مرحباً. أنا عاصم قريشي؛ الرئيس التنفيذي لشركة جِبل المتخصصة في تطبيقات وأدوات تنظيم وحساب ساعات العمل. يُعتبر البحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال المنافسة في السوق جزءًا رئيسياً من عملنا، مما يعني بالضرورة تجربة المنتجات المنافسة بأنفسنا للتوصل إلى تقييم سليم ومحايد.
في هذا المقال سأشاركك تجربتنا في التعرف على نظام زوهو لإدارة الأعمال باستخدام البرامج السحابية، حيث سنتناول المزايا ونقاط القوة الخاصة به بالتفصيل، ثم سننتقل إلى الحديث عن السلبيات ونقاط الضعف وفقاً لتجارب مستخدمينا. نعدك بالحصول على تجربة صادقة، منصفة، مفيدة، ومحايدة تماماً، بحيث ستتمكن في النهاية من تكوين وجهة نظرٍ صائبة وشاملة حول هذه النظام.
في هذا المقال
نظرة شاملة
زوهو هو مجموعة شاملة من التطبيقات المبنية على البرامج السحابية المتكاملة لإدارة الأعمال. يقدم زوهو أكثر من 50 تطبيقاً مختلفاً، حيث يغطي كلٌّ منهم مجموعةً متنوعةً من المجالات والأقسام مثل: المحاسبة، والتسويق، وإدارة العلاقات، وإدارة المشاريع، وإدارة الموارد البشرية، وغيرها.
سنتحدث بالتفصيل عن ميزات تسجيل الوقت في نظام زوهو مثل: عداد الوقت، وجداول العمل عبر الإنترنت، وتتبع الوقت التلقائي، ورصد الحضور في الوقت الفعلي وغيرها من الخدمات التي توجد بشكل رئيسي في تطبيقات زوهو إنفويس، زوهو بروجكتس، زوهو شيفتس، وزوهو بيبول.
يمكن للشركات إدارة وقت حضور الموظفين بسهولة عبر استخدام ميزات تتبع الوقت المتنوعة في زوهو، ومتابعة سجلات الدوام، وتتبع وقت ونفقات المشاريع المختلفة. إلى جانب إنشاء جداول زمنية دقيقة لمعالجة سلم الرواتب، كما يقوم زوهو بإنشاء تقارير دقيقة تسمح للمؤسسات بتحليل بيانات وقت الموظفين، وتحديد اتجاهات العمل، واتخاذ قرارات مستنيرة حول توزيع الموارد والإنتاجية.
في الحقيقة، إن أكثر ما لفت انتباهي من ميزات زوهو هو سهولة استخدام النظام ودعم العملاء الاستثنائي الذي يعزز الإنتاجية والكفاءة. وكذلك كيفية تصميم واجهته ببساطة بدون تعقيدات، فهي ليست مزدحمة ومليئة بالأيقونات من جهة، كما أنها ليست فارغةً من جهةٍ أخرى. كما يتميز التصميم بأنه قابل للتخصيص ليناسب احتياجات المؤسسات والأفراد مثل: تصميم أنظمة العمل والاستمارات المخصصة.
ومع ذلك، فإن لدي بعض التحفظات حول زوهو وأولها بطء تشغيل النظام وتوقفه عن العمل أحياناً خاصة في أنظمة التشغيل أبل وأندرويد عند تسجيل الدخول والخروج إلى التطبيق. بالإضافة إلى أن وظيفة التقويم في النظام لا تعمل بسلاسة كما توقعت، إذ لا تستجيب بشكل فوري، وهو أمر محبط لميزة هدفها إبلاغ الجميع بأي تغيير فور حدوثه.
أما بالنسبة للتقارير المعدة مسبقة، فعلى الرغم من أنها ممتازة من حيث توفير الوقت إلا أنها لا تقدم القوة التحليلية التي يحتاجها المستخدمون في العادة، إذ تحتاج إلى المزيد من العمل عليها من حيث التخصيص ومعالجة مشاكل التكامل مع التطبيقات الأخرى في نظام زوهو.
في ما يتعلق بالسعر فمن وجهة نظري يعتبر زوهو مُكلفاً بالمقارنة مع التطبيقات الأخرى أو حتى الخدمات المقدمة فيه، إضافةً إلى أن الميزات المتقدمة والضرورية للعمل تأتي كميزات إضافية تستوجب المزيد من الدفع بخلاف الباقة الرئيسية، وهو أمر لا يتناسب مع الشركات الصغيرة أو الأفراد محدودي الميزانية.
وما هذه إلا نظرة عامة شاملة، ولكننا سنتحث بالتفصيل عن كل ذلك في هذا المقال للحفاظ على الموضوعية والحياد في مراجعة نظام زوهو. فلنبدأ.
