مرحباً، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهي شركة للبرمجيات المبنية على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة ٦ سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت.
نظرة عامة
ابتداءً من الشركات العملاقة والرائدة والهيئات الحكومية، إلى أصغر الشركات والمؤسسات، فقد أصبح العمل عن بعد أو العمل من المنزل أمرا واقعا وشائعا. وأحيانا تكون الشركات هي من تطلبه من الموظفين لديها، لأن هذا النظام أصبح يتمتع بالعديد من الميزات. كما قد أثبت أن العمل عن بعد المرتبط بإدارة صحيحة وبأنظمة وخطط عمل ومتابعة جيدة أكثر إنتاجية في العديد من المجالات.
ورغم وجود ميزات عديدة لأصحاب الأعمال والعاملين عن بعد، لا يزال هناك بعض التحديات والصعوبات التي قد تؤدي إلى تعطيل العمل، أو تقليل الجودة والإنتاجية، لذلك جمعت لك في هذا المقال أهم ٧ نصائح لتكون مديرا ناجحا ولتضع استراتيجية صحيحة ترفع بها من كفاءة فريقك العامل عن بعد.
في هذا المقال:
- النصيحة رقم ۱: حدد التوقعات
- النصيحة رقم ۲: النتائج هي الأهم
- النصيحة رقم ٣: الأدوات المناسبة للعمل عن بعد
- النصيحة رقم ٤: التعليقات مهمة
- النصيحة رقم ٥: المهارات الأساسية لمدراء العاملين عن بعد
- النصيحة رقم ٦: مهام مدراء الفرق العاملة عن بعد
- النصيحة رقم ٧: الاستعداد للتعامل مع المشاكل الفنية
النصيحة رقم 1: حدد التوقعات
من أسس التعامل مع فريق يعمل عن بعد هو تحديد التوقعات في كل ما يخص العمل، مثل عدد ساعات العمل، الأطر الزمنية للمهام، جدولة المشاريع، وغيرها من الأمور التي يجب تحديدها. من الأفضل دائما أن تدع الموظف هو من يتوقع حجم إنجازه بناءً على إمكاناته، ومن ثم يمكنك بالعديد من الأدوات والاستراتيجيات أن تدفعه لينتج أكثر ويحسن من أدائه وجودة عمله.
وهنا بعض الإرشادات البسيطة التي قد تساعدك في تحديد التوقعات بنجاح:
- الحفاظ على مستويات الأداء: يجب أن يبدأ اليوم باجتماع مرئي يشعر الفريق بوجودك وأنك تتابع ما قد تم إنجازه، وما سوف يتم العمل عليه اليوم، ولا بد أن يستمر مستوى الأداء أثناء العمل عن بعد لكيلا يتساهل أو يتكاسل العامل عن القيام بنفس المهام التي من الممكن أن يقوم بها أي شخص آخر في موقعه.
- الواقعية في تحديد المهام: المهام غير الواقعية قد تكون أهم أسباب فشل فريق العمل عن بعد، يجب أن تحدد المهام بواقعية ويجب تحديد نطاقات المشروع، ودور كل فرد في الفريق، وبذلك يصبح العمل واقعيا ويبقى جميع أعضاء الفريق يعملون بمعدلات أداء مرتفعة.
- كتابة كل التفاصيل: لا يكفي الاجتماع اليومي أو الاجتماعات الثنائية مع أعضاء الفريق لمتابعة سير العمل، بل يجب أن يكون هناك دليل تذكر فيه كل التوقعات، ومواعيد التسليم وأي تغييرات قد تؤثر على سير العمل، لكي يتمكن كل أعضاء الفريق من الرجوع له ولتذكريهم بالتوقعات والمهام المطلوبة منهم.
النصيحة رقم ٢: النتائج هي الأهم
مقدار انشغال أعضاء فريق العمل عن بعد ليس هو ما ينجح المشروع، بل النتائج هي التي تبرهن النجاح. لا يهم الوقت الذي يعمل فيه الشخص سواء أكان يعمل في الصباح الباكر أو في منتصف الليل، المهم هو ما حققه من نتائج خلال ساعات العمل تلك.
