Pozwól, że zacznę ten przewodnik po zarządzaniu pracownikami od cytatu na przełamanie lodów:
„Nie trzeba nawet wspominać, że żadna firma, mała czy duża, nie może osiągnąć długoterminowego sukcesu bez energicznych pracowników, którzy wierzą w jej misję i rozumieją, jak ją osiągnąć” – Jack Welch, były dyrektor generalny i przewodniczący rady zarządczej General Electric
Jack Welch ma rację. Firma to ludzie, a słabe zarządzanie personelem jest jak zaniedbanie samego serca firmy. Oczywiście, strategie marketingowe, produkty i technologia są ważne, ale to stojący za nimi ludzie robią prawdziwą różnicę.
W tym artykule rozważymy, czym właściwie jest zarządzanie zasobami ludzkimi, w jaki sposób prawidłowe zarządzanie personelem może odmienić Twoją firmę oraz jakie strategie pomagają największym firmom wydobyć maksimum potencjału pracowników.
Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?
Zarządzanie personelem, nazywane także zarządzaniem zasobami ludzkimi lub WFM od angielskiego workforce management, to proces planowania, monitorowania i optymalizacji sposobu, w jaki ludzie pracują w organizacji.
Termin ten obejmuje takie kwestie jak planowanie zmian, sprawdzanie obecności, monitorowanie produktywności i pilnowanie przestrzegania przepisów prawa pracy i regulaminu firmy.
Zasadniczo celem jest upewnienie się, że właściwi ludzie znajdują się we właściwym miejscu we właściwym czasie, aby firma mogła działać płynnie i osiągać swoje cele.
Zdj.: Annie Spratt/Unsplash
Dlaczego zarządzanie pracownikami jest takie ważne?
Zarządzanie personelem odgrywa kluczową rolę, ponieważ pomaga firmom dopasować poziom zatrudnienia do rzeczywistych potrzeb.
Dzięki temu można ograniczyć zbędne koszty pracy wynikające z zatrudnienia niepotrzebnych pracowników, a także uniknąć braków kadrowych, które mogą prowadzić do utraty zysków i wzrostu niezadowolenia klientów.
Zarządzanie personelem pozwala też zapewnić zespołowi bardziej zrównoważone obciążenie pracą. To oznacza mniej wypalenia zawodowego oraz optymalne wykorzystanie czasu i umiejętności pracowników.
Niezależnie od tego, czy zespół liczy pięć, czy pięćset osób, nakład pracy związanej z nadzorowaniem grafików, czasu pracy, obecności i zadań może szybko rozrosnąć się do niebotycznych rozmiarów.
Jednak przy właściwym zarządzaniu zasobami ludzkimi operacje przebiegają płynnie, produktywność rośnie, a pracownicy czują się docenieni i wspierani. A na tym z pewnością skorzysta każda organizacja.
Kluczowe elementy zarządzania personelem
Na czym właściwie polega zarządzanie zasobami ludzkimi?
Czy chodzi tylko o tworzenie harmonogramów pracy? Przydzielanie projektów zespołowi? Kierowanie ludźmi?
Niezupełnie.
Zarządzanie pracownikami obejmuje wiele kwestii, w tym prognozowanie i planowanie, tworzenie harmonogramów, ewidencja czasu i obecności, zarządzanie urlopami, zarządzanie wydajnością i zarządzanie zgodnością.
Spróbujmy przyjrzeć się każdemu z nich:
|
Prognozowanie i planowanie polega na patrzeniu w przyszłość i przewidywaniu, ilu pracowników będzie potrzebnych w danym momencie. Rozumiejąc okresy wzmożonego ruchu, sezonowe skoki lub spowolnienia, firmy mogą planować poziomy zatrudnienia, aby zaspokoić popyt bez nadmiernych wydatków na siłę roboczą. |
|
Harmonogram pozwala na realizację planu poprzez przypisanie właściwych osób do odpowiednich zmian. Dobre planowanie równoważy potrzeby biznesowe z preferencjami pracowników, pomagając obniżyć koszty przy jednoczesnym utrzymaniu zadowolenia i motywacji personelu. |
|
Ewidencja obecności i czasu pracy zapewnia dokładność w rejestrowaniu przepracowanych godzin. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom firmy mogą z łatwością rejestrować początek i koniec pracy, przerwy oraz nadgodziny. To z kolei sprawia, że lista płac jest dokładniejsza i bardziej przejrzysta zarówno dla menedżerów, jak i pracowników. |
|
Zarządzanie nieobecnościami i urlopami pomaga utrzymać stabilność operacji nawet podczas świąt, sezonu urlopowego lub grypowego. Dzięki odpowiedniej ewidencji menedżerowie mogą zagwarantować odpowiednią liczebność załogi, unikając braków kadrowych. |
|
Zarządzanie wydajnością koncentruje się na zrozumieniu, jak dobrze pracują pracownicy. Monitorowanie produktywności i wyników daje menedżerom możliwość nagradzania najlepszych pracowników, oferowania szkoleń tam, gdzie są one potrzebne i upewniania się, że wszyscy wnoszą efektywny wkład. |
|
Zarządzanie zgodnością ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w branżach, w których obowiązują surowe przepisy prawa pracy. Daje pewność, że harmonogramy, godziny pracy i wynagrodzenie spełniają wymogi prawne, co chroni firmy przed kosztownymi karami i pomaga pracownikom czuć się sprawiedliwie traktowanymi. |
Jak największe firmy świata zarządzają swoimi pracownikami?
