مرحبا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لمنشأة جبِل، وهي منشأة برامج المبنية على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية افتح أبواب النجاح مع برنامج تسجيل الحضور، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
هل سئمت من تسجيل ساعات العمل والحضور يدويا؟ هل ترغب في تيسير مهام عملك وضمان إعداد الرواتب بدقة؟ لا داعي للبحث بعيدا، فبرنامج تسجيل الحضور هو الحل الأمثل.
نظام تسجيل الحضور هو أداة تسمح لأصحاب الأعمال بتتبع ساعات عمل الموظفين، وإدارة فترات إعداد الرواتب، ومراقبة الحضور. بفضل العديد من الخيارات المتاحة، مثل برنامج ساعات الحضور الفعلية وسجل الحضور الرقمي، يمكن للمنشآت بمختلف الأحجام أن تجد الحلا الذي يناسب احتياجاتها.
في هذا المقال، سنستكشف مختلف أنظمة ساعات الحضور للموظفين، وفوائد استخدام تسجيل الحضور، والميزات الضروري توفرها في برنامج تسجيل الحضور. سنجيب أيضا على الأسئلة الشائعة مثل، كم يستغرق إعداد برنامج تسجيل الحضور؟ وأي نوع من المنشآت يجب أن يستخدم تسجيل الحضور؟ سواء كان لديك موظفون يعملون عن بعد، أو عدة فروع، أو كنت صاحب منشأة صغيرة لديها عدد محدد من الموظفين والعاملين، يمكن لنظام تسجيل الحضور تحسين إدارة الوقت والحضور لديك. لذا، دعنا نتعمق ونكتشف كيف يمكن لتسجيل الحضور أن يحدث ثورة في عملك!
في هذا المقال
- ما هو نظام تسجيل الحضور؟
- هل يمكنني استخدام تطبيق تسجيل الحضور لتسجيل الحضور والانصراف؟
- ما هي أنواع ساعات الحضور للموظفين؟
- كم يستغرق إعداد برنامج تسجيل الحضور؟
- ما هي مجالات الأعمال التي يجب أن تستخدم تسجيل الحضور؟
- ما هي فوائد تسجيل الحضور؟
- الميزات الأساسية التي يجب أن تتوفر في برنامج تسجيل الحضور
- هل يجب على منشأتي استخدام برامج تسجيل الحضور؟
ما هو نظام تسجيل الحضور؟
نظام تسجيل الحضور هو أداة يستخدمها أصحاب الأعمال لتتبع ساعات عمل الموظفين وإدارة الحضور. في السابق، كانت تستخدم ساعات الحضور اليدوية، حيث يقوم الموظفون بإدخال بطاقة ورقية في الجهاز لتسجيل دخولهم وخروجهم من مقر عملهم.
حاليا، هناك مجموعة من أنظمة تسجيل الحضور، بما في ذلك الساعات الرقمية وأنظمة تسجيل الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية.
هل يمكنني استخدام تطبيق تسجيل الحضور لتسجيل الحضور والانصراف؟
نعم، يمكنك استخدام تطبيق تسجيل الحضور لتسجيل الحضور والانصراف. في الواقع، تعد تطبيقات تسجيل الحضور أدوات رقمية تسمح للموظفين بتسجيل ومتابعة ساعات عملهم باستخدام الهواتف الذكية، أو الأجهزة اللوحية. حيث توفر هذه التطبيقات ميزات متنوعة مثل تحديد وتتبع الموقع الجغرافي، أو التعرف على الوجه، أو مسح الباركود، لضمان تسجيل الحضور بدقة.
ما هي أنواع ساعات الحضور للموظفين؟
هناك العديد أنواع من ساعات الحضور للموظفين، كلا منها له مزاياه وعيوبه الخاصة. فيما يلي بعض من أشهر أنواع ساعات الحضور للموظفين:
-
الساعات اليدوية
الساعات اليدوية هي نوع تقليدي من أنظمة تسجيل الحضور، حيث يقوم الموظفون بإدخال بطاقة ورقية في الجهاز لتسجيل حضورهم وانصرافهم من مكان العمل. وتحتوي بعض الساعات اليدوية الحديثة على ميزات القياسات الحيوية، مثل المسح ببصمات الأصابع أو التعرف على الوجه، لمنع سرقة الوقت أو مشاركة البطاقة.
-
برامج تسجيل الحضور
تسمح برامج تسجيل الحضور للموظفين بتسجيل الحضور والانصراف من خلال جهاز كمبيوتر، أو الهاتف، مما يجعل من السهل على الموظفين العاملين عن بعد تسجيل ساعات عملهم. وهذا النوع من ساعات الحضور مفيد بشكل خاص للمنشآت التي تعمل بنظام العمل عن بعد، أو أنظمة العمل المرن، أو التي لديها عدة فروع ومواقع خارجية، أو تحتاج إلى تسجيل الحضور في الوقت الفعلي.
