Voy a empezar esta guía sobre gestión de personal con una cita, un pequeño rompehielos:
“Sobra decir que ninguna empresa, pequeña o grande, puede ganar a largo plazo sin empleados motivados que crean en la misión y entiendan cómo lograrla.” – Jack Welch, ex CEO y presidente de General Electric.
Y tiene toda la razón. Una empresa es su gente, y no gestionarla bien es como descuidar el corazón mismo que mantiene vivo al negocio. Claro que las estrategias de marketing, los productos y la tecnología son importantes, pero al final son las personas detrás de todo eso quienes marcan la verdadera diferencia.
En este artículo vamos a ver qué es realmente la gestión de la fuerza laboral, cómo puede transformar tu negocio si se aplica bien y qué estrategias utilizan las grandes compañías para desbloquear todo el potencial de sus equipos.
¿Qué es la gestión de personal?
La gestión de la fuerza laboral (o Workforce Management, WFM) es el proceso de planificar, hacer seguimiento y optimizar cómo trabajan las personas dentro de una organización.
Incluye tareas como organizar turnos, llevar el control de la asistencia, supervisar la productividad y asegurarse de que se cumplan las leyes laborales y las políticas de la empresa.
El objetivo, en pocas palabras, es garantizar que las personas adecuadas estén en el lugar correcto y en el momento justo, para que el negocio funcione sin problemas y pueda alcanzar sus metas.
Foto de Annie Spratt tomada de Unsplash
¿Por qué es importante la gestión de personal?
La gestión de la fuerza laboral es importante porque te ayuda a ajustar el nivel de personal a lo que realmente necesita tu negocio.
De esta forma puedes recortar costes innecesarios por tener demasiado personal y, al mismo tiempo, evitar la falta de personal que puede provocar ventas perdidas y clientes descontentos.
Además, con una buena gestión de la fuerza laboral puedes repartir mejor las cargas de trabajo entre tu equipo. Eso significa menos riesgo de burnout y un uso más eficiente de su tiempo y de sus habilidades.
No importa si tienes un equipo de cinco personas o de quinientas: controlar horarios, asistencia y tareas puede volverse un caos muy rápido.
Pero cuando gestionas bien a tu gente, las operaciones fluyen mejor, la productividad aumenta y los empleados se sienten valorados y apoyados. En definitiva, es un beneficio global para cualquier organización.
Claves esenciales de la gestión de personal
Entonces, ¿qué implica realmente la gestión de la fuerza laboral?
¿Se trata solo de crear horarios de trabajo? ¿De asignar proyectos al equipo? ¿De mandar por mandar?
Pues no exactamente.
La gestión de la fuerza laboral abarca una gran variedad de tareas, entre las que se incluyen la previsión y la planificación, la programación, el control del tiempo y la asistencia, la gestión de las bajas, la gestión del rendimiento y la gestión del cumplimiento normativo.
Vamos a mirar cada uno de estos aspectos más de cerca:
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La previsión y la planificación consisten en anticiparse y predecir cuántos empleados se necesitarán en un momento dado. Si se conocen los periodos de mayor actividad, los picos estacionales o las épocas de menor actividad, las empresas pueden planificar el número de empleados necesarios para satisfacer la demanda sin incurrir en gastos excesivos de mano de obra. |
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La programación de horarios toma ese plan y lo convierte en acción asignando a las personas adecuadas a los turnos adecuados. Una buena programación permite equilibrar las necesidades de la empresa con las de los empleados, lo que ayuda a reducir los costes y a mantener al personal satisfecho y motivado. |
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El control del tiempo y la asistencia garantiza la precisión a la hora de registrar las horas trabajadas. Con las modernas soluciones de control del tiempo, las empresas pueden realizar fácilmente un seguimiento de los fichajes, los descansos y las horas extras. Esto hace que la nómina sea más precisa y mantiene la transparencia tanto para los directivos como para los empleados. |
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La gestión de las ausencias y las bajas ayuda a mantener la estabilidad de las operaciones incluso cuando el personal se toma vacaciones, bajas por enfermedad o días libres. Al realizar un seguimiento adecuado, los directivos pueden asegurarse de que se cubren las cargas de trabajo, evitando huecos de última hora. |
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La gestión del rendimiento se centra en comprender el rendimiento de los empleados. El seguimiento de la productividad y los resultados ofrece a los directivos la oportunidad de recompensar a los empleados con mejor rendimiento, ofrecer formación cuando sea necesario y garantizar que todos contribuyan de forma eficaz. |
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La gestión del cumplimiento normativo es fundamental, especialmente en sectores con leyes laborales estrictas. Garantiza que los turnos, las horas de trabajo y los salarios cumplan los requisitos legales, lo que protege a las empresas de costosas sanciones y ayuda a los empleados a sentirse tratados de forma justa. |
¿Cómo gestionan su personal las empresas más importantes?
