Verwaltung der Freizeit für dein Team

Füge Freizeit für deine Teammitglieder hinzu und überprüfe die entsprechenden Anträge mühelos

Kollektionen:

Mit dem Mitarbeiter-Urlaubsplaner von Jibble kannst du die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter ganz einfach verwalten, indem du Abwesenheiten hinzufügst und Abwesenheitsanträge direkt in Jibble bearbeitest. Dieser Artikel enthält Informationen, die für Besitzer, Administratoren und Führungskräfte relevant sind.

Bevor du mit dem Hinzufügen oder Überprüfen von Abwesenheiten beginnst, stelle sicher, dass du die entsprechenden Freizeitrichtlinien für dein Team erstellt hast.

Dieser Leitfaden umfasst die folgenden Themen:

Freizeitberechtigungen

Rolle Berechtigungen
Besitzer/Admin Besitzer/Admins können Folgendes tun:

  • Freizeitanträge aller Mitglieder anzeigen
  • Freizeit für alle Mitglieder hinzufügen
  • Freizeitanträge aller Mitglieder bearbeiten
  • Freizeit hinzufügen und Freizeitanträge bearbeiten
  • Urlaubsguthaben aller Teammitglieder anzeigen (nur Premium und Ultimate)
  • Urlaubsguthaben aller Teammitglieder hinzufügen/abziehen (nur Premium und Ultimate)
Führungskraft Führungskräfte können Folgendes tun::

  • Freizeitanträge der von ihnen verwalteten Mitglieder einsehen
  • Freizeit für die von ihnen verwalteten Mitglieder hinzufügen
  • Freizeitanträge der von ihnen verwalteten Mitglieder bearbeiten
  • Freizeit für sich selbst hinzufügen, jedoch kann nur ein Besitzer oder Administrator Freizeitanträge bearbeiten
Mitglied Mitglieder können Folgendes tun:

  • Eigene Freizeitanträge anzeigen
  • Freizeit für sich selbst beantragen (nur Premium und Ultimate)

Freizeit hinzufügen

Wenn du Urlaub hinzufügst, siehst du die Gesamtzahl der Urlaubstage, die ein Mitarbeiter noch hat, basierend auf dem in der Freizeitrichtlinie festgelegten Anspruch.

  1. Gehe im linken Menü auf Freizeit.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Freizeit hinzufügen.Add time off button on time off overview page
  3. Die Seitenleiste Freizeit hinzufügen” erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms.
  4. Gib die erforderlichen Infos für die Freizeit deines Mitarbeiters ein:
    • Wähle den Mitarbeiter aus, für den du Freizeit hinzufügen möchtest.
    • Wähle eine Freizeitrichtlinie für die Urlaubsart des Mitarbeiters aus.
    • Wähle die Tage oder die Anzahl der Freizeitstunden aus.
      Hinweis: Der Einheitentyp hängt von der erstellten Freizeitrichtlinie ab.
    • Wenn der Mitarbeiter einen ganzen Tag (oder mehrere Tage) frei nimmt, wähl das Start- und Enddatum aus.
    • Wenn der Mitarbeiter Urlaub in Stunden nimmt, wähl das Startdatum, die Startzeit und die Endzeit bis auf die Minute genau aus.
    • Wenn der Arbeitsplan eines Mitarbeiters zwei Kalendertage umfasst (z. B. 21:00 Uhr bis 5:00 Uhr), kann er die Abwesenheit in einem Schritt beantragen.
      • Wenn du beispielsweise eine Abwesenheit vom 20. Januar, 21:00 Uhr, bis zum 21. Januar, 5:00 Uhr, beantragst, werden 8 Stunden abgezogen.
    • Füge bei Bedarf einen Grund oder eine Notiz für die Freistellung des Mitarbeiters hinzu und hänge ein Bild als Belegdokument an.
      • Unterstützte Formate: JPG, JPEG, PNG, TIFF, HEIC
      • Dateigröße: Bis zu 10 MB pro Anhang
      • Anhang: Maximal 3 Anhänge pro Anfrage

Hinweis: Freistellungen in Stunden können nur für maximal 24 Stunden hinzugefügt werden.

Add time off sidebar

  1. Klicke auf Speichern.
  2. Die für dein Teammitglied hinzugefügte Freizeit wird jetzt zur Freizeitübersicht hinzugefügt.
    Requested time off on overview page

Hinweis: Alle Freizeitanträge sind standardmäßig ausstehend, bis was passiert. Ausstehende Freizeitanträge werden vom Urlaubsguthaben abgezogen.

Freizeit überprüfen

Alle Anträge auf Freizeit werden in der Übersicht der Freizeitanträge angezeigt.

Folgende Aktionen können für Freizeitanträge ausgeführt werden:

  • Ausstehende Freizeitanträge bearbeiten
  • Ausstehende Freizeitanträge genehmigen
  • Ausstehende Freizeitanträge ablehnen
  • Genehmigte Freizeitanträge stornieren

Freizeitanträge bearbeiten:

❗Wichtig: Nur Freizeitanträge, die den Status Ausstehend haben, können bearbeitet werden.

  1. Gehe zu Freizeit.
  2. Verwende das Suchfeld, um nach einem Teammitglied zu suchen, oder filtere die Freizeit nach Datum, Richtlinien, Gruppen, Positionen und Status, um die Ergebnisse einzugrenzen.Filters on time off overview page
  3. Klicke auf das Stiftsymbol für die Zeit, die du ändern willst.
    Pencil icon to edit requested time off
  4. Gib die Infos für den Urlaub deines Mitarbeiters ein.
  5. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Alle Teammitglieder können ihre eigenen ausstehenden Freizeitanträge bearbeiten.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Antragsteller können ihre eigenen Freizeitanträge nur bearbeiten, bevor der Genehmiger der ersten Stufe eine Aktion durchführt.
  • Genehmiger können Anträge nur bearbeiten, wenn noch keine Genehmigungsaktion durchgeführt wurde.
  • Sobald ein Genehmiger eine Aktion durchgeführt hat, kann der Antrag von allen anderen Genehmigern nicht mehr bearbeitet werden.

