مرحباً، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهي شركة برمجيات المبنية على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت.
نظرة عامة
في السنوات الأخيرة حدثت العديد من التغيرات الاقتصادية، وظهرت أنظمة عمل أكثر مرونة. ذلك بالإضافة إلى التطورات التي تشهدها شبكات الاتصال والإنترنت، وانتشارها الواسع في كل أرجاء العالم. حاليا، أصبح الكثير من الموظفين بمقدورهم العمل من المنزل.
“في دراسة استقصائية لعام 2023 وجدت أنه، يعمل 12.7% من الموظفين بدوام كامل من المنزل، ويعمل 28.2% بنظام العمل المختلط أو الهجين.”- وفقا لـ دابليو إف إتش لأبحاث ودراسات العمل
في الواقع، يساعد العمل من المنزل في تجنب ضغوط التنقل اليومية، كما أنه لا حاجة لارتداء الملابس الرسمية، والعمل من المنزل بالملابس الرياضية طوال اليوم وهذا في رأيي شيء في قمة الروعة!
ومع ذلك، ليست كل الجوانب إيجابية، فمع الوجود في المنزل تكثر عوامل التشتيت. كذلك عدم وجود الرقيب يمكن أن يؤثر بالسلب على معدلات الإنتاجية.
في الحقيقة هذا هو السبب الرئيسي في كتابة هذا المقال، لأنك على وشك أن تتعرف على الكثير من التقنيات والتطبيقات التي يمكنك استخدامها في مكتبك المنزلي لرفع مستوى إنتاجيتك وتحفيزك للعمل بمعدلات أداء تعادل عملك من مكتبك التقليدي.
في هذا المقال
- النصيحة رقم 1: القضاء على عوامل التشتيت
- النصيحة رقم 2: أوقات الراحة
- النصيحة رقم 3: تسجيل ومتابعة الوقت
- النصيحة رقم 4: البقاء على اتصال
- النصيحة رقم 5: المحافظة على التنظيم
- النصيحة رقم 6: الابتعاد عن التشتت الرقمي
- النصيحة رقم 7: الاهتمام بالتعاون والتشارك
النصيحة رقم 1: القضاء على عوامل التشتيت
التواجد في المنزل يزيد من الإغراءات، مثل المطبخ المليء بالطعام الشهي والوجبات الخفيفة، وهاتفك وجهازك اللوحي الذي يحتوي اشتراك نتفليكس وشاهد بلاس. وبالتأكيد الأهل والأصدقاء والجيران، كل هذا وأكثر من الممكن أن تكون عوامل تشتيت. ولذلك يجب عليك أن تبحث على الحل الذي يساعدك على الاحتفاظ بتركيزك، وعدم الانجراف وراء هذه الإغراءات.
· تطبيق الغابة
هو تطبيق يشجعك على عدم الإمساك بالهاتف، ويعتمد في ذلك على حافز بسيط ولكنه حافز فعال. فكلما تجنبت استخدام هاتفك لفترة أطول، كلما نمت الغابة الرقمية في التطبيق. ومع تكاثر الأشجار الافتراضية، يكافئك التطبيق بالنقود التي يمكنك استخدامها للمساعدة في زراعة الأشجار الحقيقية في أرض الواقع. بناءً على ذلك، فأنت لا تقلل فقط من استخدامك للهاتف، بل إنك تساهم في حل مشاكل الكوكب في نفس الوقت.
· تطبيق الحرية
هو برنامج وتطبيق يمنعك من الوصول إلى المواقع والتطبيقات التي قمت بإدخالها له مسبقا، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، وألعاب الهاتف. بمعنى آخر، هو برنامج يساعدك في التركيز على مهام عملك، وعدم الانشغال بالإشعارات والرسائل، وغيرها من الأصوات التي قد تصدر من هاتفك وتشتت انتباهك.
اقرأ أيضا أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2023
النصيحة رقم 2: أوقات الراحة
إن العمل المستمر دون فترات للراحة هو وصفة للإرهاق وتقليل الإنتاجية، لذا يجب أن تأخذ فترة للراحة وتجديد طاقتك بين الحين والآخر. وذلك، كي لا تتأثر إنتاجيتك ومستويات أدائك بالسلب، ويمكنك القيام بذلك عن طريق تخصيص وقت للراحة، وتضمينها في جدول عملك اليومي.
