Como cofundador y CEO de Jibble, una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que suelo investigar y/o jugar con sus productos (ya sabes, es parte del trabajo) para saber realmente lo que hay ahí fuera. Aquí te explico qué deberías buscar en tu próximo sistema de control horario con GPS.
La función que hay que buscar en un sistema de control horario con GPS: modo sin conexión
Si estás pensando en adquirir un sistema de control horario con GPS, lo primero que DEBES preguntarte es si dispone de modo sin conexión.
El modo sin conexión es una función de los sistemas de control horario con GPS que permite que el programa siga funcionando aunque no haya conexión a internet. Normalmente, los sistemas de control horario con GPS necesitan una conexión a internet potente para registrar dónde y cuándo está trabajando una persona. Pero con el modo sin conexión, el sistema puede seguir registrando el tiempo y la ubicación sin estar conectado a internet.
A veces, los empleados trabajan en lugares donde internet va muy mal o incluso no existe. Pongamos por ejemplo zonas remotas, obras de construcción o incluso edificios con mala señal. Sin Internet, un sistema de control horario con GPS normal no podría registrar los detalles del trabajo, lo que dificultaría a los trabajadores demostrar a sus jefes que realmente estuvieron trabajando a una hora y en un lugar concretos.
El modo sin conexión resuelve este problema dejando que el sistema almacene (o «guarde en caché») los datos de hora y ubicación en el propio dispositivo, como en un smartphone o una tableta. Después, cuando el dispositivo vuelve a encontrar una conexión a internet, envía todos los datos almacenados al servidor del sistema. Así, el tiempo de trabajo y la ubicación se registran con precisión, incluso aunque no haya internet en ese momento.
Así que, si estás buscando un sistema de control horario con GPS, una función clave que deberías tener en cuenta es el modo sin conexión. Para determinar si el software de seguimiento por GPS que has elegido incluye esta funcionalidad, puedes visitar el sitio web oficial del proveedor de software o programar una consulta con el equipo. Este sencillo paso te ayudará a saber si el software de seguimiento GPS se adapta a tus necesidades y ofrece el modo sin conexión.
Más allá del modo sin conexión: otras funciones clave
Ahora que hemos hablado de la función CLAVE a la que no puedes renunciar cuando busques un sistema de seguimiento por GPS, aquí tienes algunas funciones más que deberías tener en cuenta para mejorar tu control horario:
Geovallas
Las geovallas son una función tecnológica de los sistemas de control horario con GPS. Utiliza un Sistema de Posicionamiento Global (GPS) para crear un límite virtual alrededor de un área geográfica predefinida. Cuando un dispositivo entra o sale de esta área, se activa una respuesta (igual que si se estableciera una valla invisible alrededor de un área específica). Cuando los empleados entran o salen de esta zona, la aplicación registra automáticamente la hora.
Para las empresas con empleados que trabajan en zonas específicas, como los servicios de reparto, las obras de construcción y los centros de enseñanza, es todo un reto comprobar manualmente si los empleados (o los miembros del personal y los alumnos, en el caso de los centros de enseñanza) están en el lugar correcto en el momento adecuado. Esto dificulta la gestión de la asistencia, la productividad y la seguridad.
El sistema de geovallas resuelve este problema automatizando el proceso de control de la ubicación y el tiempo. Cuando un empleado (o un estudiante o miembro del personal) entra o sale de la zona geovallada, el sistema de control horario por GPS registra automáticamente la hora y la ubicación. Esto significa que registra cuándo las personas llegan o salen sin necesidad de fichar manualmente, confirma que los usuarios están donde se supone que deben estar para trabajar o estudiar, y ahorra tiempo y reduce los errores en el seguimiento de las horas de trabajo y las ubicaciones.
Optimización de rutas
La optimización de rutas en un sistema de control horario por GPS ayuda a determinar el camino más rápido o corto para un trayecto, teniendo en cuenta varios factores como la distancia, las condiciones del tráfico y requisitos específicos (como la necesidad de evitar carreteras de peaje o de hacer varias paradas por el camino).
