8 Tipps zum Zeitmanagement für Pflegekräfte

Written by Asim Qureshi
Von Asim Qureshi, CEO Jibble

Hey, ich bin Asim Qureshi, CEO und Mitbegründer von Jibble, einer Cloud-basierten Software für Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement. Ich bringe mehrere Jahre Erfahrung im Aufbau und in der Skalierung von Softwareprodukten und Teams in verschiedenen Branchen und Märkten mit.

Bevor ich Jibble gegründet habe, war ich sechs Jahre lang als VP bei Morgan Stanley tätig. Ich unterstütze Unternehmen leidenschaftlich dabei, ihre Produktivität und Leistung durch intelligente Methoden und Strategien im Bereich Zeitmanagement zu verbessern.

Der Beruf der Pflegekraft ist spannend und erfüllend, kann aber auch stressig sein. In Einrichtungen, die rund um die Uhr geöffnet sind, sind 12-Stunden-Schichten normal. Das kann auch Arbeit am Wochenende und nachts bedeuten.

Angesichts dieser anspruchsvollen und schnelllebigen Arbeitsumgebung müssen Pflegekräfte ihre Zeit gut einteilen. Effektives Zeitmanagement ist für Pflegekräfte nicht nur wichtig, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten, sondern auch, um eine gute Patientenversorgung zu gewährleisten und Burnout zu vermeiden.

In diesem Artikel stelle ich dir acht Zeitmanagement-Tipps vor, mit denen du deine Produktivität steigern und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance erreichen kannst. Ganz gleich, ob du bereits erfahrene Pflegekraft bist oder gerade erst deine Karriere im Gesundheitswesen beginnst – die Integration dieser Zeitmanagement-Strategien in deinen Arbeitsalltag kann dein Berufsleben entscheidend verbessern.

8 Tipps zum Zeitmanagement für Pflegekräfte

Tipp Nr. 1: Triff rechtzeitig ein

Der frühe Vogel fängt den Wurm – oder in diesem Fall einen Vorsprung beim Lesen der Patientenberichte und bei der Planung deiner Schicht!

Eine der besten Möglichkeiten, den Tag zu beginnen, bedeutet, früh zu kommen. Das kann bedeuten, dass du ein paar Minuten vor Schichtbeginn bei der Arbeit bist.

So hast du etwas Zeit, dich einzufinden, deine Gedanken zu ordnen und dich auf den Tag vorzubereiten. Außerdem kannst du durch frühes Erscheinen Stress vermeiden, der entsteht, wenn du dich von Anfang an gehetzt fühlst und hinter deinem Zeitplan zurückliegst.

Time management for nurses.

Foto von Thirdman auf Pexels

Tipp Nr. 2: Teile große Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte auf

Wir alle wissen, wie überwältigend es sein kann, wenn man vor riesigen Aufgaben steht, die unsere ganze Zeit und Energie zu verschlingen scheinen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, diese Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte zu unterteilen. Nimm dir einen Moment Zeit, um die anstehende Aufgabe zu bewerten und ihre einzelnen Bestandteile zu identifizieren.

Wenn du zum Beispiel tagsüber bei einer wichtigen Operation assistieren musst, kannst du diese Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen. Du kannst damit anfangen, den Operationsablauf durchzugehen, die Patientendaten zu überprüfen, die Voruntersuchungen zu koordinieren und so weiter. Achte darauf, die Schritte nach Priorität und Wichtigkeit zu ordnen.

Das Aufteilen großer Aufgaben hilft dir, konzentriert und motiviert zu bleiben und Fortschritte zu machen, ohne dich überfordert zu fühlen.

Tipp Nr. 3: Lege eine Routine fest und halte dich daran

Eine feste Routine hilft dir, organisiert zu bleiben und Entscheidungen leichter zu treffen. Plane deinen Tag mit bestimmten Zeiten für Aufgaben wie Patientenbetreuung, Dokumentation und Pausen.

Natürlich ist Flexibilität im Gesundheitswesen super wichtig, aber eine Routine als grober Leitfaden kann dir helfen, unerwartete Herausforderungen besser zu meistern. Und wenn du erst mal in den Rhythmus deiner Routine gekommen bist, wird sie zur Selbstverständlichkeit und deine Tage laufen reibungsloser ab.

Erfahre mehr darüber, wie du deinen Tag mit der Time Blocking-Methode planen kannst.

A nurse wearing full lab gear while working on the computer.

