ما هو تزوير توقيع الحضور والانصراف نيابًة عن الزملاء، وكيف تمنعه؟

نعم، تزوير توقيع الحضور والانصراف يُعتبر بمثابة تلاعب في الوقت أو احتيال في كشوف الرواتب، وهو ما يجعله يدخل فعلاً في نطاق المخالفات الجنائية الخطيرة في المملكة العربية السعودية.

يوضِّح النظام الجزائي لجرائم التزوير في السعودية عقوبة التزوير في دفتر الحضور والانصراف. حيث يُعاقَب مرتكب هذا الفعل بالسجن لمدة أقصاها ثلاثة أشهر، كما يدفع غرامة لا تتجاوز ثلاثين ألف ريال، أو بإحديهما.

غالبًا ما يبدأ تزوير توقيع الحضور والانصراف كخدمة تبدو في ظاهرها “غير ضارة”، حيث يسجل موظف الحضور أو الانصراف نيابةً عن زميل له متأخر، أو غادر مبكرًا، أو تغيَّب عن العمل كليًا. يمكن أن يحدث هذا عبر تبادل بطاقات الدخول (Swipe Cards)، أو أرقام التعريف الشخصية (PINs)، أو كلمات المرور، ويكون ذلك أسهل بكثير مع أنظمة تتبع الوقت القديمة. وبمجرد أن يبدأ الأمر في الانتشار، يمكن أن يتحول بسرعة إلى عادة تُكلِّف الشركة الكثير.

اكتشاف التزوير في الحضور والانصراف لا يكون أمرًا سهلاً ومباشرًا دائمًا، ولكن هناك علامات واضحة تدل على حدوثه، مثل:

• تسجيل الموظفين الحضور والانصراف معًا باستمرار في نفس اللحظة
• التعديلات المتكررة على كشوف الحضور التي تشمل نفس الأشخاص
• سجلات حضور متطابقة لموظفين مختلفين

هناك عدد من الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لإيقاف التزوير في الحضور والانصراف بشكل فعال في مكان العمل. إليك بعض الأساليب المُجرَّبة والمُثبَتة:

1. وضع سياسة واضحة وصريحة للتلاعب في الوقت

قم بتعريف تزوير توقيع الحضور والانصراف بوضوح، واشرح سبب عدم السماح به، وعقوبة التزوير في دفتر الحضور والانصراف. تأكد من أن كل موظف يفهم هذه السياسة من اليوم الأول لعمله. يمكنك توضيح هذه السياسة خلال مرحلة التوظيف، واشرحها في دليل الموظفين، واطلب من الموظفين التوقيع على نموذج إقرار بالاطلاع والموافقة.

2. إجراء عمليات تدقيق منتظمة

3. استخدام برنامج لتتبع الوقت مع خاصيات أمان

من السهل التلاعب بسجلات الدوام اليدوية و أدوات تسجيل الحضور التقليدية. ولهذا السبب، من المفيد الانتقال إلى أنظمة أكثر تطوراً لتتبع الوقت. لا تستخدم أي برنامج لتتبع الوقت فحسب، بل اختَر البرنامج المُزوَّد بميزات أمان يمكنها إيقاف تزوير الحضور والانصراف بفعالية.

تتضمن هذه الميزات:

• التعرف على الوجه: تؤكد أنظمة تتبع الوقت المزودة بخاصية التعرف على الوجه هوية الموظف من خلال مسح الوجه، وهذا يضمن أن الشخص المُحدَّد فقط هو من يمكنه تسجيل الحضور. وهذا يقضي بفعالية على إمكانية قيام زميل آخر بتسجيل الحضور نيابةً عنه.
• تتبع الموقع عبر نظام تحديد المواقع العالمي: بمساعدة التتبع عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، يمكنك تسجيل الموقع الدقيق لعمليات تسجيل الحضور والانصراف. وهذا يمنع أي شخص من تسجيل الحضور عن بُعد أو خارج مكان العمل، ويضمن تسجيل الحضور فقط عندما يكون الموظفون متواجدين فعليًا في الموقع.
• مصادقة البصمة: تتحقق من صحة الهوية باستخدام بيانات بيومترية فريدة. لا يمكن مشاركة البصمة أو تزويرها بسهولة، مما يجعلها واحدة من أكثر الطرق أمانًا لمنع التزوير في الحضور والانصراف. 

قد يبدو تزوير توقيع الحضور والانصراف وكأنه خدمة بسيطة بين الزملاء، ولكنه قد يؤدي إلى مشاكل كبيرة للشركات. الخبر الجيد هو أنه باستخدام الأدوات، والسياسات المناسبة، والتواصل الصريح، من الممكن منع هذه الممارسة بالكامل. عندما يكون تتبع الوقت عادلاً، ودقيقاً، وشفافاً، يستفيد الجميع، ويُمكن لأماكن العمل أن تُدار بسلاسة أكبر. آمل أن يكون هذا الدليل السريع قد منحك نصائح مفيدة وقابلة للتطبيق لحل مشكلة التزوير في الحضور والانصراف نهائيًا.