Ehrliche Bewertung:

actiTIME

• Toller Kundensupport
• Viele Optionen zum Anpassen von Berichten
• Viele Integrationsmöglichkeiten
• Cloud-basierte und selbst gehostete Varianten
• Tolle Funktionen für Projekt- und Teammanagement

• Unübersichtliche mobile App
• Komplizierte Benutzeroberfläche
• Berichte müssen besser werden
• Keine GPS-Ortung
• Keine Gesichtserkennung
• Hoher Lernaufwand

actiTIME bietet zwei Varianten an: actiTIME Online und actiTIME Self-Hosted. Die Preise hängen von der Anzahl der Nutzer ab.

actiTIME Online

actiTIME Online läuft in der Cloud auf Amazon-Servern. Du brauchst nur einen Browser, kannst aber von jedem Gerät und überall drauf zugreifen. Die Daten im System kannst du als CSV-Berichte und API exportieren. 

actiTIME Online bietet den vollen Funktionsumfang, eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, die Integration mit actiPLANS und QuickBooks, eine kostenlose mobile App und eine kostenlose Erweiterung für Chrome sowie Zugriff auf die API. Sowohl kleinere als auch größere Upgrades sind kostenlos, und Kontoinhaber haben Anspruch auf grundlegenden E-Mail-Support, technische Wartung und tägliche Datensicherungen. 

actiTIME Online kostet bei monatlicher Abrechnung 6 $ pro Benutzer und Monat für 1 bis 40 Benutzer, 5 $ pro Benutzer und Monat für 41 bis 200 Benutzer und einen Festpreis von 1.250 $ für mehr als 200 Benutzer pro Monat. Bei monatlicher Abrechnung erhöhen sich die Kosten um 20 % und betragen 7 $ pro Benutzer und Monat für 1 bis 10 Benutzer, 6 $ für 41 bis 200 Benutzer und einen Festpreis von 1.500 $ für mehr als 200 Benutzer.

Es gibt auch actiTIME Online Free, das bis zu drei Personen kostenlos nutzen können. Allerdings ist der Funktionsumfang eingeschränkt, es gibt keine Integration mit QuickBooks, keinen API-Zugriff und keine kostenlose Chrome-Erweiterung. 

actiTIME Self-Hosted

actiTIME Self-Hosted wird, wie der Name schon sagt, auf den eigenen Servern des Kontoinhabers gehostet. Es läuft unter Windows und Linux und kann nur innerhalb des lokalen Netzwerks aufgerufen werden. Die im System gespeicherten Daten können als CSV-Bericht, API oder durch direkten Zugriff auf die Datenbank exportiert werden. 

actiTIME Self-Hosted bietet dieselben Leistungen und Funktionen wie actiTIME Online, außer der Integration mit actiPLANS. Kleinere Upgrades sind kostenlos, größere Upgrades kosten 100 % des ursprünglichen Preises. Kontoinhaber haben Anspruch auf grundlegenden E-Mail-Support, jedoch nicht auf technische Wartung und tägliche Backups. 

Für actiTIME Self-Hosted musst du einmalig 120 $ pro Nutzer für bis zu 200 Nutzer bezahlen. Für 201 Nutzer und mehr gibt’s actiTIME Self-Hosted zum einmaligen Festpreis von 25.000 $.

Sowohl actiTIME Online als auch actiTIME Self-Hosted sind für gemeinnützige Organisationen zu vergünstigten Preisen erhältlich, die mit den Ansprechpartnern von actiTIME über die offiziellen Kanäle besprochen werden können.

1. Zeiterfassung

actiTIME bietet vier Möglichkeiten der Zeiterfassung, die den Nutzern ein hohes Maß an Flexibilität bieten. Diese Methoden stellen sicher, dass die Arbeit vom Schreibtisch der Mitarbeiter, vom Homeoffice oder sogar von unterwegs aus erfasst werden kann. Die Vielzahl der verfügbaren Methoden und Geräte soll das Versprechen von actiTIME erfüllen, Arbeit überall und jederzeit zu ermöglichen – sogar offline.

Die erste Möglichkeit, die Zeit in actiTIME zu erfassen, ist die webbasierte Zeiterfassung. Diese eignet sich besonders für Büros und Homeoffice. Die Nutzer müssen nur über das Haupt-Dashboard zur Zeiterfassung navigieren, eine Aufgabe aus der Standardliste der wöchentlichen Zeiterfassung auswählen und die für die Aufgabe aufgewendeten Stunden am entsprechenden Tag eingeben.

