera roja y justifica una investigación más a fondo del estado financiero del proyecto.

Si la tendencia continúa con costes similares durante los próximos dos meses, el proyecto representará una pérdida para la empresa. Alternativamente, podría darse el caso de que el proyecto esté en vías de completarse en las próximas semanas, generando un beneficio en el proceso.

Y ahí lo tienes, utilizamos los datos de seguimiento del tiempo para ayudar a dirigir un proyecto como un campeón.

Conclusiones

Como consultor, la gestión eficaz del tiempo es una herramienta crucial para optimizar la productividad, alcanzar los objetivos y adelantarse a los competidores. Los sistemas de control horario de los empleados aportan valor y ofrecen información de numerosas formas dentro de una organización de consultoría.

Las organizaciones deberían aprovechar el poder de un software de control horario de empleados; asegurarse de que su sistema de control horario posee la funcionalidad necesaria y se integra fácilmente con otras herramientas, como el ERP y el software de gestión de proyectos. Así se obtendrá una visión más profunda del rendimiento de los empleados, los proyectos y la organización; y permitirá a los gerentes y directores identificar áreas de mejora en las operaciones de los proyectos y la empresa.