مراجعة صادقة:

كلوكيفاي (Clockify)

بواسطةعاصم قريشي،المدير التنفيذي، جبِل

٢٨ كانون الأول ٢٠٢٣

بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة برامج لتسجيل الوقت، أقوم أنا وفريقي بالبحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال لمعرفة ما هو جديد لدى المنافسين. وهذا يعني أننا غالبًا ما نقوم بالبحث والتجربة العملية لمنتجاتهم، كما تعلم، هذا جزء من عملنا. هنا، سأشارك نتائج تلك التجارب، وأخبرك بمميزات المنتجات التي تستحق الإشادة، وسأكون صريحًا فيما يتعلق بالمنتجات التي أعتقد أنه يجب عليك تجنبها. والآن، إليك هذا التقييم، حيث أحاول فيه أن أكون صادقًا، وعادلًا، ومفيدًا. وآمل أن يساعدك هذا في اتخاذ القرار الصحيح…

في هذا المقال

• نظرة عامة
• ما يعجب المستخدمين في كلوكيفاي
• ما لا يعجب المستخدمين في كلوكيفاي
• خطط تسعير كلوكيفاي
• الميزات البارزة في كلوكيفاي
• بعض تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة
• بعض تعليقات المستخدمين السلبية المختارة
• التقييمات
• الحكم النهائي

نظرة عامة

كلوكيفاي هو برنامج لتسجيل الوقت يساعد الموظفين في تسجيل ساعات عملهم بسهولة، وإعداد فواتيرها وجدولتها. إنه أحد ثلاث تطبيقات تُقدمها شركة كيك دوت كوم في مجموعتها الحديثة لزيادة الإنتاجية. ويتم الإعلان عنه كأحد البرامج الرائدة لتسجيل الوقت وبرنامج سجلات الحضور للموظفين. ويروج لميزات رائعة للمساعدة في تعزيز الإنتاجية، وتسهيل إعداد الفواتير، وإدارة الموظفين بشكل أفضل، وتسهيل مهام سير العمل.

في الواقع، من بين جميع استخداماته المتعددة، أعتقد – شخصيًّا – أن الإمكانات الكاملة لكلوكيفاي تظهر عند استخدامه كأداة لتسجيل الوقت والإنتاجية للموظفين بجميع الأحجام. حيث يساعد الأعمال في رؤية كيفية استهلاك ساعات العمل، ومن يعمل على ماذا، والمواقع والتطبيقات التي يزورها ويستخدمها الموظفون خلال ساعات العمل، وتحليل البيانات المجمعة من تسجيل الوقت للمساعدة في التأثير على القرارات المستقبلية بناءً على الأرقام الفعلية.

بالإضافة إلى فعاليته الكبيرة للموظفين، يمكن استخدام كلوكيفاي أيضًا من قبل العاملين المستقلين الذين يرغبون في مراقبة مستويات إنتاجيتهم، والحفاظ على نمط حياة يتيح العمل من أي مكان. بالإضافة إلى ذلك – مع أخذ المرونة في الاعتبار – تم تصميم كلوكيفاي للعمل على مختلف الأجهزة، فهو يوفر الوصول من خلال تطبيقات الكمبيوتر لأنظمة التشغيل: ماك، وويندوز، ولينكس. بالإضافة إلى ملحقات المتصفحات جوجل كروم، وفايرفوكس، وميكروسوفت إيدج. وبالنسبة للموظفين والعمال الميدانيين يمكنهم الوصول من خلال هواتفهم، حيث يوفر كلوكيفاي الوصول من خلال تطبيقات لنظامي التشغيل أندرويد، وآبل. كما يمكن إعداد الأجهزة اللوحية المشتركة في مواقع ومقرات العمل للوصول إلى نظام كلوكيفاي للأجهزة اللوحية المشتركة، وهو الذي يعمل على أي جهاز متصل بالإنترنت.

ومن خلال خمسة مستويات مختلفة للتسعير، يقدم كلوكيفاي مجموعةً من الميزات مصممةً خصيصًا لتلبية احتياجات المستخدمين المحددة لأعمالهم. ولكن إصداره المجاني أيضًا يتضمن ميزات قويةً للغاية، مما يسمح للمستخدمين بالوصول إلى الميزات الأساسية، مثل: تسجيل الوقت لعدد غير محدود من المستخدمين، وعدد غير محدود من المشاريع، والتقارير، ووضع الجهاز اللوحي المشترك، والتطبيقات وتكاملات تسجيل الوقت، والدعم، والوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات.

