Freizeitrichtlinien: Jährlicher Rückstellungsplan

Erfahre, wie du Freizeitrichtlinien mit einem jährlichen Rückstellungsplan verwalten und konfigurieren kannst

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Jährliche Rückstellungspläne für Freizeit ermöglichen es den Mitarbeitern, jährlich eine festgelegte Anzahl an Urlaubstagen anzusammeln. In diesem Artikel führen wir dich durch den Prozess der Erstellung jährlicher Rückstellungspläne in Jibble und erläutern die verschiedenen verfügbaren Optionen und Anpassungsfunktionen.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

Erstellen einer neuen Freizeitrichtlinie

  1. Navigiere zu Freizeit & Urlaub und wähle Freizeitrichtlinien aus
  2. Klicke auf Freizeitrichtlinie hinzufügen, um eine neue Freizeitrichtlinie zu erstellen.
  3. Benenne deine Richtlinie (z. B. „Jahresurlaub“, „Krankheitsurlaub“).
  4. Weise der Richtlinie Mitglieder und/oder Gruppen zu.
  5. Wähle im Feld Rückstellungsplan die Option Jährlich aus.
  6. Wähle ein Rückstellungsdatum basierend auf den jährlichen Rückstellungseinstellungen, d. h. Benutzerdefiniertes Datum oder Beitrittsdatum.
  7. Gib die Anzahl der Urlaubstage ein, auf die die Mitarbeiter pro Jahr Anspruch haben (z. B. 2 Tage oder 16 Stunden).
  8. Wenn du nicht möchtest, dass Feiertage als Urlaubstage gelten, aktiviere das Kontrollkästchen Feiertage ausschließen.
  9. Wenn du nicht möchtest, dass Ruhetage als Urlaubstage gelten, aktiviere das Kontrollkästchen Nicht-Arbeitstage ausschließen.
  10. Aktiviere das Kontrollkästchen Urlaubsguthaben kann auf den nächsten Zyklus übertragen werden, wenn du möchtest, dass Urlaubsguthaben auf das nächste Jahr übertragen werden können.
  11. Gib die Gesamtzahl der Tage oder Stunden ein, die übertragen werden dürfen, sowie die Ablauffrist (1–12 Monate).
  12. Klicke auf Speichern, um den neuen Rückstellungsplan zu implementieren.

Einrichten von jährlichen Rückstellungen

Es stehen zwei Arten von jährlichen Rückstellungsplänen zur Auswahl:

  • Benutzerdefiniertes Datum: Dieser Rückstellungsplan gewährt Urlaub auf der Grundlage eines bestimmten Tages im Monat jedes Jahr. Die verfügbaren Optionen reichen von Tag 1 bis Tag 28 oder dem letzten Tag des ausgewählten Monats.
    • Wenn das benutzerdefinierte Datum beispielsweise auf den 1. Februar festgelegt ist, werden Urlaubsansprüche am 1. Februar gewährt, wobei der Zyklus vom 1. Februar des laufenden Jahres bis zum 31. Januar des Folgejahres läuft. Am 1. Februar des Folgejahres werden die Urlaubsansprüche aktualisiert.
  • Beitrittsdatum: Urlaubsansprüche werden ab dem Datum des Beitritts eines Mitglieds zu deiner Jibble-Organisation erworben und laufen in einem jährlichen Zyklus. Wenn deine Mitarbeiter eine Wartezeit einhalten müssen, bevor sie Urlaubsansprüche erwerben können, kannst du die Anzahl der Wartetage eingeben.
    • Wenn ein Mitglied beispielsweise am 1. Mai 2023 der Organisation beitritt, werden die Urlaubsansprüche am 1. Mai 2023 gewährt, wobei der Zyklus vom 1. Mai 2023 bis zum 30. April 2024 läuft. Am 1. Mai 2024 werden die Urlaubsansprüche aktualisiert.

Sobald du dein Rückstellungsdatum ausgewählt hast, legst du die Anzahl der Urlaubstage fest, die jeder Mitarbeiter pro Jahr erhält. Du kannst diesen Betrag in Tagen oder Stunden angeben.

Beispiele für jährliche Freizeitrichtlinien und Urlaubszyklen

Beispiel 1: Benutzerdefiniertes Datum

Rückstellungsplan: Benutzerdefiniertes Datum (15. Januar 2023)
Anspruch: 12 Tage pro Jahr
Urlaubszyklus: 15. Januar 2023 – 14. Januar 2024

Am 15. Januar 2023 erhält jeder Mitarbeiter insgesamt 12 Tage Urlaubsanspruch. Wenn der 15. Januar 2024 (das folgende Jahr) eintrifft, werden die Urlaubsansprüche für den neuen Urlaubszyklus neu berechnet.

