En tant que cofondateur et PDG de Jibble, une société de logiciels de suivi du temps, j’ai besoin de savoir ce que font mes concurrents. Cela signifie que je fais souvent des recherches sur leurs produits et/ou que je les utilise (vous savez, cela fait partie du travail) afin de savoir ce qu’il y a sur le marché. Je vous explique ici ce qu’il faut rechercher dans votre prochain GPS de suivi du temps.
La caractéristique principale à rechercher dans un logiciel de suivi du temps avec GPS: Le mode hors ligne
Si vous envisagez d’acheter un logiciel de suivi GPS, la première chose que vous devez vous demander, c’est s’il dispose d’un mode hors ligne.
Le mode hors ligne est une fonction d’un logiciel de suivi du temps avec GPS qui permet au logiciel de continuer à fonctionner même en l’absence de connexion internet. Normalement, les systèmes de suivi du temps avec GPS ont besoin d’une connexion Internet fiable pour enregistrer le lieu et l’heure de travail d’une personne. Mais grâce au mode hors ligne, le système peut continuer à fonctionner en suivant le temps et l’emplacement sans être connecté à l’internet.
Parfois, les employés travaillent dans des endroits où l’internet est de mauvaise qualité ou n’existe pas du tout. Pensez aux régions isolées, aux chantiers de construction ou même aux bâtiments où le signal est faible. Sans Internet, un suivi du temps avec GPS ordinaire ne serait pas en mesure d’enregistrer les détails du travail, ce qui rend difficile pour les employés de prouver à leurs supérieurs qu’ils travaillaient réellement à un moment et à un endroit précis.
Le mode hors ligne résout ce problème en permettant au système de conserver (ou « mettre en cache ») les données de temps et de localisation sur l’appareil lui-même, par exemple sur un smartphone ou une tablette. Ensuite, lorsque l’appareil retrouve une connexion internet, il envoie toutes les données enregistrées au serveur du système de suivi du temps. Ainsi, le temps de travail et l’emplacement sont enregistrés avec précision, même s’il n’y a pas d’internet à ce moment-là.
Donc, si vous êtes à la recherche d’un logiciel de suivi GPS, l’une des principales caractéristiques à prendre en compte est le mode hors ligne. Pour déterminer si le dispositif de suivi du temps avec GPS que vous avez choisi inclut cette fonctionnalité, vous pouvez visiter le site web officiel du fournisseur du logiciel ou planifier une consultation avec l’équipe. Cette simple étape vous aidera à comprendre si le dispositif de suivi GPS répond à vos besoins en offrant un mode hors ligne.
Au-delà du mode hors connexion: Autres caractéristiques clés à rechercher
Maintenant que nous avons abordé la caractéristique CLÉ à ne pas négliger lors de la recherche d’un logiciel de suivi GPS, voici quelques autres caractéristiques que vous devriez absolument prendre en compte pour améliorer le suivi du temps:
Géofences
Le géofencing est une fonction technologique des systèmes de suivi du temps par GPS. Elle utilise un système de positionnement global (GPS) pour créer une délimitation virtuelle autour d’une zone géographique prédéfinie. Lorsqu’un appareil entre dans cette zone ou en sort, il déclenche une réponse – de la même manière qu’une barrière invisible est érigée autour d’une zone spécifique. Lorsque les employés entrent ou sortent de cette zone, l’application enregistre automatiquement l’heure.
Pour les entreprises dont les employés travaillent dans des zones spécifiques, comme les services de livraison, les chantiers de construction et les établissements d’enseignement, il est difficile de vérifier manuellement si les employés (ou les membres du personnel et les étudiants, dans le cas des établissements d’enseignement) se trouvent au bon endroit au bon moment. Cette complexité rend difficile la gestion des présences, de la productivité et de la sécurité.
Le géofencing résout ce problème en automatisant le processus de contrôle de l’emplacement et de l’heure. Lorsqu’un employé (ou un étudiant/membre du personnel) entre ou sort de la zone géofencée, le système de suivi du temps par GPS enregistre automatiquement l’heure et le lieu. Cela signifie qu’il enregistre l’arrivée et le départ des individus sans qu’ils aient à pointer manuellement, confirme que les utilisateurs sont là où ils sont censés être pour travailler ou étudier, et permet de gagner du temps et de réduire les erreurs dans le suivi des heures et des lieux de travail.
Optimisation de l’itinéraire
L’optimisation des itinéraires dans un logiciel de suivi du temps avec GPS permet de déterminer le chemin le plus rapide ou le plus court pour un trajet, en tenant compte de plusieurs facteurs tels que la distance, les conditions de circulation et des exigences spécifiques (comme la nécessité d’éviter les routes à péage ou de faire plusieurs arrêts en cours de route).
