Trabajar desde casa no significa trabajar solo. Los freelancers cuentan con todo un mundo digital que les permite organizar tareas, gestionar proyectos, controlar sus tiempos y mantener su contabilidad al día.
Si vas a darle scroll a este artículo, hazlo despacio porque te traigo una selección de las 30 mejores herramientas y apps para freelancers que trabajan desde casa.
Este artículo cubre:
- Freelancers en remoto: 30 herramientas imprescindibles para trabajar desde casa
- Herramientas digitales y apps de gestión del tiempo y productividad para freelancers
- Herramientas digitales y aplicaciones para la gestión de tareas
- Herramientas digitales y apps para la gestión de proyectos
- Herramientas de almacenamiento y la gestión de documentos para freelancers
- Herramientas y apps de contabilidad y finanzas para autónomos
- Herramientas de comunicación, reuniones virtuales y videollamadas
- Herramientas y apps para la automatización de tareas, procesos y flujos de trabajo
- Herramientas digitales y apps de seguridad y protección de datos
- Herramientas y apps de marketing digital y gestión de contenidos
- Herramientas y aplicaciones de control del bienestar y la salud mental
- Conclusiones finales
Freelancers en remoto: 30 herramientas imprescindibles para trabajar desde casa
Dominar determinadas herramientas y aplicaciones es imprescindible para un trabajador autónomo o freelancer.
Las plataformas que he incluido en este listado no sólo le facilitan el trabajo, sino que te convierten en un profesional más completo y por ende, más competitivo.
Por otro lado, los freelancers que trabajamos desde casa no solemos contar con un equipo de apoyo como sí ocurre cuando se trabaja en una empresa tradicional.
Es decir, a menudo nos toca gestionar proyectos, hacer nuestro propio marketing y hasta lleva la contabilidad o pagar impuestos, ¿te suena de algo?.
Aquí tienes un buen punto por donde empezar: una selección de las que para mí son las 30 mejores herramientas y apps para freelancers, clasificadas por temática.
Herramientas digitales y apps de gestión del tiempo y productividad para freelancers
Empecemos por el control del tiempo y el manejo de nuestra productividad.
Las aplicaciones de control horario son muy útiles a la hora de registrar tus horas de trabajo y generar informes a partir de los cuales puedes crear facturas a tus clientes.
Por otro lado, son grandes aliadas a la hora de mantener la disciplina en nuestra jornada laboral desde casa, un talón de Aquiles para muchos.
Estas aplicaciones permiten a los autónomos controlar qué tiempo dedican a cada tarea o proyecto, evaluar su productividad u optimizar la planificación semanal.
Muchas de estas herramientas de control horario disponen de temporizadores automáticos, detección de inactividad y permiten crear recordatorios.
Aquí tienes 3 opciones muy buenas:
1. Jibble
Jibble es una solución bastante integral para gestionar el control del tiempo y la productividad. Tiene una interfaz muy intuitiva. Es gratis para autónomos e incluye todas sus funcionalidades. Por cierto, dispone de un temporizador Pomodoro muy eficiente.
2. RescueTime
RescueTime es una aplicación que puedes instalar en tu ordenador o en tu teléfono para así poder registrar automáticamente el tiempo que dedicas a cada sitio web, página o tarea. Está genial sobre todo si quieres tener un mejor control del tiempo que se te va en redes sociales o perdiendo tiempo en general.
3. Timely
Timely utiliza la inteligencia artificial para monitorear el tiempo que inviertes en tus actividades laborales. Esto puede incluir tareas como responder correos electrónicos o redactar artículos. Permite muchas automatizaciones.
Este artículo te interesa: Las 10 mejores apps de control horario para autónomos y freelancers.
Herramientas digitales y aplicaciones para la gestión de tareas
Una de las desventajas de trabajar desde casa es que te falta ese punto de organización que el trabajo en una oficina aporta de manera casi natural, ¿verdad?
Por otro lado, una de las grande exigencias del trabajo desde casa es que necesitas una mayor autodisciplina y capacidad de organización.
Existen aplicaciones que te permiten visualizar el flujo de trabajo, fijar objetivos o establecer recordatorios.
Este tipo de software resultan de mucha ayuda a la hora de mejorar la productividad diaria o para reducir parte del estrés derivado de la sobrecarga de tareas. o del olvido de plazos importantes.