مزايا زوهو
يمتلك نظام زوهو مجموعة من الميزات الإيجابية التي لاقت استحسان المستخدمين، وأهمها:
- سهولة الاستخدام
- واجهة جذابة وبسيطة
- إمكانية التخصيص بما يتناسب مع مختلف الأعمال
- دعم العملاء سريع الاستجابة
عيوب زوهو
يواجه نظام زوهو انتقاداتٍ بشأن بعض المشكلات والصعوبات التي يعاني منها، وأبرزها:
- لا يتكامل بشكل تام مع التطبيقات الأخرى بما فيها تطبيقات شركة زوهو نفسها
- تعاني تطبيقات الهاتف من التعطل والتوقف أحياناً
- تؤثر أخطاء البرنامج والأعطال على دقة تتبع الوقت والتقويم
- تحتاج التقارير إلى مزيد من الدقة والقابلية للتخصيص
- السعر مرتفع والميزات الهامة تحتاج إلى تكلفة إضافية
خطط تسعير زوهو
في بداية هذه المراجعة، ذكرتُ أن ميزات تتبع الوقت هي الأكثر بروزاً في تطبيقات زوهو إنفويس، وزوهو بروجكتس، وزوهو شيفتس، وزوهو بيبول. لذلك سننظر في خطط التسعير لكل من هذه التطبيقات. كما سنلقي نظرةً على تصميم الخطط، والميزات المتاحة لكل خطة ونقارن بينها فيما يلي:
- زوهو بيبول
زوهو بيبول هو تطبيق متخصص في إدارة الموارد البشرية، يهدف إلى تحسين تجارب الموظفين من خلال تقديم مجموعة من الميزات المصممة لتبسيط المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية، وتحسين توقيت الحضور والغياب، وإدارة الأداء، وتمكين التعلم والتطوير.
يتوفر زوهو بيبول بست خطط؛ واحدة مجانية وخمسة مدفوعة، بالإضافة إلى فترة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً. كما يمكن للمستخدم تصفح العديد من الحزم المدفوعة التي تحتوي على ميزات متقدمة لمزيد من الخيارات.
تتيح خطة زوهو بيبول للشركات تنفيذ وظائف الموارد البشرية الأساسية، وإدارة الإجازات، وتخزين المعلومات في قاعدة بيانات الموظفين. أما عن الحد الأقصى لعدد المستخدمين فهو يتراوح ما بين (1- 5) مستخدمين كحد أقصى. وأما عن التكلفة فالبرنامج متوافر في باقاتٍ ثلاث، هي:
- الخطة الأساسية لإدارة الموارد البشرية الأساسية وتكلفتها 1.50 دولاراً شهرياً مع تخفيضٍ جيد عند الدفع سنوياً. تشمل ميزات هذه الخطة إدارة توظيف الموظفين، وإدارة قاعدة بيانات الموظفين، وإدارة ملفات الموارد البشرية، وخدمة الموظفين الذاتية، وإدارة الإجازات، والموافقات متعددة المستويات، وتقارير قائمة على الوحدات، وإدارة سير العمل، والذكاء الاصطناعي.
- الخطة المحترفة لإدارة الموارد البشرية وتكلفتها 2.5 دولاراً شهرياً مع تخفيضٍ جيد عند الدفع سنوياً. تحتوي الخطة على جميع ميزات الخطة الأساسية، بالإضافة إلى تتبع الوقت، وإدارة جداول العمل، وجدولة مهام العمل، وعلامات الحضور عبر الموقع الإلكتروني والهاتف والتعرف على الوجه، والجهاز اللوحي المشترك، ودعم تقنيات القياسات الحيوية، وجدولة المناوبات وتغييرها، وبرتوكول الإنترنت والسياج الجغرافي، وحساب العمل الإضافي، وجدولة المهام والفواتير.
- الخطة المتميزة لإدارة الموارد البشرية وتكلفتها 3.5 دولاراً شهرياً مع تخفيضٍ جيد عند الدفع سنوياً. وتحتوي على جميع ميزات الخطة المحترفة بالإضافة إلى تقييم الأداء، وتتبُع أهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية، ومتابعة الأهداف، ومصفوفة المهارات، وتقييم الأداء 360 درجةً، ومراجعة متعددة التقييمات، وتحليل الموارد البشرية المتقدمة، وجذب الموظفين.
- خطة الشركات الكبرى لإدارة الموارد البشرية وتكلفتها 5 دولارت شهرية مع تخفيضٍ جيد عند الدفع سنوياً. وتحتوي على جميع ميزات الخطة المتميزة، بالإضافة إلى حالات إدارة الاستفسارات من الموظفين، وتتبع مستوى الخدمة، والتعلم الذاتي والمختلط، وإدارة الدورات التدريبية وتقييمها، ومنتديات المناقشة والتقييم.
- خطة زوهو بلس لإدارة الموارد البشرية وتكلفتها 10 دولارت شهرية مع تخفيضٍ جيد عند الدفع سنوياً. وتحتوي على جميع ميزات خطة الشركات، بالإضافة إلى زوهو ريكروت لاكتساب المواهب، وزوهو بايرول لإدارة الرواتب، وزوهو إكسبنس لإدارة المصروفات، وزوهو كونيكت للتعاون، وزوهو كليك للتواصل، وزوهو فولت لإدارة كلمات المرور.