Sie können auch zusätzliche Details in den Kommentaren hinzufügen, indem sie auf die Notiz-Schaltfläche klicken, die neben dem Zeitfeld erscheint, wenn sie mit dem Mauszeiger darüber fahren. 

Alternativ können Nutzer das Suchfeld nutzen, um nach der Aufgabe zu suchen, für die sie Zeit erfassen möchten. Wenn die gewünschte Aufgabe noch nicht in der Liste ist, können Nutzer sie zum Stundenzettel hinzufügen, indem sie auf die Plus-Schaltfläche neben dem Suchfeld klicken. 

Neben den Arbeitsstunden können Nutzer auch Urlaubstage oder Freistellungen im webbasierten actiTIME-Stundenzettel eintragen. Die verfügbaren Urlaubsstunden werden oben in der Übersicht angezeigt, und die Benutzer können die Urlaubsstunden und die Art des Urlaubs, den sie erfassen möchten, in der Urlaubszeile auf der rechten Seite der verfügbaren Urlaubsstunden angeben.

Wenn sie auf den Bereich unter einem beliebigen Datum in der Urlaubszeile klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem sie die Art des Urlaubs auswählen und die Anzahl der Stunden angeben können, wenn nicht die Option „ganztägig“ ausgewählt ist. Außerdem können sie ihren Arbeitsstatus in der Statuszeile über der Urlaubszeile eintragen.

So können Nutzer angeben, ob sie an einem bestimmten Tag im Büro oder zu Hause gearbeitet haben, und in einem Pop-up-Fenster, das dem für Urlaubszeiten ähnelt, die an diesem Tag am gewählten Ort verbrachte Stunden eintragen.

Die zweite Möglichkeit, Arbeitsstunden in actiTIME zu erfassen, ist die Kalenderansicht. Diese Methode bietet im Vergleich zum Listenformat eine detailliertere Erfassung der Stunden. Im Kalenderformat werden auf der linken Seite der Tabelle Datumsspalten neben einer Liste mit Stunden angezeigt, sodass Benutzer die genauen Start- und Endzeiten der Aufgaben angeben können, die sie an einem bestimmten Tag erledigt haben. 

Um Zeit über die Kalenderansicht zu erfassen, klicken Nutzer auf eine beliebige Stelle in der Spalte des ausgewählten Tages, wählen in dem daraufhin angezeigten Popup-Fenster die Aufgabe aus, für die sie Zeit erfassen möchten, geben die Dauer der für die Aufgabe aufgewendeten Zeit an, geben die Start- und Endzeit der Aufgabe in die Felder „Von“ und „Bis“ ein und fügen eine Notiz im Kommentarfeld hinzu. Der Zeiteintrag wird dann als Zeitblock in der Tagesspalte angezeigt, der sich von der Zeile der Startzeit bis zur Zeile der Endzeit erstreckt.

Die dritte Möglichkeit der Zeiterfassung in actiTIME ist die Verwendung der Browser-Erweiterung, auch bekannt als automatischer Time Management Assistant. Mit dieser Methode können Nutzer ihre Aktivitäten in Echtzeit direkt aus dem Tab, in dem sie gerade arbeiten, automatisch oder mit einem Stopp-Start-Timer erfassen.

Man muss die Erweiterung herunterladen, sich per E-Mail anmelden oder mit dem actiTIME-Konto anmelden, auswählen, ob die Zeit für alle browserbasierten Tools erfasst werden soll oder nur für bestimmte Tools, allgemeine Einstellungen und Einstellungen für die Synchronisierung konfigurieren – und schon kann es losgehen. 

Du kannst die Zeiterfassung starten, indem du den automatischen Timer-Schalter unten rechts in der Benutzeroberfläche aktivierst, um die Zeiterfassung im Hintergrund laufen zu lassen, oder indem du den Start-Stopp-Timer nutzt, den du mit den Schaltflächen „Start“ und „Stopp“ unten links in der Benutzeroberfläche aktivieren und deaktivieren kannst. 

