Mobile App: Verwaltung der Freizeit für dein Team

So fügst du Freizeit für deine Teammitglieder hinzu und überprüfst diese

Kollektionen:

Mit der Software zur Urlaubsverwaltung von Jibble kannst du Urlaub ganz einfach verwalten, indem du Freizeitanträge direkt in der mobilen App hinzufügst und überprüfst. Dieser Artikel ist ein hilfreicher Leitfaden für Besitzer, Administratoren und Führungskräfte.

Stelle sicher, dass du Freizeitrichtlinien erstellt hast, bevor du mit dem Hinzufügen oder Überprüfen der Urlaubstage deines Teams beginnst.

In diesem Leitfaden geht es um die folgenden Themen:

Berechtigungen für Freizeit

Rolle Berechtigungen
Besitzer/Admin
  • Alle Freizeitanträge der Teammitglieder einsehen
  • Freizeit für jedes Teammitglied hinzufügen, auch für sich selbst
  • Freizeitanträge für jedes Teammitglied bearbeiten, auch die eigenen
  • Urlaubsguthaben für alle Mitglieder einsehen (nur Premium- und Ultimate-Plan)
  • Urlaubsguthaben für alle Mitglieder hinzufügen/abziehen (nur Premium- und Ultimate-Plan)
Führungskraft
  • Nur die von ihnen verwalteten Mitgliedern eingereichten Freizeitanträge einsehen
  • Nur für die von ihnen verwalteten Mitgliedern eingereichte Freizeitanträge hinzufügen
  • Nur für die von ihnen verwalteten Mitgliedern eingereichte Freizeitanträge bearbeiten
  • Nur Besitzer/Administratoren können Anträge bearbeiten
  • Das Urlaubsguthaben der von ihnen verwalteten Mitglieder einsehen
Mitglied
  • Ihre eigenen eingereichten Freizeitanträge einsehen
  • Ihr eigenes Urlaubsguthaben einsehen (nur Premium- und Ultimate-Pläne)
  • Freizeit für sich selbst beantragen (nur Premium- und Ultimate-Pläne)

Freizeit hinzufügen

Checking leave balance on mobile

Bevor du einem Mitglied Freizeit hinzufügst, kannst du dir seinen gesamten Urlaubssaldo auf der Seite Freizeit unter der Registerkarte Urlaubssaldo ansehen.

  1. Gehe zu Menü > Freizeit.
  2. Tippe auf die Schaltfläche Freizeit hinzufügen unten auf der Seite.Adding time off for a member on mobile
  3. Gib die folgenden Infos ein, um die Freizeit deines Mitarbeiters hinzuzufügen:
    • Wähle den Mitarbeiter aus, für den du Freizeit hinzufügen möchtest
    • Wähle eine Freizeitrichtlinie aus
    • Lege die Tage oder Stunden der Freizeit fest
    • Hinweis: Der Einheitentyp hängt von der ausgewählten Freizeitrichtlinie ab.
    • Wenn ein Mitglied einen ganzen Tag frei nimmt, gib das Start- und Enddatum ein.
    • Wenn die Einheit in Tagen angegeben ist, kannst du eine Halbtagsoption auswählen und einen Zeitbereich festlegen.
      Hinweis: Freistellungen können nur stundenweise für maximal 24 Stunden hinzugefügt werden.
    • Wenn ein Mitglied mehrere Stunden frei nimmt, gib das Datum, die Startzeit und die Endzeit ein.
    • Gib bei Bedarf einen Grund oder eine Notiz für die Abwesenheit des Mitarbeiters an.
    • Mach bei Bedarf ein Foto direkt mit deinem Handy und häng es als Anhang an den Freizeitantrag.
  4. Tippe auf Speichern.Adding time off for a member on mobile
  5. Die Freizeitübersicht enthält nun die Freizeit, die du für dein Teammitglied hinzugefügt hast.
    Added time off in overview tab on mobile

Hinweis: Bis eine Maßnahme ergriffen wird, bleiben alle Anträge auf Freizeit standardmäßig im Status „ausstehend“. Ausstehende Freizeitanträge werden vom Urlaubssaldo abgezogen.

Freizeit überprüfen

Eingereichte Freizeitanträge werden in der Übersicht der Freizeitanträge angezeigt.

Besitzer, Administratoren und Führungskräfte können bei ausstehenden Anträgen folgende Aktionen durchführen:

Freizeitanträge bearbeiten:

Wichtig❗: Du kannst nur Freizeitanträge bearbeiten, die immer noch ausstehend sind.

  1. Gehe zu Menü > Freizeit.
  2. Stelle sicher, dass du dich auf der Registerkarte Übersicht befindest.
  3. Suche nach einem Mitglied oder grenze deine Ergebnisse mithilfe der Filter oben rechts auf der Seite ein. Du kannst die Anfragen nach Datum, Richtlinien und Status filtern.Filtering time off requests on mobile
  4. Tippe auf den Freizeitantrag, den du bearbeiten möchtest, und dann auf das Stiftsymbol oben rechts.Editing pending time off request on mobile
  5. Nimm die erforderlichen Änderungen am Freizeitantrag deines Mitglieds vor.
  6.  Wenn du fertig bist, tippe auf Speichern. 

