¡Hola! Soy Asim Qureshi, CEO y cofundador de Jibble, un software de control horario y asistencia basado en la nube. Tengo muchos años de experiencia en la creación y ampliación de productos de software en varias sectores y mercados. Antes de fundar Jibble, trabajé como vicepresidente en Morgan Stanley durante seis años. Me apasiona ayudar a las empresas a mejorar su productividad y su rendimiento a través de prácticas inteligentes de gestión del tiempo. Hoy me gustaría hablaros del tiempo libre remunerado y de cómo puedes aprovecharlo para mejorar tu productividad.
Resumen
Todo el mundo se merece un descanso del trabajo. Unos días o semanas para relajarse sin preocuparse por terminar ese informe a tiempo, alcanzar los indicadores clave de rendimiento o asistir a esas reuniones matutinas hacen que los empleados vuelvan con energía y descansados. Lo único mejor que tomarse esos días libres es que te los paguen. Así que deja que tus empleados disfruten de sus días de vacaciones pagadas. Se los han ganado.
No cabe duda de que los empleados disfrutan de su tiempo libre remunerado (PTO). Pero no son los únicos. El tiempo libre remunerado también tiene ventajas considerables para directivos y empresarios. De hecho, según ciertas fuentes, como el RRHH Digital, las organizaciones con buenas políticas de vacaciones pagadas tienen empleados más creativos y productivos, mejor retención de los trabajadores y una plantilla más sana.
Para disfrutar de estas ventajas y sacar el máximo partido al tiempo libre remunerado, es necesario entender claramente qué es. Vamos a ello.
En este artículo hablaremos de:
- Qué es el tiempo libre remunerado
- Tipos de tiempo libre remunerado
- Ventajas del tiempo libre remunerado
- Calcular el tiempo libre remunerado
- Conclusiones
Qué es el tiempo libre remunerado
El tiempo libre remunerado (o PTO, Paid time off ) es cualquier tipo de permiso por el que se compensa a los empleados.
Básicamente, se les paga por no trabajar durante unos días o semanas, dependiendo de la política de vacaciones de su empresa. Lo que hagan con este tiempo libre es cosa suya. Pueden viajar, visitar a la familia o dedicarse a sus aficiones sin preocuparse por su seguridad laboral. Dicho esto, el tiempo libre puede organizarse de diferentes maneras. Vamos a verlas.
Tipos de tiempo libre remunerado
1. Vacaciones
Trabajar durante periodos prolongados sin descansos reduce la productividad. Las vacaciones son la solución perfecta al agotamiento de los empleados. Los días de vacaciones son un tipo de permiso que un empleado puede tomarse cuando necesita un descanso del trabajo. Pero no dejes que el nombre limite lo que tú o tus empleados podéis hacer con los días de vacaciones, también puedes pasarlos en casa o en la oficina. El número de días de vacaciones varía de una empresa a otra. He visto empresas que limitan las vacaciones a unos pocos días al año, mientras que otras ofrecen vacaciones pagadas ilimitadas.
2. Tiempo personal
Todos necesitamos algunas horas o días para tareas y recados personales. Puede ser cualquier cosa, desde una cita médica hasta una mudanza o una reunión de padres y profesores. El tiempo personal es precisamente eso: personal. Tanto tus empleados como tú podéis pasarlo como queráis. También os merecéis pasar este tiempo sin preocuparos de agotar vuestros días de vacaciones. Este tipo de tiempo libre remunerado es distinto de las vacaciones pagadas, las bajas por enfermedad y los permisos parentales.
3. Bajas por enfermedad
La mayoría de permisos requieren que el trabajador avise con antelación, pero hay ausencias que son imposibles de prever. La baja por enfermedad entra en esta categoría. Es la que se concede a los empleados que no se encuentran bien, se están recuperando de un accidente o van a someterse a un tratamiento. Algunas organizaciones amplían la baja por enfermedad a los empleados con familiares enfermos. Cada empresa es libre de estructurar su política de bajas. Sin embargo, deben ofrecer los días mínimos de baja por enfermedad estipulados por ley. Así que asegúrate de consultar tu legislación federal o local.