- زوهو بروجكتس
زوهو بروجكتس هو تطبيق لإدارة المشاريع، يتيح للمستخدمين تسجيل الوقت بدقة من خلال جداول العمل، وتوفير الوقت من خلال المهام الآلية، والتكامل مع تطبيقات الإنتاجية الأخرى، والعمل أثناء التنقل. بهدف زيادة الإنتاجية، وتحسين التعاون من خلال مجموعة من الميزات المصممة لتخطيط المشاريع وتتبع العمل بكفاءة والتعاون مع الفرق العالمية.
يتوفرالبرنامج بثلاث خطط؛ واحدة مجانية واثنتان مدفوعتان بالإضافة إلى فترة تجريبية مجانية لمدة 10 أيام، نوضحها على النحو الآتي:
- الخطة المجانية يمكن استخدامها من قِبل ما يصل إلى ثلاثة مستخدمين لمشروعين اثنين مع مساحة تخزين بحجم 5 جيجابايت. تشمل ميزاتها تخصيص الحالة، وإدارة المهام، ومخططات جانت، ومعلومات المشروع، والتقويم والمنتديات، وتقارير المهام والمشكلات الأساسية. يمكن استخدامها على الكمبيوتر والهاتف.
- الخطة المتميزة وتكلفتها 5 دولارات شهرية، مع تخفيض جيد عند الدفع سنوياً. ويمكن استخدامها لمشاريع غير محدودة مع 20 قالباً للمشاريع، ومساحة تخزين بحجم 100 جيجابايت. تحتوي الخطة المتميزة على جميع ميزات الخطة المجانية، بالإضافة إلى تتبع الوقت، واستخدام موارد المشروع، ومقارنة المشروع المخطط مع المشروع الفعلي، ومخططات جانت للمشروع، وعروض مخصصة، ومهام فرعية، وتنبيهات، وعدادات وقت، ومهام التصميم المؤتمتة، وتقارير متقدمة حول المهام والمشكلات، وساعات العمل الرسمية، والعطلات، وميزانية المشروع، وقيمة الأرصدة المكتسبة، وقواعد الأعمال للمشكلات.
- خطة الشركات الكبرى وتكلفتها 10 دولارات شهرية مع تخفيض جيدعند الدفع سنوياً. ويمكن استخدامها لمشاريع غير محدودة مع 30 قالباً للمشروع ومساحة تخزين بحجم 120 جيجابايت، و10 مستخدمين للقراءة فقط. تحتوي على جميع ميزات الخطة المتميزة، بالإضافة إلى لوحة معلومات المحفظة، ومخططات جانت، والمسار الحيوي والقاعدة، واستخدام الموارد العالمية، وتبعية المشاريع، والأدوار المخصصة والملفات الشخصية والنطاق، والحقول المخصصة، وضوابط الخدمة للمشكلات، وعلامات التبويب على الموقع الإلكتروني. كما أضيفت حديثاً بعض الميزات الجديدة مثل: قواعد سير العمل للمهام وقواعد تخطيط المهام، وميزات الدخول الموحد، والتراخيص الميدانية المؤقتة، وقيود برتوكول الإنترنت.
- زوهو شيفتس
زوهو شيفتس هو برنامج لجدولة المناوبات يعمل على تبسيط تتبع وجدولة أوقات العمل للموظفين، من خلال مجموعة من الميزات المصممة لمساعدة الشركات في إنشاء جداول بفعالية وكفاءة، والحصول على رؤية لأنشطة مكان العمل والموظفين، وتسهيل التنقل في العمل. ويحتوي على خطتين مدفوعتين وفترة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً.
- الخطة الأساسية تبدأ من 10 دولارات شهرياً لأول 10 مستخدمين، بالإضافة إلى دولار واحد لكل مستخدم شهرياً مع تخفيض جيد للدفع السنوي. تتضمن ميزاتها الجدولة، وتوفير قوالب الجداول المختلفة، وتخطيط فترات الراحة، وتنبيهات المناوبات التلقائية، وتبادل وتقديم المناوبات، وطلبات وموافقات الإجازات، وأذونات الوصول المخصصة، وتتبع الشهادات، وإنشاء تقارير متقدمة، ورسائل نصية وإلكترونية وتنبيهات الدفع، والدعم عبر الدردشة والبريد الإلكتروني.
- الخطة القياسية تبدأ من 20 دولاراً شهرياً لأول 10 مستخدمين، بالإضافة إلى دولارين لكل مستخدم شهرياً، مع تخفيضٍ جيد للدفع السنوي. تتضمن هذه الخطة جميع ميزات الخطة الأساسية، بالإضافة تتبع وتحديد السياجات الجغرافية، وقواعد ساعات الحضور، وإدارة سجلات الحضور، وقواعد العمل الإضافية المخصصة، وتصدير الرواتب.