Und das Beste: Du kannst auch unterwegs mit deinem Smartphone die Zeit im Auge behalten. Die actiTIME Stundenzettel-App Mit der App für Android und iOS kannst du mit deinem Smartphone ganz einfach deine Arbeitszeit erfassen, egal wo du gerade bist.

Dazu verwendest du einen einfachen Stoppuhr-Timer, der auch dann weiterläuft, wenn du keine stabile Internetverbindung hast. Die App zeichnet die Zeit für die ausgewählten Aufgaben der Nutzer auch offline weiter auf und synchronisiert die erfassten Daten mit dem Server, sobald wieder eine zuverlässige Verbindung besteht. 

Diese vielen Optionen bieten zwar Flexibilität bei der Zeiterfassung, aber die mobile App wirkt etwas unübersichtlich und stürzt gelegentlich ab. Das stellt die in der Werbung angepriesene Eignung für mobile Mitarbeiter infrage.

2. Berichtswesen und Datenanalyse 

actiTIME hilft Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem es ihnen Zugriff auf aufschlussreiche Berichte auf Basis der erfassten Daten gibt. Diese Berichte zeigen die vom Zeiterfassungstool erfassten Zahlen in verschiedenen Vorlagen, die mit Filtern und Vergleichen konfiguriert werden können, um Führungskräften und Nutzern einen Überblick über die Zeit- und Ressourcennutzung ihrer Teams oder ihrer eigenen sowie über die Auswirkungen auf ihre Leistung und die Rentabilität von Projekten zu geben. 

Mit Zeitberichten, auch bekannt als Stundenzettelberichte, können Führungskräfte und Nutzer alle Zeitdaten, wie Überstunden und Urlaubstage, im Blick behalten und so sehen, wie die Teams ihre Zeit für verschiedene Projekte und Aufgaben nutzen. Mit diesen Berichten können Nutzer und Führungskräfte ihre eigene Leistung und die des Teams analysieren und feststellen, ob Zeitpläne eingehalten werden oder nicht. Wenn man diese Faktoren im Blick hat, kann man Ressourcen besser verteilen und so mehr erreichen. 

Der Bericht zur Mitarbeiterleistung gibt einen Überblick darüber, wie Teams ihre Zeit für Projekte und Aufgaben aufwenden, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben aufwendet und welche Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Der Zeitbilanz- und Überstundenbericht zeigt, wie viel Zeit die Mitarbeiter täglich für ihre Arbeit aufwenden und ob sie weniger Stunden als geplant arbeiten oder Überstunden ansammeln.

Der Urlaubs- und Zeitbilanzbericht zeigt, wer während eines ausgewählten Zeitraums abwesend war und wie sich diese Abwesenheit auf die verbleibenden Urlaubstage und Krankheitstage auswirkt. Der detaillierte Bericht zur Zeiterfassung gibt Führungskräften und ihren Teams einen super anpassbaren Überblick über die Gesamtwerte der Zeiterfassung und wie die Stunden für geplante Aufgaben im Detail verwendet wurden.

Darüber hinaus gibt es einen Bericht über die geschätzte und tatsächliche Zeit, der Führungskräften bei der Planung von Projekten und dem Erstellen genauer Prognosen hilft, indem er aufzeigt, wie erfolgreich Mitarbeiter bei der Einhaltung der Zeitvorgaben für ihre Aufgaben sind und wie viel Prozent der insgesamt veranschlagten Zeit tatsächlich genutzt wurden.

Und last but not least gibt es unter den actiTIME-Zeiterfassungsberichten den Bericht über die Zeitkarten zur Aufgabenleistung, der die protokollierten Zeitintervalle über Arbeitsstrukturen hinweg anzeigt, z. B. Kunden, Projekte oder andere benutzerdefinierte Optionen.

Neben Zeitberichten können Unternehmen mit actiTIME auch anhand von Zeiterfassungsdaten sehen, wie viel Geld für Projekte ausgegeben wird und wie viel Geld für abgeschlossene Arbeiten eingenommen werden sollte. Führungskräfte und Geschäftsinhaber können den Verlust- und Gewinnanteil genau berechnen, indem sie Projektkosten und -ausgaben mit den abrechnungsfähigen Beträgen vergleichen.

Mit diesen Infos können sie fundiertere Entscheidungen treffen, die Kostenschätzung und Budgetierung verbessern, die Gehaltsabrechnung noch genauer gestalten und die Kundenabrechnung optimieren.