4. Festivos
La mayoría de los países tienen una media de 11 días festivos al año. Algunas empresas ofrecen días libres retribuidos para que los empleados los disfruten como quieran, mientras que otras ofrecen una paga doble a los empleados que estén dispuestos a trabajar en días festivos. No olvides que las políticas de permisos varían de una organización a otra, por eso es importante que indiques en la política de tu empresa qué días festivos reconoce tu organización.
Además de ofrecer vacaciones pagadas en días festivos, algunas organizaciones ofrecen días festivos flotantes. Se trata de días que no se reconocen públicamente como festivos pero que son significativos para los empleados, como cumpleaños y aniversarios.
5. Permiso parental
La mayoría de las empresas ofrecen permisos parentales remunerados a los padres primerizos. La duración y el alcance del permiso parental varían según los países y las organizaciones. Algunas limitan el permiso a las madres embarazadas que dan a luz a sus hijos, mientras que otras permiten a las madres que tienen hijos por gestación subrogada tomarse un tiempo libre para estrechar los lazos con el recién nacido. Las organizaciones más punteras también ofrecen permisos a los padres adoptivos o de acogida.
6. Baja por duelo
La muerte forma parte del ciclo vital humano. Y cuando llega, los empleados necesitan un tiempo libre para llorar a sus seres queridos. La mayoría de las empresas envían a casa a los empleados que han perdido a un familiar con una baja por duelo retribuida.
La duración de la baja por duelo queda a discreción del empresario. Del mismo modo, la empresa determina la relación que debe tener el empleado con la persona fallecida para tener derecho al permiso retribuido. En la mayoría de los casos, los empleados tienen derecho a una baja por duelo tras la pérdida de un padre, hermano, cónyuge o hijo. Algunas organizaciones ofrecen también permisos retribuidos a los padres que sufren una pérdida por aborto espontáneo o mortinato.
7. Votar y ser jurado
Votar es un deber cívico de todo ciudadano. Además, algunos países exigen a sus ciudadanos que actúen como jurados imparciales en procesos judiciales. En ambos casos, las empresas están obligadas a ofrecer días libres. Sin embargo, el número de días de permiso para cada caso varía: para votar sólo se permite un día de permiso retribuido, mientras que para ser jurado depende de la duración del juicio.
Ventajas del tiempo libre remunerado
Una política de tiempo libre remunerado bien diseñada beneficia tanto a las empresas como a sus empleados. He aquí cómo:
1. Reducción del agotamiento de los empleados
El tiempo libre remunerado es una gran solución contra el agotamiento de los empleados. Pero, ¿cómo sabes que tú o tus empleados necesitáis unas vacaciones? Un software de control de horario puede ayudarte avisándote cuando los empleados empiezan a registrar una cantidad inusual de tiempo inactivo. También puedes darte cuenta si algunos empleados fichan menos horas o si trabajan el mismo número de horas pero realizan un trabajo de menor calidad.
Estos signos de agotamiento son universales. En cuanto notes un descenso en el rendimiento de tus empleados, es hora de enviarlos de vacaciones. Deja que tus empleados se desahoguen sin miedo a perder ingresos, se lo han ganado. Verás las ventajas claramente cuando se reincorporen al trabajo y su productividad se dispare. Además, esta demostrado que las vacaciones mejoran la creatividad y aumentan la productividad de los trabajadores.
2. Control de ausencias
En segundo lugar, no hay nada que afecte más al funcionamiento de la empresa que las ausencias imprevistas. Afortunadamente, con un buen software de seguimiento de vacaciones y permisos, las solicitudes de la mayoría de los tipos de permisos pueden realizarse con días o semanas de antelación. Una vez aprobadas las solicitudes de permisos retribuidos, puedes utilizar un software de control de asistencia para anticiparte a las ausencias e incorporarlas a tu calendario para redistribuir el trabajo los días en que un empleado esté de vacaciones. Las ausencias controladas son una forma estupenda de garantizar el buen funcionamiento de tu empresa durante todo el año.