Foto von Irwan auf Unsplash

Tipp Nr. 4: Hör damit auf, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen

Auch wenn es vielleicht nicht so klingt, zeigen Studien, dass Multitasking die Produktivität um bis zu 40 % senken kann und zu mehr Fehlern und weniger Effizienz führt.

Anstatt zu versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, konzentriere dich lieber auf eine Sache und schenke ihr deine volle Aufmerksamkeit. Wenn du dich auf eine Aufgabe konzentrierst, kannst du sie effizienter und effektiver erledigen und sparst so auf lange Sicht Zeit.

Mehr zum Thema: Ist Multitasking wirklich gut für deine Produktivität?

Tipp Nr. 5: Delegiere, wo und wann du kannst

Als Pflegekraft hast du oft echt viel zu tun. Es ist wichtig zu erkennen, dass du nicht alles alleine schaffen kannst. Delegieren ist der Schlüssel!

Finde Aufgaben, die du an andere Mitglieder des Gesundheitsteams, wie Pflegehelfer oder Hilfspersonal, weitergeben kannst. Das heißt nicht, dass du die ganze Arbeit auf deine Pflegehelfer oder Praktikanten abwälzt. Aufgaben sollten gut überlegt und strategisch verteilt werden.

Gib Aufgaben weiter, die zu den Fähigkeiten der anderen passen und ihnen helfen, sich weiterzuentwickeln. So entlastest du dich selbst und ermöglichst deinen Kollegen, einen wichtigen Beitrag zur Patientenversorgung zu leisten.

Tipp Nr. 6: Nutze die Vorteile von Apps zur Zeiterfassung

Apps zur Zeiterfassung können echt praktische Tools sein, um deinen Zeitplan zu organisieren und Aufgaben zu priorisieren. Mit diesen Apps kannst du verfolgen und analysieren, wie du deine Zeit verbringst, und so Bereiche finden, in denen du dich verbessern kannst.

Du kannst Erinnerungen für Schichten oder Pausen einstellen, To-do-Listen erstellen und bestimmte Aktivitäten planen. Einige Apps wie die Zeiterfassungs-App von Jibble bieten sogar Funktionen wie die Verwaltung bezahlter Freistellungen, Kalenderverwaltung und automatisierte Stundenzettel, um Fehler bei der Zeiterfassung zu vermeiden. Apps wie diese sind nicht nur für die individuelle Zeitverwaltung nützlich, sondern auch für die Verwaltung ganzer Krankenhausteams.

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Tipp Nr. 7: Finde und beseitige zeitraubende Aktivitäten oder Prozesse

Schau dir die Daten an, die du mit Zeiterfassungs-Apps gesammelt hast, und nimm dir etwas Zeit, um deinen Tagesablauf zu überprüfen und alle Aktivitäten oder Prozesse zu finden, die keinen Mehrwert bringen oder unnötig Zeit kosten.

Das können zum Beispiel übertriebene Papierarbeit, doppelte Dokumentation oder ineffiziente Kommunikationsmethoden sein. Wenn du diese zeitraubenden Aktivitäten optimierst oder ganz weglässt, hast du mehr Zeit für wichtigere Aufgaben in der Patientenversorgung. Überprüfe regelmäßig deinen Arbeitsablauf und such nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und unnötige Schritte zu vermeiden.

Tipp Nr. 8: Nimm dir Zeit zum Ausruhen

Die Pflege ist körperlich und mental anstrengend. Deshalb ist es super wichtig, dass du dir Zeit für dich nimmst, um dich auszuruhen und neue Energie zu tanken. Plane kurze Pausen während deiner Schicht ein, um den Kopf frei zu bekommen, dich zu dehnen und einen Snack zu essen.

Und wenn du mal frei hast, genieße den Tag in vollen Zügen. Kümmere dich um dich selbst, verbring Zeit mit deinen Liebsten und mach Sachen, die dir gut tun. Diese Auszeit von der Arbeit hilft dir, dich zu entspannen, Stress abzubauen und mit frischer Energie wieder an die Arbeit zu gehen.

Bist du bereit, deine Zeit besser zu organisieren?

Die Kontrolle über deine Zeit zu haben, braucht Engagement und Übung, aber es lohnt sich echt. Wenn du deine Zeit gut planst, kannst du Stress reduzieren, die Patientenversorgung verbessern und hast zudem mehr Zeit für dich selbst. Probiere diese Tipps aus und steigere deine Produktivität, während du die Qualität der Versorgung deiner Patienten verbesserst.

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