Además, la mayoría de estas apps se integran con calendarios y otras plataformas para así centralizar toda la operativa profesional en una sola plataforma.
Estas tres opciones son muy interesantes:
4. Todoist
Todoist es una de las apps más populares de listas de tareas. Con esta app pudes organizar tareas clasificadas por proyectos, etiquetas y prioridades. Destaca por su sistema de karma y por sus potentes filtros personalizados. Además, se integra con más de 70 aplicaciones, como Google Calendar, Slack y Zapier.
5. Trello
Esta es muy conocida. Trello está basado en el método Kanban y permite visualizar tareas como tarjetas en tableros organizados por columnas. Aunque suele usarse en gestión de proyectos, es una excelente herramienta para tareas individuales gracias a su flexibilidad y a la posibilidad de añadir checklists, fechas de vencimiento, etiquetas y automatizaciones. Es perfecta para quienes piensan de forma visual.
6. Notion
Notion destaca por su sistema de bases de datos personalizables y permite crear listas de tareas dentro de páginas más amplias. Con esta app también puedes incrustar calendarios, anotar ideas y vincular archivos. Se adapta a cualquier flujo de trabajo.
Te interesa: Los 8 mejores métodos para organizar tu tiempo
Herramientas digitales y apps para la gestión de proyectos
Cuando llevamos el trabajo de manera autónoma, la gestión de proyectos se convierte en una gran tarea. Tienes planificar cada fase del trabajo de manera estratégica, coordinar plazos, atender a clientes o proveedores y llevar control de los recursos, por solo mencionar algunas cosas.
En pocas palabras, una buena herramienta de gestión de proyectos es fundamental para tener una buena organización y crear una estructura clara con la que trabajar.
Ten en cuenta además que, muchas veces vas a tener que colaborar con otros miembros del equipo u otros profesionales que intervengan en tu proyecto.
Las plataformas de gestión de proyectos te van a permitir centralizar toda la información importante de un proyecto en un mismo espacio.
Vas a poder tener centralizados tus cronogramas, listas de tareas, hitos, responsables y la documentación. Gracias a este nivel de centralización podrás hacer un buen seguimiento del progreso de tu proyecto.
Aquí te dejo 3 herramientas muy completas que ofrecen funciones avanzadas como generación de informes y automatización de flujos de trabajo:
7. Asana
Asana es más que una herramienta, es una navaja suiza. Te permite planificar, organizar y hacer seguimiento de proyectos complejos en equipos pequeños o grandes. Su interfaz ofrece múltiples vistas (lista, tablero, cronograma). Las automatizaciones y reglas personalizadas reducen el trabajo manual y mejoran los flujos de trabajo.
8. Monday.com
Muy intuitiva y visual, monday.com destaca por su capacidad de adaptarse a diferentes tipos de proyectos mediante plantillas y flujos personalizados. Dispone de vistas tipo Gantt, calendario, Kanban y dashboard. Además, permite colaborar fácilmente con clientes y compañeros gracias a sus funciones de actualización en tiempo real y control granular de permisos.
9. Basecamp
Basecamp se centra en la simplicidad y la comunicación dentro del equipo. Su estructura por proyectos incluye tareas, calendarios, mensajes, archivos y actualizaciones en un solo espacio, lo que facilita el seguimiento. Es una excelente opción para autónomos que gestionan varios clientes y necesitan una plataforma clara y organizada.
Te interesa: Gestión de costes de proyectos: conceptos básicos
Herramientas digitales de almacenamiento y la gestión de documentos para freelancers
Si hay algo que un freelancer debe tener a mano es el montón de documentación que general a diario.
Hay varias plataformas bastante fiables que te permiten almacenar y compartir archivos. También las puedes utilizar para colaborar con otras personas desde cualquier lugar para editar documentos con un cliente o acceder a contratos sin depender de un dispositivo concreto.
Que tus documentos estén bien almacenados reduce riesgos de pérdida de información, entre otras ventajas.
Estas herramientas no solo ofrecen almacenamiento en la nube, sino que muchas incorporan sistemas avanzados de control de versiones, permisos de acceso, edición colaborativa en tiempo real y sincronización automática entre dispositivos.
Empieza por utilizar estas opciones:
10. Google Drive
Google Drive es una de las plataformas más completas para almacenar y compartir archivos. Ofrece 15 GB gratuitos, integración nativa con Google Docs, Sheets y Slides, y permite colaboración simultánea en tiempo real. Su ecosistema es ideal para autónomos que requieren simplicidad y trabajo colaborativo.