أنا مسرور من واجهة كلوكيفاي البسيطة جدًّا، والسهلة الاستخدام، والتي تساعد في تيسير سير العمل ومختلف المهام، وهي كذلك سهلة الاستخدام وبديهية للغاية، حتى بالنسبة للمبتدئين. وجميع هذه العوامل تكسب كلوكيفاي سمعةً ممتازةً، مع تلقيها مراجعات إيجابية على مختلف المنصات.

ومع ذلك، وبرغم كل هذا الثناء على كلوكيفاي، يجب أيضًا أن نلقي نظرةً إلى بعض التحديات التي تواجه هذا البرنامج. فبعد كل شيء، لقد وعدتك بمراجعة صادقة، أليس كذلك؟

بعض المشاكل التي واجهتها أثناء اختبار كلوكيفاي تشمل وجود عيوب في الأداء، وتوقفات مفاجئة، وأوقات تحميل طويلة للغاية. وعلى الرغم من وجود وضع عدم الاتصال بالإنترنت، فإنه لا يعمل بكفاءة في البيئات ذات الاتصال الضعيف أو الانقطاع الكامل للإنترنت، وهو مصدر قلق كبير للفرق والموظفين الذين قد يعملون باستمرار في هذه الظروف مثل: العاملين في البناء، والميدانيين.

ما يعجب المستخدمين في كلوكيفاي

• تسجيل الوقت بكفاءة.
• إصدار مجاني غني.
• واجهة سهلة الاستخدام.
• خدمة عملاء جيدة.
• أكثر من ٨٠ تكاملًا.

اكتشف المزيد حول ما يحبه المستخدمون في كلوكيفاي.

ما لا يعجب المستخدمين في كلوكيفاي

• مشاكل في التقارير.
• الحاجة إلى بعض التحسينات في تطبيق الهاتف.
• مشاكل في تزامن التطبيقات.
• بطء في معالجة البيانات.
• وجود عيوب في حالة ضعف الاتصال بالإنترنت.

اكتشف المزيد حول ما لا يعجب المستخدمين في كلوكيفاي.

خطط تسعير كلوكيفاي

كلوكيفاي يقدم خمسة مستويات تسعير: النسخة المجانية التي ناقشناها بإيجاز في وقت سابق، وأربع باقات مدفوعة: الباقة الأساسية، والباقة القياسية، والباقة المتقدمة، وباقة للشركات. تبدأ الباقة المدفوعة من 3.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في الشهر. وتختلف الميزات تبعًا لمستوى احتياجك، وتزداد في الكم والجودة مع كل مستوًى.

باقة كلوكيفاي المجانية

باقة كلوكيفاي المجانية يقدمها البرنامج للمستخدمين الذين لا يرغبون في دفع مبالغ مالية لاستخدام الخدمة، أو الذين يستكشفون ميزاتها قبل التزامهم بخيار مدفوع. تشمل ميزات تسجيل الوقت في هذه النسخة التسجيل غير المحدود باستخدام متتبع الوقت في كلوكيفاي على أجهزة الكمبيوتر، وتطبيقات والهواتف، أو وضع الجهاز اللوحي المشترك، وسجلات الحضور، ومتتبع الوقت التلقائي، والتقويم، ومؤقت بومودورو، وكشف التوقف عن العمل والتنبيهات، وتكاملات تسجيل الوقت.

فهو يسمح للمستخدمين بإنشاء تقارير وتوفير رؤية نشاط الموظفين، والأسعار القابلة للفوترة، وحالة المشروع، والتي يمكن تصديرها ومشاركتها مع الآخرين بتنسيقات بي دي أف، وإكسل، وسي إس في عبر روابط حية. كما يتيح أيضًا تصدير بيانات المشروع بتنسيقات إكسل، وسي إس في، ويمكنه دعم نقل البيانات من وإلى كلوكيفاي باستخدام واجهة برمجة التطبيقات، والويب هوكس.

كما تحتوي نسخة كلوكيفاي المجانية على ميزات إدارية قوية لعدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع، فهي تتيح للمسئولين عرض الاستيراد من الملفات، والتحكم في الوصول إلى المشروع، والتواصل مع الفريق من خلال المحادثات، واستخدام البرنامج بسبع لغات. كل ذلك بسعر رائع جدًّا، وهو صفر دولار للأبد.

باقة كلوكيفاي الأساسية

بسعر 3.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في الشهر في حال الدفع السنوي، أو 4.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في الشهر في حال الدفع الشهري، تم تصميم باقة كلوكيفاي الأساسية للإدارة. وتتضمن جميع ميزات نسخة كلوكيفاي المجانية، بالإضافة إلى ميزات متقدمة لتسجيل الوقت، مثل: تسجيل فترات الراحة، والقدرة على إضافة وقت للآخرين واستيراد الوقت من الملفات.

