È lunedì mattina. Hai un caffè in mano, la tua casella di posta è piena di e-mail non lette, le notifiche di Slack continuano ad apparire e il telefono vibra per i messaggi. Stai passando da una chiamata Zoom alla stesura di un report e cerchi di ricordare cosa ti ha chiesto quel collega venerdì scorso. Ti suona familiare?
Viviamo in un mondo che celebra il multitasking. Lo indossiamo come un distintivo d’onore, la prova che siamo impegnati, che lavoriamo sodo, che portiamo a termine le cose. Ma se ti dicessi che il multitasking, invece di aumentare la tua produttività, la sta in realtà riducendo? E se proprio ciò su cui fai affidamento per andare avanti fosse ciò che ti sta bloccando?
Nella cultura odierna, iperconnessa e sempre attiva, il multitasking sembra una necessità. Ma sotto la superficie, credo che sia una trappola. Un killer della produttività mascherato da efficienza. E probabilmente ti costa più di quanto pensi.
Analizziamo perché il multitasking non è il superpotere che credi e cosa fare invece.
Questo Articolo Comprende:
- Cos’è Davvero il Multitasking?
- La Scienza alla Base del Multitasking e della Produttività
- Il Mito del Fare Tutto
- Multitasking sul Lavoro: I Costi Nascosti
- L’Effetto del Residuo di Attenzione
- Perché il Multitasking Fa Sentire Bene (Ma Non Ti Fa Bene)
- Multitasking e Stress: Una Combinazione Tossica
- Il Multitasking Funziona per Qualcuno?
- Single-Tasking: L’Arma Segreta Sottovalutata
- Strategie per Smettere con il Multitasking e Rimanere Concentrati
- Il Ruolo dell’Ambiente nel Ridurre il Multitasking
- Multitasking nella Vita Personale: Danneggia le Relazioni?
- Traccia il Tempo per Avere Più Consapevolezza
- Quando il Multitasking Ha Senso
- Riflessioni Finali: Ridefinire la Produttività
Cos'è Davvero il Multitasking?
Prima di poter eliminare il multitasking, chiariamo cosa si intende esattamente con questo termine. La maggior parte di noi pensa che il multitasking consista nel fare più cose contemporaneamente. Rispondere alle e-mail mentre si partecipa a una riunione. Scrivere una relazione mentre si inviano messaggi. Preparare la cena mentre si aiutano i bambini a fare i compiti.
Ma il punto è questo: il tuo cervello non sta realmente facendo più cose contemporaneamente. Quello che fa in realtà è passare rapidamente da un’attività all’altra. E ogni passaggio ha un costo cognitivo.
Il vero multitasking, come camminare e masticare una gomma, funziona solo quando le attività coinvolgono parti diverse del cervello e non competono per le stesse risorse mentali. Ma quando entrambe le attività richiedono attenzione, capacità di problem solving o memoria, il cervello deve passare da una all’altra, dividendo la sua attenzione e rallentando tutto.
Pensa alla tua attenzione come a un riflettore. Certo, puoi spostarlo rapidamente da una cosa all’altra. Ma non puoi puntarlo contemporaneamente su due obiettivi distinti. E ogni volta che lo sposti, c’è un intervallo di tempo necessario al tuo cervello per riadattarsi. Questi intervalli si sommano.
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La Scienza alla Base del Multitasking e della Produttività
Uno studio condotto da Patrick P. Weis e Wilfried Kunde nel 2024, pubblicato su Scientific Reports, ha confermato che il passaggio da un’attività all’altra comporta costi cognitivi misurabili, riducendo l’efficienza e aumentando gli errori. Hanno scoperto che anche brevi cambiamenti di attività compromettono la concentrazione e rallentano le prestazioni.
Lo studio evidenzia che il nostro cervello non è in grado di gestire contemporaneamente più compiti che richiedono attenzione. Ridurre al minimo il passaggio da un’attività all’altra è fondamentale per migliorare la produttività e mantenere la lucidità mentale.
In altre parole, più si fa multitasking, peggio si diventa. È come allenare il cervello a distrarsi.
Immagina di provare a scrivere un’e-mail articolata mentre salti da una conversazione su Slack all’altra e scorri Instagram. Non solo ci impiegherai più tempo, ma la qualità del tuo testo ne risentirà. Ti sfuggiranno dei dettagli, trascurerai degli errori e probabilmente dimenticherai metà di ciò che volevi dire.