-
أنظمة تسجيل الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية
أنظمة تسجيل الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية تستخدم الخصائص الجسدية الفريدة، مثل، بصمات الأصابع، والتعرف على الوجه، أو مسح الشبكية لتسجيل حضور وانصراف الموظفين. بالطبع، هذا النوع من ساعات الحضور مفيدا بشكل خاص للمنشآت التي لديها تدابير أمنية عالية أو مخاوف بشأن تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم البعض.
-
ساعات الحضور عبر الهاتف
ساعات الحضور عبر الهاتف، هي تطبيقات تسمح للموظفين بتسجيل الحضور والانصراف باستخدام هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية. وهذا النوع من ساعات الحضور مفيدا بشكل خاص للمنشآت التي لديها موظفون يعملون دائما في مكان مختلف أو يحتاجون إلى وسيلة مريحة لتسجيل ساعات عملهم.
بناء على ذلك، ومن خلال اختيار النوع المناسب لاحتياجات عملك من أنظمة تسجيل الحضور، يمكنك تحسين إدارة الوقت والحضور، وتيسير إعداد الرواتب والأجور، وضمان الامتثال لنظام العمل ولوائحه.
اقرأ أيضا أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2023
كم يستغرق إعداد برنامج تسجيل الحضور؟
يمكن أن يختلف وقت إعداد برنامج تسجيل الحضور حسب نوع البرنامج والتخصيصات عملك وأعداد الموظفين. عموما، يمكن أن يستغرق هذا العمل من بضع ساعات إلى عدة أيام.
إحدى فوائد استخدام برامج تسجيل الحضور هي أنها عادة ما تكون سهلة الإعداد ويمكن تخصيصها لتناسب احتياجات عملك. كما تقدم العديد من برامج تسجيل الحضور ميزات مثل، تسجيل دخول المتعدد، وأدوات التقارير المخصصة، والتكامل مع برامج الحسابات والمرتبات، مما يجعل إدارة الوقت والحضور أكثر كفاءة.
لإعداد برنامج تسجيل الحضور، ستحتاج عادة إلى اختيار مزود الخدمة، وإنشاء حساب، وتخصيص الإعدادات لتتناسب مع احتياجات عملك. ستحتاج أيضا إلى إضافة معلومات الموظفين، مثل الأسماء والسجلات الزمنية، وتمكين البرنامج من تسجيل وتتبع ساعات العمل وإدارة مسير الرواتب.
يمكن أن يعتمد الوقت الذي يستغرقه إعداد برنامج تسجيل الحضور أيضا على مستوى الدعم الذي يقدمه مزود الخدمة. بعض مزودي الخدمات يقدمون دعما للعملاء وتدريبا لمساعدة الموظفين في المنشآت على بدأ استخدام البرنامج بسرعة، في حين قد يحتاج البعض الآخر إلى وقت أطول لتكييف المنشآت مع البرامج.
اقرأ أيضا العمل عن بعد في المملكة العربية السعودية: الاتجاهات والنصائح
ما هي مجالات الأعمال التي يجب أن تستخدم تسجيل الحضور؟
يجب على أي منشأة يعمل بها موظفين وترغب في تسجيل أوقات حضورهم، وعدد ساعات عملهم بدقة أن تفكر في استخدام تسجيل الحضور. ومع ذلك، هناك بعض أنواع المنشآت التي يمكن أن تستفيد بشكل أكبر من برامج تسجيل الحضور من غيرها. فيما يلي بعض أمثلة على المنشآت التي يجب أن تفكر جديا في استخدام تسجيل الحضور:
-
المنشآت الصغيرة
يمكن للمنشآت الصغيرة التي تمتلك موارد محدودة في مجال إدارة الموارد البشرية، الاستفادة من برامج تسجيل الحضور. حيث تساعد في أتمتة عملية تسجيل الوقت والحضور، مما يجعل إعداد الرواتب أكثر كفاءة.
-
المنشآت التي توظف العاملين عن بعد
بالنسبة للمنشآت التي توظف الفرق العاملة عن بعد، يمكن أن تكون برامج تسجيل الحضور أدوات مفيدة لضمان تسجيل الحضور وساعات العمل بدقة.
-
المنشآت ذات المواقع المتعددة
بالنسبة للمنشآت التي تمتلك مواقع عمل متعددة، يمكن أن تساعد برامج الساعات الرقمية عبر الإنترنت في ضمان تسجيل الوقت والحضور بشكل متزامن في جميع المواقع، وفي كل الأوقات، وعلى كل الأجهزة.