تتيح باقة كلوكيفاي الأساسية كذلك للمستخدمين إدخال الوقت بتنسيق عشري، وفحص مدخلات الوقت، وتخصيص التصديرات، واستخدام معدلات الأجور السابقة لتطبيق أسعار ساعات جديدة على مدخلات الوقت السابقة.

من ناحية الإدارة، تسمح باقة كلوكيفاي الأساسية للمسئولين بإخفاء الوقت والصفحات، وتعديل مدخلات الوقت والمشاريع والمستخدمين بشكل جماعي، وتعديل الملفات الشخصية، واستخدام قوالب المشاريع، وإضافة طبقة من الأمان بواسطة رمز دخول شخصي للجهاز اللوحي المشترك.

باقة كلوكيفاي القياسية

تعتمد باقة كلوكيفاي القياسية على كلوكيفاي الأساسية، وتضيف المزيد من الميزات التي تركز على تبسيط عمليات تعبئة سجلات الدوام والفوترة. بتكلفة 5.49 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في الشهر في حال الدفع السنوي. أو 6.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في حال الدفع الشهري، تساعد هذه الباقة في تحسين تسجيل الوقت من خلال تسجيل فترات الإجازة وتحديد الأهداف والتنبيهات التي تُعلم المستخدمين تلقائيًّا عبر البريد الإلكتروني عندما ينسون تسجيل الوقت أو يتبعون الوقت لفترة طويلة جدًّا، والقدرة على قفل سجلات الدوام بحيث لا يمكن لأي شخص غير المسئولين تعديلها.

مع باقة كلوكيفاي القياسية، يتم تعزيز النظرات التفصيلية من خلال التقارير التي تُظهر الحضور وساعات العمل الإضافية، والقدرة على تقريب مدخلات الوقت، وإدخال أسعار خاصة لساعة العمل على مهام محددة، والتكامل مع برنامج كويك بوكس.

على صعيد الإدارة، يتم تعزيز الأمان من خلال المصادقة ثنائية العوامل الإجبارية، ويتم تحسين قابلية التخصيص من خلال القدرة على إضافة شعار المنشأة إلى وحدة الجهاز اللوحي المشترك، وتحديد مدى عمله من وقت بدء التشغيل. كما يتاح أيضًا إمكانية إصدار الفواتير وتوافقه مع سجلات ساعات العمل، وتحديد أدوار المدير في هذه الباقة.

باقة كلوكيفاي الاحترافية

كلوكيفاي الاحترافية هي الباقة الأكثر شهرةً بين الخيارات المتاحة. بسعر 7.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في حال الدفع السنوي. أو 9.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في حال الدفع الشهري، يمكن للمستخدمين التمتع بجميع ميزات الفئات السابقة، بالإضافة إلى تحسين تسجيل الوقت من خلال حقول مخصصة، وتتبع المواقع الجغرافية، ولقطات صور للشاشة، والقدرة على منع إضافة الوقت يدويًّا، أو تعديل وقت الدخول والخروج باستخدام ميزة عداد الوقت القوي.

يتم تحقيق رؤية أكبر لسلامة سير العمل من خلال التقارير التي تتناول تكلفة العمالة والأرباح، والميزانية والتقديرات، والنفقات، والمهام، وتوقعات التقدم. كما سيتم إشعار المديرين بالتنبيهات عندما تصل المشاريع إلى حدود الميزانية المخصصة أو التقديرية، وسيتلقون تقارير أسبوعيةً مخصصةً عبر البريد الإلكتروني تحتوي على التفاصيل المهمة. كما يمكنهم إضافة حقول للمستخدمين لتحسين عمليات التحليل.

كما تم تحسين الإدارة من خلال ميزة الجدولة التي تسمح للمسئولين بتخطيط المشاريع وإدارة الموارد، وإعطاء المهام للموظفين الفرديين. كما تتيح ميزة النفقات تسجيل الرسوم الثابتة على المشاريع وتمكين المستخدمين من إرفاق الفواتير. بالإضافة إلى ذلك، في هذه الباقة، يمكن لمالكي الحساب اختيار البلد الذي يفضلون تخزين بياناتهم فيها.

باقة كلوكيفاي للشركات

باقة كلوكيفاي للشركات هي أعلى باقة، وتم تصميمها لتوفير الأمان الأمثل، والتحكم الكامل في سير العمل على مستوى المنشآت. بسعر 11.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في حال الدفع السنوي، أو 14.99 دولارًا أمريكيًّا للمستخدم في حال الدفع الشهري، يحصل العملاء على جميع ميزات الفئات السابقة، بالإضافة إلى تحسين الأمان مع تسجيل الدخول الموحد. وتبسيط مساحات العمل من خلال رابط نطاق فرعي مخصص، وإدارة وتعديل حسابات المستخدمين باستخدام حسابات التحكم، وتحسين المساءلة من خلال سجل التدقيق.

