Was ist eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware?

Die Nutzung von Zeiterfassungssoftware bringt deinem Unternehmen eine Menge Vorteile, wie zum Beispiel:

• Steigerung der Produktivität – Durch die Automatisierung der Zeiterfassung können sich die Mitarbeiter mehr auf ihre Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Erfassung zu verbringen. Mit genauen Daten zu den Arbeitszeiten und Anwesenheiten der Mitarbeiter können Manager Engpässe und Ineffizienzen erkennen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Gesamtproduktivität treffen. Einige Systeme haben sogar eine KI-Zeiterfassungsfunktion, um manuelle Eingaben weiter zu reduzieren und die Arbeitsabläufe im Team zu optimieren.
• Bessere Kommunikation im Team – Die Software sorgt für eine bessere Kommunikation innerhalb der Teams, indem sie transparente und leicht zugängliche Anwesenheitsdaten bereitstellt. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Arbeitszeiten und Anwesenheitsdaten einfach einsehen, was die Verantwortlichkeit und Transparenz fördert. Außerdem können Manager die Software nutzen, um Erinnerungen und Benachrichtigungen für anstehende Schichten oder Aktualisierungen zu versenden, was eine reibungslosere Teamkoordination ermöglicht.
• Genaue Abrechnung und Gehaltsabrechnung – Durch die Automatisierung der Anwesenheitserfassung wird das Risiko von Fehlern bei der Berechnung der Löhne minimiert. Außerdem wird die Abwicklung von Überstunden, Schichtzulagen und bezahlten Freistellungen vereinfacht, sodass die Mitarbeiter für ihre Arbeitsstunden genau und fair vergütet werden.
• Verbesserte Entscheidungsfindung – Der datengestützte Ansatz der Software ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen und die Planung zu treffen. Mit Echtzeit-Einblicken in die Anwesenheitsmuster und Arbeitszeiten der Mitarbeiter können Manager beispielsweise sicherstellen, dass sie zur richtigen Zeit über die richtige Anzahl an Mitarbeitern verfügen, um den Arbeitsanforderungen gerecht zu werden.

💡 Branchen wie das Bildungswesen profitieren von speziellen Tools – hier siehst du, wie Anwesenheitssysteme für Universitätsprofessoren fundierte Personalentscheidungen unterstützen.

Zeiterfassungs- und Anwesenheits-Softwarelösungen bieten zwar viele Vorteile, aber es gibt auch einige Nachteile, die Unternehmen beachten sollten:

• Bedenken wegen Mikromanagement – Die ständige Erfassung von Arbeitszeiten und Aktivitäten kann dazu führen, dass sich Führungskräfte zu sehr in die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter einmischen, ihre Aktivitäten genau unter die Lupe nehmen und die Dauer der Aufgaben in Frage stellen, was vom Gesamtbild der Produktivität ablenken kann.
• Störende Zeiterfassung – Für einige Beschäftigte kann die ständige Zeiterfassung ablenkend wirken und sie davon abhalten, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Das ständige Ein- und Ausstempeln kann wertvolle Zeit von der eigentlichen Arbeit abziehen und die Produktivität beeinträchtigen.
• Eingeschränkte Darstellung der Arbeit des Arbeitnehmers – Die Zeiterfassung erfasst nicht immer den vollen Umfang der Beiträge eines Arbeitnehmers während des Arbeitstages. Einige Aufgaben, wie z. B. kreative Problemlösungen oder gemeinschaftliche Anstrengungen, werden im Rahmen der Zeiterfassung möglicherweise nicht angemessen berücksichtigt. In solchen Fällen können Tools wie ein Projekt-Zeiterfassungssystem dabei helfen, umfassendere Aufgabenbeiträge über Projekte hinweg zu erfassen.
• Vertrauens- und Motivationsprobleme – Die Beschäftigten könnten das Gefühl haben, dass die Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware ein Zeichen für mangelndes Vertrauen seitens der Führungskräfte ist. Das Gefühl, genau überwacht zu werden, kann die Beschäftigten demotivieren und ein Gefühl der Unruhe am Arbeitsplatz erzeugen.
• Datenschutz – Der Datenschutz ist ein wichtiges Thema für Beschäftigte, die Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware nutzen, vor allem in Bezug auf die Datennutzung und -speicherung und die mögliche Erfassung sensibler Informationen, einschließlich privater Nachrichten und Dokumente, und sogar Gesichtserkennungsdaten für die Biometrie.

