Raih Produktivitas Maksimal Pakai Metode Ivy Lee

Pernah nggak kamu merasa tenggelam dalam to-do list panjang yang tiada habisnya? Rasanya seperti lagi main kucing-kucingan sama deadline; satu baru saja beres, eh, tiba-tiba muncul lagi dua tugas baru yang nggak kalah mendesak.

Kalau kamu sering merasa kewalahan begini, tenang dulu… ada cara buat mengatur ulang fokusmu.

Kenalin, namanya Metode Ivy Lee. Metode ini sudah ada lebih dari 100 tahun lalu dan awalnya dipakai untuk menyelamatkan pabrik baja yang hampir kolaps. Rahasianya? Ivy Lee sangat tidak menganjurkan kebiasaan multitasking. Sebaliknya, kamu ditantang untuk cuma fokus pada prioritas utama.

Apa Itu Metode Ivy Lee?

Metode Ivy Lee, yang diambil dari nama penciptanya, diciptakan untuk menjawab tantangan klasik di dunia kerja: ke mana seharusnya energi kita dicurahkan? Dengan pendekatan terstruktur, kamu bisa lebih mengendalikan jadwal harian.

Cara menerapkannya pun nggak ribet sama sekali. Kamu cukup meluangkan waktu lima menit sebelum pulang kantor untuk menuliskan enam tugas utama untuk esok hari, lalu urutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Pilihlah mana yang paling mendesak sampai yang biasa saja.

Begitu tiba di kantor keesokan harinya, kamu bisa langsung tancap gas mengerjakan tugas pertama. Kuncinya di sini adalah disiplin. Jangan tergoda untuk pindah ke tugas lain atau sibuk mengurusi hal sepele kalau yang pertama belum beres.

Dengan memaksa diri untuk fokus pada satu hal secara eksklusif, kamu secara nggak langsung melatih otak untuk memilah prioritas. Hasilnya, kerjaan jadi cepat beres, progres pun lebih jelas.

Awal Mula Metode Ivy Lee

Kisah di balik metode Ivy Lee berawal pada 1918. Saat itu, bos Bethlehem Steel Corporation, Charles M. Schwab, lagi pusing mencari cara supaya perusahaannya lebih efisien. Meski perusahaannya raksasa, Schwab merasa potensi timnya belum terasah maksimal.

Akhirnya, Schwab mengundang Ivy Ledbetter Lee, seorang konsultan produktivitas dan ahli public relation terpandang kala itu. Schwab minta Lee untuk mengajari jajaran eksekutifnya strategi supaya kerjaan mereka cepat beres tanpa buang-buang waktu.

Menariknya, alih-alih memberikan materi berat atau sistem yang njelimet, Lee cuma kasih saran sederhana: tiap sore sebelum pulang, tulis enam tugas paling penting buat besok, urutkan prioritasnya, lalu kerjakan satu per satu sampai tuntas. Kalau ada yang belum selesai, tinggal oper ke daftar besoknya.

Awalnya Schwab sempat ragu. Saat ditagih bukti, Lee pun memintanya coba dulu selama beberapa bulan dan bayar berapapun sesuai nilai hasil yang didapat.

Ternyata, efeknya luar biasa. Dalam tiga bulan saja, produktivitas perusahaan Schwab langsung melesat tajam. Saking puasnya, Schwab memberikan imbalan $25.000 sebagai tanda terima kasih. Angka tersebut sangat fantastis kala itu, setara miliaran rupiah di masa sekarang. Karena terbukti ampuh, metode ini akhirnya viral dan dipakai banyak profesional sampai detik ini.