11. Dropbox
Dropbox es una plataforma bastante antigua, pero sigue siendo una referencia en almacenamiento en la nube gracias a su estabilidad, facilidad de uso y compatibilidad con múltiples sistemas operativos. Quizá su mejor baza sea la simplicidad. Su funcionalidad “Dropbox Paper” permite tomar notas y colaborar en documentos. Además, ofrece recuperación de archivos y versiones anteriores.
12. pCloud
pCloud es una alternativa potente que prioriza la privacidad. Ofrece cifrado de extremo a extremo opcional, 10 GB gratuitos y una interfaz intuitiva. Permite streaming de contenido multimedia directamente desde la nube, por lo que te interesa sobre todo si eres creativo o trabajas con contenido digital.
Te interesa: Los mejores programas de gestión de proyectos GRATIS
Herramientas de contabilidad y finanzas para autónomos
Y llegamos a la contabilidad, uno de los aspectos más engorrosos de gestionar para muchos autónomos y freelancers.
Porque no se trata solo de emitir facturas: también hay que registrar gastos, presentar impuestos, controlar el flujo de caja y tomar decisiones estratégicas a partir de datos reales.
Aquí el uso de herramientas es imprescindibles porque te permiten automatizar tareas rutinarias como la emisión de facturas. También te ayudan a calcular el IVA y gestionar conciliaciones bancarias.
Muchas ofrecen integración con otras plataformas, CRMs o bancos. Además, suelen incluir un panel de control bastante intuitivo para usuarios no especialistas en la materia.
Aquí te dejo algunas opciones muy potentes:
13. Quipu
Desarrollado en España, Quipu es uno de los softwares de contabilidad más populares entre autónomos. Permite generar facturas, gestionar gastos, calcular impuestos y presentar modelos trimestrales automáticamente. Está conectado con la Agencia Tributaria, lo que facilita la declaración del IVA y el IRPF.
14. Holded
Aunque Holded es más completo y va más allá de la contabilidad, es ideal para autónomos que buscan centralizar toda la gestión del negocio. Ofrece facturación, contabilidad automatizada, CRM, inventario y gestión de proyectos. Su interfaz moderna y su sistema de informes lo convierten en una herramienta especialmente atractiva.
15. Sage Accounting
Parte del ecosistema Sage, este software es una solución robusta con décadas de trayectoria. Permite a los autónomos controlar ingresos, gastos y cuentas por cobrar, y generar informes detallados. Es interesante sobre todo si estás buscando escalar tu negocio. No te interesa si manejas un volumen de negocio muy pequeño.
Te interesa: 10 mejores prácticas de control horario para contables
Foto: Thought Catalog (Unsplash)
Herramientas de comunicación, reuniones virtuales y videollamadas
Los freelancers dependemos de herramientas para comunicarnos.
La ausencia de contacto presencial nos obliga de cierta forma a contar con herramientas que garanticen la inmediatez en la comunicación interna o en otros aspectos como en la atención a clientes o colaboradores externos.
Los días del correo electrónico quedaron atrás: el entorno actual exige canales de diálogo más versátiles y accesibles desde cualquier dispositivo.
Una buena plataforma debería permitir hacer reuniones virtuales, almacenar archivos compartidos y colaborar en tiempo real. También sería bueno si te permitieran automatizar flujos de trabajo mediante integraciones con otras apps.
Es decir, que una videoconferencia tenga éxito no solo depende de tu cámara o tu micrófono, también es importante que hayas elegido una herramienta que garantice estabilidad y la calidad de imagen. Sobre todo, necesitas que sea fácil de usar.
Puedes probar con Microsoft Teams, que es muy popular entre los autónos y los equipos que trabajan en remoto. También puedes experimentar con Jitsi Meet, una opción gratuita y de código abierto que no requiere registro y ofrece cifrado de extremo a extremo.
Aquí tienes otras opciones avaladas por muchos autónomos.
16. Slack
Slack es una herramienta de mensajería en tiempo real especialmente potente para equipos remotos. Permite crear canales temáticos, realizar llamadas de voz o vídeo, y compartir documentos con facilidad. Se integra con Google Drive, Zoom, Notion o Jibble.
