Los 8 mejores métodos para organizar tu tiempo

Por Charlie Fitzgibbon, Profesional de la Construcción

20 de mayo de 2025

¿Alguna vez has sentido que no tienes suficientes horas en el día? Empiezas la mañana con un plan claro, pero antes de que te des cuenta, tu bandeja de entrada está a rebosar, las reuniones se han comido la mitad del día y te estás ahogando en un mar de tareas sin terminar. ¿Te suena? No eres el único.

La jornada laboral moderna está llena de distracciones, y sin una estrategia sólida para organizar tu tiempo, es fácil quedarse atrapado en un bucle de atareo, pero sin progreso real.

La buena noticia es que no tienes por qué depender únicamente de tu fuerza de voluntad para seguir siendo productivo. Existen métodos de eficacia probada que te ayudarán a dominar tu tiempo y conseguir hacer más.

En este artículo, vamos a analizar las cinco mejores técnicas para gestionar y controlar tu tiempo.

Si te cuesta priorizar, centrarte o simplemente te sientes abrumado, estos métodos de organización del tiempo te proporcionarán las herramientas necesarias para recuperar tu día.

Este artículo cubre:

• ¿Por qué es necesario organizar el tiempo?
• ¿Cuáles son los riesgos de no organizar tu tiempo?
• Los 8 mejores métodos para organizar tu tiempo
• Cómo aplicar estos métodos en la vida diaria
• Reflexiones finales

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Los 8 mejores métodos para organizar tu tiempo

Exploremos las mejores estrategias para ayudarte a tomar las riendas de tu agenda y recuperar tu tiempo:

Nº 1 El método Kanban – Haz que tu trabajo sea visible

Si alguna vez has sentido que tu carga de trabajo es abrumadora y desestructurada, el método Kanban puede ser la solución perfecta.

El método Kanban es una forma super sencilla pero eficaz de llevar un registro de todas tus tareas. Creado originalmente para la producción, se trata de crear un sistema visual que te ayuda a ver tu trabajo a medida que avanza por las distintas fases de realización.

Así es como funciona:

• Configura tu tablón Kanban: crearás un tablón con algunas columnas básicas. La columna más a la izquierda es el punto de partida, como «consultas de ventas». La columna más a la derecha es el punto final, como «entrega al cliente». Las columnas intermedias muestran cada etapa del recorrido de una tarea en un orden lineal y consecutivo.
• Empieza: Cuando inicies una tarea, añádela a la columna correspondiente para poner en marcha el proceso.
• Mueve las tareas a medida que avanzas: cada tarea está representada por una tarjeta (puede ser una nota adhesiva o una «tarjeta digital», según la herramienta que utilices). Estas tarjetas se mueven de izquierda a derecha a medida que se alcanzan los hitos, siguiendo visualmente el progreso de cada tarea.
• Mantén el ritmo: Kanban consiste en mantener las cosas en movimiento. Cuando miras tu tablón, deberías tener una idea clara de en qué punto se encuentra cada tarea, lo que te ayuda a seguir el progreso y evitar olvidarte de elementos de tu lista de tareas pendientes.
• Limita el trabajo en curso: una regla clave de Kanban es limitar el número de tareas que pueden estar en la columna y en una columna a la vez. Si todas tus tareas se amontonan en una columna, centra tu energía en hacer progresar esos elementos para que las cosas vuelvan a moverse.

Al dividir tus tareas en categorías (como «pendientes», «en curso» y «realizadas»), podrás ver fácilmente lo que hay que hacer a continuación. Tanto si utilizas notas adhesivas en una pizarra como herramientas digitales, Kanban te ayuda a evitar que el trabajo se acumule y garantiza que avances.

Cuando ves que tus tareas progresan, te da una sensación de impulso y control, haciendo que el trabajo sea mucho menos abrumador.

Nº 2 La Técnica Pomodoro – Sprint, Descansa, Repite

¿Alguna vez has estado sentado en tu mesa durante horas, con la sensación de que tu cerebro se está convirtiendo en papilla? Eso es porque nuestra capacidad de atención tiene límites.

Descubre la Técnica Pomodoro, una forma sencilla pero eficaz de dividir el trabajo en partes manejables.

Funciona así: pon un temporizador durante 25 minutos y céntrate en una sola tarea. Cuando suene el temporizador, tómate un descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro de estos «Pomodoros», prémiate con una pausa más larga de 15-30 minutos.