زوهو إنفويس
زوهو إنفويس هو تطبيق مصمم لتبسيط عمليات إنشاء الفواتيروالدفع. حيث يقوم بإنشاء فواتير احترافية من بيانات تتبع الوقت، وينشئ عروض الأسعار، ويُرسل الفواتير وتنبيهات الدفع إلى العملاء، ويساعد الشركات في تلقي المدفوعات في الوقت المناسب. وهو مجانيٌ أيضاً.
بالإضافة إلى المزايا المذكورة سابقاً، يتيح زوهو إنفويس للمستخدمين إنشاء ملاحظات الائتمان، والتكيف مع اللغات المحلية والقوانين والضرائب، وتلقين تنبيهات الدفع تلقائيّاً، وقبول المدفوعات عبر النقد والشيكات والتحويلات المصرفية، وإضافة مستخدمين متعددين، وتعيين أذونات الوصول بناءً على الدور، ومسح الإيصالات وتتبع المصاريف، وتوفير بوابة خدمة العملاء الذاتية.
5 أشياء يجب أن تعرفها عن تسعير زوهو.
المميزات البارزة في زوهو
1. تتبع الوقت
يتيح زوهو للمستخدمين تتبع الوقت باستخدام العدادات المؤتمتة والسجلات اليدوية على كل من أجهزة الكمبيوتر والهواتف. يمكن للمستخدمين دفع الأجور بشكلٍ منصف عبر تسجيل زوهو لجميع ساعات العمل بدقة، كما يمكنه فوترة العملاء بصورةٍ جيدة بما يعزز الشفافية بين الإدارة والقوى العاملة، وبين أفراد الفريق، وبين الشركات وعملائها.
ولتتبع الوقت باستخدام السجلات اليدوية، يمكن للمستخدمين الانتقال إلى سجلات الدوام من شريط القائمة على الجانب الأيسر من لوحة تحكم زوهو، ومن ثم الانتقال إلى خيار عرض القائمة تحت سجلات الوقت. ثم النقر على زر تسجيل الوقت في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة، وملء التفاصيل المطلوبة، مثل: اسم المشروع، واسم الوظيفة التي يقوم المستخدم بتسجيل الوقت فيها، والتاريخ، وحالة الدفع، وعدد ساعات النشاط.
يمكن للمستخدمين أيضاً تحديد أوقات بداية دوام العمل ونهايته، وسيقوم البرنامج بحساب المدة تلقائياً. بالإضافة إلى ذلك يمكن للمستخدمين إضافة وصف لإخطار الرؤساء والزملاء حول أبرز نقاط الإدخال الزمني. كما يمكنهم إرفاق ملفات ومشاركتها مع الزملاء.
خدمة أخرى يُقدمها زوهو وهي السجلات الجماعية يدوياً، وذلك عن طريق النقر على السهم الذي يشير للأسفل نحو تسجيل الوقت، والذي سيطلب من المستخدمين اختيار تسجيلات الوقت اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية، ثم ملء تفاصيل الوظيفة في صفوف إدخالات الوقت على الصفحة الناتجة.
إذا لم تكن الصفوف الافتراضية كافية لعدد تسجيلات الوقت التي يجب تسجيلها، يمكن للمستخدمين دائماً إضافة المزيد عن طريق النقر فوق إضافة صف في أسفل القائمة.
يمكن للمستخدمين اختيار عداد الوقت التلقائي باستخدام نفس العملية السابقة من أجل الحصول على دقة أكبر في التقاط بيانات الوقت على زوهو، ولكن بدلاً من إدخال عدد الساعات أو أوقات بداية الدوام ونهايته، يجب عليهم النقر فوق خيار العداد الذي سيبدأ بدوره بالتفعيل، ويمكن للمستخدمين بعد ذلك القيام بأنشطتهم. كما يمكنهم اختيار المشروع والوظيفة وحالة الدفع للنشاط الذي يرغبون في العمل عليه من القوائم المنسدلة بالقرب من أعلى الصفحة.
إلى جانب إمكانية إضافة سجلات يدوية أو آلية في عداد الوقت من واجهة التقويم في زوهو، وذلك من خلال الانتقال إلى واجهة التقويم من قائمة تتبع الوقت على الجانب الأيسر من الصفحة، ثم اختيار التاريخ المراد، ومن ثم النقر على أيقونة الزائد في الزاوية العلوية اليمنى لمربع التاريخ.
يمكن بعد ذلك ملء تفاصيل الإدخال في النافذة المنبثقة، واختيار إضافة الساعات مع الإشارة إلى أوقات البداية والانتهاء، أو بدء عداد الوقت.
بمجرد انتهاء المستخدمين من عملهم، يمكنهم إيقاف العداد عن طريق النقر على العداد الجاري، وحينها سيتم تسجيل الوقت الذي تم في الجلسة مع جميع تفاصيله تلقائياً في سجلات الدوام في زوهو. ويتم استخدام البيانات المسجلة في السجلات لمعالجة الرواتب وإنشاء التقارير، ولذلك فإن الحصول على البيانات بشكل صحيح يعد أمراً مهماً.
