ワークフォース・マネジメントとは？

このワークフォース・マネジメントガイドは、まずは一つの引用から始めましょう。ちょっとしたアイスブレイクです。

「言うまでもなく、規模の大小を問わず、どの企業も、使命を信じ、その達成方法を理解している意欲的な従業員なしに、長期的に勝ち続けることはできません。」— ゼネラル・エレクトリック元CEO／会長ジャック・ウェルチ

ジャック・ウェルチ氏の言うとおりです。企業とは人材そのものであり、それを適切にマネジメントできなければ、事業を支える心臓を放置するのと同じです。もちろん、マーケティング戦略や製品、テクノロジーは重要ですが、本当の違いを生むのはそれらを支える人です。

この記事では、ワークフォース・マネジメントとは実際に何か、正しく実施するとビジネスをどのように変えられるのか、そしてトップ企業がチームの潜在力を最大限に引き出すために用いている戦略を解説します。

ワークフォース・マネジメントの定義

ワークフォース・マネジメント（WFM）とは、組織における人の働き方を計画し、追跡し、最適化するプロセスです。シフト作成、勤怠管理、生産性のモニタリング、労働法規や社内ポリシーの遵守確認などが含まれます。

目的は要するに、適切な人材を、適切な場所に、適切なタイミングで配置することで、事業を円滑に運営し、目標を達成できるようにすることです。

ワークフォース・マネジメントが重要な理由とは？

ワークフォース・マネジメントが重要なのは、実際に必要な人員に合わせて配置を調整できるからです。

これにより、過剰配置による不要な人件費を削減できるだけでなく、人手不足によって販売機会の損失や顧客不満につながる事態も防げます。

また、ワークフォース・マネジメントによって業務量をよりバランスよく配分できます。結果として燃え尽きの防止につながり、従業員の時間とスキルを最適に活用できるようになります。

5人規模でも500人規模でも、スケジュール、労働時間、出退勤、タスクを把握するのは、すぐに複雑になります。しかし、ワークフォースが適切に管理されていれば、オペレーションは円滑に回り、生産性は向上し、従業員は大切にされ支えられていると感じられます。どの組織にとっても総合的にプラスです。

ワークフォース・マネジメントの主要要素

では、ワークフォース・マネジメントには具体的に何が含まれるのでしょうか？

単に勤務スケジュールを作ること？チームにプロジェクトを割り当てること？人に指示を出すこと？

それだけではありません。

ワークフォース・マネジメントは、需要予測と計画、シフト管理、勤怠の記録、休暇管理、パフォーマンス管理、コンプライアンス管理など、多岐にわたります。

それぞれを見ていきましょう。

需要予測と計画	需要予測と計画とは、先を見越して、特定の時点で何人の従業員が必要になるかを予測することです。繁忙期、季節的なピーク、閑散期を把握することで、需要に応えつつ人件費をかけすぎない人員計画を立てられます。
スケジューリング	スケジューリングは、その計画を実行に移し、適切な人を適切なシフトに割り当てます。優れたスケジューリングは、事業上の要件と従業員の希望のバランスを取り、コスト削減とスタッフの満足・モチベーション維持の両立に役立ちます。
勤怠の記録	勤怠の記録は、労働時間の記録の正確性を確保します。最新のタイムトラッキングソリューションを使えば、出退勤打刻、休憩、残業を簡単に記録できます。これにより給与計算がより正確になり、管理者と従業員の双方にとって透明性も高まります。
休暇管理	欠勤および休暇管理は、スタッフが休暇、病欠、休みを取る場合でも、業務を安定して継続するのに役立ちます。これを適切に記録することで、管理者は業務の穴を埋め、直前の欠員発生を防げます。
パフォーマンス管理	パフォーマンス管理は、従業員がどれだけ適切に働けているかを把握することに重点を置きます。生産性や成果を追跡することで、管理者は優秀な人材を評価・報酬で報いることができ、必要に応じて研修を提供し、全員が効果的に貢献できる状態を整えられます。
コンプライアンス管理	コンプライアンス管理は、特に労働法規が厳格な業界では極めて重要です。勤務表、労働時間、賃金が法的要件を満たすことを確認し、高額な罰則から企業を守ると同時に、従業員が公正に扱われていると感じられる環境をつくります。