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Este método funciona porque mantiene tu cerebro ocupado al tiempo que previene el agotamiento. En lugar de arrastrarte durante una sesión de trabajo maratoniana, haces sprints cortos y concentrados.

Es como el entrenamiento por intervalos de alta intensidad, pero para la productividad. Al trabajar en estas explosiones concentradas, te mantienes alerta y consigues hacer más cosas en menos tiempo.

También puedes utilizar el método Pomodoro para estudiar. Funciona muy bien para estudiar, ya que te ayuda a mantener la concentración sin quemarte. Después de cada cuatro sesiones, haces una pausa más larga para recargarte. Es una forma sólida de gestionar tus estudios y mantener fresco tu cerebro.

Nº3 El método Ivy Lee – Planificar el mañana, hoy

A veces los métodos más sencillos son los más eficaces. El método Ivy Lee se desarrolló hace más de 100 años para ayudar a mejorar la productividad en la fabricación. Hoy puede ayudarte a organizar tu tiempo y a ponerte al día con tu lista de tareas pendientes.

Al final de cada jornada laboral, escribe las seis tareas más importantes que debes realizar mañana. Priorízalas por orden de importancia y, al día siguiente, empieza por la primera tarea y ve bajando por la lista. Lo que no hagas se traslada al día siguiente.

Eso es todo. Sin estrategias complejas. Sin fatiga de decisión. Sólo un plan claro y centrado.

Este método funciona porque te obliga a decidir de antemano lo que realmente importa, en lugar de reaccionar a lo que te parezca urgente en el momento. Es como tender la ropa la noche anterior: en el futuro agradecerás la previsión.

Nº4 El Principio de Pareto – La Regla del 80/20

¿Alguna vez has sentido que te ahogas en trabajo, pero que sólo una pequeña parte mueve realmente la aguja? Ahí es donde el Principio de Pareto puede ayudarte. También conocido como la regla del 80/20, afirma que el 80% de tu progreso proviene de sólo el 20% de tu esfuerzo.

El truco está en identificar qué tareas entran dentro de ese 20% crucial que proporciona el mayor impacto, y luego centrar más de tu tiempo y energía en esas tareas, en lugar del otro 80% que produce menos resultados.

¿Qué trabajo genera el mayor impacto? ¿Qué actividades son sólo labores rutinarias? Una vez que identifiques dónde se emplean mejor tus esfuerzos, puedes empezar a eliminar o delegar el resto.

Imagínate a un chef en una cocina con mucho trabajo: sabe qué platos son los más vendidos y se centra en perfeccionarlos, en lugar de perder el tiempo con cosas que nadie pide. Aplícalo a tu propia carga de trabajo y verás cómo consigues más haciendo menos.

Nº5 Jerarquía de necesidades de Maslow – Prioriza de la forma correcta

La pirámide de Maslow es una teoría psicológica que sugiere que tenemos distintos niveles de necesidades, empezando por la supervivencia básica hasta la satisfacción de nivel superior. La idea es que debemos satisfacer las necesidades de nivel inferior antes de poder centrarnos en las superiores.

Sin embargo, la mayoría de la gente se detiene ahí y no reflexiona sobre cómo se aplica en la práctica a nuestra vida cotidiana. También es una herramienta y una mentalidad fantásticas para la gestión del tiempo y la productividad. La idea es sencilla: antes de poder centrarte en tareas complejas, debes ocuparte de las necesidades básicas.

Si estás agotado, hambriento o mentalmente agotado, ningún truco de productividad te ayudará. Tu prioridad siempre debe ser tu bienestar. Eso significa dormir lo suficiente, comer alimentos nutritivos y tomarte descansos cuando sea necesario.

Es como intentar construir un rascacielos sin unos cimientos sólidos: no se mantendrá en pie mucho tiempo.

Además, debes terminar las tareas fundamentales de tu lista de tareas pendientes antes de ocuparte de los detalles intrincados. No tiene sentido empezar las llamadas de ventas si antes no has decidido una estrategia y un guión de ventas.

Nº6 La Técnica Flowtime – Personaliza tu concentración y tus pausas

¿Sientes que los temporizadores estrictos (como los de la Técnica Pomodoro) no se ajustan a tu ritmo de trabajo natural? ¿Sientes que todas estas reglas y métodos te ralentizan en lugar de ayudar a tu productividad?