اقرأ أيضًا: 5 أشياء يجب عليك معرفتها حول تسعيرة كلوكيفاي.

الميزات البارزة في كلوكيفاي

۱. تسجيل الوقت

يقدم كلوكيفاي تجربةً شاملةً لتسجيل الوقت من خلال تطبيق المنصة، وتطبيقات أجهزة الكمبيوتر لأنظمة التشغيل: ويندوز، وماك، ولينكس، وتطبيقات الهواتف لنظامي أندرويد، واي أوه إس، وملحقات لمتصفحات جوجل كروم، فاير فوكس، وميكروسوفت إيدج. بالإضافة إلى الأجهزة اللوحية المشتركة في الموقع أو مقر المنشأة. يتم مزامنة جميع البيانات عبر الإنترنت، لذا يمكن تسجيل الوقت باستخدام أيٍّ من الخيارات المذكورة أعلاه، وعرضها كذلك باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت.

يعد استخدام المؤقت في كلوكيفاي أمرًا بسيطًا وسهلًا إلى حد ما. يحتاج المستخدمون فقط إلى فتح كلوكيفاي، والانتقال إلى مربع “على ماذا تعمل؟”، إدخال المهمة المرغوبة، واختيار المشروع الذي سيتم العمل عليه، إضافة العلامات، وتحديد إذا كان الوقت قابلًا للفوترة، ثم النقر على زر البداية. بديلًا لذلك، يمكن للمستخدمين النقر على رمز المؤقت في الزاوية اليمنى العليا من صفحة تسجيل الوقت، واختيار المشروع الذي سيتم العمل عليه، وإضافة التفاصيل كما في الطريقة السابقة، ثم النقر على البداية. بعد التقدم أو إكمال المهمة، يمكن إيقاف المؤقت بالنقر على زر الإيقاف. وسيتم تسجيل الوقت تلقائيًّا للمهمة في سجلات الحضور.

من المهم أن نلاحظ أن عداد الوقت سيستمر في العمل ما لم يتم إيقافه، ولا يمكن تسجيل المهام الجديدة ما لم يتم إيقاف تسجيل المهمة المتتبعة. يعمل الرمز فافيكون في المتصفح كإشارة بصرية، حيث يتحول إلى اللون الأزرق عندما يكون التسجيل نشطًا، ويعود إلى اللون الأسود عندما لا يكون كذلك. بالإضافة إلى ذلك، سيتم عرض مقدار الوقت المسجل أيضًا على علامة التبويب عندما يكون العداد نشطًا.

لمتابعة تسجيل الوقت لمهمة تم العمل عليها سابقًا في كلوكيفاي، يتعين عليك ببساطة الانتقال إلى إدخال الوقت الذي يحتوي على المهمة المختارة، والنقر على أيقونة البداية وبدء العمل. وعند الانتهاء من العمل، يمكن إيقاف الوقت كالمعتاد.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إدخال الوقت يدويًّا في كلوكيفاي عن طريق بدء المؤقت، وتغيير وقت البداية ووقت الانتهاء، أو عن طريق التحول إلى وضع الإدخال اليدوي وإدخال ساعات العمل يدويًّا.

ولتسجيل الوقت بطريقة أكثر بساطة، والتي تتيح للمستخدمين معرفة كيفية استهلاك وقتهم بدقة على مدار اليوم، يقدم برنامج كلوكيفاي لأجهزة الكمبيوتر وظيفة التسجيل التلقائي التي تسجل بشكل خفي البرامج والمواقع الإلكترونية التي تم فتحها طوال اليوم. عند النقر على أيقونة “أ” في الجزء العلوي من الواجهة وتبديل زر بدء التسجيل التالي، سيبدأ البرنامج في تسجيل جميع التطبيقات وعناوين المواقع الإلكترونية التي تم زيارتها لأكثر من 10 ثوانٍ، أو وفقًا لمدة يحددها المسئولون. هذه السجلات مرئية ومتاحة فقط للمستخدمين الأفراد، وتخزن في جهاز الكمبيوتر الخاص بهم، ولا يتم إرسال أي شيء عبر الإنترنت. ويتم الحفاظ على خصوصية استخدام الكمبيوتر الخاص، وعادات التصفح الخاصة بهم. يتم أيضًا الاحتفاظ بهذه البيانات لمدة تصل إلى 45 يومًا، ويمكن عرض البيانات السابقة لمدة تصل إلى أسبوع.

