مرحباً أنا عاصم قريشي؛ الرئيس التنفيذي لشركة جِبل المتخصصة في تطبيقات وأدوات تنظيم وحساب ساعات العمل. يُعتبر البحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال المنافسة في السوق جزءًا رئيسياً من عملنا في جِبل، مما يعني بالضرورة تجربة المنتجات المنافسة بأنفسنا للتوصل إلى تقييم سليم ومحايد.
وفي هذا المقال سأشاركك تجربة الفريق في التعرف على نظام دفترة، حيث سنتناول المزايا ونقاط القوة الخاصة به بالتفصيل، ثم سننتقل إلى الحديث عن السلبيات ونقاط الضعف وفقاً لتجارب مستخدمينا. نعدك بالحصول على تجربة صادقة، منصفة، مفيدة، ومحايدة تماماً، بحيث ستتمكن في النهاية من تكوين وجهة نظرٍ صائبة وشاملة حول هذا النظام.
في هذا المقال:
- نظرة شاملة
- مزايا دفترة
- عيوب دفترة
- خطط تسعير دفترة
- المميزات البارزة في دفترة
- القطاعات
- التقييمات
- الحكم النهائي
نظرة شاملة
دفترة هو نظام محاسبي متكامل يساعدك في إدارة كافة الجوانب المتعلقة بالأعمال والمشاريع وتخطيط الموارد المختلفة، وذلك من خلال واجهة استخدام بسيطة تدعم اللغة العربية والإنجليزية. ويستهدف البرنامج المنشآت الصغيرة والمتوسطة، ويوفر مجموعةً من الأدوات المهمة لرجال الأعمال وأصحاب المشاريع التجارية.
إلى جانب عددٍ من الخصائص الأخرى وأبرزها برنامج مبيعات متكامل لإدارة الشركات، بحيث ييسر عملية البيع نفسها وكافة الجوانب والتفاصيل الثانوية المتعلقة بها من تسهيلات الأقساط، وتحديد قوائم الأسعار، وعروض الخدمات التسويقية كالخصومات ونقاط الولاء وإرسالها إلى العملاء أولاً بأول.
يعمل دفترة كبرنامج محاسبة عامة شامل لإدارة كافة الأمور المتعلقة بالحسابات، وكأنك وظفتَ للتو فريقاً ملماً بتسجيل القيود اليومية للمعاملات، وإدارة المعاملات المالية من سندات القبض أو الصرف بدقة، ومتابعة الحسابات البنكية، والحصول على التقارير الدورية كتقرير الضرائب والقوائم الختامية متى تطلبت الحاجة ذلك، مما يساعد في حساب نسب الأرباح والخسائر واتخاذ القرارات الحكيمة لمصلحة العمل.
يوفر دفترة أيضاً برنامج إدارة المخزون والمستودعات الذي يتضمن الحصول على إشعارات تنبيهية لمراقبة كميات المخزون عند وصولها إلى حدٍ معين لتجنب نفاذها، وكذلك إصدار الأذونات المخزنية المختلفة وتحويلها إلى فواتير مبيعات بخطواتٍ بسيطة غير معقدة، مع توفير بعض الأدوات المتقدمة لإجراء عملية الجرد بين الحين والاخر. بالإضافة إلى إمكانية تحديد صلاحيات الموظفين المسؤولين عن إدارة المستودع، واستطلاع التقارير المفصلة عن الأداء العام.
وأيضاً، يقدم دفترة برنامج إدارة شؤون الموظفين المتكامل، والذي يمكن من خلاله إرساء القواعد التنظيمية التي تتماشى وقيم المؤسسة؛ وأبرزها تحديد الهيكل التنظيمي من أقسام وإداراتٍ وعاملين، وضبط ورديات العمل المختلفة خلال أسبوع واحد أو يوم. ويتميز برنامج إدارة شؤون الموظفين بقدرته العالية على تنظيم سجلات الحضور والغياب وإدارة نظام الرواتب وإنشاء عقود عمل الموظفين.