Si es así, la Técnica Flowtime podría ser una opción mejor. Este método es una forma más flexible y personalizada de gestionar la concentración y el descanso.

Funciona así: en lugar de poner un temporizador rígido, simplemente eliges una tarea y empiezas a trabajar en ella. Trabajas hasta que te sientas fatigado o distraído de forma natural, ya sean 20 o 90 minutos, no importa. Cuando sientas que te desconcentras, es tu señal para hacer una pausa.

Durante el descanso, registra cuánto tiempo has trabajado y cuánto tiempo has descansado, con el objetivo de encontrar gradualmente tu punto óptimo de concentración personal.

La Técnica Flowtime consiste en respetar tus niveles naturales de energía. Algunos días puedes tener sesiones de trabajo profundo de 90 minutos. Otros días, quizá sólo puedas concentrarte durante 30 minutos. Y eso está muy bien. Elimina la presión de encajar en una caja de tiempo y te permite construir una comprensión de tus propios patrones naturales.

Imagina que eres un surfero, no estás programando un cronómetro para coger una ola, estás sintiendo el ritmo del océano. Cuando llega una ola, llega. Flowtime es así. Trabajar con tus olas naturales de productividad en lugar de luchar contra ellas.

Puedes utilizar una simple hoja de cálculo, un diario o una aplicación digital de notas para registrar tus sesiones. Con el tiempo, te darás cuenta de patrones como cuándo haces tu mejor trabajo, cuánto tiempo te mantienes concentrado y cuándo necesitas descansos. Es una forma sencilla pero poderosa de personalizar tu sistema de productividad para que se adapte a ti, y no al revés.

Al combinar el trabajo estructurado con un horario flexible, la Técnica Flowtime te ayuda a permanecer más tiempo en la zona, reducir el agotamiento y aprovechar realmente tus ritmos naturales de productividad sin obligarte a seguir reglas rígidas.

El inconveniente, sin embargo, es que requiere mucha autodisciplina. Si eso no se parece a ti, puedes tener dificultades.

Nº7 El método ALPEN – Planificación diaria simplificada

Si tu lista de tareas pendientes te parece una batalla interminable, el Método ALPEN te ofrece un enfoque sencillo y sistemático para planificar tu día sin agobios.

Desarrollado por el economista alemán Lothar J. Seiwert, ALPEN es un acrónimo que significa:

• Aufgaben (tareas)
• Länge schätzen (estimar la duración)
• Pufferzeiten einplanen (planificar tiempos de reserva)
• Entscheidungen treffen (tomar decisiones)
• Nachkontrolle (seguimiento y revisión)

Así es como funciona:

• Enumera tus tareas: Empieza escribiendo todo lo que tienes que hacer hoy.
• Calcula el tiempo: Junto a cada tarea, anota cuánto tiempo crees que te llevará.
• Añade tiempo de reserva: La vida pasa, así que añade un 20-30% de tiempo extra como colchón para interrupciones o retrasos inesperados.
• Prioriza y decide: No todas las tareas tienen la misma importancia. Clasifica tus tareas y decide qué necesita atención inmediata y qué puede esperar.
• Revisa y ajusta: Al final del día, revisa lo que has completado, ajusta los planes si es necesario y utiliza esa información para planificar mejor el día siguiente.

Piensa en ALPEN como si hicieras la maleta para un viaje. No te limitarías a meterlo todo en una bolsa, sino que lo planificas, calculas, dejas espacio para extras y lo compruebas antes de cerrar la cremallera. La misma idea se aplica a la gestión de tu día.

Lo bueno del método ALPEN es lo rápido y sencillo que es. Puedes realizar todo el proceso en menos de 10 minutos cada mañana, y te proporciona inmediatamente un plan claro y realista en lugar de una lista sobrecargada.

Al incorporar expectativas realistas a tu agenda mediante un «tiempo de amortiguación», reduces el estrés, evitas comprometerte en exceso y te mantienes ágil cuando surgen imprevistos.