-
المنشآت ذات التدابير الأمنية المشددة
يمكن أن تكون أنظمة تسجيل الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية مفيدة للمنشآت التي لديها تدابير أمنية مشددة أو تخوفات من سرقة الوقت أو تسجيل الموظفين الحضور بعضهم لبعض.
-
المنشآت التي تحتاج إلى تسجيل الحضور في الوقت الحقيقي
يمكن أن تكون برامج تسجيل الحضور التي توفر مزامنة فورية عملية تسجيل الحضور مفيدة للمنشآت التي تحتاج إلى مراقبة ومتابعة حضور الموظفين عن كثب، مثل تلك المنشآت العاملة في مجال الرعاية الصحية.
اقرأ أيضا كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟
ما هي فوائد تسجيل الحضور؟
يقدم نظام تسجيل الحضور العديد من الفوائد للمنشآت بمختلف الأحجام. فيما يلي بعض أهم مزايا استخدام أنظمة تسجيل الحضور:
-
تسجيل الوقت والحضور بدقة
من خلال استخدام برنامج تسجيل الحضور، يمكن للمنشآت تسجيل ساعات عمل الموظفين بدقة، وحساب عادل للرواتب، وإدارة الحضور بفعالية. وهذا يمكن أن يساعد في ضمان الامتثال لنظام العمل وتجنب الأخطاء الكبيرة خلال إعداد الرواتب والأجور.
-
تسهيل إعداد الرواتب والأجور
يمكن لبرامج تسجيل الحضور التكامل مع برامج الحسابات والمرتبات، مما يجعل من السهل إدارة وحساب الرواتب والأجور. كما يمكن أن يوفر ذلك الوقت ويقلل من الأخطاء خلال عملية إعداد الرواتب.
-
زيادة الكفاءة
يمكن لبرامج تسجيل الحضور أتمتة عملية تسجيل الوقت والحضور، مما يقلل الحاجة إلى الإدارة اليدوية للسجلات ويسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على باقي مهام عملهم.
-
تسجيل الحضور في الوقت الحقيقي
تقدم بعض برامج تسجيل الحضور ميزة متابعة تسجيل الحضور وساعات العمل في الوقت الحقيقي، مما يسمح للمديرين بمتابعة حضور الموظفين وضبط الجداول الدوام حسب الحاجة.
-
إدارة العاملين عن بعد
تمنح العديد من برامج تسجيل الحضور إمكانية تسجيل الدخول من خلال الهاتف، أو التكاملات مع العديد من البرامج والأدوات على الإنترنت. في الحقيقة هذا مفيد للغاية لإدارة الموظفين العاملين عن بعد ويسمح لهم بتسجيل الدخول دون التنقل بين البرامج وعلامات التبويب ويضمن تسجيل دقيق لساعات عملهم.
-
أدوات التقارير
تقدم العديد من برامج تسجيل الحضور خيارات لأدوات تقارير يمكنها مساعدة المنشآت في تحديد الاتجاهات في حضور الموظفين ومراقبة تكاليف العمالة، ومتابعة المشاريع وسير العمل.
في الواقع، يمكن للمنشآت من خلال استخدام نظام تسجيل الحضور تحسين إدارة الوقت والحضور، وتبسيط إعداد الرواتب، وضمان الامتثال لنظام العمل.
اقرأ أيضا لماذا يجب على الموظفين تسجيل ساعات عملهم؟
الميزات الأساسية التي يجب أن تتوفر في برنامج تسجيل الحضور
برامج تسجيل الحضور هي خيار شائع للمنشآت الراغبة في تحسين إدارة الوقت والحضور. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها في تسجيل الحضور الرقمية:
- واجهة سهلة الاستخدام: يجب أن يتميز البرنامج بواجهة سهلة الاستخدام تجعل من السهل على الموظفين التصفح وتسجيل الدخول والخروج.
- التكاملات: يجب أن يتكامل البرنامج مع البرامج والأدوات التي يستخدمها الموظفين وخاصة برامج المرتبات لتبسيط عملية إعداد الرواتب وتقليل الأخطاء وضمان الدقة.
- تسجيل دخول المتعدد: يجب أن يسمح البرنامج للمستخدمين بتسجيل الدخول والخروج المتعدد، مما يسمح لفرق الموارد البشرية والمديرين بمراقبة حضور الموظفين ومتابعة ساعات العمل.
- تتبع الاستراحة التلقائي: يجب أن يتيح البرنامج إمكانية تتبع الاستراحة تلقائيا، مما يقلل من الأخطاء ويضمن الامتثال لنظام العمل.