يتيح دفترة إمكانية إدارة العمليات أيضاً من خلال تجربة سير سلسة ومنظمة، مع توفير مجموعةٍ من الأدوات المتقدمة التي تتيح إدارة المشروعات والحجوزات وتتبع الوقت أيضاً، إذ تهدف هذه الأدوات إلى نيل رضا العملاء وإدارة الموظفين بكفاءة أكبر سعياً لرفع مستوى الإنتاجية وتحقيق الأرباح.
من خلال دراسة نظام دفترة يمكنني القول أن بناء العلاقات مع العملاء والاهتمام بها أمرٌ ذو أولوية، إذ يوفر النظام مجموعة تطبيقات متكاملة ذات واجهة سهلة الاستخدام. تهدف إلى الاستغناء عن البرامج المتعددة وتلبية احتياجات العملاء، كإنشاء سجل كامل لكل عميل على حدة بحيث يشمل ذلك الملف كافة المعلومات عنه من معلومات شخصية ووسائل اتصال، وكذلك تنظيم الحجوزات ومواعيد المقابلات، وإدارة اشتراكات وعضويات العملاء وغيرها.
صُمم نظام دفترة أيضاً بحيث يكون قابلاً للتخصيص ليناسب أكثر من 50 مجالاً مختلفاً بحسب قطاعات العمل، بما في ذلك التطبيقات المضمَّنة وتصميمات الواجهة لتحقيق أهداف العمل الموضوعة، إذ يراعي دفترة الاختلافات بين القطاعات الطبية والترفيهية والتعليمية والصناعية والسياحية وغيرها، ليتعامل مع كلٍ منها بشكل مختلف، ويمنح المدراء والموظفين خياراتٍ خاصة بمجال عملهم.
ويمكن تحميل البرنامج عبر المنصات الإلكترونية بسهولة، فهو متاح على أنظمة تشغيل الهواتف الذكية المختلفة. وعلى الرغم من إطلاق النسخة المجانية من نظام دفترة إلا أنها لم تحظى بشعبية كبيرة لدى المستخدمين بسبب خصائصها المحدودة وعدد مرات الاستخدام القليلة المسموح بها، مما يُلزم المستخدمين بشراء البرنامج في حال رغبتهم بالاستفادة منه على المدى الطويل.
ودفترة متوفر بخيارات متنوعة وباقاتٍ ثلاث، وهي الباقة الأساسية، والباقة المتقدمة، والباقة الشاملة، ولكلٍ منها مزايا وأسعار مختلفة لتتناسب مع جميع قطاعات العمل ومجالاته، وتُهيء لأقسام الموارد البشرية والمحاسبة العديد من الأدوات الهامة التي تُسهل من آلية العمل، وتختصر الكثير من الوقت والجهد والمال.
من ناحية أخرى يرى بعض المستخدمون أن دفترة يحتاج إلى تطوير واجهة الرسوميات، بحيث تكون الصور المرفقة والعروض البيانية أكثر وضوحاً وعصرية مما هي عليه الآن، بالإضافة إلى حاجة البرنامج إلى بعض الأزرار والأيقونات الأساسية التي تمنحه خياراتٍ استخدامٍ أوسع مثل تحويل عرض السعر إلى فاتورة. ناهيك عن بعض المشكلات البرمجية التي اشتكى منها الكثير من المستخدمين لدى تحميلهم التحديث الأخير من التطبيق.
وبينما يرى قسمٌ من المستخدمين الذين قاموا بتنزيل التطبيق إلى هواتفهم بأن خطوات إنشاء الحساب سهلة وبسيطة عانى البعض الآخر، بحجة أن عملية التسجيل تأخذ وقتاً طويلاً لإدخال معلوماتٍ شخصية لا داعي لها، وخاصة أن هذا يتم في النسخة التجريبية والفترة المجانية للاستخدام.
