Kendinizi sonu gelmeyen bir yapılacaklar listesinde boğulurken, ilerleme kaydetmeden bir görevden diğerine atlarken bulduysanız, yalnız değilsiniz. Üretkenlik çoğu zaman bir köstebek oyunu gibi gelebilir – tam bir görevi bitirdiğinizde bir başkası ortaya çıkar.
Peki ya bunun bir çözümü olsaydı?
İlk olarak 100 yıl önce başarısız ve verimsiz bir çelik fabrikasını kurtarmak için geliştirilen Ivy Lee yöntemi, öncelikle önemli görevlere odaklanmaya yardımcı olmak ve her şeyi aynı anda yapmaya çalışmanın dikkat dağıtıcılığını ortadan kaldırmak için tasarlanmış bir üretkenlik aracıdır.
Bu Makale Kapsamındadır:
- Ivy Lee Yöntemi Nedir?
- Ivy Lee Yönteminin Kökenleri
- Ivy Lee Yönteminin Faydaları
- Ivy Lee Yöntemini Hayatınızda Nasıl Uygulayabilirsiniz?
- Ivy Lee Yönteminin Esnekliği
- Son Düşünceler
Ivy Lee Yöntemi nedir?
Yaratıcısının adını taşıyan Ivy Lee yöntemi, üretkenlikte yaygın bir zorluğu ele almak için tasarlanmıştır: dikkatinizi nereye odaklayacağınızı bilmek. Yöntem, gününüzün kontrolünü yeniden ele geçirmenize ve en önemli şey üzerinde çalıştığınızdan emin olmanıza yardımcı olacak yapılandırılmış bir yaklaşım sunar.
Teknik son derece basittir. Her iş gününün sonunda, ertesi gün tamamlamanız gereken en önemli altı görevi öncelik sırasına göre yazın. Ertesi gün başladığında, ilk görevle başlayın ve bir sonraki göreve geçmeden önce tamamlanıncaya kadar üzerinde çalışın, çoklu görevlerden ve dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının.
Bir seferde yalnızca bir göreve odaklanın, bir önceki görev tamamlanmadan bir sonraki göreve atlama veya aynı anda birden fazla görevle uğraşma eğiliminden kaçının.
Yöntem, hangi görevlerin hangi sırayla yapılması gerektiğini belirleyerek disiplini zorlar, işe odaklanmanızı ve öncelik vermenizi sağlar.
-
(unsplash.com)
Ivy Lee Yönteminin Kökenleri
Ivy Lee yönteminin kökeni 1918 yılında Bethlehem Steel Corporation’ın başkanı Charles M. Schwab’ın şirketinde verimliliği artırmanın yollarını aramasıyla başlar. Schwab, zamanının en başarılı iş adamlarından biri olmasına rağmen, ekibinin yeteneklerinin en iyisine göre çalışmadığını biliyordu.
Endişeleri arttıkça Schwab, o dönemde saygın bir verimlilik danışmanı ve halkla ilişkiler uzmanı olan Ivy Ledbetter Lee’yi davet etti. Schwab, Lee’den kendisi ve yöneticileriyle görüşmesini ve daha az zamanda daha çok iş yapmalarına yardımcı olabilecek bir strateji istemiştir.
Lee, uzun bir ders ya da karmaşık bir sistem önermek yerine basit bir teknik önerdi: Her iş gününün sonunda, çalışanlar ertesi gün tamamlamaları gereken en önemli altı görevi yazmalı, bunları öncelik sırasına koymalı ve her seferinde bir görev üzerinde çalışmalıydı. Yarım kalan görevler bir sonraki günün listesine devredilecekti.
Schwab’ın ilgisini çekmişti ama yöntemin işe yaradığına dair kanıt istiyordu. Lee, yöntemi birkaç ay boyunca ücretsiz denemelerini önerdi. Peşin ödeme talep etmek yerine, Schwab’a sonuçları gördükten sonra yöntemin değerinin ne olduğunu düşünüyorsa ona ödeme yapmasını söyledi.
Üç ay içinde Schwab ve yöneticileri verimlilikte önemli bir artış olduğunu fark ettiler. Öyle ki Schwab, Lee’ye 25.000 dolarlık bir çek yazdı – o zamanlar önemli bir meblağdı, bugün yüz binlerce dolara eşdeğer.
Yöntem kısa sürede yayıldı ve dünyanın dört bir yanındaki iş liderleri ve profesyoneller için güvenilir bir üretkenlik aracı haline geldi.