“Si estás creando una empresa, tienes que reunir a gente excelente. Al fin y al cabo, una empresa no es más que un grupo de personas que se han reunido para crear un producto o servicio.” – Elon Musk
Las mejores empresas entienden que su personal es su mayor activo, por lo que se toman muy en serio la gestión de la plantilla. En lugar de limitarse a cubrir los turnos, se centran en crear sistemas que equilibren la eficiencia y el bienestar de los empleados. Y así es como puedes hacerlo como ellos:
1. Utiliza una gestión del personal basada en datos
Si no dispones de los datos adecuados, básicamente estás gestionando tu plantilla a ciegas. Las mejores empresas se basan en datos para tomar decisiones inteligentes sobre la gestión del personal.
Por ejemplo, puedes analizar las tendencias de ventas y la demanda de los clientes para identificar los días y las horas punta.
También puedes examinar la disponibilidad de tu personal, quién puede trabajar por las mañanas, por las tardes o los fines de semana.
Las mejores empresas se basan emás ocupados y las horas punta. Eche también un vistazo a la disponibilidad de su personal, quién puede trabajar por las mañanas, por las tardes, los fines de semana o los días festivos.
De esta manera, puede crear un horario que satisfaga la demanda y funcione para todos.
Es útil representar toda esta información de forma visual, por ejemplo, en un calendario o una herramienta de programación.
Dedicar tiempo a realizar una planificación basada en datos merece la pena. Garantiza que cada turno cuente con el personal adecuado, evita el exceso de personal que aumenta los costes y evita la falta de personal que puede provocar estrés en los empleados e insatisfacción en los clientes.
2. Plantéate ofrecer modalidades de trabajo flexibles
Empresas como Microsoft, Apple y Google han adoptado modalidades de trabajo flexibles.
Puede que no sea la opción adecuada para todo el mundo, pero ofrecer a los trabajadores la posibilidad de trabajar a distancia les da un mayor control sobre cómo gestionan su tiempo y su energía. Esto no solo mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, sino que también ayuda a los empleados a ser más productivos y comprometidos.
Ofrecer un horario flexible demuestra que la empresa confía en su personal, lo que a su vez fomenta la lealtad y reduce la rotación de personal. También abre las puertas a un mayor número de talentos, ya que la ubicación ya no es un obstáculo para contratar a los mejores candidatos. En muchos casos, las opciones de trabajo flexible reducen los gastos generales y favorecen la sostenibilidad al reducir los desplazamientos.
Aquí te cuento cómo pasar de una oficina tradicional a un modelo totalmente remoto
3. Aprovecha las herramientas de gestión de personal
La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión moderna del personal. Si aún no las utilizas, estás perdiendo un gran potencial.
Por ejemplo, las aplicaciones de control horario como Jibble registran automáticamente cuándo empiezan y terminan de trabajar los empleados, lo que elimina las hojas de asistencia manuales. Esto no solo ahorra horas de trabajo administrativo, sino que también garantiza la precisión de las nóminas.
También hay herramientas que pueden realizar un seguimiento de las bajas y el rendimiento, lo que permite a los directivos tomar decisiones más inteligentes con mayor rapidez. Simplifican el cumplimiento de la legislación laboral y proporcionan información que ayuda a optimizar la productividad en toda la organización.
Más allá del seguimiento, los sistemas de gestión de la plantilla pueden prever las necesidades de personal, automatizar la programación e incluso identificar las tendencias de la carga de trabajo antes de que se conviertan en problemas.
Todas estas herramientas le ofrecen la ventaja de una gestión más estratégica de la plantilla, por lo que le recomiendo encarecidamente que las pruebe.
¿Todo listo para mejorar la gestión de la plantilla?
En esencia, la gestión de la plantilla consiste en alinear a las personas y los procesos para que las empresas puedan prosperar. Cuando se hace bien, no solo reduce los costes o evita el caos en la programación, sino que crea un equipo más saludable y motivado, equipado para ofrecer resultados reales.
Con una planificación basada en datos, modelos de trabajo flexibles y las herramientas adecuadas, cualquier organización puede liberar todo el potencial de su plantilla y sentar las bases para un crecimiento sostenible. Espero que estos consejos le sean tan útiles como lo han sido para mí y mi equipo. ¡Saludos!
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