Il Mito del Fare Tutto
Allora perché continuiamo a farlo? Se il multitasking ci rende più lenti, più stupidi e più inclini agli errori, perché è così difficile smettere?
In parte è una questione culturale. Viviamo in un mondo ossessionato dalla velocità, dall’ottimizzazione e dalla frenesia. Da qualche parte lungo il percorso, essere impegnati è stato confuso con essere produttivi. E il multitasking dà la sensazione di essere impegnati. Ci sembra di lavorare di più, di fare di più, di destreggiarci tra mille cose.
Ci è stata anche venduta l’idea che il multitasking sia un’abilità, qualcosa che dovremmo aspirare a padroneggiare. Gli annunci di lavoro lo indicano addirittura come requisito: “Deve essere in grado di svolgere più compiti contemporaneamente in un ambiente frenetico”. Ma se questa fosse una ricetta per il burnout, anziché per il successo?
Ecco la scomoda verità: il multitasking è spesso un pretesto per distrarsi. Ci dà una falsa sensazione di progresso mentre ci tiene bloccati nella ruota del criceto di un lavoro superficiale. Reagiamo, non creiamo. Rispondiamo, non elaboriamo strategie. Spuntiamo caselle, non facciamo avanzare le cose.
Non c’è da stupirsi che così tante persone finiscano la giornata sentendosi svuotate, ma chiedendosi cosa abbiano effettivamente realizzato.
Multitasking sul Lavoro: I Costi Nascosti
Soffermiamoci sul posto di lavoro. La produttività del multitasking è uno dei più grandi miti diffusi negli ambienti professionali. Uffici open space, notifiche infinite e riunioni senza sosta incoraggiano tutti a un continuo cambio di contesto.
Ma il costo è elevato. Ogni interruzione, ogni passaggio da una scheda all’altra o da un’applicazione all’altra, interrompe la concentrazione.
Uno studio condotto dalla Professoressa Gloria Mark nel 2008 presso l’Università della California ha rilevato che occorrono in media 23 minuti e 15 secondi per ritrovare la concentrazione dopo un’interruzione. Ciò significa che ogni distrazione sottrae tempo prezioso e attenzione al lavoro significativo. Moltiplicando questo dato per le numerose interruzioni che si verificano ogni giorno, la perdita di produttività aumenta notevolmente. Ridurre al minimo le distrazioni è fondamentale per proteggere il lavoro profondo e concentrato.
Pensaci la prossima volta che ti ritrovi a destreggiarti tra le e-mail mentre lavori alla proposta per un cliente. Il multitasking non solo ti rallenta, ma peggiora anche il tuo rendimento lavorativo.
Inoltre provoca affaticamento emotivo. Il cervello non è stato progettato per passare continuamente da un’attività all’altra. Nel tempo, questo carico mentale porta a stress, irritabilità e burnout. Potresti pensare di stare reggendo il ritmo, ma sotto la superficie stai silenziosamente esaurendo le tue riserve cognitive.
Alla fine, la produttività del multitasking è una contraddizione. Più cerchi di fare diverse cose contemporaneamente, meno diventi efficace.
L’Effetto del Residuo di Attenzione
Hai mai notato quanto sia difficile immergersi completamente in un’attività subito dopo averne terminata un’altra? Quella sensazione di appesantimento mentale, come se fossi ancora con la mente a metà dell’ultima conversazione o dell’ultimo progetto, è chiamato residuo di attenzione.
Il residuo di attenzione si verifica ogni volta che si passa da un’attività all’altra. Una piccola parte della concentrazione rimane fissata su ciò che si stava facendo, anche quando si cerca di iniziare qualcosa di nuovo. È come se la scheda del cervello non fosse stata chiusa completamente. Questa attenzione residua rende più difficile concentrarsi, rallenta il pensiero e compromette la qualità del lavoro.
Uno studio condotto da Sophie Leroy e Theresa M. Glomb nel 2018, pubblicato su Organization Science, ha scoperto che i residui di attenzione riducono le prestazioni nei compiti successivi fino al 25%.