وعلى الرغم من أن زوهو يعلن عن تتبع دقيق للوقت، فإن بعض الأخطاء والعيوب تؤثر على هذه الوظيفة وتعقدها أحياناً. ويكون ذلك واضحاً بشكل كبير على الهاتف، حيث يمكن أن يكون تشغيل وإيقاف المؤقت صعباً للغاية أو مستحيلاً عندما يكون التطبيق مُعطلاً، مما يتطلب من المستخدم إعادة التشغيل أو إعادة التثبيت لجعله يعمل بشكل صحيح. يحدث ذلك أيضاً مع الإصدار الخاص بأجهزة الكمبيوتر، ولكن ليس بنفس القدر في الهواتف.
2. إدارة الحضور
يقدم زوهو طريقةً أفضل لتسجيل وإدارة الحضور للشركات، حيث يتم الاستغناء عن الحاجة إلى الأنظمة الورقية التقليدية أو إدخال البيانات يدوياً، حيث تقدم زوهو حلولاً عصرية لتسهيل جميع جوانب إدارة الحضور باستخدام وحدات لسجلات الدوام والإجازات والحضور عبر الإنترنت، بحيث يتم حساب ساعات العمل وتتتبع رصيد الإجازات تلقائياً.
كما تسمح الأداة بجدولة المناوبات وعمليات طلب واعتماد الإجازات، بما يمنح صورة صحيحة عن الوقت الفعلي للحضور اليومي والغياب والتأخير وساعات العمل الإضافية.
يمكن للموظفين تسجيل الحضور في زوهو باستخدام التعرف على الوجه أيضاً، أو التسجيل عبر أجهزة الكشف في الموقع، أو تسجيل الدخول المقيد جغرافياً أو عبر بروتوكول الإنترنت على أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف. تسهل هذه الطرق على الموظفين تسجيل حضورهم اليومي، ومتابعة أنشطة العمل من قِبل المدراء، وهذا مفيدٌ جداً خاصةً للشركات التي تعتمد على العمل عن بُعد.
أما عن كيفية ذلك؛ يمكن للموظفين تسجيل الحضور على زوهو عن طريق اختيار الحضور من شريط القائمة على الجانب الأيسر من لوحة المعلومات، والنقر على زر تسجيل الدخول على الصفحة الناتجة. ويمكن تنشيط ذلك الخيار عبر السماح لزوهو من الوصول إلى مواقع الموظفين. كما يتم عرض وقت البدء بالتسجيل عندما يتم تفعيل هذا الخيار، ويظهر بالقرب من التاريخ الحالي على قائمة تسجيل الدخول.
كما تُظهر قائمة تسجيل الدخول جميع تسجيلات الدخول للموظف لتواريخ سابقة، مع تحديد أوقات بداية العمل ونهايته وإجمالي الساعات المستغرقة خلاله، وحالة الحضور (حاضر، غائب، في إجازة مدفوعة أو غير مدفوعة، في الخدمة وغيره). ويمكن استبدال ذلك باستخدام الجهاز اللوحي عند العمل في الموقع، أو التعرف على الوجه لضمان تسجيل دخول آمن ومسؤول يضمن التسجيل الصحيح.
يمكن للمديرين رؤية جميع هذه المعلومات على قائمة عرض الحضور على لوحة المعلومات الخاصة بهم، بالإضافة إلى ستة تقارير حضور تنظم البيانات في صور بصرية ملونة وسهلة الفهم. كما تتضمن تلك التقارير رسوماً تخطيطية واضحة تعرض العدد الإجمالي للموظفين الحاضرين يومياً، إلى جانب عدد المستخدمين الذين يتواجدون حالياً خارج العمل أو في فترة استراحة، والذين لم يقوموا بالتسجيل حتى الساعة لليوم الحالي. .
يوفر تقرير الوقت المبكر والمتأخر للتسجيل في زوهو للمديرين رؤيةً شاملة حول موعد قدوم الموظفين ومغادرتهم، والوقت الإضافي، وصافي ساعات العمل، والمناوبات على مدار الشهر كله، مع خياراتٍ متنوعة لعرض البيانات سواء يومياً أو خلال الساعة الواحدة. إذ تظهر لائحة بأسماء العاملين في عمود منفصل على الجهة اليمنى بترتيب زمني تصاعدي مسمىً بحسب اليوم والتاريخ.
يوضح تقرير زوهو حول رواتب الموظفين التفاصيلَ المتعلقة بالأيام المستحقة للدفع، والأيام المتوقع العمل بها، والأيام التي تم العمل فيها، والإجازات المدفوعة وغير المدفوعة، وعطلات نهاية الأسبوع لكل موظف على مدى فترة محددة. يساعد ذلك في حساب الرواتب المستحقة بسهولة.