Beispiel 2: Beitrittsdatum

Rückstellungsplan: Beitrittsdatum
Anspruchsberechtigung: 96 Stunden pro Jahr
Beitrittsdatum: 1. Juli 2023
Urlaubszyklus: 1. Juli 2023 – 30. Juni 2024

Ein Mitarbeiter, der am 1. Juli 2023 beitritt, hat einen Urlaubszyklus vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2024. Am 1. Juli 2023 erhält dieser Mitarbeiter insgesamt 96 Stunden Urlaubsanspruch. Am 1. Juli 2024 (im darauffolgenden Jahr) werden die Urlaubsansprüche für den neuen Urlaubszyklus aktualisiert.

Beispiel 3: Beitrittsdatum (mit Warteperiode)

Rückstellungsplan: Beitrittsdatum
Anspruchsberechtigung: 12 Tage pro Jahr
Wartezeit: 3 Monate (90 Tage)
Beitrittsdatum: 1. April 2023
Urlaubszyklus: 1. April 2023 – 31. März 2024

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter tritt am 1. April 2023 bei. Die Richtlinie sieht eine dreimonatige Wartezeit für Rückstellungen mit einem „Beitrittsdatum“ vor.

In diesem Fall erhält der Mitarbeiter aufgrund der Wartezeit im April, Mai oder Juni keinen Urlaub. Am 1. Juli 2023 (drei Monate nach dem Eintrittsdatum) erhält der Mitarbeiter jedoch den vollen Jahresurlaubsanspruch von 12 Tagen. Am 1. April 2024 (im folgenden Jahr) werden die Urlaubsansprüche für den neuen Urlaubszyklus aktualisiert.

Beispiel 4: Beitrittsdatum (dienstleistungsbasierte Ansprüche unter Verwendung mehrerer Richtlinien)

Wenn du möchtest, dass Jibble die Jahresurlaubsansprüche deiner Mitarbeiter automatisch an die Dauer ihrer Betriebszugehörigkeit anpasst, kannst du dies erreichen, indem du mehrere Jahresurlaubsrichtlinien mit unterschiedlichen Ansprüchen und Wartezeiten erstellst, zum Beispiel:

  1. Erstelle eine jährliche Freizeitrichtlinie mit:

    • Rückstellungsplan: Beitrittsdatum

    • Anspruchsberechtigung: 8 Tage pro Jahr

    • Diese Regelung tritt sofort in Kraft und verlängert sich jeweils zum Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

  2. Erstelle eine zweite jährliche Freizeitrichtlinie mit:

    • Rückstellungsplan: Beitrittsdatum

    • Anspruchsberechtigung: 4 Tage pro Jahr

    • Wartezeit: 730 Tage (2 Jahre nach dem Beitrittsdatum)

    • Sobald der Mitarbeiter eine Betriebszugehörigkeit von 2 Jahren erreicht hat, werden ihm 4 zusätzliche Tage gewährt.

  3. Erstelle eine dritte jährliche Freizeitrichtlinie mit:
    • Rückstellungsplan: Beitrittsdatum
    • Anspruchsberechtigung: 4 Tage pro Jahr
    • Wartezeit: 1.826 Tage (5 Jahre nach Beitrittsdatum)
    • Nach 5 Dienstjahren erhält der Mitarbeiter 4 zusätzliche Tage.

Durch die Kombination dieser drei Richtlinien hat ein Mitarbeiter nach seinem fünften Dienstjahr Anspruch auf mindestens 16 Tage Jahresurlaub (8 Tage aus Richtlinie 1 + 4 Tage aus Richtlinie 2 + 4 Tage aus Richtlinie 3).

Wichtig ❗: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter allen drei Urlaubsrichtlinien zugewiesen sind, damit automatisch die richtigen Ansprüche basierend auf ihrer Betriebszugehörigkeit angewendet werden. Nicht zugewiesene Urlaubsrichtlinien gelten standardmäßig automatisch für alle Mitarbeiter. 

Pro-Rata-Berechnung

Die Pro-Rata-Berechnung passt den Urlaubsanspruch für Mitarbeiter an, die während des Urlaubszyklus dazukommen. Die Pro-Rata-Berechnungsformel lautet wie folgt:

Pro-Rata-Urlaub = (Anspruchsberechtigter Betrag/12 Monate) x Anzahl der verbleibenden Monate in einem Zyklus.

Beispiel:

Rückstellungsplan: Benutzerdefiniertes Datum (1. Januar 2023)
Anspruchsberechtigung: 12 Tage pro Jahr
Urlaubszyklus: 1. Januar 2023 – 31. Dezember 2023

Bens Eintrittsdatum ist der 1. April 2023. Da Ben nach dem benutzerdefinierten Datum eine Zeit lang nicht beschäftigt war, werden seine gesamten Urlaubsansprüche anteilig berechnet.

Anteiliger Urlaub = (12 Tage/12 Monate) x 9 Monate = 9 Tage

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