Hanno scoperto che quando le persone passano da un’attività all’altra senza staccarsi completamente dalla prima, la concentrazione residua compromette il nuovo lavoro. La loro ricerca evidenzia come il passaggio da un’attività all’altra riduca l’attenzione e diminuisca l’efficacia.
Più spesso cambi, più la tua concentrazione viene dispersa.
Foto di Andrew Neel su Unsplash
Perché il Multitasking Fa Sentire Bene (Ma Non Ti Fa Bene)
La risposta sta nella chimica del nostro cervello. Ogni volta che controlli una nuova notifica, passi a un’altra attività o rispondi a un messaggio, il tuo cervello rilascia una piccola dose di dopamina.
La dopamina è la sostanza chimica del benessere che premia la novità. È lo stesso motivo per cui non riusciamo a smettere di scorrere Instagram o aggiornare la nostra casella di posta elettronica. Il nostro cervello è programmato per cercare cose nuove e brillanti. Il multitasking è eccitante perché ci fornisce continue piccole dosi di novità e gratificazione.
Ma anche se sul momento ci dà soddisfazione, in realtà ci allontana da un lavoro più profondo e significativo. Come mangiare caramelle tutto il giorno invece di consumare un pasto vero e proprio, il multitasking fornisce calorie vuote al cervello. Si rimane occupati ma distratti, attivi ma improduttivi.
Questo crea un circolo vizioso. Più facciamo multitasking, più diventiamo dipendenti dall’euforia momentanea. E più diventa difficile tollerare lunghi periodi di lavoro tranquillo e concentrato. La nostra capacità di attenzione si riduce e il lavoro approfondito diventa sempre più difficile.
Multitasking e Stress: Una Combinazione Tossica
Oltre a renderti meno produttivo, il multitasking aumenta anche i tuoi livelli di stress.
Perché? Perché il tuo cervello deve lavorare più del dovuto ogni volta che cambia marcia. Immagina di guidare un’auto che continua a passare dalla prima alla quinta marcia. Alla fine, il motore si consuma. Il tuo cervello funziona allo stesso modo. Il continuo cambio di marcia esaurisce le tue risorse mentali, lasciandoti esausto e sopraffatto.
Questo non solo ti fa sentire peggio durante la giornata lavorativa, ma lo stress cronico causato dal multitasking può influire sul sonno, sul sistema immunitario e sul benessere emotivo. Non è solo la tua produttività a risentirne, ma anche la tua salute.
Il multitasking crea un falso senso di urgenza. Ti senti di fretta, in ritardo e sotto pressione per stare al passo con tutto. Ma in realtà sei tu a imporre un ritmo caotico cercando di fare troppe cose contemporaneamente. Rallentare per concentrarsi su una cosa alla volta non è pigrizia. È un modo più intelligente e salutare di lavorare.
Il Multitasking Funziona per Qualcuno?
Forse ti starai chiedendo: ma non ci sono persone che sono naturalmente portate per il multitasking?
Uno studio condotto da Jason M. Watson e David L. Strayer nel 2010, pubblicato su Psychonomic Bulletin & Review, ha identificato un raro gruppo di individui denominati “supertaskers”, che costituiscono solo il 2,5% dei partecipanti.
Questi individui hanno dimostrato la capacità di svolgere contemporaneamente più compiti che richiedono attenzione senza alcun calo delle prestazioni. Lo studio suggerisce che, a differenza della maggioranza, i supertaskers possiedono un controllo cognitivo unico che consente un multitasking efficiente.
I supertaskers sono in grado di gestire più compiti complessi con un calo minimo delle prestazioni. Ma per il restante 97,5% di noi, il multitasking non funziona. Ci rallenta, aumenta gli errori e consuma la nostra energia mentale.
Se hai mai pensato: “Sono bravissimo nel multitasking”, probabilmente non è vero. Le persone che pensano di essere le migliori in questo campo sono spesso quelle con le prestazioni peggiori. Si tratta di un punto cieco cognitivo che fa sembrare il multitasking un punto di forza, quando in realtà è una debolezza.
Invece di cercare di entrare a far parte della schiera dei supertaskers, è più intelligente creare sistemi che riducano del tutto la necessità di svolgere più attività contemporaneamente. Il single-tasking non è un passo indietro. È un balzo in avanti per la concentrazione e la produttività.