بالتأكيد، يشعر الكثير من المديرين بالخوف من عدم تحقيق الموظفين النتائج المطلوبة منهم عند العمل عن بعد، أو قد يراودهم الشك أن الموظف الذي يعمل من المنزل لن تكون إنتاجيته مثلما كان متوقع منه. وهنا يجب الإشارة إلى نتائج دراسة أجرتها جامعة ستانفورد، والتي وجدت أن الزيادة في معدلات الإنتاجية للعاملين عن بعد تعادل إنتاجية يوم عمل إضافي للفرد في الأسبوع.
إليك بعض النقاط المهمة في تحديد أولويات النتائج لفريقك العامل عن بعد:
- المرونة: بصفتك المدير فمن المهم أن تكون دائم التواجد مع الموظفين ومنصتا لأعضاء فريقك عند احتياجهم إلى دعمك والإجابة على أسئلتهم المطروحة. هذا دائما ما يشعرهم بالإيجابية وينعكس على أدائهم ونتائجهم المثالية.
- المعرفة: إن معرفتك الجيدة لتفضيلات فريق عملك سوف تفيدك في تحديد النتائج المتوقعة منهم، متى يحبون العمل، ما هي مدد فترات الراحة، وغيرها من التفاصيل قد تفيدك في تحديد النتائج بشكل أكثر واقعية وراحة لكل أعضاء فريقك.
النصيحة رقم ٣: الأدوات المناسبة للعمل عن بعد
أهم سبب في إنجاح أو فشل فريق العمل عن بعد هي الأدوات والتقنيات والبرامج التي يستخدمها الفريق ليكون أكثر إنتاجية ولتحسين أدائه، وتساعد مدراء الفرق في التعرف على مستويات الأداء، وجودة العمل، وغيرها من الفوائد الكثيرة التي توفرها هذه الأدوات لإدارة الفرق التي تعمل عن بعد.
إليك بعض الأدوات والتطبيقات التي لا غنى عنها لإدارة الفرق العاملة عن بعد:
- برامج الاجتماعات، والمحادثات المرئية: من أهم الأدوات التي لا غنى عنها خلال إدارة الفرق العاملة عن بعد هي برامج الاجتماعات، والمحادثات المرئية، ومن أهم هذه البرامج هو برنامج سلاك، ومايكروسوفت تيمز، وهي توفر لك العديد من الميزات من أهمها خدمة الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية، ومحادثات الفيديو، والتقويمات، وإمكانية إنشاء غرفة تضم كل أعضاء فريق العمل، للتشاور وتحديث المعلومات عن المشاريع، وغيرها من الميزات الرائعة لفرق العمل عن بعد. ويعتبر برنامج زووم وبرنامج جوجل ميت من أهم البرامج للاجتماعات المرئية اليومية أو الأسبوعية لفرق العمل عند بعد. أكد هذا المؤسس والرئيس التنفيذي لـ دروب بوكس – دور هيوستن – في برنامج بيج تك شو حيث قال “بعد ظهور الوباء كان من الواضح أن هناك الكثير من التحديات، ولكن كان هناك أيضا بعض الفوائد، مثل المرونة في أداء العمل من أي مكان، وقد تفاجئنا جميعا بالمستوى الذي يمكنك إنجاز المهام عليه عبر زووم، ودروب بوكس، والأدوات الأخرى.”