· أداة البومودورو
هي أداة بسيطة، يمكنك استخدامها لتضمين فترات الراحة ليوم عملك، مثلا، استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق كل 25 أو 30 دقيقة. وستقوم الأداة بتنبيهك، كما يمكنك تخصيص الأوقات بأي شكل يناسب المهام التي تعمل عليها.
اقرأ أيضا أفضل 7 ممارسات تسجيل الوقت لمحترفين العمل عن بعد
النصيحة رقم 3: تسجيل ومتابعة الوقت
أين يذهب الوقت؟ هذا السؤال دائما ما نسأله لأنفسنا عند انتهاء اليوم وعدم انتهاء المهام. خاصة مع عدم وجود مدير أو مشرف يتحقق من التزمنا بتوقيتات المهام والالتزام بالمواعيد المحددة لكل مهمة. هنا تأتي أهمية نظام تسجيل ومتابعة الوقت، الذي يساعدنا في ترتيب أوقات المهام، وفترات الراحة، ومنحنا نظرات تفصيلية بتوقيتات المهام.
· نظام جبِل
يسهل نظام جبِل الوصول للنظام من خلال برنامج الكمبيوتر، والمنصة الإلكترونية، وتطبيق الهاتف، والجهاز اللوحي، وحتى عن طريق امتداد جوجل كروم. ذلك بالإضافة إلى تكامله مع العديد من البرامج والأدوات التي تعمل عليها بشكل يومي من المنزل. مثل مايكروسوفت تيمز، وسلاك. ومن أهم مميزاته هي تسجيل الوقت الخاص بك أو بالمشاريع التي تعمل عليها. بالإضافة إلى ميزة التقارير التي تساعدك في معرفة الوقت المستغرق على كل مهمة، وإذا نسيت تسجيل وقت مهمة معينة فهو يسمح لك بالعودة وتحديدها وتحديد الوقت الذي استغرقته فيها، كما أن البيانات تتزامن بشكل فوري على كل الأجهزة.
النصيحة رقم 4: البقاء على اتصال
في الحقيقة، حتى وأنت تعمل من المنزل، يجب عليك أن تبقى على اتصال مستمر مع زملاء العمل، والمديرين، وربما العملاء كذلك. لذا محافظتك على تواصل الدائم معهم ليس أمرا اختياريا، ولذلك فأنت تحتاج إلى أدوات تمكنك من التواصل مع باقي أعضاء فريق العمل.
· سلاك
يعتبر من أهم وأكثر البرامج شهرة، كما أنه يمكنك من الوصول للنظام من خلال برنامج الكمبيوتر، وتطبيق الهاتف. إنه يقلل من استخدام البريد الإلكتروني، فمن خلاله يمكنك ارسال واستقبال الملفات، وإنشاء مجموعات، والتنقل بين الرسائل الفردية والجماعية بضغطة زر. كما أنه يتكامل مع العديد من البرامج والتطبيقات، مثل جوجل دوس، وجبِل، وغيرهم الكثير، كما يمكنك من خلاله إجراء المكالمات الصوتية أو المرئية.
“أظهرت دراسة جامعة “ستانفورد” الأمريكية أن إنتاجية موظفي الدعم الفني زادت 14% مع العمل عن بعد، وأكدت دراسة جامعة “تكساس” أن العاملين عن بعد يعملون من 5 إلى 7 ساعات أو أكثر من العاملين في المكاتب التقليدية وهذا يعني أن زيادة في الساعات يقابلها زيادة في الإنتاج.” – جريدة المال
النصيحة رقم 5: المحافظة على التنظيم
لكي تكون منظم ومحددا في عملك، يجب عليك أن تقوم بإنشاء قائمة بالمهام التي تحتاج للعمل عليها، ومتابعة إنجازاتك، وكذلك تحتاج إلى حفظ كلمات مرورك، وضمان أمنها. وغيرها من الأمور التي تبقيك منظما ولا تضيع الوقت في البحث أو تذكر ما كان يجب عليك فعله أثناء عملك من مكتبك المنزلي.
· إيفر نوت
أحد أشهر التطبيقات للمكاتب المنزلية، فهو تطبيق مثالي لتدوين وحفظ الملاحظات، وإنشاء قوائم المهام. علاوة على ذلك، يمكنك من خلاله التقاط الصور، وتسجيل المقاطع الصوتية، للاحتفاظ بالأفكار والعمل عليها لاحقا. ومن أروع مميزاته هو أنه يبقي ملاحظاتك منظمة، ويسمح لك بالبحث فيها، كما يتم مزامنة البيانات على أجهزتك ليكون الوصول لها سهل من أي مكان.