يعمل دفترة بوجود شبكة الإنترنت أيضاً وحسب، بحيث لا يمكن الانتفاع منه في حال غياب الشبكة. ومن السلبيات الأخرى التي تحدثت عنها التقييمات والمراجعات هي عدم المقدرة على استعمال أكثر من عملة واحدة عند إجراء عمليات البيع، وهي نقطة ضعف كبيرة لأصحاب الأعمال ومؤسسي المشاريع المتعددة بالتأكيد.
لطالما كانت ميزات برنامج دفترة في إدارة المخزون واحدةً من أهم نقاط القوة التي تجذب العاملين في مجالات البيع بالتجزئة والتجارة برمتها، ولكن التحديث الأخير للبرنامج قلص الكثير من الخيارات الأساسية مثل إظهار أرقام الأصناف الموشكة على النفاذ، وإظهار البدائل لها، وتحديد عدد الفواتير الممكن الاحتفاظ بها عند حدٍ معين، مما سبب مشكلة كبيرة لأصحاب العمل ممن راحوا يبحثون عن برامج بديلة.
يمكنني القول أن دفترة مناسب لأولئك المبتدئين في مجال المحاسبة، أو الذين لا يملكون خبرة مسبقة عنها، إذ إنه مصمم بواجهة سهلة الاستخدام تناسب كل المستخدمين دون الحاجة لمعرفة كبيرة بالتعاملات المالية، إلى جانب أدوات متقدمة لمساعدة الخبراء في إتمام أعمالهم بكفاءة. كما يمكن للراغبين تصفح مدونة دفترة المرفقة في الموقع الإلكتروني أيضاً، ومتابعة المستجدات عن كافة التحديثات الأخيرة التي يُدخلها النظام والتي من شأنها ترقية العمل وتسهيله. ولكن فلنتمهل قليلاً قبل الحكم النهائي على نظام دفترة، فما زال هناك الكثير لمناقشته بالتفصيل في هذا المقال.
مزايا دفترة
هناك مجموعة من المميزات والنقاط الإيجابية الأساسية التي يتمتع بها دفترة، وهي:
- إمكانية تخصيص واجهة المستخدم
- دعم اللغة العربية والإنجليزية
- مناسب للمنشآت الصغيرة والمتوسطة
- نظام متكامل قابل للتخصيص
- توفير الوقت والجهد
عيوب دفترة
من جهة أخرى فإن هناك بعض السلبيات التي عانى منها مستخدمو النظام، وأبرزها:
- الأخطاء البرمجية المتكررة
- خدمة العملاء السيئة
- لا يعمل دون الاتصال بالإنترنت
- محدودية العملات المتاحة
خطط تسعير دفترة
يوفر نظام دفترة ثلاثة باقات للأسعار، ويتيح للمستخدمين فترة استخدام محدودة يمكنهم من خلالها التعرف على البرنامج بصورة أولية، واختيار الباقة الأنسب لهم قبل إتمام عملية الدفع، وفيما يلي نتناول تلك الباقات بالتفصيل:
- الخطة الأساسية: وتكلفتها 59 ريالاً شهرياً، وتتضمن عدداً محدوداً من الميزات منها متابعة العملاء، وإدارة المشتريات والموردين، وتتبع وجرد المخزون، وإدارة الحسابات ونقاط البيع السحابية، وإدارة حسابات الصرف والقبض والقيود اليومية، ومهام الموارد البشرية مثل الأجور والمرتبات وإتمام العقود. تسمح هذه الخطة للشركات والمؤسسات بإضافة 100 عميل وحسب، كما أنها لا تشمل مهام إدارة العمليات، ولا يمكن إضافة المزيد من الفروع والمهام عند استخدامها.
- الخطة المتقدمة: وتكلفتها 99 ريالاً شهرياً، وتتضمن خيارات أكثر من الخطة الأساسية مثل إدارة العلاقات العامة، وإدارة عضوية العملاء، وخيارت أوسع في إدارة المخزون والمشتريات كتنظيم المنتجات المجمعة، وإدارة الحسابات. تسمح الخطة المتقدمة للشركات والمؤسسات بإضافة 300 عميل، مع إمكانية إضافة بعض المزايا الأخرى مقابل دفع مبلغ 21.85 ريال على كل موظف جديد شهرياً.