- برنامج تسجيل ساعات العمل: ومن الأدوات كذلك التي لا غنى عنها لمدراء فرق العمل عن بعد هو برنامج تسجيل ساعات العمل، ومن أهم هذه البرامج بالطبع هو برنامج جبِل الذي يسهل على مدراء فرق العمل عن بعد تسجيل ساعات عمل الموظفين عن بعد، وتسجيل دخولهم وخروجهم بتقنية التعرف على الوجه، وتحديد الموقع الجغرافي، ويوفر خاصية السياج الجغرافي، والتي ترسل إشعارا في حال خروج العامل عن الموقع المحدد له أثناء ساعات العمل، كما أن جبِل يقدم لك نظرة عامة عن أداء كل موظف بالرسوم البيانية لدراسة نمط العامل عن بعد، ويقدم لك تقارير تفصيلية، بالإضافة إلى أنه يمكنك من تصدير جداول الحضور إلى برامج الرواتب أو برامج المحاسبة لإعداد الرواتب أو فواتير الساعات المدفوعة.
- برامج إدارة المشاريع ومتابعة المهام: وبالإضافة إلى الأدوات المذكورة أعلاه، فإن الأدوات مثل منداي، وأسانا لإدارة المشاريع ومتابعة مهام سير العمل، وتوزيع المهام، وتحديد المواعيد النهائية لكل مجموعة. مقترنة بأدوات مشاركة المستندات مثل، دروب بوكس وجوجل درايف وهي أدوات تقدم خدم تخزين المستندات ومشاركتها.
النصيحة رقم ٤: التعليقات مهمة
من العوامل الهامة في التطور المهني هي التعليقات أو تقييمات مستوى العمل، فالتعليق على أداء الموظف يشمل الإطراء على ما هو حسن والتشجيع على تحسين الأداء عند تطلب ذلك. وتحقيق التوازن بين الاثنين أمر أساسي لتعزيز رفاهية الموظفين وضمان تحقيق أهداف الشركة. كما يج أن يكون التعليق المعطى مسموعا من باقي الأعضاء إن كان إيجابيا لتشجيعهم ودفعهم للعمل بنفس الحماس والإنتاجية، وفي حال أن لم يكن إيجابيا فيجب ألا يسمعه سوى العامل المعني بالأمر، و أن يكون مرفقا ببعض الكلمات التشجيعية لجعل الموظف يشعر بالحماس لتقديم أفضل ما لديه من أداء وإنتاجية في المستقبل.
النصيحة رقم ٥: المهارات الأساسية لمدراء العاملين عن بعد
قبل الحديث عن المهارات، دعنا نذكر بعض التحديات التي تترافق مع مهام مدير فرق العمل عن بعد، فمنها:
- عدم وجود تفاعل خلال المقابلة الشخصية: اعتاد الكثير من المديرين على الاجتماعات الشخصية مع فرق العمل وجها لوجه، وهنا أصبح التحدي هو تقبل الاجتماعات الافتراضية والتعود عليها.
- التواجد الدائم: قد تتطلب بعض الظروف أو المشاريع أن يكون المدير متواجدا ومتاحا لفريق العمل، ليتلقى الاتصالات عند الحاجة إليه والرجوع له فيما يتعلق ببعض المهام، وهذا قد يشكل تحديا نظرا لوجود أعضاء فرق العمل في مناطق متعددة بفروق توقيت مختلفة.
أما بالنسبة للمهارات الأساسية التي تمكن المدير من قيادة فرق العمل عن بعد بنجاح، فمنها:
- التواصل بفعالية: التواصل هو أمر رئيسي في كل بيئات العمل، ولكنه أمر هام عند العمل عن بعد.
- التفاهم: يجب أن يتفهم المدير المواقف التي قد تحدث مع فرق العمل عن بعد، لأن ذلك سيشعر الموظفين بأنه مع الفريق وليس فوقه وأنه يهتم بالتفاصيل.
- توزيع الأدوار والمسؤوليات: يجب أن يكون المدير واضحا ومحددا فيما يتعلق بتوزيع المهام والمسؤوليات، وألا يترك وظيفة أو مهمة بدون مسئول عنها أو يعطيها لأكثر من عضو من أعضاء الفريق.
- الأدوات والبرامج: يجب أن يوفر مدير الفرق كل البرامج المطلوبة لإتمام العمل، وكذلك الأدوات التي تساعده هو وفرق العمل عن بعد على التواصل وتبادل الملفات وغيرها من البرامج والأدوات التي تسهل سير العمل، وترفع من الكفاءة والإنتاجية.