17. Zoom
Zoom creció exponencialmente cuando la pandemia del COVID, pero sigue siendo una de las plataformas más fiables para videollamadas, especialmente en sesiones con varios participantes o reuniones con clientes. Su calidad de imagen es muy buena y permite grabar en la nube. Dispone de funciones como breakout rooms y transcripción automática.
18. Google Meet
Es parte de Google Workspace, Google Meet permite programar videollamadas directamente desde Google Calendar, compartir pantalla, y conectarse desde cualquier dispositivo sin necesidad de instalación. Es una solución sencilla y eficiente para profesionales que ya usan Gmail y Drive.
Te interesa: Matriz Eisenhower, qué es y cómo usarla paso a paso
Herramientas para la automatización de tareas, procesos y flujos de trabajo
La automatización nos hace ganar tiempo, así para autónomos y profesionales que trabajan desde casa, contar con herramientas que conectan distintas apps entre sí, sin necesidad de programar, es esencial.
Normalmente, estas plataformas funcionan con flujos de trabajo (workflows) que se disparan automáticamente cuando ocurre un evento que nosotros mismos establecemos (como recibir un formulario o una nueva venta).
En pocas palabras, estas herramientas nos permiten delegar tareas repetitivas como el envío de correos, la creación de facturas, la actualización de bases de datos o la publicación de contenidos.
Las hay de muchos tamaños y precios. Por ejemplo, Pabbly Connect es una solución muy asequible para quienes quieren automatizar tareas mensuales.
Por otro lado IFTTT (If This Then That) funciona genial para automatizaciones simples y rápidas como recibir notificaciones o publicar en redes sociales.
Estas tres opciones también te pueden interesar:
19. Zapier
Zapier es la referencia del sector. Permite conectar más de 6.000 aplicaciones —como Gmail, Slack, Notion o Google Sheets— y automatizar tareas sin escribir código. Estés en el sector que estés, te interesa.
20. Make
Make ofrece una interfaz visual de arrastrar y soltar, perfecta para crear flujos de trabajo altamente personalizables. Es especialmente potente cuando se trata de manipular datos entre apps y realizar acciones condicionadas. Ideal para usuarios más técnicos.
21. n8n
n8n es una alternativa de código abierto a Zapier y Make. Se puede alojar de forma local o en la nube y permite integraciones ilimitadas sin coste por número de tareas. Es ideal para quienes tienen conocimientos técnicos básicos.
Te interesa: Qué es Zapier y para qué sirve si trabajas desde casa
Herramientas de seguridad y protección de datos
Cuando trabajas desde casa, la seguridad digital deja de ser una opción. Simplemente, no te la puedas jugar.
No tienes infraestructura de una empresa detrás, así que la seguridad de tus datos y los de tus clientes son tu responsabilidad.
Puedes enfrentarte a amenazas tales como los accesos no autorizados, las filtraciones de datos, virus o cualquier tipo de vulnerabilidades en la red doméstica.
Por eso, es fundamental contar con herramientas que te ayuden a cifrar la información, gestionar contraseñas de forma segura, proteger la conexión a internet y garantizar copias de seguridad automáticas.
Estas soluciones reducen significativamente el riesgo de ciberataques y pérdidas de datos, y permiten cumplir con normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Aquí tienes tres herramientas bastante conocidas para mejorar tu seguridad digital desde casa:
22. NordVPN
Una red privada virtual (VPN) como NordVPN cifra tu conexión a internet y oculta tu dirección IP. Esto impide que terceros, incluidos proveedores de internet o hackers en redes públicas, accedan a tu tráfico. Es esencial si trabajas desde cafeterías, aeropuertos o cualquier red no segura.
23. Bitwarden
Bitwarden es un gestor de contraseñas de código abierto que permite almacenar claves complejas, compartir credenciales de forma segura y generar contraseñas únicas. Es bueno para aquellos que manejan múltiples cuentas profesionales y personales.
24. Malwarebytes
Esta herramienta analiza tu dispositivo en busca de malware, spyware y otras amenazas invisibles. Es complementaria a los antivirus tradicionales y especialmente útil para detectar software maliciosos que puedan comprometer tus archivos o tu privacidad.
Herramientas de marketing digital y gestión de contenidos
Si trabajas en casa y estás dentro de perfiles tales como creadores de contenido, o si tienes un pequeño negocio o una consultoría, necesitas una estrategia de marketing digital sólida es clave para atraer clientes, posicionarte y crecer.