Neben Zeitberichten können Unternehmen mit actiTIME auch anhand von Zeiterfassungsdaten sehen, wie viel Geld für Projekte ausgegeben wird und wie viel Geld für abgeschlossene Arbeiten eingenommen werden sollte. Führungskräfte und Geschäftsinhaber können den Verlust- und Gewinnanteil genau berechnen, indem sie Projektkosten und -ausgaben mit den abrechnungsfähigen Beträgen vergleichen. Mit diesen Infos können sie fundiertere Entscheidungen treffen, die Kostenschätzung und Budgetierung verbessern, die Gehaltsabrechnung noch genauer gestalten und die Kundenabrechnung optimieren.

All diese Berichte können in verschiedenen Formaten angezeigt werden, wie zum Beispiel in Kreisdiagrammen, Balkendiagrammen, Kanban-Boards, Trendlinien und Echtzeit-Widgets, die abstrakten Zahlen Bedeutung geben und die Geschichten hinter den Daten aufdecken. 

3. Team-Management

actiTIME weiß, dass Teammanagement ein wichtiger Teil ist, um gute Gewinne zu machen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter eine gute Work-Life-Balance haben. Deshalb gibt es viele flexible und anpassbare Funktionen, die Aufgaben fair verteilen, Einblicke in den Fortschritt und Herausforderungen geben, die die Produktivität beeinflussen, Abwesenheiten effektiv verwalten und Teammitglieder nach Zeitzonen und Standorten gruppieren.

Diese Funktionen fördern die Verantwortlichkeit, erleichtern die effektive Zusammenarbeit und ermöglichen die Überwachung und Kontrolle der Leistung aller Teammitglieder, unabhängig davon, ob sie im Büro, in Teilzeit, freiberuflich, ausgelagert oder sogar auf der anderen Seite der Welt arbeiten.

Mit der Funktion zum Verwalten von Aufgaben können Arbeitgeber und Manager in actiTIME Aufgaben mit Zeitvorgaben, Terminen, Arbeitsarten und sogar detaillierten Beschreibungen mit Kommentaren, Dokumenten und Links erstellen. Diese Aufgaben können dann je nach Verfügbarkeit und Kapazitäten an Teammitglieder verteilt werden. Sobald die Aufgaben zugeteilt sind, können die Verantwortlichen die dafür benötigte Zeit erfassen, und die Daten zu ihrer Leistung werden verwendet, um den Arbeitsfortschritt zu verfolgen.

Um zu sehen, wie Aufgaben vorankommen, hat actiTIME ein paar nützliche Tools, wie zum Beispiel Kanban-Boards, wo jeder im Team den Arbeitsaufwand und den Fortschritt sehen kann, sowie die schon erwähnten Berichte und Analysen. Außerdem helfen Widgets in Echtzeit dabei, rund um die Uhr alle fünf Minuten einen Überblick über die Zeiterfassungsdaten zu bekommen.

Und wenn jemand das Budget oder den Zeitplan nicht einhalten kann, gibt es automatische Benachrichtigungen, um an Ziele und Limits zu erinnern. Die Benachrichtigungen können auch dazu verwendet werden, sie daran zu erinnern, ihre Stundenzettel regelmäßig auszufüllen, damit Führungskräfte und Arbeitgeber wichtige Projektdaten im Blick behalten und Engpässe, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und beheben können, bevor sie unumkehrbare Folgen haben.

Einige dieser Herausforderungen kommen in Form von Abwesenheiten, egal ob geplant oder nicht. actiTIME hat Funktionen für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, mit denen Arbeitgeber und Manager informative Richtlinien für Freistellungen erstellen können, super anpassbare Verfahren zur Abwesenheitserfassung, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden können, sowie super effiziente Tools für die Planung, Beantragung und Verwaltung von Urlaub.

Außerdem speichert actiTIME Abwesenheitsdaten und analysiert sie, um wichtige Faktoren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, damit Fehlzeiten und damit auch Präsentismus richtig angegangen und verhindert werden können.

Mit den flexiblen Softwarekonfigurationen von actiTIME können Unternehmen klare und umfassende Regeln für Urlaub und Abwesenheiten festlegen, Regeln und Grenzen für die Urlaubs- und Krankentageguthaben festlegen und individuelle Urlaubstypen mit unterschiedlichen Details erstellen, damit die Nutzer genau angeben können, warum sie abwesend sind. 