كما يقدم زوهو تقريراً منفصلاً لحساب ساعات العمل الإضافي بما في ذلك ساعات رصيد الوقت السابق والساعات المتوقعة والساعات التعديلية والساعات المستحقة والساعات المدفوعة لكل موظف.
يمكن تصفية جميع هذه التقارير لعرض الإدخالات التي تناسب معايير المستخدمين، ويمكن تصديرها في تنسيقات سي إس في، أو إكسل. كما يمكن طباعتها أو تحميلها كملفات بتنسيق بي دي أف أيضاً. وفي حالة وجود أي أخطاء أو اختلافات في السجلات؛ يستطيع الموظفون التقدم بها إلى المديرين وطلب تصحيح الخطأ. حيث يقوم زوهو بإخطار المدراء والسماح لهم بمراجعة وتعديل الإدخالات ذات الصلة بسهولة.
3. العناوين البيانية (بروتوكول الإنترنت) والسياج الجغرافي
يقدم زوهو خاصية القيود الجغرافية لضمان تسجيل الحضور من عناوين بروتوكول الإنترنت والمواقع الموافق عليها من قِبل الإدارة وحسب. يعني ذلك أن الموظفين يُمكنهم تسجيل الحضور من نطاق بروتوكول الإنترنت المسموح به فقط، مثل: التسجيل من داخل المكتب، أو من مناطق جغرافية معينة مثل: مواقع العمل أو عناوين العملاء المحددة.
تساعد هذه الميزة في ضمان عدم تعرض الشركات للخسارة من قِبَل أولئك الذين قد يحاولون الغش من خلال تسجيل الحضور، ووضع علامة على حضورهم في العمل عندما لا يكونون في الموقع بشكل فعلي. تلزم هذه القيود الموظفين بإعادة التفكير في استراتيجيات العمل، والامتثال لسياسات الشركة، وتبني ثقافة النزاهة.
يمكن إضافة القيود على العناوين من خلال الانتقال إلى الإعدادات، واختيار العناوين المسموح بها ضمن التحكم في وصول المستخدم، ثم النقر على إضافة عنوان. وسيؤدي ذلك إلى ظهور نافذة منبثقة حيث يمكن للمسؤولين تحديد نطاق العناوين التي يمكن من خلالها تسجيل الحضور على زوهو.
وكذلك تعيين الوحدات التي ستنطبق عليها القيود، واختيار المواقع أو الأقسام أو التصنيفات أو الأدوار أو الموظفين الذين ستنطبق عليهم القيود. يمكن للمدراء إضافة استثناءات للقيود لبعض المواقع أو التصنيفات أو الموظفين.
ينطبق نفس المفهوم على القيود الجغرافية فمن خلال عناوين بروتوكول الإنترنت، تحدد هذه الخيارات قاعدة الموقع الجغرافي حيث يمكن للمستخدمين تسجيل الحضور على زوهو. كما يمكن اختيار سياج جغرافي على الخريطة، وقفل نطاق المستخدمين خارج الحدود الافتراضية بفعالية، وبالتالي منعهم من تسجيل الحضور.
للقيام بذلك يجب على المسؤولين الانتقال إلى الإعدادات، واختيار القيود الجغرافية ضمن التحكم في وصول المستخدم، ثم النقر على إضافة قيود جغرافية، وإضافة التفاصيل المطلوبة، وتحديد تطبيق القيود والاستثناءات لها. كما يمكن اختيار مكان على الخريطة بالنقر، أو عن طريق إدخال اسم الموقع أو إحداثيات خطوط العرض وخطوط الطول للمكان على شريط البحث في الزاوية العلوية اليسرى للخريطة.
بالإضافة إلى إمكانية استخدام أحد الأشكال أو أدوات الرسم على الجانب الأيمن من الخريطة لتحديد الحدود الدقيقة للسياج الجغرافي. وعند اتباع نفس الإجراء يمكن للمدراء إضافة عدة مواقع على زوهو، بما في ذلك محل إقامة الموظفين لترتيبات العمل من المنزل.
تمنح زوهو خياراً بديلاً آخر للمستخدمين لإضافة قيود بروتوكول الإنترنت والقيود الجغرافية على زوهو وذلك من خلال السجلات الزمنية وتسجيل الحضور عن طريق التنقل إما إلى إعدادات الحضور أو إعدادات سجل الدوام وتحديد القيود من هناك.
ومع تطور احتياجات الأعمال وتغييرها بمرور الوقت، قد يجد المدراء أنفسهم بحاجة إلى بعض التغييرات على قيود بروتوكول الإنترنت والقيود الجغرافية، ويمكنهم القيام بذلك عن طريق النقر فوق عنصر القيود الجغرافية أو قيود بروتوكول الإنترنت، والنقر على رمز التعديل الذي يظهر، وإجراء التغييرات اللازمة.