Single-Tasking: L’Arma Segreta Sottovalutata
Se il multitasking ti rallenta, il single-tasking è la soluzione. Concentrarsi su una cosa alla volta permette al cervello di andare più a fondo, lavorare più velocemente e produrre risultati migliori.
Il single-tasking consente di entrare in quello che lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi definisce “flusso”. Il flusso è quello stato magico in cui si è completamente immersi, il tempo scompare e si lavora al meglio. Ma non è possibile raggiungerlo se l’attenzione è costantemente frammentata.
Quando ti concentri su un’unica attività, riprendi il controllo del tuo tempo e delle tue energie. Smetti di reagire a ogni segnale e interruzione. Dai al tuo cervello lo spazio necessario per pensare, creare e risolvere i problemi a un livello superiore.
Pensa all’ultima volta che ti sei sentito completamente immerso in un progetto. Probabilmente non era mentre facevi cinque cose contemporaneamente. Era quando hai dedicato tutta la tua attenzione a un unico compito e hai lasciato che tutto il resto passasse in secondo piano.
Acquisire l’abitudine di svolgere un solo compito alla volta richiede pratica, soprattutto in un mondo pieno di distrazioni. Ma ne vale la pena. Lavoro di qualità superiore. Meno stress. Maggiore soddisfazione. E, ironia della sorte, spesso si riescono a fare le cose più velocemente rallentando e concentrandosi.
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Strategie per Smettere con il Multitasking e Rimanere Concentrati
Se sei intrappolato nel ciclo del multitasking da anni, liberartene può sembrare difficile. Ma con le giuste strategie, puoi allenare il tuo cervello a concentrarsi nuovamente e aumentare la tua produttività senza caos.
#1 Stabilisci Priorità Chiare per la Tua Giornata
Inizia decidendo qual è il compito più importante prima di controllare le e-mail o i messaggi. Scrivilo e impegnati a svolgerlo per primo, in modo che la tua mente si concentri su ciò che conta davvero, non solo su ciò che sembra urgente.
Assicurati di farlo leggendo il nostro articolo sui 5 Metodi Migliori di Organizzare il Tempo.
#2 Blocca il Tempo per Mantenere la Concentrazione
Successivamente, prova il time blocking. Blocca alcune fasce orarie della tua agenda per attività specifiche e considera questi blocchi come appuntamenti fissi. Ad esempio, dedica dalle 9 alle 11 alla scrittura e non permettere che riunioni o telefonate interrompano il tuo lavoro. Il time blocking protegge il tuo lavoro intenso e rende più difficile che le distrazioni si insinuino.
#3 Usa la Tecnica del Pomodoro
Un altro strumento efficace è la Tecnica del Pomodoro. Imposta un timer di 25 minuti e concentrati su un’attività fino allo scadere del tempo. Quindi fai una pausa di cinque minuti prima di iniziare il round successivo. Questo ti aiuta a mantenere la mente fresca e ad aumentare la concentrazione nel tempo, rendendo più sostenibile il lavoro intenso.
#4 Disattiva le Notifiche per Ridurre al Minimo le Distrazioni
Infine, disattiva il maggior numero possibile di notifiche. Ogni suono, vibrazione e banner è un fattore scatenante per il multitasking. Silenzia il telefono, chiudi le schede extra e crea un ambiente che favorisca il lavoro senza interruzioni. Sarai sorpreso di quanto la tua mente sarà più calma e lucida quando non dovrà reagire costantemente alle notifiche.
Il Ruolo dell’Ambiente nel Ridurre il Multitasking
L’ambiente in cui lavori influisce enormemente sulla tua capacità di svolgere più attività contemporaneamente o di concentrarti. Se la tua scrivania è ingombra di fogli, il desktop è pieno di schede aperte e il telefono è a portata di mano e squilla ogni pochi minuti, rimanere concentrato sarà una vera e propria impresa.
Inizia riordinando i tuoi spazi fisici e digitali. Una scrivania pulita segnala al tuo cervello che è ora di lavorare. Allo stesso modo, chiudere le schede del browser inutilizzate elimina le distrazioni visive che ti inducono a distogliere l’attenzione dal tuo compito principale.
Se lavori in un ambiente rumoroso, le cuffie antirumore o la musica strumentale possono aiutarti a creare una bolla di concentrazione. Alcune persone giurano che il rumore bianco o le playlist di suoni ambientali siano efficaci per coprire i rumori di fondo.