Die Welt der Zeiterfassungssoftware kann verwirrend sein, aber die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden, ist für ein reibungsloses Personalmanagement echt wichtig. Hier sind ein paar Dinge, die du bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware beachten solltest:

• Preisgestaltung

Du musst die Preismodelle verschiedener Softwareanbieter vergleichen. Einige bieten vielleicht Abonnements mit monatlichen oder jährlichen Gebühren an, während andere einmalige Lizenzkosten haben. Denk bei deiner Entscheidung an dein Budget und die langfristigen Kosten. Wenn du ein knappes Budget hast, solltest du dir vielleicht erst einmal eine kostenlose Zeiterfassungssoftware anschauen, bevor du dich für ein kostenpflichtiges Angebot entscheidest.

• Online- oder Offline-Funktionalität

Eine der ersten Entscheidungen, die du treffen musst, ist, ob du dich für ein Online- (Cloud-basiertes) oder ein Offline- (lokales) System entscheidest. Ein Online-System wird in der Cloud gehostet, sodass du und dein Team von jedem Gerät mit Internetverbindung darauf zugreifen könnt. Dies bietet die Flexibilität des Fernzugriffs und entlastet dich von der Wartung lokaler Server. Ein lokales System wird dagegen auf den Servern deiner Organisation installiert und betrieben, was dir mehr Kontrolle über die Datensicherheit und Anpassungsmöglichkeiten gibt.

Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile. Berücksichtige daher bei deiner Entscheidung die spezifischen Anforderungen, das Budget und die IT-Infrastruktur deiner Organisation.

• Integrationen und Add-ons

Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte sich nahtlos in deine bestehenden HR-, Gehaltsabrechnungs- und Planungstools integrieren lassen. Diese Integration optimiert den Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen, reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert das Fehlerrisiko – insbesondere bei der Synchronisierung mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks, die Doppelarbeit reduzieren. In unserem Artikel über die besten QuickBooks-Zeiterfassungsintegrationen kannst du nachlesen, welche Tools eine reibungslose Kompatibilität bieten.

Außerdem solltest du nach einer Software suchen, die relevante Add-ons oder Module bietet, die deinen geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Diese Add-ons können Funktionen wie biometrische Authentifizierung, mobile Apps für den Zugriff von unterwegs oder erweiterte Berichtsfunktionen umfassen. Die Verfügbarkeit dieser Add-ons stellt sicher, dass die Software an die individuellen Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden kann, wodurch ihre Funktionalität verbessert und eine umfassendere Lösung geboten wird.

• Benutzerfreundlichkeit

Ein benutzerfreundliches System sorgt dafür, dass sowohl du als auch deine Mitarbeiter sich ohne unnötige Komplikationen leicht zurechtfinden und die Funktionen nutzen können. Die von dir gewählte Software sollte eine übersichtliche Oberfläche bieten, mit der du mühelos die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen, Urlaubsanträge genehmigen und die Gehaltsabrechnung mit nur wenigen Klicks verwalten kannst. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, da sie die Einarbeitungszeit für Mitarbeiter verkürzt und den gesamten Zeit- und Anwesenheitsprozess optimiert.

Neugierig, was es da draußen so gibt? Schau dir die  15 besten Zeiterfassungsprogramme im Vergleich an, um einen schnellen Überblick zu bekommen.