Ivy Lee Yönteminin Faydaları
Bir şeyi neden yapmanız gerektiğini anlamak, onu uygulamanın ilk adımıdır. Ivy Lee yönteminin üretkenliği artırmaya yardımcı olacak çok sayıda faydası vardır. Şimdi birkaçını inceleyelim:
- Karar Yorgunluğu ve Zihinsel Netlik: Ivy Lee yönteminin güçlü bir özelliği de karar yorgunluğuyla nasıl mücadele ettiğidir. Beynimizin sınırlı miktarda bilişsel kaynağı vardır ve gün boyunca verdiğimiz her karar bu enerjinin bir kısmını tüketir. Bu basit strateji bilişsel enerjinizi serbest bırakır ve zihinsel kaynaklarınızı bir sonraki hamlenizi düşünmek için harcamak yerine tamamen elinizdeki görevlere odaklanmanızı sağlar. Bu şekilde, iş gününe netlik ve amaçla girersiniz ve zihinsel enerjiniz karar vermeye değil, uygulamaya daha iyi harcanabilir.
- Başarma Hissi ve Motivasyon: Ivy Lee Metodu, üretkenliği bir dizi küçük, ulaşılabilir kazanıma dönüştürerek motivasyonu artırır. Sonsuz bir yapılacaklar listesinden bunalmış hissetmek yerine, altı temel göreve odaklanarak ilerlemeyi daha görünür ve ulaşılabilir hale getirirsiniz. Her görevi tamamlamak bir başarı hissi verir, momentumu güçlendirir ve sizi bir sonraki zorluğun üstesinden gelmek için motive eder.
- Beyninizi Disipline Edin : Beynimiz aynı anda birden fazla karmaşık görevi yerine getirmek üzere tasarlanmamıştır. Bunun yerine, bir seferde tek bir göreve odaklanabildiğimizde en iyi performansımızı gösteririz. Bu yöntemle, çoklu görev yerine, her seferinde tek bir göreve tamamen konsantre olursunuz. Bu derin odaklanma bizi kendimizi disipline etmeye zorlar; bu beceri zamanla geliştirilirse sağlık, fitness ve iş gibi hayatımızın diğer alanlarına da yayılabilir.
-
(unsplash.com)
Ivy Lee Yöntemini Hayatınızda Nasıl Uygulayabilirsiniz
Ivy Lee yöntemine başlamak basittir, ancak önemli olan tutarlılıktır. Yöntem en iyi alışkanlık haline getirdiğinizde işe yarar, bu yüzden fazla karmaşıklaştırmayın – sadece başlayın. İşte bunu doğal ve kolay uygulanabilir bir şekilde uygulamak için adım adım bir kılavuz.
#1 Altı Görevinizi Bir Gün Önceden Planlayın
Gününüzü bitirmeden önce, yarın yapmanız gereken en önemli altı şeyi listelemek için beş dakikanızı ayırın. Bir not defteri, planlayıcı veya bir not uygulaması kullanın – tarzınıza en uygun olanı.
#2 Görevleri Önemine Göre Sıralayın
Listenizi en önemliden en az önemliye doğru önceliklendirin. İlk görev hedefleriniz üzerinde en büyük etkiye sahip olmalıdır.
Örnek: Kritik bir iş teslim tarihi yaklaşıyorsa, “Aylık maaş bordrosunu işle” en üstte yer alır. Daha az acil görevler listede daha alt sıralarda yer alabilir. Listeniz şöyle görünebilir:
- Görev 1: Aylık maaş bordrosunu işleyin.
- Görev 2: Yeni ürünle ilgili güncellemeler için geliştirme ekibini takip edin.
- Görev 3: Ekibi ilerleme konusunda güncelleyin.
- Görev 4: Bekleyen e-postaları yanıtlayın.
- Görev 5: Hafta sonu toplantı gündemini hazırlayın.
- Görev 6: Yeni pazarlama fikirlerini araştırın.
#3 Her Seferinde Tek Bir Göreve Odaklanın
Güne 1. Görev ile başlayın ve o bitene kadar diğerine geçmeyin. Çoklu görevlerden kaçının – sizi yavaşlatır ve odaklanmanızı azaltır.
