Einer der Gründe, warum ich als CEO so viel Wert auf die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter lege, ist, dass ich weiß, wie schnell sich Fehlzeiten einschleichen können.
Wenn die Fehlzeiten steigen, fühlen sich andere dazu ermutigt, es genauso zu machen, und bevor man sich versieht, sind die Fehlzeiten richtig hoch und es ist echt schwer, diesen Trend wieder umzukehren.
Es ist zwar langweilig, die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu kontrollieren, aber für den Erfolg eines Unternehmens ist es echt wichtig, dass in diesem Bereich alles stimmt. Die Sache ist die: Die Anwesenheit ist ein Maß für die Zuverlässigkeit eines Mitarbeiters und sein Engagement für seinen Job und wirkt sich direkt auf die Produktivität, die Rentabilität und den Gesamterfolg eines Unternehmens aus.
In diesem Artikel möchte ich unter anderem die Bedeutung der Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern untersuchen.
Die Bedeutung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter
Die Fehlzeiten von Mitarbeitern können erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben, sowohl in Bezug auf die Produktivität als auch auf die finanzielle Leistung. Die Folgen können Produktivitätsverluste, höhere Kosten, eine schlechtere Arbeitsmoral, negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und eine Verschlechterung des Kundenservice sein.
Eines der Hauptprobleme bei Fehlzeiten ist, dass sie in gewisser Weise ansteckend sind: Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Kollegen regelmäßig fehlen, neigen sie eher dazu, es ihnen gleichzutun. Daher ist es für Unternehmen wichtig, die Anwesenheitszeit zu priorisieren und Richtlinien und Praktiken zu entwickeln, die eine zuverlässige Anwesenheit der Mitarbeiter fördern.
Darüber hinaus können Arbeitgeber eine Kultur schaffen, die Anwesenheit wertschätzt und belohnt, was dazu beitragen kann, Fehlzeiten zu reduzieren und die gesamte Performance des Unternehmens zu verbessern.
Gesetze und Vorschriften zur Anwesenheitszeit von Mitarbeitern
In Deutschland gibt es eine Reihe von Gesetzen und Vorschriften, die sich mit Anwesenheitszeiten und Fehlzeiten der Mitarbeiter beschäftigen. Es gibt jedoch kein einzelnes Gesetz, das alles zentral regelt. Vieles ergibt sich aus dem Zusammenspiel verschiedener Gesetze, Tarifverträge und betrieblicher Regelungen.
Das zentrale Gesetz zur Anwesenheit ist das Arbeitszeitgesetz. Die maximale Arbeitszeit in Deutschland beträgt 8 Stunden pro Tag und darf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Monaten im Schnitt 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden. Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Deutschland 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche und 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche.
Auch im Homeoffice gelten alle arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Einhaltung der Pausen- und Höchstarbeitszeiten zu achten – auch bei flexiblen Arbeitsmodellen. Eine Zeiterfassung ist auch hier notwendig, sofern gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben.
Statistiken zu Thema Anwesenheitszeiten und Fehlzeiten von Mitarbeitern
In Deutschland stiegen die Fehlzeiten von Mitarbeitern 2024 auf ein historisch hohes Niveau. Laut dem Fehlzeiten-Report der AOK lag die durchschnittliche Zahl der krankheitsbedingten Ausfälle bei 23,9 Tagen pro Erwerbstätigem, wobei über 60 % der Fehlzeiten länger als zwei Wochen und knapp 40 % sogar über sechs Wochen andauerten.
Die häufigsten Krankheitsbilder, die zu Fehlzeiten führten, waren:
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Psychische Erkrankungen: Diese verursachten durchschnittlich 28,5 Fehltage pro Fall und machten 12,5 % der gesamten Arbeitsunfähigkeitstage aus, so eine Studie des Wissenschaftlichen Instituts der AOK
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Muskel-Skelett-Erkrankungen: Mit 19,8 % der AU-Tage waren sie die häufigste Ursache für längere Ausfallzeiten, so eine Studie des Wissenschaftliches Instituts der AOK
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Atemwegserkrankungen: Obwohl sie nur 15,1 % der AU-Tage ausmachten, waren sie für 27,9 % der Arbeitsunfähigkeitsfälle verantwortlich, so eine Studie des Wissenschaftlichen Instituts der AOK
Psychische Erkrankungen und Muskel-Skelett-Erkrankungen trugen somit erheblich zu den langen Ausfallzeiten bei.
