¿Qué es un software de asistencia?

Este software suele funcionar con una interfaz que permite a los empleados fichar a la entrada y a la salida tanto si trabajan en un centro laboral como a distancia (teletrabajo, freelance, remoto)

Los datos recogidos a través del software se almacenan de forma segura en una base de datos centralizada que permite a los empresarios y profesionales de RR.HH. acceder a informes de asistencia en tiempo real y realizar un seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado.

Además, puede integrarse con otros sistemas de RR.HH. y de nóminas, lo que reduce la introducción manual de datos y el riesgo de errores y facilita el procesamiento de las nóminas.

Más allá del mero control de asistencia, un software de control horario ofrece datos sobre la productividad de los trabajadores y las tendencias de asistencia.

En definitivas, este software es un componente clave de la gestión moderna de la plantilla, que permite a las empresas reducir la carga administrativa y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.

La utilización de software de control de asistencia ofrece una gran cantidad de ventajas a tu empresa como por ejemplo:

• Aumento de la productividad: Al automatizar el control del tiempo y la asistencia, los empleados pueden centrarse mejor en sus tareas en lugar de perder tiempo en llevar registros manuales. Con datos precisos sobre las horas y la asistencia de los empleados, los directivos pueden identificar ineficiencias, lo que les permite mejorar la productividad general. Algunos sistemas incluso incorporan el control horario con IA para reducir aún más la introducción manual de datos y optimizar los flujos de trabajo del equipo.
• Mejora de la comunicación en equipo: El software fomenta una mejor comunicación dentro de los equipos al proporcionar datos de asistencia transparentes y accesibles. Los empleados pueden ver fácilmente sus propias horas y registros de asistencia, lo que promueve la responsabilidad y la transparencia. Además, los gerentes pueden utilizar el software para enviar recordatorios y notificaciones sobre los próximos turnos o actualizaciones, lo que facilita una coordinación más fluida del equipo.
• Facturación y nóminas precisas: Al automatizar el seguimiento de la asistencia, se minimiza el riesgo de errores en el cálculo de los salarios. También simplifica el proceso de cálculo de horas extraordinarias, los diferenciales por turnos y las vacaciones pagadas, lo que garantiza que los empleados reciban una remuneración precisa y justa por sus horas de trabajo.
• Toma de decisiones: El enfoque basado en datos del software permite a las empresas tomar decisiones bien informadas sobre la asignación de recursos humanos y la programación de turnos. Por ejemplo, gracias a la información en tiempo real sobre los patrones de asistencia y las horas de trabajo de los empleados, los gerentes pueden asegurarse de contar con el número adecuado de personal disponible en los momentos oportunos para satisfacer las demandas de trabajo.

Aunque el software de control de horarios y asistencia ofrece varias ventajas, hay algunos inconvenientes que las empresas deben tener en cuenta:

• Preocupación por la microgestión: El seguimiento constante de las horas de trabajo y los niveles de actividad puede hacer que los jefes se involucren demasiado en las tareas diarias de los empleados, examinen sus actividades y cuestionen la duración de las tareas.
• Control horario excesivo: Para algunos empleados, controlar constantemente su tiempo puede distraerles a la hora de realizar su trabajo. Comprobar constantemente el tiempo puede afectar la productividad.
• Representación limitada del trabajo del empleado: El control horario no siempre refleja el alcance total de las contribuciones de un empleado durante la jornada laboral. Algunas tareas, como la resolución creativa de problemas o los esfuerzos de colaboración, pueden no reflejarse adecuadamente en los datos del software. En estos casos, herramientas como un sistema de seguimiento de proyectos pueden ayudar a registrar las contribuciones generales de las tareas en todos los proyectos.
• Confianza y la motivación: Los empleados pueden pensar que el software de control de asistencia indica una falta de confianza por parte de la dirección. Esta percepción de ser vigilados de cerca puede desmotivar a los empleados y crear una sensación de malestar en el lugar de trabajo.
• Preocupación por la privacidad: La privacidad es una de las principales preocupaciones de los trabajadores, especialmente en lo que respecta al uso y almacenamiento de datos, y a las posibles capturas de pantalla de información confidencial, incluidos mensajes y documentos privados, e incluso datos de reconocimiento facial para biometría.

Navegar por el mundo del software de control de asistencia puede resultar duro, pero encontrar el que mejor se adapte a tu organización es esencial para garantizar su éxito.

Estos son algunos de los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de control horario y asistencia:

• Precio

Deberás evaluar los modelos de precios de los diferentes proveedores de software. Algunos pueden ofrecer planes basados en suscripciones con cuotas mensuales o anuales, mientras que otros pueden ofrecer licencias con un coste único. Ten en cuenta tu presupuesto y las implicaciones económicas a largo plazo a la hora de tomar esta decisión. Si tu presupuesto es ajustado, vale la pena explorar las opciones de software gratuito para el control horario antes de comprometerte con planes de pago.

• Funcionamiento online vs. offline

Una de las primeras decisiones que hay que tomar es si optar por un sistema online o uno offline.

Un sistema online se aloja en la nube, lo que le permite acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que es una ventaja de cara a la flexibilidad del acceso remoto.

Por otro lado, un sistema in offline se instala y opera localmente en los servidores de tu organización, lo que aporta más control sobre la seguridad de los datos.

Cada opción tiene sus pros y sus contras, así que debes tener en cuenta las necesidades específicas de tu empresa, tu presupuesto y la infraestructura informática de la que dispones.

• Integraciones y complementos

Un buen software de control de asistencia debe integrarse a la perfección con las herramientas existentes de recursos humanos, nóminas y planificación de horarios.

Estas integraciones agilizan el flujo de datos entre los diferentes sistemas, reduciendo la introducción manual de datos y minimizan el riesgo de errores.

Además, debes buscar un software que ofrezca complementos o módulos que se adapten a las necesidades de tu empresa.

La disponibilidad de estos complementos garantiza que el software pueda adaptarse a los requisitos específicos de tu organización, mejorando su funcionalidad y proporcionando una solución más completa.

• Facilidad de uso

Un sistema fácil de usar garantiza que tanto tú como tus empleados podáis navegar fácilmente y utilizar sus funciones sin complicaciones innecesarias.

El software que elijas debe ofrecer una interfaz sencilla que le permita controlar las horas de trabajo de los empleados, aprobar las solicitudes de tiempo libre y gestionar las nóminas con sólo unos clics.

Una interfaz intuitiva es clave, ya favorece su rápida implantación y agiliza todo el proceso.