- الخطة الشاملة: وتكلفتها 159 ريالاً شهرياً، والتي تعد الأفضل بين الباقات الثلاث لما تتضمنه من مزايا متنوعة ولا محدودة مثل إدارة الأقساط والمبيعات، وإدارة عضويات العملاء، وتوزيع المصروفات، وإدارة الحسابات النقدية للبنوك، وإنشاء التقارير، وإدارة العمليات في دورة العمل بصورة ممنهجة، وخيارات واسعة في التعامل مع العملاء مثل برامج نقاط الولاء ونقاط البيع من دون الإنترنت، مع إمكانية إضافة عدد لا محدود من العملاء وبعض المزايا الأخرى مقابل دفع مبلغ 21.85 ريال على كل موظف شهرياً.
وتشمل جميع الباقات مساحةً تخزينية مجانية للملفات تصل إلى 50 جيجا بايت، مع إمكاينة زيادتها عند الحاجة بمساحة إضافية قيمتها 59.95 دولار لكل 10 جيجا بايت. وتلك ميزة جيدة خاصة بالنسبة للمؤسسات والشركات الكبيرة التي تحتوي على عدد كبير من الموظفين والأقسام.
وتتيح دفترة للراغبين بتجربة التطبيق القيام بتحميل النسخة التجريبية ولكن لمدة 14 يوماً فقط، بحيث سيحصل المستخدم على حساب مجاني، ولكن عليه ترقية الحساب لاحقاً بعد انتهاء تلك الفترة إلى إحدى الباقات الثلاث. وعلى الرغم من عدم الحاجة إلى البطاقة الائتمانية للتسجيل المبدئي إلا أن البعض يرى بأن الفترة غير كافية للتعرف على مزايا التطبيق واتخاذ قرار نهائي بشأنه. والجدير بالذِكر أنه يمكن حذف الحساب في أي وقت دون الحاجة إلى أي تعقيدات إضافية.
المميزات البارزة في دفترة
هناك العديد من الميزات التي يوفرها برنامج دفترة للمستخدمين، وفيما يلي نستعرض تلك الميزات كلٌ على حدة لتوضيحها بإسهاب:
- واجهة المستخدم البسيطة
من وجهة نظري، فإن أهم ميزات دفترة هي واجهة المستخدم، حيث يتمتع البرنامج بواجهة بسيطة مع عرضٍ واضحٍ وسلسٍ للمعلومات، مما يسهل على المستخدمين الجدد التعامل معه.
وتبرز تلك الميزة بشكل خاص في هذا النوع من الأنظمة بسبب استخدامه مع قِبل العديد من الإدارات الداخلية والجهات الحكومية، إذ يتيح إمكانية تخصيص وضبط الواجهة داخل النظام بما في ذلك الألوان والخطوط واللغة لتعكس هوية المنشأة وتلائم علامتها التجارية، مع توفير طابع مميز للأعمال والمشاريع عبر الفواتير وعروض الأسعار المُصدَرة وغيرها من المطبوعات، بقوالب جاهزة قابلة للتخصيص بالكامل في كل الحقول والبنود المضمَّنة فيها عند طباعتها أو إرسالها إلى العملاء.
- إدارة الحسابات العامة
يُمكِن دفترة المستخدمين من إدارة الحسابات العامة بدقة مع أدوات وخصائص متقدمة في واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغة العربية للشركات الصغيرة والمتوسطة. ولعل الميزة الأبرز هنا هي عدم الحاجة إلى امتلاك معرفة عميقة في مجال الحسابات العامة، حيث يتم تسجيل قيود اليومية آلياً عن كل معاملة تتم على حسابات الموظفين، أو يمكن إدخالها يدوياً بخيارات متعددة.