4. إدارة الإجازات
يتيح زوهو إدارة الإجازات بسلاسة عن طريق السماح للمستخدمين بإنشاء سياسات الإجازة بإعدادات مرنة لتلبية احتياجات الأعمال والمتطلبات القانونية. حيث يسمح بتخصيص أنواع الإجازات والأوقات الخاصة بها وفقاً لطبيعة القطاع الصناعي، وحجم الفريق، والموقع، والقسم، ودور الموظف، والإرشادات التشريعية، وغيرها.
يضمن هذا المستوى من التخصيص أن تكون جميع الجوانب مشمولةً، كما يمكن للشركات منح موظفيها إجازات مصممة وفقاً لاحتياجات الأعمال، والموقع الجغرافي، والمتطلبات القانونية، وحتى الاعتبارات الثقافية. كما يتيح للشركات خيار تصنيف العطلات السنوية وعطلات نهاية الأسبوع، وتطبيق تأثير كل هذه العوامل في فترات الدفع.
مع زوهو، يمكن للشركات إنشاء عدة سياسات للإجازات استناداً إلى ساعات تواجد الموظف في الشركة، وحقوق الإجازة الأخرى. بالإضاقة إلى أخذ طلبات الإجازات الخاصة عند حدوث ظروف حياتية بعين الاعتبار، مثل: إجازة الأمومة والأبوة، وإجازة الحداد، والإجازة للصحة النفسية، وغيرها.
يمكن إجراء جميع طلبات الإجازة عبر بوابة إجازات مخصصة؛ حيث يقوم الموظفون بإدخال التواريخ والأسباب، مما يقلل من الإجراءات الإدارية المعتادة المرتبطة بطلب الإجازات. كما يمكن للإدارة مراجعة وموافقة وتعديل ورفض الطلبات من مكان واحد عبر لوحة التحكم في إجازات زوهو.
يمكن للمدراء أيضاً رؤية تاريخ إجازات الموظفين، والإجازات المدفوعة، والتواريخ المتاحة لهم، والإجازات المخططة مسبقاً. بالإضافة إلى عرض تقويم الإجازات الذي يمنح رؤية شاملة عن العطل القادمة، والموظفين المجازين وغيرها.
عندما يعمل الموظفون على مشاريع جانبية في أوقات فراغهم، فإنه يمكنهم طلب إجازة تعويضية باستخدام سِيَر العمل المبسطة والقابلة للتخصيص في زوهو. كما يقدم البرنامج أدواتٍ لتحسين إدارة غياب الموظفين باستخدام عامل برادفورد القابل للتخصيص للتعرف على الأنماط في وقت مبكر. كما يتعقب زوهو بيانات الأجور المخفضة والأيام المستحقة لمعالجة الرواتب بدقة، بالإضافة إلى إنشاء تقارير محددة للمستخدم.
بعض تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة
- “إنها مفيدة جدًّا لتخطيط موظفيَّ. التكامل مع زوهو بوكس أيضًا يوفر الوقت“. – مؤيد إ. (مصدر جي 2).
- “سهولة الاستخدام، والوقت اللازم للوصول إلى السوق بالنسبة للعملاء، وجميع مقاطع الفيديو التدريبية التي قدمتها زوهو“. – مستخدم موثق في مجال الترفيه (مصدر جي 2).
- “القدرة على تعيين وإعادة تعيين وظيفة عداد الوقت من حساب الإدارة. (إنها مرنة!) إمكانية تخصيص المواقع والموافقات جيدة“. – فيكتور داريو ل. (مصدر جي 2).
- “لقد أعجبت حقًّا بخدمة العملاء والخدمة. إنهم يستجيبون بشكل جيد وساعدونا بسرعة في البدء والتشغيل. لم نستخدم بعدُ كل الميزات، ولكن بالنسبة لما كنا مهتمين فيه من تتبع السجلات الزمنية والتقارير والدفع، هذا المنتج كان كل ما نرغب فيه. إنه سهل الاستخدام ونفذ فريقنا ذلك بسرعة ولم يكن هناك صعوبة في التعلم”. – لوني ب. (مصدر جي 2).
- “تقليل الوقت الإداري بالنسبة لي، وللموظفين المؤقتين، وللعميل. يتكامل مع برامجي الأخرى“. – كونراد ه. (مصدر جي 2).
- “التكامل بين المهارات والمشاريع والعملاء يسمح بتوافق سهل بين مهارات المواهب واحتياجات المشروع“. – إيريك س. (مصدر كابتيرا).
- “كان من السهل إعداد زوهو ونشره عبر فريق المؤقتين لدينا. إنه يساعدنا في التواصل خلال جائحة كوفيد وما زال يسمح بالتواصل المباشر وإرسال التنبيهات من خلال التطبيق“. – كريس ب. (مصدر كابتيرا).
- “إنه سهل ويمكن للموظفين رؤية وقتهم في دقائق وساعات في الوقت الفعلي. كما أنه سريع وسهل للغاية للتسجيل والخروج خلال اليوم. نحن ممتنون حقًّا لتوفر هذا التطبيق. نحن حقًّا نستمتع بفوائده! شكرًا لك!”. – مستخدم جوجل (مصدر متجر جوجل).