· لاست باس
تذكر كلمات المرور لن تكون مشكلة بعد الآن وانت تعمل من مكتبك المنزلي، كما أنك لن تحتاج إلى كتابة كلمة مرور يمكنك تذكرها، فمع تطبيق لاست باس أصبحت كلمات المرور محفوظة وآمنة ويمكنك الوصول لها من أي مكان بفضل المزامنة السلسة على كل أجهزتك.
اقرأ أيضا ست طرق لإدارة أفضل لبيئة العمل المختلط
النصيحة رقم 6: الابتعاد عن التشتت الرقمي
عوامل التشتيت لا تأتي من التواجد في المنزل فقط، ولكن في مهام العمل كذلك. كثيرا ما نتشتت أثناء تصفحنا للإنترنت بإعلانات لمنتجات بأسعار مغرية، أو عناوين مقالات جذابة، أو غيرها من عوامل التشتيت على الإنترنت. لذلك لا بد من أداة تعيدنا لتركيزنا وتذكرنا بما كنا نعمل عليه.
· مايند فول براوزينج
يساعد التطبيق في كسر دائرة التشتت، ويذكرك بأنك تتصفح بلا هدف. بالطبع هذا التذكير أو التنبيه يعيدك إلى الطريق الصحيح ويعيد توجيهك إلى المهام التي كنت تعمل عليها، وبذلك فهو يزيد تركيزك ويساعدك على تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية أثناء عملك من مكتبك المنزلي.
اقرأ أيضا العمل عن بعد في الشرق الأوسط: تحول جذري
النصيحة رقم 7: الاهتمام بالتعاون والتشارك
يساعد التواصل بين الموظفين على زيادة الإنتاجية والعمل بكفاءة، وعندما يكون هذا التواصل من المكتب المنزلي فلن يكون هناك حاجة إلى الانتقال إلى مكان العمل، مما يساعد على الراحة والهدوء أثناء العمل. وللوصول إلى هذه النتيجة فأنت تحتاج بجانب التواصل إلى التعاون والتشارك مع الزملاء وفريق العمل بأكمله، لذلك فأنت تحتاج إلى أدوات تساعدك في هذه المهمة.
· مانداي دوت كوم
يساعد على تحسين التواصل، ويزيد من التفاعل بين أعضاء الفريق كما يمكن من خلاله إرسال الرسائل وملفات الفيديو وتحويل المحادثات إلى عناصر عمل وغيرها الكثير من الميزات الرائعة.
· وورلد تايم بادي
يساعدك على العمل مع فريق العمل والعملاء حتى ولو كانوا في مناطق زمنية مختلفة، فإنه يساعدكم في تحديد مواعيد الاجتماعات التي تتناسب مع الجميع. كما أنه يعرض وقت المناطق ذات الفروق الزمنية، وغيرها من المميزات الرائعة.
· تريلو
تمتلك هذه الأداء لوحة كانبان تتيح لك تنظيم سير العمل، والتعاون بصورة بصرية مع أعضاء الفريق، لضمان الشفافية وتقدم المشاريع. ومع أنه يمكنك استخدام هذه الأداة بمفردك، ولكن قوتها الحقيقية تظهر في تسهيلها للتعاون بين أعضاء الفرق.
الختام
تعد فكرة العمل من المكتب المنزلي مثيرة للكثيرين، حيث أنها توفر فرصة رائعة لتحقيق التوازن بين الحياة المهنية والحياة الشخصية. وتتيح للأفراد العمل بكفاءة في بيئة مريحة ومألوفة بالنسبة لهم، كما أنها تقلل الأوقات المهدرة في الاستعداد للخروج من المنزل والتنقل، وتحد من المصروفات اليومية أثناء التواجد خارج المنزل مثل، تكلفة التنقل والوجبات.
بالطبع، العمل من المكتب المنزلي يقدم فرصا كبيرة، ولكن كذلك هناك بعض التحديات المحتملة. ولذلك من المهم التحضير الجيد، وعمل استراتيجية للنجاح في العمل من المكتب المنزلي. باستخدام التكنولوجيا والتطبيقات المبتكرة بشكل فعال، وتحديد أولويات العمل بشكل منظم، يمكن تحقيق النجاح والإنتاجية في بيئة المكتب المنزلي.