كما يوفر البرنامج دليل محاسبة منظم بصورة شجرية مع عرض احترافي للحسابات الفرعية بكافة التفاصيل اللازمة، مع إمكانية تصديره بالصيغ المطلوبة، إلى جانب إدارة احترافية لمراكز التكلفة في الشركة، وإدارة دقيقة للمعاملات المالية من سندات قبض أو صرف وتتبعها سواء أكانت في خزائن الشركة أو حساباتها البنكية، بالإضافة إلى إنشاء التقارير المالية المفصلة كتقارير الضرائب والقوائم الختامية، وذلك للمساعدة في حساب نسب الأرباح والخسائر واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق النجاح.
كما تتيح إدارة المحاسبة في دفترة إمكانية متابعة القيود اليومية والمعاملات المختلفة في الشركة، ومراقبة الإيرادات والمصروفات، بالإضافة إلى دليل حسابات جاهز وقابل للتعديل ليتناسب مع طبيعة العمل وحجم المؤسسة، وبهذا يمكن لصاحب العمل إدارة الأصول بين الفروع المختلفة بحرفيةٍ ومراقبة الأداء من خلال تقارير مفصلة عن الأرباح والخسائر.
- إدارة العلاقات العامة
عند تصفح برنامج دفترة ستدرك تماماً سعي القائمين عليه إلى إرضاء العملاء، والتعامل معهم كثروة حقيقية تعكس مدى انتشار دفترة ونجاحه، إذ يقدم برنامج العلاقات العامة مجموعة من الأدوات المتميزة والخاصة لإرضاء ذوق العميل وتلبية كافة متطلباته.
يتضمن البرنامج مجموعة من الأهداف الأساسية في العلاقات العامة وأبرزها؛ إنشاء قائمة الاتصال للعملاء، ومتابعتهم، وتحديد النقاط والأرصدة، وإرساء العضويات والاشتراكات، إلى جانب إنشاء ملف تعريفي لكل عميل بحيث يشمل جميع المعلومات الرئيسية عنه ويساهم في بناء قاعدة عملاء شمولية، ويتيح إرسال العروض والمستجدات أو أي ملاحظات أخرى عبر البريد الإلكتروني للعميل أو الحساب الخاص بالنظام.
ومن خلال دفترة يمكن تقسيم العملاء إلى مجموعات وتكليف موظفين متخصصين بالعناية بكل مجموعة، وإسناد مهام واضحة لكل موظف لتوثيق العلاقة مع العملاء وتحويلهم من عملاء محتملين إلى عملاء دائمين. ويمكن لأصحاب العمل متابعة عمل الموظفين، وتتبع عمليات التواصل بينهم والعملاء، ومواعيد الحجوزات والمقابلات، ودراسة المعاملات والنشاطات أولاً بأول.
- إدارة شؤون الموظفين
من المعروف أن موظف الموارد البشرية هو همزة وصل أساسية بين مختلف الأقطاب في الشركة من موظفين وعاملين ومدراء وعملاء، ولهذا اهتمت دفترة ببرنامج إدارة شؤون الموظفين الذي يعمل على وضع هيكل تنظيمي داخل الشركة وتحديد الأقسام والإدارات والمستويات حسب حاجة العمل ومتطلباته.
من خلال البرنامج يمكن ضبط ورديات العمل خلال الأسبوع الواحد أو اليوم، بالإضافة إلى تنظيم سجلات الحضور والانصراف، وتحديد قواعد وسياسات الإجازات، وإنشاء عقود العمل، وإدارة نظام الرواتب. كما يمكن إنشاء سجلات للموظفين تتضمن كافة البيانات المتعلقة بهم؛ من المنصب الوظيفي، ومسوغات التعيين، وصلاحيات العمل، والحقوق والواجبات.
كما يمكن للموظفين طلب السُلف المالية وتتبع مراحل تحصيلها بدقة، وتقسيم عمليات السداد على أقساط شهرية متساوية أو ربع سنوية أو سنوية ومتابعة حالتها باستمرار. وفيما يتعلق بمهام العمل ومسؤولياته فإنه يمكن لصاحب العمل توزيع المهام إلكترونياً على الموظفين، وضبطتها بتاريخ وتوقيت محدد، وإرسال الإشعارات والتذكيرات لهم عبر الحساب أو من خلال الرسائل النصية القصيرة.