يمكن استخدام الأنشطة المسجلة لإنشاء مدخلات الوقت ببساطة عن طريق النقر على أيقونة “+” الموجودة على يمينها. يمكن للمستخدمين أيضًا تحديد العديد من الأنشطة لإضافتها بشكل جماعي، أو دمجها بشكل جماعي في إدخال واحد، أو حذفها بشكل دائم من نظام كلوكيفاي.

لفرض المساءلة، وضمان أن أصحاب الأعمال يدفعون فقط مقابل ساعات العمل الفعلية، يوفر كلوكيفاي العديد من الإجراءات الاحترازية. حيث يكتشف جهاز الكشف الخمولَ عندما لا تكون هناك أي نشاطات للفأرة، أو لوحة المفاتيح لفترة تحددها الإدارة. ويقوم بوضع علامة على المدة المنقضية، ووقت الخمول هذا يمكن إزالته من سجلات ساعات العمل. تتيح ميزة الأهداف والتنبيهات إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًّا إلى الموظفين، ومديريهم عندما يفشلون في الوفاء بحصتهم من ساعات العمل، أو يتم تسجيل وقت أكثر مما هو مطلوب. يُمنع قفل المستخدمين من تعديل مدخلات الوقت السابقة أو إضافة مدخلات جديدة لأيام سابقة على سجلات ساعات العمل. تعطل ميزة عداد الوقت القوية إمكانية إدخال الوقت يدويًّا لتحسين شفافية تسجيل الوقت.

بالإضافة إلى ذلك، تسمح صور لقطات الشاشة للمديرين بمراقبة العمل الذي يقوم به الموظفون من خلال التقاط صور لشاشة المستخدم في فترات عشوائية أثناء تشغيل عداد الوقت. وأخيرًا وليس آخرًا، يسمح تتبع المواقع الجغرافية للمسئولين بمراقبة مكان الموظفين والعمال في موقع العمل، وينشئ سجلًّا بموقعهم طوال اليوم أثناء تسجيل دخولهم على كلوكيفاي.

۲. تسجيل فترات الراحة

بالإضافة إلى تسجيل وقت العمل، يسمح كلوكيفاي أيضًا للمستخدمين بتسجيل فترات الراحة. وذلك للمساعدة في التأكد من أن المنشآت تلتزم بالقوانين واللوائح التي تحمي حقوق الموظفين والعاملين في الحصول على فترات للراحة خلال أيام العمل.

ميزة تسجيل فترات الراحة متاحة على الأجهزة اللوحية المشتركة لمستخدمي باقة كلوكيفاي الأساسية والباقات الأعلى. يمكن تفعيلها من قبل المسئولين عبر إعدادات مساحة العمل.

إن استخدام متتبع فترات الراحة أمر بسيط نسبيًّا على الأجهزة اللوحية المشتركة. يجب على المستخدمين اختيار ملفهم الشخصي، وإدخال رمز التعريف الشخصي إذا لزم الأمر، وتبديل خيار بدء الراحة. سيتسبب ذلك في تسجيل خروجهم إذا كانوا قد أغلقوا الجهاز، وسيبدأ عداد وقت الراحة بالعمل تلقائيًّا. ستظهر نقطة برتقالية أيضًا بجوار اسمهم كإشارة بصرية عن حالتهم خلال الراحة. ستظهر هذه الحالة أيضًا على لوحة معلومات الفريق على تطبيق المنصة، والتي تُظهر العاملين الذين قاموا بتسجيل الدخول حاليًّا، والذين هم في فترة الراحة.

يمكن للمسئولين تحديد مدة فترات الراحة للامتثال للقوانين ذات الصلة. هذه ميزة مفيدة جدًّا لتجنب المخالفات القانونية. والتي يمكن تحسينها بشكل أفضل إذا قام كلوكيفاي بإعادة النظر فيها بطريقة تُفرَض فيها فترات الراحة الإلزامية. حيث يتوجب على الموظفين خلالها الخروج والتمتع بوجبة طعام، أو أخذ قسط من الراحة كما ينص عليه القانون، مع وجود ميزة التصديق، والتي توفر دليلًا لصاحب العمل والموظفين على حد سواء بأنه تم أخذ فترة الراحة بالفعل.

عند انتهاء فترة الراحة، يجب على الموظفين اختيار ملفهم الشخصي على الجهاز اللوحي المشترك مرةً أخرى، وإدخال رمز التعريف الشخصي إذا لزم الأمر، وتبديل خيار انتهاء الراحة. وسيوقف ذلك تلقائيًّا مؤقت الراحة، وسيسجل دخول العامل مرةً أخرى، وسيبدأ مؤقت جديد بالعمل. سيظهر الوقت الذي تم تسجيله لفترة الراحة في متتبع الوقت في كلوكيفاي، والتقرير المفصل، وفي عملية الموافقة كإدخال مع علامة رمادية لتمييزه بصريًّا لتمييزه عن المدخلات الأخرى.