Non sottovalutare il potere di piccoli cambiamenti ambientali. Qualcosa di semplice come girare la scrivania lontano dalla TV o mettere il telefono in un’altra stanza può fare la differenza tra un lavoro concentrato e il caos di un multitasking dispersivo.
Multitasking nella Vita Personale: Danneggia le Relazioni?
Il multitasking non solo sabota la produttività sul lavoro, ma si insinua anche nella tua vita privata, spesso con conseguenze dolorose. Quante volte hai ascoltato solo a metà una persona cara mentre scorrevi il telefono? O hai annuito distrattamente mentre ripassavi mentalmente la lista delle cose da fare per il giorno dopo?
Questo tipo di attenzione divisa è così comune che esiste persino un termine per definirla: “phubbing”, abbreviazione di “phone snubbing”. Si tratta dell’atto di ignorare qualcuno a favore del proprio telefono. E gli studi dimostrano che danneggia la fiducia, riduce la soddisfazione nelle relazioni e aumenta il senso di rifiuto.
Quando svolgiamo più attività contemporaneamente durante una conversazione, non stiamo realmente comunicando. Sentiamo le parole, ma non ne capiamo il significato. Siamo fisicamente presenti, ma emotivamente assenti. Nel tempo, questo atteggiamento erode l’intimità e indebolisce i legami con le persone che contano di più.
Prova a praticare il “monotasking” nelle tue relazioni. Quando sei con il tuo partner, un amico o tuo figlio, metti via il telefono. Chiudi il computer portatile. Guarda le persone negli occhi. Dedica loro tutta la tua attenzione, anche solo per pochi minuti. Questi piccoli momenti di presenza totale creano legami profondi che il multitasking non potrà mai eguagliare.
Traccia il Tempo per Avere Più Consapevolezza
Comprendere come distribuisci il tuo tempo è fondamentale per migliorare la concentrazione e la produttività. L’utilizzo di un rilevatore di produttività può fornire informazioni preziose sulle tue abitudini lavorative. Monitorando il tempo dedicato alle varie attività e ai vari progetti, puoi identificare modelli ricorrenti, riconoscere le aree in cui si verificano perdite di tempo e apportare modifiche mirate al tuo flusso di lavoro.
Quando il Multitasking Ha Senso
Non tutto il multitasking è negativo. Alcune attività si abbinano naturalemente bene perché non competono per le stesse risorse mentali. Piegare il bucato mentre si ascolta un podcast. Portare a spasso il cane mentre si parla al telefono. Tagliare le verdure mentre si chiacchiera con la famiglia.
Queste combinazioni a basso rischio possono rendere le faccende domestiche più piacevoli o aiutarti a sfruttare al meglio il tuo tempo senza sacrificare la qualità o la concentrazione. La chiave è capire quando il multitasking funziona e quando invece è controproducente.
Una regola generale:
Esegui più attività contemporaneamente solo quando una di esse è prevalentemente automatica e non richiede un impegno mentale intenso. Non appena entrambe le attività richiedono attenzione, capacità di problem solving o creatività, torna alla modalità single-tasking.
Riflessioni Finali: Ridefinire la Produttività
La produttività del multitasking sembra ottima sulla carta. Ma nella pratica è per lo più un mito. Più cerchiamo di fare tutto contemporaneamente, meno riusciamo a portare a termine. La qualità cala. Lo stress aumenta. E finiamo per sentirci esausti, frustrati e ci chiediamo perché ci sentiamo così impegnati ma così poco produttivi.
La vera produttività non consiste nel fare più cose in meno tempo. Consiste nel fare le cose giuste, al momento giusto, con la massima attenzione. È una questione di profondità, non di velocità. Di intenzione, non di caos.
La prossima volta che ti senti tentato di fare più cose contemporaneamente, fermati. Chiediti: “Questo mi aiuta o mi danneggia?” Probabilmente scoprirai che rallentare e concentrarti su una cosa alla volta è la vera scorciatoia per andare avanti.
Abbracciando il single-tasking, stabilendo dei limiti e creando un ambiente che favorisce la concentrazione, potrai recuperare tempo, energia e tranquillità. La produttività non è una questione di destrezza. Si tratta di scegliere ciò che conta di più e dare il meglio di te.