Manfaat Metode Ivy Lee

Paham manfaatnya adalah kunci supaya kamu semangat buat mempraktikkannya. Metode Ivy Lee punya banyak keunggulan buat bikin rutinitasmu jauh lebih produktif. Ini dia beberapa di antaranya:

• Mengatasi Decision Fatigue dan Menjaga Kejernihan Berpikir: Keunggulan utama metode ini adalah bikin otak nggak cepat panas. Kapasitas otak kita itu ada batasnya, dan tiap kali kita milih mau ngerjain apa, energi akan berkurang. Dengan Ivy Lee, kamu sudah punya rencana matang sejak tiba di kantor. Jadi, kamu tinggal eksekusi saja, tak perlu menyusun daftar tugas lagi.
• Motivasi Kerja Melalui Progres Terukur: Metode ini menumbuhkan motivasi kerja lewat alur yang jauh lebih realistis. Alih-alih merasa terbebani oleh daftar tugas yang menggunung, kamu diajak untuk memecahnya menjadi target-target kecil yang lebih masuk akal. Tiap kali kamu menyelesaikan satu tugas, ada rasa bangga yang muncul. Kepuasan inilah yang bakal bikin kamu makin semangat buat beresin tugas-tugas selanjutnya.
• Melatih Otak Buat Fokus: Otak kita nggak bisa dipaksa buat multitasking, apalagi mengerjakan tugas berat sekaligus. Performa kamu justru lebih maksimal kalau fokus satu-satu. Dengan metode ini, kamu dilatih berkonsentrasi penuh pada satu pekerjaan sampai selesai. Kalau dipertahankan, kedisiplinan ini perlahan akan meningkatkan kualitas hasil kerjamu secara signifikan. Bonusnya, hidupmu jadi lebih teratur dan seimbang. Kamu punya waktu untuk menikmati aktivitas lain di luar urusan kantor.

Cara Menerapkan Metode Ivy Lee dalam Keseharianmu

Menerapkan metode Ivy Lee sangat gampang. Tapi ingat, sukses tidaknya tergantung pada seberapa konsisten kamu menjaga kebiasaan itu. Jadi kalau mau coba, ya langsung mulai saja. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:

#1 Siapkan 6 Tugas Utama di Sore Hari

Sebelum tutup laptop atau pulang kantor, sempatkan waktu sekitar 5 menit untuk menuliskan 6 hal paling penting yang harus diselesaikan besok. Mau tulis di buku, planner, atau aplikasi notes hape? Bebas, senyamannya kamu saja.

#2 Urutkan Berdasarkan Skala Prioritas

Susun daftarnya dari yang paling urgent sampai yang bisa menyusul. Tugas nomor satu haruslah yang punya efek paling besar buat kerjaanmu.

Contoh: Kalau ada deadline memproses gaji karyawan, ya “Proses payroll” mutlak jadi prioritas utama. Daftar harianmu bisa terlihat seperti ini:

• Tugas 1: Memproses payroll bulanan.
• Tugas 2: Menghubungi tim developer terkait update produk baru.
• Tugas 3: Menyusun laporan progres mingguan untuk tim.
• Tugas 4: Balas email yang belum terjawab.
• Tugas 5: Menyiapkan agenda rapat untuk akhir pekan.
• Tugas 6: Meriset ide marketing baru.

#3 Fokus Menyelesaikan Satu Tugas Saja

Awali hari dengan mengerjakan Tugas #1 dan jangan beralih ke yang lain sebelum selesai sepenuhnya. Hindari kebiasaan multitasking karena dapat menghambat kecepatan kerja serta menurunkan konsentrasi Anda.

#4 Oper Tugas yang Belum Selesai

Kalau ternyata nggak semuanya selesai dalam satu hari, pindahkan saja ke daftar besok. Tapi kalau ada satu tugas yang tertunda terus sampai berhari-hari, coba dicek lagi: tugas itu beneran penting, perlu minta bantuan orang lain, atau jangan-jangan nggak perlu dikerjain sama sekali?

#5 Tetap Konsisten dan Sesuaikan Kebutuhan

Nggak semua hari bakal berjalan lancar, pasti ada saja urusan mendadak. Tapi yang penting, jangan berhenti pakai metode ini. Seiring berjalannya waktu, insting kamu bakal makin tajam dalam memilah kerjaan.