۳. إدارة الإجازات

من ناحية أخرى، تسمح ميزة تسجيل الإجازات للمنشآت بإعداد وإدارة أنواع مختلفة من الإجازات والعطلات التي يمكن للموظفين طلبها. هذا مجرد وصف موجز لإدارة الإجازات، والتي ستصبح أكثر تفصيلًا عندما نلقي نظرةً فاحصةً على كيفية التخطيط لها، وطلبها، والموافقة عليها، وتسجيلها. تتوفر هذه الميزة في باقة كلوكيفاي القياسية والباقات الأعلى. ولكن قبل أن يتمكن أي شخص من طلب أي إجازة، يجب على المسئولين تفعيل الإجازات أولًا في إعدادات مساحة العمل، وتحديد سياسات الإجازات ورصيد الإجازات المستحقة لشهور معينة أو للعام بأكمله.

تخيل سياسات الإجازات كمجموعات من المعلومات والتعليمات التي تحدد طبيعة، واستخدام، وفترة، ومدة الإجازات. تحتوي على عدة حقول يجب على المسئولين ملؤها بالمعلومات المطلوبة، حتى يتمكن كلوكيفاي من تنفيذها، ويشمل ذلك عنوان السياسة مثل: (الإجازة، والأمومة، والإجازات المرضية)، والأشخاص المسموح لهم طلب الإجازة، ويمكن للمسئولين أيضًا تحديد ما إذا كانت السياسات تتطلب الموافقة، ومَن المسئول عنها، وما إذا كان يُسمح بالرصيد السلبي، وما إذا كانت الإجازات نصف يوم ممكنةً، وما إمكانية طلبها لعدة مرات؟ وما إذا كان يُسمح بالإجازات بالساعة، وإذا كان يمكن طلبها عدة مرات.

يمكن إنشاء وإدارة العطلات بنفس طريقة الإجازات، بإضافة خيار تحديدها كمتكررة، والقدرة على تعيين لون محدد لها.

يمكن للمستخدمين طلب الإجازات عن طريق اختيار السياسة من القائمة المنسدلة لطلب الإجازة على صفحة الإجازات في كلوكيفاي. وتحديد الفترة، وإضافة ملاحظة، وتقديمها للموافقة. سيتم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني تلقائيًّا بعد ذلك إلى الشخص المسئول عن الموافقة، والذي يمكنه الموافقة أو رفض الطلب في تبويب الطلبات. وستحسب فترات الإجازة المطلوبة والتي تشمل عطلات نهاية الأسبوع، والعطلات الرسمية  من الرصيد الخاص بأيام العمل. لا يمكن تحديد السياسات التي لا تسمح بالرصيد السلبي من قبل الأشخاص الذين ليس لديهم عدد كافٍ من الأيام أو الساعات المستحقة كإجازات في رصيدهم. إذا كان الشخص ليس لديه عدد كافٍ من الأيام لطلب الإجازة، وتجاوز حدوده في سياسة لا تسمح بالرصيد السلبي، سيتم عرض الطلب بالكامل باللون الأحمر، ولا يمكن الموافقة عليه.

قد تبدو هذه التفاصيل الدقيقة مرهقةً في البداية، ولكنها ضرورية للحفاظ على سياسات منظمة، ولضمان أنه حتى في حالة أخذ الموظفين للإجازات، يجب على المنشآت أن تتأكد من وجود عدد كافٍ من الموظفين في جميع الأوقات للحفاظ على سير العمل. أحب الكم الهائل من الاهتمام الذي وجهه مطورو كلوكيفاي لهذه الميزة، حيث تغطي حقول إدخال السياسات جميع الجوانب، ولا تترك أي اعتبار معلقًا. والحقيقة أنه يمكن تعديلها، وأرشفتها، أو حذفها بسهولة فهذا يكسبها نقاطًا إضافيةً في رأيي أيضًا.

٤. تقارير مفيدة

يُولِّد كلوكيفاي مجموعةً متنوعةً من التقارير التي توفر نظرات تفصيليةً عن كيفية استغلال الوقت، وموارد المنشآت. وتساعد في التأثير بشكل إيجابي على اتخاذ القرارات المستقبلية بناءً على البيانات والإجراءات المبنية على البيانات.