Weitere Infos findest du unter „So funktionieren mehrstufige Genehmigungen“.

 

Freizeitanträge genehmigen:

❗Wichtig: Nur Freizeitanträge, die sich im Status ausstehend befinden, können genehmigt werden.

  1. Gehe zu Freizeit.
  2. Verwende das Suchfeld, um nach einem Teammitglied zu suchen, oder filtere die Freizeit nach Datum, Richtlinien, Gruppen, Positionen und Status, um deine Ergebnisse einzugrenzen.
  3. Klicke auf die grüne Schaltfläche Genehmigen, um die gewünschte Abwesenheit zu genehmigen.
  4. Bestätige deine Aktion in der Eingabeaufforderung.

Der Freizeitantrag hat nun den Status „genehmigt“.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Genehmigungen können nur in der Reihenfolge der Genehmigungshierarchie erfolgen.
  • Genehmigende können erst dann aktiv werden, wenn die Anfrage ihre jeweilige Ebene erreicht hat.
  • Sobald ein Genehmiger auf einer Ebene die Anfrage genehmigt hat, geht sie zur nächsten Ebene.
  • Der Status der Anfrage wird als Ausstehend (x/y) angezeigt, wobei „x” die Anzahl der abgeschlossenen Genehmigungen und „y” die Gesamtzahl der Ebenen angibt.
  • Sobald alle Ebenen die Anfrage genehmigt haben, wird sie als Genehmigt markiert.

Hinweis: Es muss nur ein Genehmiger pro Ebene aktiv werden, auch wenn mehrere Genehmiger zugewiesen sind.

Freizeitanträge ablehnen:

❗Wichtig: Nur Freizeitanträge, die sich im Status ausstehend befinden, können abgelehnt werden.

  1. Gehe zu Freizeit.
  2. Verwende das Suchfeld, um nach einem Teammitglied zu suchen, oder filtere die Freizeit nach Datum, Richtlinien. Gruppen, Positionen und Status, um deine Ergebnisse einzugrenzen.
  3. Klicke auf die rote Ablehnen-Schaltfläche für die Freizeit, die du ablehnen möchtest.
  4. Bestätige deine Aktion in der Eingabeaufforderung.
  5. Der Freizeitantrag hat nun den Status „abgelehnt“.

Hinweis: Wenn für die Freizeitrichtlinie ein Anspruchsbetrag festgelegt wurde, werden die Urlaubssalden bei Ablehnung eines Freizeitantrags zurückgesetzt.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Ablehnungen können auf jeder Genehmigungsstufe erfolgen.
  • Wenn eine Anfrage abgelehnt wird, wird sie sofort als „Abgelehnt“ markiert und es können keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.

Genehmigte Freizeitanträge stornieren:

❗Wichtig: Nur Freizeitanträge, die den Status „Genehmigt“ haben, können von Genehmigern storniert werden. Genehmiger können genehmigte Freizeitanträge ihrer Teammitglieder stornieren, während Mitglieder nur ihre eigenen ausstehenden Freizeitanträge stornieren können.

  1. Gehe zu Freizeit.
  2. Verwende das Suchfeld, um nach einem Teammitglied zu suchen, oder filtere die Freizeit nach Datum, Richtlinien, Gruppen, Positionen und Status, um deine Ergebnisse einzugrenzen.
  3. Klicke auf das X-Symbol für die genehmigte Freizeit, die du stornieren möchtest.
  4. Bestätige deine Aktion in der Eingabeaufforderung.
  5. Der Freizeitantrag hat nun den Status „abgelehnt“.

Hinweis: Wenn für die Freizeitrichtlinie ein Anspruchsbetrag festgelegt wurde, werden die Urlaubssalden bei Stornierung eines Freizeitantrags zurückgesetzt.

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind:
  • Anforderer können ihre Anfrage nur stornieren, bevor der Genehmiger der ersten Stufe etwas macht.
  • Genehmiger können Anfragen stornieren, sobald sie genehmigt wurden.

Massenvorgänge für Freizeitanträge

Für eine schnelle und einfache Genehmigung kannst du Freizeitanträge in einem einzigen Vorgang verwalten. Beachte, dass Massenvorgänge nur für Anträge auf Freistellung mit identischen Maßnahmen gelten.

Tipp 💡: Filtere Urlaubsanträge nach Status und wähle mehrere Anträge für einen gleichzeitigen Bearbeitungsvorgang aus.

  1. Gehe zu Freizeit > Übersicht.
  2. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Anfragen.Hinweis: Massentransaktionen können nur für Abwesenheitsanträge mit identischen Aktionen durchgeführt werden. Wenn du Anträge mit unterschiedlichen Aktionen auswählst, kannst du keine Massentransaktionen durchführen.
  3. Je nach Status der Anfragen werden dir oben rechts verschiedene Aktionsschaltflächen angezeigt.
    • Ausstehend-> Genehmigen oder Ablehnen
    • Genehmigt-> Abbrechen
    • Abgelehnte und stornierte Anfragen können nicht ausgewählt werden, da keine weiteren Aktionen durchgeführt werden können.
  4. Klicke auf die entsprechende Aktion und tippe auf Bestätigen.

Verwandte Artikel: