代理打刻とは、ある従業員が同僚の代わりに出勤・退勤の打刻を行うことを意味します。遅刻、早退、または仕事をサボるすために行われることが多く、巧妙な時間の窃盗行為です。これにより、タイムシートが不正確になり、給与計算コストが膨らみ、職場の生産性と信頼が徐々に損なわれていきます。
アメリカ・ペイロール協会（APA）の推計によると、企業の75%以上が代理打刻によって損失を被っています。
これは多くの人が思っている以上に深刻な問題です。では、代理打刻は一体どのようにして起こるのでしょうか？そして、どうすれば完全に防止できるのでしょうか？
さっそく見ていきましょう。
画像出典：fauxels from Pexels.com
代理打刻は違法ですか？
はい。代理打刻は勤務時間の窃盗、または、給与を実際よりも多く支払わせる詐欺と見なされる可能性があり、違法行為に該当する場合があります。
日本の法律では、勤怠の改ざんや虚偽申告は刑法の第246条にある詐欺罪に抵触する可能性があります。「人を欺いて財物を交付させた者は、10年以下の懲役」とあるように、有罪となれば懲役が科されることもあります。また、私文書偽造罪（刑法第159条）や偽造私文書行使罪（刑法第161条）に当たるケースもあり、5年以下の懲役が科される場合もあり得ます。
代理打刻はどのようにして起こるのか？
代理打刻は、最初は「無害な」好意から始まることが多く、ある従業員が遅刻したり、早退したり、欠勤したりする同僚の代わりに打刻を行います。ICカード、PINコード、パスワードの共有によって行われることがあり、古い時間記録システムでは特に起こりやすくなります。一度始まると、企業にとって高コストな習慣となる可能性があります。
代理打刻を見抜くのは簡単ではありませんが、兆候があります。
- 数名の従業員が常に一緒に出退勤の打刻をしている
- 同じ従業員によるタイムカードの編集が頻繁に行われている
- 異なる従業員の出退勤記録がまったく同じである
代理打刻を完全に防止する効果的な方法とは？
職場で代理打刻を効果的に防止するために、以下のような実証済みの方法があります。
1. 不正打刻の明確な方針を策定する
代理打刻とは何か、なぜ禁止されているのか、そして違反した場合の処罰について明確に定義します。すべての従業員が初日からこのルールを理解できるようにしましょう。入社研修時に説明し、従業員ハンドブックに記載し、同意書への署名を求めることができます。
2. 定期的な監査を実施する
複数の従業員が同じ端末から打刻している、タイムスタンプが一致している、タイムカードの編集が頻繁に行われているなど、不審な活動を検出するために、定期的に時間記録を確認します。定期的なチェックは、勤怠が厳しく監視されていることを従業員に示し、不正行為の抑止につながります。
3. セキュリティ機能付きの時間記録ソフトを使用する
手書きのタイムシートや従来の打刻機は不正操作が容易です。そのため、より高度な時間記録システムへの移行が有効です。どんな時間記録ソフトでもよいわけではなく、代理打刻を効果的に防止できるセキュリティ機能を備えたものを選びましょう。
以下のような機能が有効です。
- 顔認証 – 顔認証機能付きの時間記録システムは、顔スキャンによって従業員の本人確認を行い、予定されている本人のみが打刻できるようにします。これにより、同僚による代理打刻の可能性が取り除かれます。
- GPS追跡 – GPS追跡機能により、打刻の正確な位置情報を記録できます。これにより、職場外や離れた場所からの不正な打刻を防ぎ、従業員が実際に現場にいるときのみ出退勤が記録されるようになります。
- 指紋認証 – 指紋という固有の生体情報を用いて本人確認を行います。指紋は他人と共有したり偽造したりすることが難しく、代理打刻を防止する最も安全な方法のひとつです。
代理打刻を完全に防止する準備はできていますか？
代理打刻は、同僚間のちょっとした親切に見えるかもしれませんが、企業にとっては深刻な問題につながります。適切なツール、ポリシー、そして明確なコミュニケーションがあれば、完全に防止することが可能だということは良いニュースです。時間記録を公平かつ正確、そして透明にすることで、すべての人にとってメリットがあり、職場の運営もより円滑になります。このガイドが、代理打刻の問題を根本から解決するための有益で実践的なヒントとなれば幸いです。