يقوم التقرير الملخص بتجميع مدخلات الوقت حسب العوامل مثل: المشروع، والتاريخ، والعميل، والمستخدم، والمجموعة، والعلامات حتى يمكن تقديم البيانات بالضبط حسب احتياجات التحليل. يعرض التقرير الأسبوعي بعض التفاصيل الإضافية عن طريق تحديد نطاقات التاريخ لمدة سبعة أيام، وهو مفيد للتحقق من مستويات الإنتاجية على أساس أسبوعي. يوفر التقرير التفصيلي مزيدًا من التفصيل عن طريق عرض تفاصيل مدخلات الوقت واحدة تلو الأخرى، وليس في مجموعات. كما يتيح كذلك للمسئولين تعديل مدخلات الوقت باستخدام هذا التقرير. وإذا لم تقدم قوالب تقارير كلوكيفاي الهيكل الذي يلزم بناءه لبعض احتياجات التحليل الفريدة، يمكن للمسئولين تخصيص التقارير عن طريق تصدير التقرير التفصيلي إلى ملف سي إس في، وإنشاء العرض المطلوب باستخدام الجداول المحورية في برنامج إكسل أو جوجل شيتس.

وللحصول على مزيد من التفصيل، يمكن إنشاء التقارير الفردية للموظفين. بحيث يمكن للمسئولين التركيز على أرقامهم، وتحديد المجالات التي يتفوقون فيها، والمجالات التي قد يحتاجون فيها إلى بعض المساعدة. وبالنسبة للحسابات، فهي متاحة على باقة كلوكيفاي الأساسية والأعلى منها، حيث يمكن للمديرين عرض وتعديل ساعات عمل الموظفين مباشرةً في سجلات دوامهم. ويمكن أيضًا حفظ هذه التقارير كملفات بي دي أف وطباعتها إذا لزم الأمر.

أداة مهمة أخرى لجمع المعلومات، وهي لوحة معلومات الفريق. تعرض معلومات رئيسيةً حول الموظفين والمشاريع في لمحة سريعة، بما في ذلك حالات الموظفين الذين قاموا بتسجيل الدخول، والذين هم في فترة الراحة كما تم ذكره سابقًا، وعلى ماذا يعملون حاليًّا، وما آخر مهامهم؟ والوقت المستهلك على المهام الجارية وآخر الأنشطة. كما تُظهر أيضًا إجمالي الوقت الذي قام كل موظف بتسجيله لنطاق تاريخي معين، مما يساعد في تحديد من لم يسجل الوقت أو من لم يصل إلى الحد المطلوب منه خلال الفترة المحددة.

بعض تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة

• “كلوكيفاي يتكامل بسلاسة مع أدواتنا، وتقاريرهم واستعراضهم تجعل تسجيل الوقت أمرًا سهلًا.” – ديفيد إم. (المصدر: جي 2).
• “يتفوق كلوكيفاي في توفير رؤًى أعمق لفرق المشاريع حول مكان استهلاك الوقت.” – سكوت إم. (المصدر: كابتيرا).
• “الشيء الرائع فيه هو الخيار المجاني، يعمل بشكل جيد ويحتوي على العديد من الميزات الضرورية الموجودة في البرامج الأخرى ذات الأسعار الأعلى.” – جاكسون جوردون (المصدر: ترست راديوس).
• “من السهل تسجيل وقت المشاريع المختلفة ومعرفة من يعمل على ماذا.” – جولي آن إل. (المصدر: جي2).
• “سهولة الاستخدام، والموثوقية، والاستجابة السريعة من خدمة العملاء حتى عندما كنت استخدم الإصدار المجاني فقط من البرنامج.” – مشاهد موثوق به في الهندسة الميكانيكية (المصدر: كابتيرا).
• “كلوكيفاي يقدم إضافةً رائعةً لمتصفح كروم تسمح بتسجيل الوقت بسهولة من أي مكان وحتى التكامل مع بعض التطبيقات عبر المتصفح مثل مساحة عمل جوجل.” – دانييل إدواردو في. (المصدر: جي 2)

بعض تعليقات المستخدمين السلبية المختارة

• “تستمر مشكلات المزامنة في تطبيق أندرويد.” – مارسين بلازيجيفسكي (مصدر: متجر جوجل).
• “قد تكون هناك بعض المشاكل عندما يكون اتصال الإنترنت ضعيفًا، مما يتطلب منك تسجيل الدخول مرةً أخرى.” – سام آر. (مصدر: جيت آب).
• “أنا أقدر أنهم حاولوا أن يكونوا متعددي الأنظمة قدر الإمكان، ولكن تطبيقاتهم غالبًا ما تكون متعطلةً.” – مراجع موثوق به في تكنولوجيا المعلومات والخدمات (مصدر: كابتيرا).
• “يعمل، لكنه أبطأ من المتوقع.” – إريك هاليفيتش (مصدر: متجر جوجل).
• “يمكن أن يصبح تنظيم المشاريع فوضويًّا دون التخطيط والتفكير المسبق. وهذا يجعل عملية إعداد التقارير تحديًا، حيث إن واجهة المستخدم ليست بديهية. العملاء والمشاريع في القوائم المنسدلة منفصلون، مما يجعل الأمور مربكةً.” – كيفن سي. (مصدر: جي 2)
• “تطبيق كلوكيفاي محدود إلى حد ما كمسئول، وعلى هاتفك، يعيد المتصفح توجيهك إلى التطبيق، لذا العديد من الميزات تحتاج إلى صفحة ويب على جهاز كمبيوتر. هذا ليس مفيدًا جدًّا بسبب التنقل.” – إميل جي. (مصدر: كابتيرا).
• “تكامل كلوكيفاي مع جيرا أثارت لدي بعض مشاكل تسجيل الوقت غير الدقيقة.” – شمسو دين أ. (مصدر: جي 2).