- أدوات التقارير: يجب أن يقدم البرنامج أدوات تقارير تتيح للمنشآت إنشاء تقارير عن حضور الموظفين ومراقبة تكاليف العمالة، ومعرفة أنماط عمل الموظفين.
- خيارات تسجيل الدخول عبر الهاتف أو الإنترنت: يجب أن يوفر البرنامج إمكانية الوصول وخيارات تسجيل الدخول من خلال الهاتف، مما يجعل من السهل على الموظفين العاملين عن بعد تسجيل ساعات عملهم.
- تسجيل الدخول من الجهاز اللوحي المشترك: يجب أن يوفر برنامج تسجيل الدخول ميزة تسجيل الدخول من الجهاز اللوحي المشترك، والذي يدعم تقنية التعرف على الوجه. وذلك لتسهيل عملية تسجيل دخول الموظفين في أوقات الذروة، وضمان عدم تسجيل الموظفين الدخول بعضهم لبعض.
- تتبع الموقع الجغرافي: تقدم بعض برامج تسجيل الحضور إمكانية تحديد الموقع الجغرافي، وتحديد سياج جغرافي لا يخرج عنه الموظفين أثناء ساعات العمل. وكذلك، يرسل إشعارات إذا خرج الموظف من هذا السياج الجغرافي، مما يسمح لأصحاب الأعمال بمراقبة مواقع الموظفين أثناء فترة العمل.
- تتبع إجازات الموظفين: يجب أن يقدم برنامج تسجيل الحضور إمكانية متابعة إجازات الموظفين، ومعرفة رصيد إجازتهم المتبقي، والمستخدم. وكذلك معرفة من في إجازة ومتى تنتهي.
من خلال اختيار برنامج تسجيل الحضور الذي يتضمن هذه الميزات الأساسية، يمكن للمنشآت تحسين إدارة الوقت والحضور، وتبسيط عملية إعداد الرواتب، وضمان الامتثال لنظام العمل.
اقرأ أيضا كيف تدير العاملين عن بعد؟
هل يجب على منشأتي استخدام برامج تسجيل الحضور؟
يعتمد ذلك على عدة عوامل، فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن، ما إذا كانت برامج تسجيل الحضور مناسبة لمنشأتك:
- أعداد العاملين: قد تستفيد المنشآت التي تمتلك عددا كبيرا من العاملين أو مواقع متعددة من برامج تسجيل الحضور للمساعدة في إدارة الحضور وتسجيل ساعات عمل الموظفين.
- مجال العمل: قد تستفيد المنشآت التي تعتمد على العاملين عن بعد، مثل الذين يعملون من المنزل أو يسافرون بانتظام من برامج تسجيل الحضور. والتي توفر خيارات تسجيل الدخول والخروج من الهاتف.
- إعداد الرواتب: تساعد برامج تسجيل الحضور في تبسيط عملية إعداد الرواتب، مما يقلل من الأخطاء ويضمن الامتثال لنظام العمل.
- التكلفة: يمكن أن تختلف تكلفة برامج تسجيل الحضور، اعتمادا على المزود والميزات المتضمنة. يجب على المنشآت مراعاة ما إذا كانت تكلفة البرنامج متماشية مع الفوائد التي يقدمها. وفي الحقيقة، هناك نظام مجاني بالكامل ومناسب جدا للمنشآت الصغيرة
- التكامل مع برامج الحسابات والمرتبات: توفير برنامج تسجيل الحضور التكامل مع برامج المرتبات يمكن أن يوفر الوقت، ويقلل من الأخطاء في معالجة الرواتب.
في الواقع، يجب على المنشآت التي ترغب في تحسين إدارة الوقت والحضور وتبسيط عملية إعداد الرواتب والأجور، أن تفكر في استخدام برامج تسجيل الحضور. من خلال اختيار البرنامج المناسب لاحتياجات عملك، يمكنك تحسين الكفاءة وضمان الامتثال لنظام العمل، وتقليل الأخطاء أثناء إعداد الرواتب.
اقرأ أيضا كيف تدفع أجور موظفيك بشكل عادل؟
الختام
أخيرا، يمكن لتطبيق نظام تسجيل الحضور أن يحدث ثورة في إدارة الوقت والحضور في منشأتك، مما يترتب عليه تحسين الكفاءة، ومعالجة الرواتب بدقة، وتبسيط المهام. سواء كان لديك موظفون يعملون عن بعد، أو مواقع متعددة، أو منشأة صغيرة تفتقر إلى موارد إدارة الموارد البشرية، يمكن أن تقدم برامج تسجيل الحضور فوائد كبيرة.