„Jeśli tworzysz firmę, musisz zatrudnić w niej wspaniałych ludzi. W końcu firma to nic innego, jak grupa osób, które zebrały się, by stworzyć produkt lub usługę” – Elon Musk
Najlepsze firmy rozumieją, że to pracownicy są ich największym atutem, dlatego poważnie podchodzą do zarządzania personelem. Zamiast po prostu obsadzać zmiany, koncentrują się na tworzeniu systemów, które równoważą wydajność i dobre samopoczucie pracowników. A oto jak możesz to zrobić tak jak oni:
1. Planuj zarządzanie personelem na podstawie twardych danych
Bez odpowiednich danych zarządzanie pracownikami odbywa się w zasadzie po omacku.
Najlepsze firmy polegają na danych, aby podejmować mądre decyzje kadrowe. Przyjrzyj się trendom sprzedaży firmy i zapotrzebowaniu klientów, aby zidentyfikować ruchliwe dni i godziny szczytu. Pochyl się również nad dostępnością pracowników, sprawdź, kto może pracować rano, wieczorem, w weekendy lub święta.
W ten sposób uda Ci się stworzyć harmonogram, który zaspokoi potrzeby firmy i będzie odpowiadał wszystkim zainteresowanym.
Pomocne jest wizualne przedstawienie wszystkich tych informacji, na przykład w kalendarzu lub narzędziu do planowania.
Poświęcenie czasu na analizę danych i zbudowanie dobrego grafiku zwraca się z nawiązka. Zapewnia, że każda zmiana jest odpowiednio obsadzona, zapobiega zatrudnianiu niepotrzebnych pracowników i nawarstwianiu się kosztów, a do tego przeciwdziała niedoborom personelu, które mogą prowadzić do zestresowanych pracowników i niezadowolonych klientów.
2. Rozważ elastyczną organizację pracy
Firmy takie jak Microsoft, Apple i Google przyjęły już elastyczną organizację pracy.
Choć nie jest to rozwiązanie dla każdego, zaoferowanie pracownikom opcji pracy zdalnej daje im większą kontrolę nad zarządzaniem własnym czasem i energią. Nie tylko poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ale także pomaga pracownikom zachować większą produktywność i zaangażowanie.
Oferowanie elastycznej organizacji pracy pokazuje, że firma ufa swoim pracownikom, co z kolei buduje lojalność i zmniejsza rotację. Otwiera również drzwi do szerszej puli talentów, ponieważ lokalizacja nie jest już barierą w zatrudnianiu najlepszych kandydatów.
Ponadto w wielu przypadkach elastyczne opcje pracy zmniejszają koszty ogólne i wspierają zrównoważony rozwój poprzez ograniczenie dojazdów do pracy.
Przeczytaj, jak przeszliśmy z firmy stacjonarnej na w 100% zdalną.
3. Wykorzystaj narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi
Technologia odgrywa kluczową rolę w nowoczesnym zarządzaniu pracownikami. A jeśli jeszcze z niej nie korzystasz, przepuszczasz przez palce ogromny potencjał.
Przykładowo, aplikacje do ewidencji czasu pracy, takie jak Jibble, automatycznie rejestrują, kiedy pracownicy rozpoczynają i kończą pracę, eliminując ręczne karty czasu pracy. Pozwalają nie tylko zaoszczędzić godziny pracy administracyjnej, ale także zapewniają dokładność listy płac.
Istnieją również narzędzia, które mogą monitorować urlopy i wydajność, umożliwiając menedżerom szybsze podejmowanie mądrzejszych decyzji. Upraszczają one przestrzeganie przepisów prawa pracy i zapewniają wgląd, który pomaga zoptymalizować produktywność w całej organizacji.
Oprócz monitorowania, systemy zarządzania personelem mogą prognozować potrzeby kadrowe, automatyzować planowanie, a nawet identyfikować trendy obciążenia pracą, pomagając zdusić problemy w zarodku.
Wszystkie te narzędzia oferują przewagę w postaci bardziej strategicznego zarządzania personelem, więc gorąco zachęcam do ich wypróbowania.
Gotowy na zupełnie nowy poziom zarządzania pracownikami?
U podstaw zarządzania zasobami ludzkimi leży takie skalibrowanie kadr i procesów, aby firmy mogły się rozwijać. Dobrze prowadzony proces nie tylko obniża koszty czy zapobiega chaosowi w harmonogramie, ale także tworzy zdrowszy, bardziej zmotywowany zespół, który jest przygotowany do osiągania rzeczywistych wyników.
Dzięki planowaniu opartemu na danych, elastycznym modelom pracy i odpowiednim narzędziom, każda organizacja może zacząć wykorzystywać pełen potencjał swoich pracowników i zbudować podstawy dla zrównoważonego wzrostu. Mam nadzieję, że te wskazówki okażą się dla Ciebie tak przydatne, jak dla mnie i mojego zespołu. Powodzenia!
Powiązane artykuły:
Jak programy oparte na AI kształtują nowoczesne miejsca pracy
6 eksperckich wskazówek o zarządzaniu czasem dla freelancerów
Jak poradzić sobie z częstymi nieobecnościami pracowników
