いいえ。勤務時間の記録が有効な場面や組織もあれば、そうでない場合もあります。
実際、Jibbleでは、時間給で働くチームなど、一部のチームについては勤務時間や業務内容を記録していますが、それ以外のチームでは行っていません。実のところ、スタッフの多くに対して私たちが重視しているのは、勤務時間よりもパフォーマンスや成果の管理です。
大切なのは、なぜ時間を記録する必要があるのかを明確にし、それをどう実施するかを考えることです。
一般的に、レストランや病院、建設現場などのように現場にいる必要があるスタッフにとっては、出勤状況を記録することは非常に理にかなっています。なぜなら、スタッフがその場にいなければ仕事ができないからです。
ここでは、主な勤怠システムをいくつかご紹介します：
- 記録はせず、スタッフがその場にいるかどうかだけで管理する方法
- この方法は、非常に小規模なチームに適しています。
- 紙とペンによる記録
- これも、勤務時間の記録が必要な小規模チームでは有効な場合がありますが、不正のリスクがあるのも事実です。
- カード式タイムレコーダー
- システム化されていますが、不正が起きやすく、カードからデータを取り出すのにも手間がかかります。バックアップが取れない点や、ミスが発生しやすいです。それでも、チームの見える化ができている小規模な組織であれば、うまく運用できるケースもあります。
- 電子式（クラウド非対応）の打刻機
- 通常、導入コストが高く、すぐに時代遅れになりやすい上に、データはリアルタイムで利用できず、バックアップもされません。
- クラウドベースの勤怠ソフト
- はい、私たちはこの製品を提供していますが、他のシステムが抱えるあらゆる課題を解決できるため、今後の主流となると考えています。だからこそ、これほどまでに広く普及しているのです。
はい、ほとんどの勤怠システムはタイムシートの作成に対応しており、複数の形式で出力できるのが一般的です。
時間記録ソフトは、その名のとおり「時間を記録する」ことを行うソフトの総称です。
重要なのは、それがデスクワークの従業員にも、現場勤務の従業員にも使えるという点です。
勤怠ソフトは、時間記録の一部であり、勤怠という言葉からも、現場勤務の従業員向けであることがうかがえます。
なりすまし打刻とは、ある従業員が他の従業員に対して、自身の出勤や退勤の打刻を依頼する行為を指します。これは不正行為であるだけでなく、実際には勤務していないにもかかわらず報酬を得ている同僚の姿を目の当たりにすることで、周囲の従業員の士気を低下させる要因にもなります。
だからこそ、生体情報を用いた出退勤記録、つまり指紋認証や顔認証、あるいは音声認証（まだ実用化されていません）といった手法があります。これらを、所定の場所に設置された出退勤システムや、スマートフォン・タブレットのGPS機能と組み合わせることで、特定の時間に誰が・どこにいたかを正確に記録することが可能になります。
一部のシステムでは、RFIDカードによる出退勤やNFCカードによる出退勤が行われていますが、もちろんカードを使うシステムはなりすまし打刻が起きやすいという欠点があります。監視カメラが設置されているような、見通しの良い場所では、この方法が有効に機能する可能性があります。他のソフトの中には、カードの代わりに携帯電話を用いるものもあります。携帯電話も同僚に渡すことは可能ではありますが、自身の端末が使用できなくなるため、実際には躊躇するケースも多いと考えられます。Jibbleでは、端末ロック機能を備えており、これにより本人の特定の端末以外では打刻ができないようになっています。
雇用主は、契約書に明確に記載されていない限り、従業員に自分のスマホでアプリを使用させることを強制することはできません。
とはいえ、実際には、良好な関係を築くために、雇用主と従業員の間である程度の理解や協力が必要になります。そのため、雇用主からお願いされた場合に、従業員が自身のスマートフォンで応答したり、時間を記録することは、一般的に妥当な対応と考えられることが多いです。
完全無料のサービスは限られていますが、その多くは有料オプションへのアップグレードによって収益を得ています。
コミュニケーションをしっかり取ること、そして期待値を明確にすることは非常に重要です。勤怠の記録は、単なる管理業務にとどまらず、従業員が自身の働いた時間に対して正当な報酬を受け取るためにも役立ちます。この点をしっかり伝えることが、非常に大切なポイントです。
実際、ほとんどの勤怠ソリューションは同じ課題、つまり勤怠を記録することを解決しようとしています。しかし、それぞれのシステムには独自の強みや価格設定、打刻方法があり、そしておそらく最も重要なのは、その運用レベルに差があるという点です。たとえば、従業員が打刻しづらいような勤怠ソフトは、結果的に問題を解決するどころか、むしろ多くの新たな問題を引き起こすことになりかねません。
また、出退勤トラッカーの導入にあたっては、「購入」ではなく「投資」と捉えることが重要です。というのも、システムは時間とともに変化し、一度導入すると乗り換えが難しいためです。そのため、システムが継続的に改善されているか、サポート体制が迅速かどうかを事前に確認することが大切です。
従業員の出退勤を記録することは、世界のどの地域においても違法ではありません。
むしろ多くの先進国では、過重労働の防止や残業代の適正な支払いなど労働者の保護を目的として、何らかの形でタイムトラッキングが法的に義務付けられています。ただし、そうした法制度の認知が十分でないため、実際の運用が追いついていないケースも少なくありません。
アメリカにおける時間記録の法的側面については、当社のタイムトラッキングに関する法的ガイドをご覧ください。
はい。休暇の記録と勤怠管理は切り離せない関係にあるからです。
こちらで、タイムトラッキングに関して、聞きにくかった疑問をお答えしています。
Jibbleによるタイムトラッキングについてさらに詳しく知りたい方は、Jibble公式ウェブサイトをご覧ください。機能や導入によるメリット、ワークフローをどのように効率化できるかといった内容を、包括的にご紹介しています。