Das Beste daran ist, dass die automatisierte Abwesenheitsverwaltung von actiTIME lästige, umständliche und fehleranfällige Papierdokumente komplett überflüssig macht und den Eingabeaufwand minimiert. So sparen alle Beteiligten Zeit, Ressourcen und Mühe. 

4. Integrationsmöglichkeiten

Integrationsmöglichkeiten sind extrem wichtig bei Zeiterfassungssoftware, und actiTIME hat da einiges zu bieten, wie die schon erwähnte Browser-Erweiterung und den Zeitmanagement-Assistenten. Die Software lässt sich auch mit QuickBooks verbinden und dank der Zapier-Integration mit über 2000 Webdiensten, was die Benutzerfreundlichkeit verbessert und den Arbeitsablauf effizienter macht. actiTIME hat auch eine API, die noch mehr Anpassungsmöglichkeiten bietet, als Zapier kann.

Was mich allerdings besonders beeindruckt hat, ist actiPLANS, eine Plattform für die Planung von Arbeitsschichten, Projektaktivitäten, Firmenveranstaltungen, Mitarbeiterstandorten und Urlaubstagen. Sie verspricht eine reibungslose Planung, eignet sich für Teams jeder Größe, lässt sich an spezifische Unternehmensrichtlinien anpassen, schützt Daten und macht vor allem Tabellen, Formulare und Papier überflüssig.

(Stand: März 2024)

• Capterra: 4,6/5
• G2: 4,5/5 
• GetApp: 4,6/5
• Software Advice: 4,6/5
• Google Play Store: 3,6/5
• App Store: 3,1/5 

actiTIME ist mit seinen vielen Optionen zur Zeiterfassung, der Anpassbarkeit der Berichte und Datenanalysen, den Integrationsmöglichkeiten und den Teamverwaltungsfunktionen echt vielversprechend. 

Besonders gut gefällt mir, wie viel Gedanken sich die Entwickler über die Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung gemacht haben und wie flexibel diese sind. Außerdem mag ich die Übersichtlichkeit der Funktionen für die Arbeitsbereichsverwaltung – keine Schnickschnack, nur das Wichtigste. 

Die Zeiterfassung ist zwar super einfach und praktisch, könnte aber noch besser sein, wenn es ein paar Sicherheitsfunktionen gäbe, wie GPS-Ortung, Gesichtserkennung, Arbeitsnachweise und vielleicht sogar ein bisschen Computerüberwachung. Das würde verhindern, dass Leute das System ausnutzen und ihre Arbeitgeber austricksen. 

Auf den ersten Blick sehen die Berichte echt gut aus. Aber ich denke, wenn sie noch ein bisschen mehr Funktionen hätten, z. B. die Möglichkeit, sie nach individuellen Geschäftsanforderungen zu konfigurieren, die derzeit nicht in der Modulbibliothek enthalten sind, könnten sie den Nutzern noch mehr nützliche Einblicke bieten. Es wäre toll, wenn sie auch noch benutzerfreundlicher wären.

Die Benutzeroberfläche ist ein weiterer Kritikpunkt. Sie sieht nicht nur ziemlich unübersichtlich aus, sondern ist für meinen Geschmack auch etwas zu kompliziert zu bedienen, was zu Schwierigkeiten bei der Einrichtung, einem hohen Lernaufwand und Frust bei der Navigation führt. 

Ein weiterer Kritikpunkt an actiTIME ist die Preisgestaltung. Für eine App, die deutlich weniger Funktionen als die Lösungen der Mitbewerber bietet, ist sie ziemlich teuer und die Preisstruktur kann verwirrend sein. Und bei einer App mit einer unterdurchschnittlichen mobilen Anwendung würde ich zweimal überlegen.

Alles in allem denke ich, dass actiTIME eine Zeiterfassungslösung ist, die sich hohe Ziele gesetzt hat, einige leicht zu erreichende Ziele trifft, aber letztendlich nicht ins Schwarze trifft. 

Wenn du auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware mit umfangreichen Funktionen, zuverlässigen mobilen Apps und fairen Preisen bist, würde ich dir actiTIME nicht empfehlen. Wenn du jedoch über die Schwächen hinwegsehen kannst und die Vorteile überwiegen, dann hast du vielleicht genau das Richtige gefunden.