トップ企業はどのようにワークフォースを管理しているのでしょうか？

「会社をつくるなら、優れた人材を集める必要があります。つまり会社とは、製品やサービスをつくるために集まった人々の集まりにすぎません。」— イーロン・マスク

トップ企業は、人材こそ最大の資産だと理解しているため、ワークフォース・マネジメントを重視しています。単にシフトを埋めるのではなく、効率と従業員のウェルビーイングの両方を両立させる仕組みづくりに注力します。では、同じように実践する方法を見ていきましょう。

1. データに基づくワークフォース計画を活用する

適切なデータがなければ、ほぼ手探りでワークフォースを管理しているようなものです。

トップ企業は、データに基づいて賢明な人員配置の意思決定を行います。自社の売上動向と顧客需要を分析し、繁忙日やピーク時間帯を特定しましょう。また、朝、夜、週末、休日に勤務可能なスタッフも確認します。

こうして、需要を満たしつつ、全員にとって無理のないスケジュールを作成できます。

カレンダーやスケジューリングツールなどを使って、これらの情報を可視化すると効果的です。

データに基づく計画に時間を投資する価値は十分にあります。各シフトに必要な人数を確保でき、コストを押し上げる過剰配置を防げるうえ、従業員の負担増や顧客不満につながる人手不足も回避できます。

2. 柔軟な働き方を検討する

Microsoft、Apple、Googleのような企業は、柔軟な働き方を取り入れています。

全ての人に適しているとは限りませんが、リモートワークの選択肢を提供することで、従業員は時間やエネルギーの管理をより自分でコントロールできるようになります。これはワークライフバランスの改善だけでなく、生産性やエンゲージメントの向上にもつながります。

柔軟な働き方の提供は、企業が人を信頼していることの表れであり、その結果として忠誠心が高まり、離職率の低下につながります。また、場所が採用の制約にならないため、より広い人材層にもアクセスできます。多くの場合、通勤が減ることで間接費が抑えられ、サステナビリティの面でも効果があります。

3. ワークフォース・マネジメントのツールを活用する

現代のワークフォース・マネジメントでは、テクノロジーが中心的な役割を担います。もしまだテクノロジーを活用していないなら、多くの可能性を逃していることになります。

例えば、Jibbleのようなタイムトラッキングアプリは、従業員の始業・終業を自動で記録し、手作業のタイムシートを不要にします。これにより、管理業務の時間を節約できるだけでなく、給与計算の正確性も確保されます。

休暇やパフォーマンスを確認できるツールもあり、管理者はより賢い判断をより迅速に行えるようになります。労働法規への対応を簡素化し、組織全体の生産性最適化に役立つインサイトも得られます。

トラッキングだけでなく、ワークフォース・マネジメントシステムは人員需要を予測し、シフト作成を自動化し、問題になる前に業務負荷の傾向を把握することさえ可能です。

これらのツールは、より戦略的なワークフォース・マネジメントという利点をもたらします。ぜひ試してみることを強くおすすめします。

ワークフォース・マネジメントを次のレベルへ進めませんか？

ワークフォース・マネジメントの本質は、人とプロセスを整合させて、企業が成長できる状態をつくることです。適切に実施すれば、コスト削減やスケジュールの混乱防止にとどまらず、より健全で意欲の高いチームをつくり、確かな成果を生み出せるようになります。

データに基づく計画、柔軟な働き方、そして適切なツールを取り入れることで、どの組織でもワークフォースの潜在力を最大限に引き出し、持続的成長の基盤を築けます。私と私のチームにとって役立ったように、これらのヒントが皆さんにも役立つことを願っています。それでは！

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