النصيحة رقم ٦: مهام مدراء الفرق العاملة عن بعد
حان وقت معرفة أهم مهام مدير فرق العمل عن بعد، ودوره في رفع كفاءة فريقه وإنتاجيته، ومن هذه المهام:
- تحديث المعلومات: ليكون العمل متناسقا ويسير بسلاسة وتفاهم، يجب أن يعلم فريق العمل تحديثات المشاريع، والمهام، ومواعيد التسليم، وأي شيء آخر قد يكون له علاقة مباشرة بهم أو بمهام عملهم، ويتم إعلامهم هذا بالتواصل عن طريق برامج الاجتماعات، والبريد الإليكتروني، ومنصات إدارة المشروع.
- المتابعة اليومية: بالرغم من أنه قد يبدوا أمرا مبالغا فيه، إلا أن المتابعة المستمرة أمر هام ومثير للحيوية ضمن الفرق العاملة عن بعد. فهو يزيد من جودة العمل، ويؤدي لزيادة الإنتاجية، كما أنه يساعد المدراء في فهم تفاصيل المهام التي تعمل عليها فرقهم.
- اللقاءات الفردية: تعتبر اللقاءات مع الموظفين على انفراد طريقة للتعرف على تفاصيل العمل والمهام المسؤول عنها العامل عن بعد، كما أنها فرصة لبناء علاقة قوية مع فرق العمل ومساعدتهم في تحقيق أهدافهم المهنية، بالإضافة إلى كونها مناسبة للتعرف بشكل أعمق على مهارات العامل عن بعد ومدى استعداده للتطوير.
النصيحة رقم ٧: الاستعداد للتعامل مع المشاكل الفنية
بما أن إدارة فريق العمل عن بعد تعتمد على التكنولوجيا، فمن المحتمل مواجهة مشكلات فنية، مثل عدم استجابة الأجهزة، أو ظهور الفيروسات، أو مشكلات الصوت والصورة، وغيرها من المشاكل التي قد تسبب الإجهاد، وتعيق سير العمل مع فرق العمل عن بعد. لذلك يجب على مدير فرق العمل عن بعد الاستعداد الجيد لمثل هذه المشكلات، هنا بعض العوامل التي قد تساهم في حل التحديات الغير متوقعة من هذا النوع:
- التدريب: يجب تدريب فرق العمل عن بعد على أيادي متخصصي تكنولوجيا معلومات، ليكونوا أكثر إدراكا ووعيا بتهديدات الأمن والبيانات وطرق التعامل مع أي خطر محتمل، وطرق الحماية. والمعلومات المعرفية الأساسية لصيانة أجهزتهم عند حدوث مشكلة فنية بسيطة.
- الدعم الفني: يجب على مدير فرق العمل عن بعد توفير طريقة لدعم الفريق فنيا عند الحاجة، ومساعدتهم على حل المشكلات التي تواجههم.
- استخدام برامج التحكم عن بعد: يمكن لمدير فرق العمل عن بعد توفير متخصص تكنولوجيا معلومات يستطيع المساعدة في حل المشكلات عن طريق برامج التحكم عن بعد، ومن أكثر البرامج انتشارا تيم فيور، واني ديسك.
الختام
فإن تسيير فريق العمل عن بعد يشكل تحدي، كما يوفر فرصة للمدير. من خلال اتباع هذه النصائح الفعالة، يمكن للمدير تحقيق التوازن بين تشجيع فريقه وتحقيق أهداف المنشأة. يجب أن يتبنى المدير أساليب إدارية مبتكرة تعزز من التواصل الفعال وتعزز من التعاون بين أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون مرن في التعامل مع تحديات العمل عن بعد، ويعمل على توفير الدعم المستمر للموظفين. من خلال تطبيق هذه النصائح، يمكن لمدير فريق العمل عن بعد تحقيق نجاح مستدام وبناء بيئة عمل تشجع على التفاعل والإنتاجية.