Publicar en redes sociales, enviar campañas de email, analizar resultados y mantener una presencia profesional online son tareas que requieren tiempo, constancia y las herramientas adecuadas.
Las plataformas de marketing digital permiten automatizar muchas de estas tareas, gestionar contenidos desde un solo lugar y obtener métricas detalladas para optimizar tu estrategia.
Aquí necesitas varias herramientas y si las combinas bien, podrás gestionar muy bien un marketing sencillo y gestionar campañas, sin necesidad de contar con un departamento especializado.
Aquí entran plataformas tan como Mailchimp, una de las más conocidas para hacer email marketing. Pero tienes otras que cumplen otras que también son fundamentales en esta categoría:
25. HubSpot
HubSpot es una plataforma todo en uno que combina CRM, email marketing, gestión de contenidos, automatización y analítica. Es especialmente útil para profesionales que quieren gestionar el ciclo completo del cliente: desde la captación hasta la conversión. Su versión gratuita es muy potente, y se adapta tanto a freelancers como a pequeñas agencias.
26. Metricool.
Es una herramienta española permite programar publicaciones, analizar estadísticas y hacer seguimiento de tus campañas en redes, blogs y anuncios. También integra Google Ads, Facebook Ads y TikTok, lo que la convierte en una opción muy potente para quienes quieren tener todo bajo control en un solo panel. Es una buena alternativa a Buffer.
27. Canva Pro
Creo que no existe un solo freelancer que no conozca Canva. Más allá del diseño gráfico, Canva Pro es una herramienta clave para crear contenido visual de marketing: posts, banners, infografías, presentaciones, vídeos y más. Ofrece plantillas adaptadas a cada red social, funciones de colaboración y una biblioteca multimedia muy completa. Está en mi maletín desde hace más de 10 años y no deja de sorprenderme.
Te interesa: Frases motivadoras sobre el tiempo y el control horario
Herramientas y aplicaciones de control del bienestar y la salud mental
Trabajar desde casa puede parecer fácil. Es cierto, ganas en flexibilidad y comodidad, pero también conlleva ciertos riesgos para la salud mental. El aislamiento, la falta de separación entre lo personal y lo laboral o sobrecarga digital, pueden suponer un riesgo que te lleve al burnout.
Por suerte, hay herramientas digitales especializadas que ayudan a gestionar el estrés y a establecer pausas o fomentar rutinas saludables.
Algunas de estas apps ofrecen sesiones de mindfulness guiadas o te permiten hacer un seguimiento de tu estado emocional.
Hay algunas muy conocidas como Welltory, una app que analiza tu ritmo cardíaco y nivel de energía a partir de sensores del móvil o smartwatch.
También existen propuestas muy interesantes, como la de Focusmate, una plataforma de coworking virtual que conecta a personas para trabajar juntas en sesiones de 25 o 50 minutos.
Pero si buscas algo más específico, aquí tienes otras tres opciones:
28. Headspace
Una de las apps más populares para meditación guiada, respiración y sueño reparador. Headspace ofrece programas específicos para reducir el estrés, mejorar el foco y cultivar la gratitud.
29. Calm
Calm combina meditaciones, paisajes sonoros, cuentos para dormir y ejercicios de respiración. Su biblioteca es amplia y está orientada a mejorar la salud emocional y el descanso.
30. Loop Habit Tracker
Aunque más centrada en hábitos que en salud mental directa, esta app permite crear y mantener rutinas positivas, como hacer pausas, caminar, hidratarse o meditar.
Te interesa: Los mejores hábitos y rutinas de gente exitosa que puedes aplicar a tu vida.
Conclusiones finales
En definitiva, que el trabajo remoto sea factible para ti como freelancer, dependerá en gran medida de cómo utilices las herramientas digitales y aplicaciones especializadas en cada materia.
Hemos visto 30 alternativas muy diversas. pero existe todo un universo de aplicaciones disponibles en el mercado con opciones específicas para cada necesidad.
Incorporar estas soluciones tecnológicas no solo mejora la productividad y la organización, sino que también facilita la conciliación entre la vida profesional y personal, un aspecto clave para quienes trabajan desde casa.
Evalúalas, prueba unas y otras y ve haciendo tu propio maletín de herramientas para que puedas optimizar tu negocio y garantizar un entorno de trabajo remoto sostenible.