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Nº8 El método ABC – Priorizar con enfoque láser

Ésta es la idea: clasifica tus tareas en tres sencillos cubos:

• Tareas A: Muy importantes. Deben hacerse hoy. Si no, habrá consecuencias graves.
• Tareas B : Importantes pero no urgentes. Son tareas que deben hacerse pero que pueden esperar si es necesario.
• Tareas C : Agradables de hacer, pero no importantes ni urgentes. Si te las saltas, no pasa nada malo.

Una vez categorizada, planifica tu lista diaria de tareas pendientes centrándote en las tareas A cuando sabes que eres más productivo, las tareas B como segunda prioridad y las tareas C si tienes tiempo. Sin rebotes ni distracciones. Sólo una vez realizadas todas las tareas A planificadas puedes pasar a las tareas B, y así sucesivamente.

Es como tener una cola VIP para tu jornada laboral. Sólo los invitados (tareas) más importantes reciben atención inmediata, mientras todos los demás esperan su turno.

El Método ABC te entrena para priorizar sin piedad. Es fácil caer en la trampa de hacer primero lo que resulta más fácil o divertido, pero eso a menudo deja sin hacer el trabajo crítico. El ABC mantiene tu atención donde más importa, asegurándote de que empleas tu limitado tiempo y energía en tareas que importan.

Un consejo útil:

Reevalúa tu lista de tareas a mediodía. A veces, algo que era una B por la mañana se convierte en una A por la tarde si cambian los plazos o las prioridades.

Al evaluar constantemente lo que realmente importa, el Método ABC te ayuda a mantenerte centrado, a reducir el agobio y a terminar tus días sabiendo que has abordado el trabajo más importante, no sólo el más fácil.

Cómo aplicar estos métodos en la vida cotidiana

Las estrategias adecuadas pueden ayudarte a mantenerte organizado, reducir el estrés y aprovechar al máximo tu día, pero con tantas técnicas ahí fuera, ¿cómo saber por dónde empezar?

• Empieza poco a poco y coge impulso: intentar poner en práctica los cinco métodos a la vez resultará abrumador. En lugar de eso, elige una técnica que te resulte atractiva y comprométete a utilizarla durante una semana. Dominar un método primero te ayudará a ser coherente antes de añadir otros para crear un sistema que se adapte a tu estilo de trabajo.
• Utiliza las herramientas adecuadas: aprovecha las herramientas digitales, como un sistema de seguimiento de productividad para gestionar en qué empleas el tiempo, un temporizador Pomodoro para poner en práctica la técnica Pomodoro, o simplemente un diario para priorizar tus tareas con el método Ivy Lee. Encontrar la herramienta adecuada para el trabajo hace que te resulte más fácil ser constante y ceñirte a tu plan de gestión del tiempo.
• Reflexiona, adáptate y mejora: observa cómo influyen estos métodos en tu productividad a lo largo de un periodo de tiempo. Si algo no funciona, modifica tu enfoque y sigue adelante. La gestión del tiempo no consiste en ceñirse rígidamente a un sistema, sino en hacer evolucionar tu estrategia para adaptarla a tus necesidades y a tu estilo de vida.

Reflexiones finales

Dominar distintos métodos para organizar el tiempo no consiste en atiborrar cada minuto disponible con más trabajo: se trata de trabajar de forma más inteligente, no más dura. Se trata de crear un sistema que te ayude a mantenerte organizado, centrado y productivo sin sentirte abrumado.

Cuando gestionas tu tiempo eficazmente, no sólo mejoras tu equilibrio laboral, sino que liberas tiempo para ti, reduces el estrés y dejas espacio para las cosas que realmente importan.

Kanban te ayuda a visualizar tu trabajo. La jerarquía de Maslow garantiza que te ocupes primero de lo esencial. La Técnica Pomodoro te mantiene lleno de energía, el método Ivy Lee simplifica tu planificación y el principio de Pareto garantiza que te centres en lo que realmente importa.

Además, la Técnica Flowtime personaliza tus sesiones de trabajo para adaptarlas a tu ritmo natural, el Método ALPEN ofrece un plan práctico para la planificación diaria con flexibilidad incorporada, y el Método ABC aporta una aguda priorización a una desordenada lista de tareas pendientes.

Mezcla y combina estas técnicas para adaptarlas a tu flujo de trabajo personal, y te encontrarás con más tiempo, menos estrés y mucha más productividad. Porque, al fin y al cabo, el tiempo no es el problema, sino cómo lo gestionas, lo que marca la diferencia.