Hinweis: Alle Teammitglieder können unabhängig von ihrer Rolle ihren eigenen ausstehenden Freizeitantrag ändern.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Antragsteller können ihre eigenen Freizeitanträge nur bearbeiten, bevor der erste Genehmiger was macht.
  • Genehmiger können Anträge nur bearbeiten, wenn noch keine Genehmigung erfolgt ist.
  • Sobald ein Genehmiger was gemacht hat, kann der Antrag von allen anderen Genehmigenden nicht mehr bearbeitet werden.

Weitere Infos findest du unter „So funktionieren mehrstufige Genehmigungen“.

Freizeitanträge genehmigen:

Wichtig❗: Du kannst nur Freizeitanträge genehmigen, die ausstehend sind.

  1. Gehe zu Menü > Freizeit.
  2. Stelle sicher, dass du dich auf der Registerkarte Übersicht befindest.
  3. Suche nach einem Mitglied oder grenze deine Ergebnisse mithilfe der Filter oben rechts auf der Seite ein. Du kannst die Anträge nach Datum, Richtlinien und Status filtern.
  4. Tippe auf den Freizeitantrag, den du genehmigen möchtest, und tippe auf Genehmigen.
  5. Alternativ kannst du auf der Registerkarte „Übersicht“ nach links über den Antrag wischen und auf Genehmigen tippen.Approve time off requests on mobile
  6. Es erscheint eine Aufforderung, mit der du deine Aktion bestätigen musst.Confirmation prompt to approve time off on mobile

Der Freizeitantrag wird nun auf Genehmigt aktualisiert.
Approved time off request in overview tab on mobile

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Genehmigungen können nur in der Reihenfolge der Genehmigungshierarchie erfolgen.
  • Genehmigende können erst dann aktiv werden, wenn die Anfrage ihre vorgesehene Ebene erreicht hat.
  • Sobald ein Genehmiger auf einer Ebene die Anfrage genehmigt hat, geht sie zur nächsten Ebene.
  • Der Status der Anfrage wird als „Ausstehend (x/y)“ angezeigt, wobei „x“ die Anzahl der abgeschlossenen Genehmigungen und „y“ die Gesamtzahl der Ebenen angibt.
  • Sobald alle Ebenen die Anfrage genehmigt haben, wird sie als „Genehmigt“ markiert.

Hinweis: Es muss nur ein Genehmiger pro Ebene aktiv werden, auch wenn mehrere Genehmiger zugewiesen sind.

Freizeitanträge ablehnen:

Wichtig❗: Du kannst nur Freizeitanträge ablehnen, die immer noch ausstehend sind.

  1. Gehe zu Menü > Freizeit.
  2. Stelle sicher, dass du dich auf der Registerkarte Übersicht befindest.
  3. Suche nach einem Mitglied oder grenze deine Ergebnisse mithilfe der Filter oben rechts auf der Seite ein. Du kannst die Anträge nach Datum, Richtlinien und Status filtern.
  4. Tippe auf den Freizeitantrag, den du ablehnen möchtest, und tippe auf Ablehnen.
  5. Alternativ kannst du auf der Registerkarte „Übersicht“ auf dem Antrag nach links wischen und auf Ablehnen tippen.Reject time off requests on mobile
  6. Es erscheint eine Aufforderung, mit der du deine Aktion bestätigen musst.
    Confirmation prompt to reject time off on mobile
  7. Der Freizeitantrag wird nun auf Abgelehnt aktualisiert.
    Rejected time off request in overview tab on mobile

Hinweis: Urlaubsguthaben werden wiederhergestellt, nachdem ein Antrag auf Freizeitrichtlinien abgelehnt wurde, die einen festgelegten Anspruchsbetrag haben.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Ablehnungen können auf jeder Genehmigungsstufe erfolgen.
  • Wenn eine Anfrage abgelehnt wird, wird sie sofort als „Abgelehnt“ markiert und es können keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.

Freizeitanträge stornieren:

Wichtig❗: Mitglieder können nur ihre eigenen ausstehenden Freizeitanträge stornieren, während Genehmiger nur genehmigte Freizeitanträge anderer Teammitglieder stornieren können.

  1. Gehe zu Menü > Freizeit.
  2. Stelle sicher, dass du dich auf der Registerkarte Übersicht befindest.
  3. Suche nach einem Mitglied oder grenze deine Ergebnisse mithilfe der Filter oben rechts auf der Seite ein. Du kannst die Anträge nach Datum, Richtlinien und Status filtern.
  4. Tippe auf den Freizeitantrag, den du anzeigen möchtest, und tippe auf Antrag stornieren.Cancel time off requests on mobile
  5. Es erscheint eine Aufforderung, mit der du deine Aktion bestätigen musst.
    Confirmation prompt to cancel time off on mobile
  6. Der Freizeitantrag wird nun zu Storniert aktualisiert.
    Cancelled time off request in overview tab on mobile

Hinweis: Verbleibende Urlaubssalden werden nach der Stornierung eines Antrags auf Freizeitrichtlinien mit einem festgelegten Anspruchsbetrag wiederhergestellt.

Wichtig❗️: Massenvorgänge für Freizeitanträge können über die Webanwendung von Jibble verwaltet werden. Erfahre mehr über Massenvorgänge für Freizeitanträge.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Anforderer können ihre Anfrage nur annullieren, bevor der erste Genehmiger was macht.
  • Genehmiger können Anfragen annullieren, sobald sie genehmigt wurden.

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