3. Cumplimiento legal
Las empresas ofrecen el vacaciones como incentivo durante la contratación. Sin embargo, algunos tipos de tiempo libre remunerado no son iniciativas de la empresa. Son obligatorios por ley. Por ejemplo, la mayoría de los países exigen que las organizaciones ofrezcan a los nuevos padres un permiso parental retribuido. La media mundial de baja parental es de 22,1 semanas. Del mismo modo, algunas leyes nacionales y locales obligan a las empresas a ofrecer un permiso ilimitado a los empleados que son convocados como jurados. Es importante repasar estas leyes para reducir el riesgo de incumplimiento.
Calcular el tiempo libre remunerado
Un paquete típico de incentivos para empleados incluye varios tipos de permisos. Algunos se acumulan inmediatamente después de que el empleado firme su contrato. Otros se basan en las horas trabajadas y los años de servicio en la empresa. Entonces, ¿cómo calculan las empresas el tiempo libre remunerado de cada empleado con exactitud?
Aquí tienes las formas más comunes de calcular el tiempo libre remunerado.
1. Establece la cantidad de días
La mayoría de las empresas exigen a sus empleados que trabajen durante un periodo de prueba determinado antes de que empiecen a acumular días de vacaciones. Una vez superado el periodo de prueba, el empleado dispone de un número determinado de días de los que puede disfrutar cuando lo desee. Sin embargo, el tiempo libre re está sujeto a políticas que mantienen a las empresas con personal todo el año. Por ejemplo, la mayoría de las empresas limitan el número de días de vacaciones que un empleado puede tomarse a la vez. Otras exigen que los empleados soliciten las vacaciones con semanas de antelación.
Este tipo de permiso es, con diferencia, el más fácil de calcular. Sólo necesitas registros de asistencia precisos y hojas de horas. Puedes conseguirlos fácilmente utilizando un software gratuito de control horario y de asistencia. Así, en cuanto un empleado complete su periodo de prueba y tenga derecho a vacaciones pagadas, podrá solicitarlas. Puedes controlar el número de días de permiso retribuido que se toma cada empleado fácilmente utilizando el software de seguimiento de vacaciones.
2. Tiempo libre acumulado
El segundo método consiste en calcular el tiempo libre en función del número de horas trabajadas. Con este método, los empleados acumulan días libres retribuidos por cada hora que trabajan. Una vez que alcanzan el número de horas especificado, pueden disfrutar de sus vacaciones retribuidas.
El tiempo libre acumulado es relativamente difícil de controlar y calcular manualmente. Pero no te preocupes, tengo la solución perfecta: utilizar un sistema de control horario para registrar las horas de trabajo de tus empleados fácilmente. Así, sabrás cuánto tiempo libre acumulado tiene cada empleado incluso antes de que solicite unos días de vacaciones.
3. Reinversión del tiempo libre remunerado
Por último, los empleados disfrutan de un número determinado de días libres retribuidos al año. Algunos agotan su tiempo libre, pero no es raro que les sobren algunos días. Algunas empresas tienen una política de «úsalo o piérdelo». Según esta política, el empleado pierde todo el tiempo libre retribuido no utilizado al final del año. Con esta política no es necesario hacer cálculos de acumulación.
Otras empresas prorrogan el tiempo libre retribuido no utilizado al año siguiente, mientras que otras lo abonan junto con el salario normal. Calcular estas bonificaciones de prórroga es muy fácil con un software de control del tiempo con hojas de horas y funciones de nómina. Estos programas se pueden utilizar junto con un buen software de seguimiento de vacaciones con funciones adicionales, como un flujo de trabajo automatizado de solicitud de vacaciones. Si no estás seguro de por dónde empezar, echa un vistazo a esta guía sobre cómo elegir el mejor software de seguimiento de vacaciones para tu empresa.
Conclusiones
En conclusión, los permisos retribuidos son una prestación importante para los empleados. Con un buen paquete de vacaciones pagadas, los empleados están más contentos y sanos. Obtienen fácilmente ese difícil equilibrio entre la vida laboral y personal, y eso se nota en su trabajo. Son más productivos y resuelven mejor los problemas. Además, las vacaciones son una herramienta estratégica para atraer y retener a los mejores empleados. Para sacar el máximo partido del tiempo libre, considera la posibilidad de adquirir un sistema de seguimiento para automatizar todo el proceso. Más información sobre los sistemas de seguimiento del tiempo libre aquí.