التقييمات

اعتبارًا من ديسمبر 2023

• كابتيرا: 4.7/5
• جي تو: 4.5/5
• تراست راديوس: 8.4/10
• جيت أب: 4.7/5
• متجر تطبيقات جوجل: 4/5
• متجر تطبيقات أبل: 4.6/5

الحكم النهائي

كلوكيفاي هو برنامج لتسجيل الوقت، يساعد في تسجيل ساعات العمل، وإدارة الساعات القابلة للفوترة من خلال نظام سهل الاستخدام. بفضل واجهة المستخدم البسيطة والعديد من الميزات الأساسية المتاحة بالفعل في النسخة المجانية، يظهر كلوكيفاي كتطبيق جيد بشكل عام. يمكن استخدامه من قبل المنشآت التي لديها مواقع ميدانية أو عدة فروع. كما يمكن استخدامه أثناء التنقل، أو عن بعد، ويمكن استخدامه على الكمبيوتر الشخصي، والمنصة الإلكترونية، والهاتف. كما يقدم البرنامج إمكانية تسجيل الوقت من الجهاز اللوحي المشترك؛ حيث يعمل على أي جهاز متصل بالإنترنت، ويمكِّن المستخدمين من تسجيل الحضور والانصراف في الموقع، بالإضافة إلى ميزات التخطيط الرائعة، وتسجيل النفقات، والتكامل مع أكثر من 80 تطبيق وأداة.

كما أن المرونة في ميزة تسجيل الوقت في كلوكيفاي تستحق الثناء، ويجدر الذكر أيضًا بأن الاهتمام بخصوصية الموظفين أمر رائع. قد تكون ميزات إدارة الإجازات صعبةً في البداية، ولكنها تغطي الكثير من الجوانب، وتضمن أن جميع أنواع الإجازات مأخوذة في الاعتبار، والتأكد من أن سير العمل في المنشآت لن يتأثر عندما يكون بعض الموظفين في إجازة. كما أن ميزة تسجيل الراحات مفيدة للتأكد من أن الموظفين يحصلون على راحتهم الإلزامية والاستراحات خلال أيام العمل. ولكن يمكن تحسينها أكثر من ذلك بجعل الراحات إلزاميةً، وتوفير دليل للطرفين، العامل وصاحب العمل، على أنه تمت الموافقة على الراحات. وفي الحقيقة أحببت خيارات التقارير؛ فهي رائعة. كما أعجبني أيضًا أن هناك خيارات عديدة لتقديم البيانات مع المرشحات، وهناك خيار لإنشاء تقارير مخصصة، ولكن واجهة المستخدم لتفصيل البيانات ليست مفهومةً وبديهيةً، ويمكن أن تمثل تحديًا، خاصةً عندما لا يكون تنظيم المشاريع في أفضل حالاته.

بالإضافة إلى ذلك، يعاني كلوكيفاي من مشاكل جادة في تطبيق أندرويد الذي يعمل ببطء، ويتسم بالكثير من الأعطال المتكررة. كما أن إصدارات البرنامج غير المتصلة بالإنترنت على المنصة والهاتف تعاني من بعض الإزعاجات غير المرغوب فيها، مثل: الوظائف المحدودة جدًّا، وخطر فقدان البيانات، مما يجعلها ليست الخيار الأمثل للفرق التي تعمل أثناء التنقل.

ومع ذلك، يعد كلوكيفاي بأسعاره المعقولة وتنوع ميزاته حلًّا جيدًّا جدًّا لتسجيل الوقت لمعظم المنشآت. وإذا كان المستخدمون قادرين على تجاهل المشكلات في تطبيق أندرويد والتناقضات الأخرى التي تم ذكرها، فأنصحهم بتجربته، وربما تجربة النسخة المجانية لمعرفة ما إذا كان يتناسب مع مهام عملهم.