Aktuelle Entwicklungen zum Thema Covid und Long Covid in Deutschland
Long Covid bleibt in Deutschland ein bedeutendes gesundheitliches und soziales Thema. Obwohl die Zahl der Neuerkrankungen seit 2022 rückläufig ist, leiden weiterhin Hunderttausende unter den Langzeitfolgen einer COVID-19-Infektion. Laut einer Auswertung der AOK gab es im Dezember 2023 je 100.000 AOK-Versicherten noch 110 mit einer Krankschreibung wegen Post-Covid, Long Covid oder eines chronischen Erschöpfungssyndroms. Der Spitzenwert lag bei 416 pro 100.000 im März 2022. Die durchschnittliche Ausfallzeit betrug 36,6 Tage pro Fall. Besonders betroffen waren Beschäftigte im Alter von 50 bis 59 Jahren.
Zur Versorgung von Long-COVID-Patienten wurden spezialisierte Ambulanzen und Rehabilitationsmaßnahmen eingerichtet. Seit Mai 2024 gilt eine rechtsverbindliche Long-COVID-Richtlinie, die eine koordinierte Versorgung sicherstellen soll. Zudem wurden bis zum 30. Juni 2024 insgesamt 359.763 COVID-19-Erkrankungen als Berufskrankheiten anerkannt.
Homeoffice und Anwesenheitszeiten
Apple versucht schon länger, alle Mitarbeiter dazu zu bringen, mindestens drei Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. Das Unternehmen checkt die Anwesenheitszeiten über „Ausweisaufzeichnungen“ und schickt Warnungen an alle, die sich nicht daran halten. Viele Mitarbeiter sind natürlich gegen die Pläne des Unternehmens, wieder ins Büro zu gehen, weil sie sagen, dass sie in den letzten zwei Jahren gezeigt haben, dass sie auch remote gut arbeiten können.
Ich persönlich denke, dass sich dieser Trend bis 2024 fortsetzen wird, da Unternehmen von ihren Mitarbeitern zunehmend verlangen, im Büro zu arbeiten.
Diese Grafik, die die 2021er- und 2022er-Werte zum Thema Homeoffice im Wall Street Journal zeigt und vom US-Arbeitsministerium stammt, fasst das ziemlich gut zusammen.
Die Realität ist, und das höre ich von vielen Geschäftsinhabern und CEOs, die diese Entwicklung vorantreiben, dass sie zwar während der Pandemie mit Homeoffice leben mussten, aber ihre Mitarbeiter nun wieder ins Büro zurückholen wollen. Um die Mitarbeiter zu halten, kann dies jedoch nur geschehen, wenn die breite Masse des Marktes dasselbe tut. Das scheint derzeit der Fall zu sein.
Es wird immer seltener, dass man eine ganze Woche lang nur remote arbeitet. Immer mehr Unternehmen tendieren zu einem hybriden Modell. Das heißt, es muss ein Gleichgewicht zwischen persönlicher Teamarbeit und der Freiheit, unabhängig zu arbeiten, gefunden werden. Ein Bericht von Forbes sagt voraus, dass 81 % der Unternehmen dieses hybride Arbeitsmodell bis 2024 einführen werden, wobei die Arbeitnehmer der Generation Z davon besonders begeistert sind.
Möglichkeiten zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verbessern. Hier stelle ich einige davon vor. Es gibt keine allgemeingültige Regel, die immer funktioniert, vieles hängt von der bestehenden Unternehmenskultur ab.
- Einführung einer klaren Anwesenheitsrichtlinie – Eine klare Anwesenheitsrichtlinie, die allen Mitarbeitern mitgeteilt wird und die Erwartungen, Konsequenzen und Verfahren für die Beantragung von Freizeit oder die Meldung einer Abwesenheit enthält.