Sans optimisation des itinéraires, les particuliers ou les entreprises risquent d’être confrontés à des temps de trajet plus longs, à une consommation de carburant accrue et à des retards de livraison. Cette inefficacité peut entraîner une augmentation des coûts d’exploitation, une baisse de la satisfaction des clients, une prolongation des heures de travail et une perte importante de temps et de ressources.
L’optimisation des itinéraires permet de résoudre ces problèmes en analysant différents itinéraires et en choisissant le meilleur sur la base de données en temps réel et de critères prédéfinis. D’autre part, moins de temps passé sur la route signifie une réduction de la consommation de carburant et de l’usure des véhicules. En outre, des itinéraires efficaces permettent d’effectuer plus de livraisons ou de rendez-vous dans le même laps de temps – une livraison plus rapide se traduit par des clients plus satisfaits.
Interface conviviale
L’interface conviviale d’un logiciel de suivi du temps avec GPS signifie que tout est présenté de manière simple – facile et intuitive à utiliser. Elle se caractérise par une navigation directe, des instructions claires et des icônes reconnaissables, ce qui permet aux employeurs de suivre facilement le temps, de mettre en place des géofences ou d’accéder aux journaux de travail.
La nécessité d’une interface conviviale résulte des difficultés rencontrées par les employés lorsqu’ils sont confrontés à des systèmes compliqués ou non intuitifs. Les interfaces complexes peuvent empêcher les employés d’utiliser pleinement le système de suivi du temps avec GPS. Sans une interface claire et simple, ils peuvent avoir du mal à trouver les fonctions nécessaires, ce qui entraîne de la frustration, des inexactitudes dans le suivi du temps et une baisse de la productivité.
En résolvant ces problèmes, une interface conviviale améliore l’expérience globale de l’utilisateur d’un système de suivi du temps avec GPS. Elle permet aux employés de gérer efficacement leur temps et leur localisation, en réduisant les efforts et le temps consacrés à l’apprentissage et à l’utilisation du système lui-même. Cette amélioration accroît non seulement la satisfaction des utilisateurs, mais aussi la productivité au sein de l’équipe, car les employés peuvent consacrer plus de temps à leurs activités professionnelles principales plutôt qu’à naviguer dans une interface complexe.
Tarification
Ce n’est pas vraiment une fonctionnalité, mais c’est un élément important à prendre en compte lors de la présélection d’un tracker de temps avec GPS. Il s’agit de comprendre ce que vous payez et de trouver la meilleure offre sur le marché.
Les structures de prix des logiciels de suivi GPS varient : certains outils facturent un prix forfaitaire, d’autres sont calculés en fonction du nombre d’utilisateurs, et d’autres encore proposent un buffet de fonctionnalités pour un abonnement mensuel. Ce que vous recherchez vraiment, c’est la transparence. Pensez également à l’évolutivité. Au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit, le plan tarifaire peut-il évoluer avec vous ? L’ajout d’utilisateurs ou l’accès à davantage de fonctionnalités vous coûtera-t-il un bras ?
Voici une bonne affaire : Jibble offre toutes ces fonctionnalités remarquables – y compris le géofencing, qui est une sorte de licorne dans le monde du suivi du temps – absolument gratuitement. Et pas seulement pour une période d’essai, mais à vie, avec un nombre illimité d’utilisateurs. En d’autres termes, que vous ayez 5 ou 500 employés, Jibble vous couvre sans frais supplémentaires. Ce type d’offre est assez rare, donc si vous avez besoin d’une solution complète de suivi des temps sans le casse-tête financier, Jibble pourrait bien être la bonne solution.
Conclusion
En conclusion, le choix d’un logiciel de suivi du temps avec GPS équipé d’un mode hors ligne est essentiel pour assurer un suivi précis et fiable, quel que soit l’endroit où votre équipe travaille. D’autres fonctionnalités telles que le géofencing, l’optimisation des itinéraires et une interface conviviale ajoutent encore plus de qualité, ce qui facilite votre vie professionnelle. De plus, avec des options comme Jibble qui offrent ces fonctionnalités gratuitement, vous pouvez profiter d’un suivi de haut niveau sans dépenser un centime. Il s’agit de choisir le bon outil pour garder votre équipe sur la bonne voie sans effort.
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Mise en garde importante
Lors de la rédaction de ce guide, nous nous sommes efforcés de le rendre précis, mais nous ne garantissons pas que les informations fournies soient correctes ou à jour. Nous vous conseillons donc vivement de demander conseil à des professionnels qualifiés avant d’agir sur la base des informations fournies dans ce guide. Nous n’acceptons aucune responsabilité pour les éventuels dommages ou risques encourus du fait de l’utilisation de ce guide.
