始末書テンプレート

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始末書とは、業務上の過失や不祥事、規律違反などが発生した際に、事態の経緯や原因を報告するとともに、反省と謝罪の意思を示し、再発防止策を記載するために提出する社内文書です。

単なる状況報告にとどまらず、問題に対する責任を自覚し、誠意を持って反省の意を示すための重要な書類として作成されます。

口頭での謝罪にとどめず、文書として始末書を作成・提出する目的には、主に以下の3つがあります。

• 不祥事や過失の事実関係および原因の明確化 – 発生した問題の経緯や原因を客観的に把握・記録します。
• 再発防止策の立案と組織的な改善 – 同様の過ちを繰り返さないための具体的な対策を講じ、業務改善につなげます。
• 本人が反省の意思を示した記録 – 人事・労務管理上の資料となります。

主に会社に損害を与えた場合、または社内ルール・コンプライアンスに違反した場合に使用します。代表例として、業務上の重大なミスや事故、社有車での交通事故、機密情報・個人情報の漏洩、社内規定違反（無断欠勤やハラスメント等）などが挙げられます。

始末書の提出基準は、過失の程度や被害の大きさにより社内規定で定められている場合があります。自社の規定をご確認ください。

問題や事故の内容と反省の意を正確に伝えるため、以下の項目を整理して記載します。

• 提出日：始末書を実際に提出する正確な年月日
• 宛先：提出先となる上司や代表取締役の役職および氏名
• 所属・氏名（押印）：作成者自身の所属部署、氏名、および捺印
• 発生日時・場所：事故や問題が発生した具体的な日時と場所
• 問題の概要と経緯：発生した事態の内容、および生じた損害や影響などの事実関係
• 発生原因：問題を引き起こした直接的・根本的な原因（確認不足や手順遵守の不備など）
• 反省と謝罪の意：自身の認識の甘さや注意不足に対する反省と、会社や関係者への謝罪
• 再発防止策：同様の事態を二度と発生させないための具体的かつ実行可能な対策

始末書を社外（取引先や顧客）に対して提出することは基本的になく、自社の内部規定に基づき提出する「社内専用の文書」です。

取引先や顧客に対して謝罪や経緯報告を行う場合は、始末書ではなく「お詫び状（謝罪状）」や、客観的な事実のみを記載した「事故報告書・経緯報告書」を作成して提出するのが適切な対応となります。

両者の最も大きな違いは、「謝罪・反省の有無」と「目的」にあります。

始末書は事故やミスの責任を認め、謝罪と反省の意思を示し、再発防止策を報告するための文書です。一方、顛末書（てんまつしょ）は、問題の発生から収束までの経緯や対応内容を客観的に記録・報告するための文書です。

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