- Flexible Arbeitsregelungen anbieten – Flexible Arbeitsregelungen wie Telearbeit oder flexible Arbeitspläne können den Mitarbeitern tatsächlich helfen, ihr Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Abwesenheiten aus persönlichen Gründen sinkt. Das trägt dazu bei, die Arbeit angenehmer zu gestalten.
- Anreize schaffen – Arbeitgeber können Anreize schaffen, um die Anwesenheit zu fördern, beispielsweise Prämien oder Belohnungen für perfekte Anwesenheit.
- Für ein positives Arbeitsumfeld sorgen – Ein positives Arbeitsumfeld kann das Engagement der Mitarbeiter steigern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlzeiten aufgrund von Unzufriedenheit am Arbeitsplatz verringern.
- Anwesenheitszeiten überwachen und Feedback geben – Arbeitgeber sollten die Anwesenheitszeiten regelmäßig überwachen und Mitarbeitern mit schlechten Anwesenheitsquoten konstruktives Feedback geben und versuchen, die Gründe für die Fehlzeiten des Mitarbeiters zu ermitteln und zu beheben.
Systeme, die du für die Anwesenheitszeiten deiner Mitarbeiter nutzen kannst
Es gibt viele Systeme, die du für die Anwesenheitserfassung deiner Mitarbeiter nutzen kannst – vorausgesetzt, du brauchst überhaupt ein solches System. Welches du verwendest, hängt von deiner Unternehmenskultur, der Art der Arbeit, der Größe oder Organisation und verschiedenen anderen Faktoren ab.
- Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware: Eine solche Softwarelösung kann die Erfassung der Anwesenheitszeiten deiner Mitarbeiter optimieren und automatisch die Ein- und Ausstempelzeiten der Mitarbeiter erfassen, die geleisteten Arbeitsstunden berechnen und Berichte erstellen.
- Biometrische Zeiterfassungsgeräte: Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungsscanner können die Anwesenheit von Mitarbeitern genau erfassen und das sogenannte „Buddy Punching“ verhindern. Diese Tools können in Cloud-Software integriert werden, um die Erfassung und Berichterstellung zu optimieren.
- Physische Anwesenheitslisten: Das altbewährte System von Papier und Stift kann eine gute Möglichkeit sein, die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern in kleinen Unternehmen manuell zu erfassen.
- GPS-Ortung: Für Mitarbeiter, die remote oder im Außendienst arbeiten, kann eine Lösung mit GPS-Ortungsfunktion verwendet werden, um ihren Standort und ihre Anwesenheitszeiten zu überwachen.
- Mobile Apps: Die meisten Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware bieten auch mobile Apps an, mit denen Mitarbeiter sich über ihr Smartphone ein- und ausstempeln können. Diese Methode ist für Mitarbeiter praktisch und kann Arbeitgebern helfen, die Anwesenheitszeiten in Echtzeit zu verfolgen.
Wie oben erwähnt, ist es bei der Entscheidung für ein Anwesenheitssystem für Mitarbeiter wichtig, die jeweiligen Umstände zu berücksichtigen. Um beispielsweise Mitarbeiter aus hybriden Arbeitsmodellen zurück ins Büro zu holen, hat EY ein Überwachungssystem mit Karten eingeführt, die die Mitarbeiter nutzen müssen, um die Anwesenheitszeiten der Belegschaft in Großbritannien zu erfassen, anstatt sich für verschiedene verfügbare Online-Modelle zu entscheiden.
Abschließende Gedanken
Die Anwesenheitszeiten zeigen, wie zuverlässig ein Mitarbeiter ist und wie sehr er sich für seinen Job einsetzt. Dies wirkt sich wiederum direkt auf die Produktivität, die Rentabilität und den Erfolg eines Unternehmens aus. Deshalb ist es wichtig, die Anwesenheitszeiten gut im Griff zu haben und dafür zu sorgen, dass die Fehlzeiten nicht steigen, denn das kann schnell schiefgehen.
Für Führungskräfte ist es daher besonders wichtig, über Trends auf dem Laufenden zu bleiben, vor allem über die Dynamik im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice. Es wird spannend sein zu sehen, wie sich diese Entwicklung fortsetzt, aber ich gehe davon aus, dass in den nächsten Monaten viele Remote-Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren werden.