#4 Bitmemiş Görevleri Devam Ettirin
Altı görevin hepsini tamamlayamazsanız, kalanları yarının listesine taşıyın. Bir şey sürekli erteleniyorsa, gerçekten önemli olup olmadığına veya devredilmesi ya da kaldırılması gerekip gerekmediğine karar verin.
#5 Tutarlı Kalın ve Gerektiğinde Ayarlayın
Bazı günler sorunsuz, bazıları ise kaotik olacaktır. Önemli olan bu yöntemi bir alışkanlık haline getirmektir. Zamanla, gerçekten önemli olan şeylere öncelik verme ve sizi ileriye taşıyacak şeylere odaklanma konusunda daha iyi olacaksınız.
Birkaç hafta sonra, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını düşünün. Görevleri tutarlı bir şekilde tamamlıyor musunuz? Daha az bunalmış hissediyor musunuz? Yaklaşımınızı iyileştirmek için bu bilgileri kullanın.
(unsplash.com)
Ivy Lee Yönteminin Esnekliği
Ne düşündüğünüzü biliyorum: “Teoride her şey iyi güzel de, kaç tabak çevirdiğimi biliyor musunuz?”. Evet, Ivy Lee yöntemi yapılandırılmış ortamlarda başarılı olur, ancak ya işiniz öngörülemezse?
Ya müşteri aramaları, beklenmedik sorunlar ve idari işlerle uğraşan bir işletme sahibiyseniz ya da sürekli acil talepler arasında gidip gelen bir müşteri hizmetleri temsilcisiyseniz? Bu hızlı tempolu rollerde, altı görevlik katı bir listeye bağlı kalmak imkansız görünebilir – ancak önceliklendirmenin temel ilkesi hala geçerlidir ve verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir:
- Uyarlanabilir Görev Listesi: İhtiyaç duyduğunuzda uyarlamaktan çekinmeyin. Altı sabit göreve kilitlenmek yerine, önceliklendirilmiş bir listeyle başlayın ancak ayarlamalar için yer bırakın. Örneğin, bir işletme sahibi, belirli müşterilerin aciliyete göre değişebileceğini bilerek “üç önemli müşteriyi takip etmeyi” bir görev olarak belirleyebilir. Bu, kendinizi sıkışmış hissetmeden odaklanmanızı sağlar.
- Verimlilik için Görev Gruplama: Altı ayrı görevi listelemek yerine, bunları “müşteri iletişimi”, “ekip yönetimi” veya “idari işler” gibi kategorilere göre gruplayın. Örneğin bir proje yöneticisi, acil konular için esnekliği korurken ekip kontrollerine e-postalardan daha fazla öncelik verebilir.
- Odaklanma için Zaman Engelleme: Gününüz sürekli değişiyorsa, öncelikli işler için zaman engellemeyi kullanın. Hasta randevularıyla ilgilenen bir doktor, ilk iki saatini evrak işlerine ayırarak gün kaotikleşmeden önce temel görevlerin tamamlanmasını sağlayabilir.
- Uyarlanabilirlik için Günlük Gözden Geçirme: Günün sonunda beş dakikanızı ayırın – ne işe yaradı, ne yaramadı ve neyin ayarlanması gerekiyor? Bir serbest çalışan, bir görevi sürekli ileri attığını fark edebilir, bu da o görevin daha önce planlanması veya devredilmesi gerektiğine işaret eder.
Öngörülemeyen rollerde bile, hızlı bir önceliklendirme alışkanlığı, günlük kaos içinde kaybolmak yerine gerçekten önemli olan şeylerin üstünde kalmanızı sağlar.
Son Düşünceler
Ivy Lee Yöntemi, gününüze daha fazlasını sığdırmakla ilgili değildir – her günü değerli kılmakla ilgilidir. Yapılacaklar listeleri ve dikkat dağıtıcı şeylerle boğulan bir dünyada, bu yöntem sizi gerçekten önemli olan şeylere odaklanmaya zorlayarak netlik kazandırır.
Günlük önceliklerinizi altı temel göreve indirgeyerek zihinsel dağınıklığı ortadan kaldırır, boşa harcanan çabayı azaltır ve daha keskin bir niyetle çalışırsınız. Ayrıntılı sistemler yok, sonsuz planlama yok – sadece sizi kontrol altında tutan basit bir alışkanlık.
Neden denemiyorsunuz? Yarın için altı görev yazın, bunları teker teker ele alın ve üretkenliğinizi nasıl etkilediğini görün. Daha az kaos, daha çok ilerleme – Ivy Lee yolu budur.