- “سهولة تقديم والحصول على موافقة العملاء على السجلات الزمنية. خدمة العملاء رائعة وكانوا مساعدين كبارًا في مساعدتي في الإعداد”. – مستخدم موثق (مصدر جي 2).
بعض تعليقات المستخدمين السلبية المختارة
- “التطبيق يتجمد ويتعطل باستمرار. لا يحفظ الطوابع الزمنية أو الملاحظات. أسوأ تطبيق قد استخدمته على الإطلاق”. – م ف ن (مصدر متجر آبل)
- “لا يمكنني العثور على وسيلة لجعل الساعة تأخذ وقت استراحة 30 دقيقةً. يتجمد أثناء تسجيل الوقت“. – كونسلت أر أتش (مصدر متجر آبل).
- “يمكن أن يكون التنقل صعبًا في بعض الأحيان“. – مستخدم موثق (مصدر جي 2).
- “بعض الأجزاء تكون غير سلسة قليلاً وأود أن أحقق نوعًا مختلفًا من السجل الزمني الذي سنتمكن في الوقت المناسب من حله”. – مستخدم موثق (مصدر جي 2).
- “أود أن أكون قادرًا على تخصيص التقارير المالية بشكل أفضل، ودمج زوهو مع فون بريدج، والتمييز بين أنواع المؤقتين المتعددين ضمن وظيفة واحدة، والمزيد من المرونة في عناوين مواقع العمل المتعددة لكل عميل“. – مات إم. (مصدر جي 2).
- “أعتبر السعر باهظًا حقًّا، وعدم وجود جدول زمني للمجموعة هي مشكلة كبيرة وجهتها أثناء استخدامه”. – تابيثا إس. (مصدر جي 2).
- “يحتاج تطبيق الهاتف إلى بعض التحسينات“. – مستخدم موثق في الموارد البشرية (مصدر جي 2).
- “كانت هناك مشاكل مع سجلات الزمن والتقويم عدم التحديث في الوقت الفعلي وأحيانًا يستغرق بضع ساعات لظهور المعلومات بشكل صحيح“. – مستخدم موثق (مصدر كابتيرا).
- “ليس متكاملًا بالكامل مع زوهو ريكروت وزوهو بوكس كما كنت أتمنى“. – ستيف إل. (مصدر كابتيرا).
التقييمات
اختلفت تقييمات المستخدمين لبرنامج زوهو، وذلك بناءً على تجارب شخصية بعد استخدامه، وقد جاءت النتائج على النحو التالي في عددٍ من أبرز المتاجر الإلكترونية والمنصات:
-
- كابتيرا: 4.2/5
- متجر أبل: 3.7/5
- متجر جوجل: 3.7/5
- سوفت وير أدفايس :4.5/5
الحكم النهائي
زوهو هو حزمة برامج شاملة مبنية على السحابة الإلكترونية التي تخدم الشركات من جميع الأحجام مع أكثر من 50 تطبيقًا مختلفًا يغطي مختلف وظائف الأعمال. تشمل ميزات تتبع الوقت الخاصة به؛ الجداول الزمنية عبر الإنترنت، وتتبع الوقت التلقائي، ومراقبة الحضور في الوقت الفعلي، مما يسمح بإدارة جداول الموظفين بسهولة وتتبع وقت وتكاليف المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر زوهو تقارير متقدمة لتحليل بيانات وقت الموظفين واتخاذ قرارات مستنيرة حول توزيع الموارد والإنتاجية. لكنه من جانب آخر يفتقر إلى القوة والدقة والقابلية للتخصيص. وعلى الرغم من توفير زوهو لتطبيقٍ ذكي على الهواتف المحمولة إلا إن التكامل مع التطبيقات الأخرى يبدو غير منتظمٍ أحياناً أو غير موجودٍ بالمرة، وهو أمر محبط وغير متوقع.
إضافة إلى السعر المرتفع الذي تطلبه الكثير من الميزات المضافة للتطبيق والتي تجعل منه خياراً مستبعداً للشركات الصغيرة وذات الميزانية المحدودة. كما يعاني زوهو من مشاكل تقنية في تحديث بعض الوظائف الجديدة مثل وظيفة التقويم في الوقت الفعلي. ولعل ذلك هو السبب وراء التقييمات المنخفضة في بعض المتاجر الإلكترونية.
بشكل عام، أرى أن زوهو حل قوي لإدارة الموارد البشرية، ولكنني لست معجباً كثيراً بميزات تتبع الوقت، والتي تُعتبر أساسية في تطبيقاتٍ مشابهة. إذا كنت تبحث عن حلٍ شاملٍ يحتوي على القليل من كل شيء فإن زوهو مناسب لك. ولكنك قد ترغب في إعادة التفكير إذا كنت تبحث عن حل متقدم لتتبع الوقت.