Sin la optimización de las rutas, los particulares o las empresas podrían enfrentarse a tiempos de viaje más largos, un mayor consumo de combustible y retrasos en las entregas. Esta ineficacia puede generar mayores costes operativos, menor satisfacción del cliente, más horas de trabajo y una importante pérdida de tiempo y recursos.
La optimización de rutas aborda estos problemas analizando varias rutas y eligiendo la mejor en función de datos en tiempo real y criterios predefinidos. Por otra parte, menos tiempo en la carretera significa menor consumo de combustible y menor desgaste del vehículo. Además, las rutas eficientes permiten realizar más entregas o citas en el mismo tiempo: una entrega más rápida se traduce en clientes más satisfechos.
Interfaz fácil de usar
Una interfaz fácil de usar en un sistema de control horario con GPS significa que todo está dispuesto de forma sencilla, es decir, es fácil e intuitivo de usar. Cuenta con una navegación sencilla, instrucciones claras e iconos reconocibles, lo que facilita a los empleadores el seguimiento del tiempo, la configuración de geovallas o el acceso a los registros de trabajo.
La necesidad de una interfaz fácil de usar surge del reto al que se enfrentan los empleados cuando se encuentran con sistemas complicados o poco intuitivos. Las interfaces complejas son un factor disuasorio a la hora de utilizar el sistema de control horario con GPS. Sin un diseño claro y sencillo, estos podrían tener dificultades para encontrar las funciones necesarias, lo que provoca frustración, imprecisiones en el control horario y una disminución de la productividad.
Al resolver estos problemas, una interfaz fácil de usar mejora la experiencia general del usuario con un sistema de control horario con GPS. Permite a los empleados gestionar eficazmente su tiempo y el seguimiento de su ubicación, reduciendo el esfuerzo y el tiempo dedicados a aprender y utilizar el propio sistema. Esta mejora no solo aumenta la satisfacción del usuario, sino también la productividad del equipo, ya que los empleados pueden dedicar más tiempo a sus actividades laborales principales en lugar de perder tiempo navegando por una interfaz compleja.
Precios
No es exactamente una función, pero es un elemento importante que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de control horario con GPS. Se trata de entender por lo que pagas y encontrar la mejor oferta del mercado.
Las estructuras de precios de los sistemas de control horario con GPS varían: algunas herramientas cobran una tarifa plana, otras van en función del número de usuarios y algunas incluso ofrecen un paquete de funciones por una cuota mensual. Pero lo que deberías tener más en cuenta es la transparencia y plantéate también la escalabilidad: a medida que crezca el equipo, ¿podrás añadir más usuarios o acceder a más funciones por una cuota mensual sin que te cueste un ojo de la cara?
Pues bien, aquí tienes algo que podría interesarte: Jibble ofrece todas estas funciones importantes (incluida la función de geovalla, algo completamente nuevo en el mundo del control horario) de forma totalmente gratuita. Y no solo durante un periodo de prueba, sino de por vida, con usuarios ilimitados. Así es, tanto si tienes 5 como 500 empleados, con Jibble podrás supervisarlos sin coste adicional. Este tipo de oferta es bastante raro, así que si necesitas una solución completa de control horario sin tener que romper la hucha, Jibble podría ser tu mejor opción.
Conclusión
En conclusión, elegir un sistema de control horario con GPS y modo sin conexión es crucial para realizar un seguimiento preciso y fiable, independientemente de dónde trabaje tu equipo. Otras funciones como las geovallas, la optimización de rutas y una interfaz fácil de usar añaden aún más valor, haciendo tu vida laboral más fácil. Además, con opciones como Jibble que ofrecen estas funciones de forma gratuita, puedes disfrutar de un seguimiento de primera categoría sin gastar un céntimo. Todo es cuestión de elegir la herramienta adecuada para mantener a tu equipo al día fácilmente.
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