Setelah lewat beberapa minggu, coba deh cek: kamu merasa lebih produktif nggak? Beban pikiran berkurang nggak? Dari situ, kamu bisa atur lagi strategi yang paling pas buat kamu.

Fleksibilitas dalam Metode Ivy Lee

Mungkin kamu membatin, “Secara teori sih oke, tapi masalahnya kerjaanku ini setiap harinya sulit ditebak!” Memang benar, metode Ivy Lee bekerja lebih optimal di lingkungan teratur. Jadi pertanyaannya, metode ini tetap cocok nggak sih buat kamu yang punya jam kerja super dinamis?

Bayangkan kalau kamu adalah pemilik bisnis yang harus bagi fokus antara telepon klien, masalah teknis mendadak, dan urusan admin. Atau mungkin, kamu staf customer service yang dituntut gerak cepat menangani keluhan pelanggan yang datang bertubi-tubi. Di posisi yang serba cepat ini, daftar tugas mungkin terasa mustahil untuk diikuti. Tapi jangan salah, prinsip prioritas tetap bisa membantu kamu lebih produktif dengan menyiasatinya seperti ini:

• Daftar Tugas yang Adaptif: Jangan merasa terjebak dengan enam tugas utama yang sudah kamu tentukan. Kamu bisa memulai dengan daftar prioritas, tapi beri ruang untuk perubahan. Contohnya, kamu bisa menulis “hubungi tiga klien penting” sebagai satu tugas utama, meskipun siapa kliennya bisa berubah tergantung situasi mendesak di lapangan. Jadi, kamu tetap punya arah tanpa merasa terkekang.
• Kelompokkan Tugas Agar Lebih Efisien: Daripada menulis enam tugas kecil secara terpisah, coba kelompokkan berdasarkan kategori, misalnya “komunikasi klien”, “manajemen tim”, atau “urusan admin”. Seorang manajer proyek, contohnya, bisa memprioritaskan koordinasi tim daripada membalas email, tapi tetap fleksibel kalau ada isu darurat yang butuh penanganan segera.
• Terapkan Time Blocking: Kalau jadwalmu sering berubah-ubah, coba pakai teknik time blocking. Misalnya, seorang tenaga medis bisa mengunci satu jam di pagi hari khusus untuk beresin laporan sebelum hari jadi makin sibuk. Dengan cara ini, kerjaan penting tetap aman sebelum hari jadi makin sibuk dan kacau.
• Evaluasi Hasil Setiap Hari: Luangkan waktu lima menit di akhir hari untuk refleksi. Apa yang berhasil hari ini? Apa yang nggak jalan? Apa yang perlu diubah? Kalau ada tugas yang tertunda terus, itu tandanya tugas tersebut butuh strategi baru, entah dikerjakan paling awal atau minta bantuan rekan tim.

Intinya, seberapa pun sibuk dan tidak teraturnya pekerjaanmu, kebiasaan menentukan prioritas akan menjaga kamu tetap di jalur yang benar. Kamu jadi nggak terjebak dalam kekacauan rutinitas harian.

Waktunya Cobain Metode Ivy Lee

Metode Ivy Lee bukan soal memaksa kamu ngerjain lebih banyak hal dalam sehari, tapi gimana bikin harimu jadi lebih bermakna. Di saat kerjaan penuh distraksi, metode ini justru kasih kamu kejelasan: mana yang benar-benar menghasilkan dan mana yang ngabisin waktu saja.

Cukup pilih enam tugas utama, bereskan satu per satu, dan rasakan sendiri bedanya. Pikiran jadi lebih enteng, tenaga nggak terbuang sia-sia, dan kamu tetap memegang kendali penuh atas jadwalmu. Yuk, coba mulai susun enam tugas utamamu sore ini!