ولعل الجديد في دفترة هو تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين، فمن خلالها يمكن لهم إدارة شؤون الموارد البشرية بأنفسهم بشكل ميسر ومباشر، كتحديد ساعات الحضور والانصراف، وطلبات الإجازات والمغادرات وإرسالها، والدخول إلى ملفاتهم الشخصية لمتابعة البيانات والتعديل عليها عند الحاجة، وهي ميزة مهمة تهدف إلى توفير الوقت والجهد.
-
إدارة المخزون
يمكن تنظيم حركة المنتجات في المستودعات وتتبعها بدقة مع برنامج إدارة المخزون من دفترة عبر واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغة العربية، بالإضافة إلى عددٍ غير محدود من المنتجات والخدمات، بحيث يمكن تتبعها وتصنيفها وتنظيمها في قوائم أسعار حسب الحاجة.
ويتيح البرنامج إمكانية مراقبة كميات المخزون أولًا بأول من خلال إشعارات التنبيه عند وصول كمية المنتج إلى حد معين أو قرب نفادها من المستودع، وإصدار الأذون المخزنية المختلفة وتحويلها إلى فواتير مبيعات أو شراء بخطوات بسيطة من مكان واحد، إلى جانب أدواتٍ تقنيةٍ متقدمة للقيام بعمليات الجرد الدقيقة، وتحديد صلاحيات الموظفين المسؤولين عن إدارة المستودعات، واستعرض التقارير المفصلة عن حركة المخزون ورصد أداء فريق العمل المسؤول لتحقيق أهداف الأعمال بفعالية.
وإذا أراد أحد العاملين من الموظفين أو رؤساء العمل والأقسام متابعة منتجٍ بعينه فإن دفترة تقدم ملفاً خاصاً في إدارة المخزون يتناول كافة التفاصيل والبيانات المتعلقة بذلك المنتج من الاسم والكود والباركود والتسعير والتصنيف والكمية .
- إدارة المبيعات والفواتير
أنشأت دفترة نظاماً متكاملاً لتيسيير عمليات البيع وكل ما يرتبط بها من تسهيلات كقوائم الأسعار والأقساط وخصومات شركات التأمين، وكل ما يتعلق بالموظفين من مسؤوليات مثل التعامل مع العملاء ومراقبة عملية صرف العملات وتقييمها باستمرار. كما يتيح دفترة بعض المميزات التسويقية كالخصومات والعروض وبرامج نقاط الولاء وإرسال الرسائل الترويجية للعملاء بشكل آلي.
ويختار العديد من المستخدمين الاستثمار في برنامج دفترة لما يوفره لهم من خيارات دفعٍ مرنة ومتنوعة وإمكانية تسديد الأقساط جزئياً بحلول ميسرة تتناسب والميزانية المالية، مع خيارات تسعير متقدمة قابلة للتخصيص بحسب فئات العملاء.
ويمكن لصاحب العمل متابعة ورصد كافة شؤون المبيعات وإدارتها من خلال تقارير دقيقة آلية الإعداد وفورية الإصدار، مما يساعد على اتخاذ القرارات السليمة التي من شأنها تطوير العمل وتحسينه.
ويتضمن البرنامج خيارات تخصيص مختلفة أبرزها إنشاء الفواتير واختيار القوالب والألوان ورسم التواقيع. بحيث يضع كل صاحب عمل لمسته الخاصة ورؤيته التي تعكس صورة العلامة التجارية للمؤسسة، ومن ثم يتم إصدار الفواتير إلكترونياً. ومن الخدمات الأخرى التي يقدمها برنامج إدارة المبيعات إصدار عروض الأسعار للعملاء وتحويلها إلى فواتير بموافقة العميل، وتوفير نظام لنقاط البيع، وخيارات خصومات متعددة تتناسب وحالة العميل ومقدرته على الدفع.
- دورة العمل
يمكن للعملاء إدارة عمليات التشغيل في الشركات من خلال برنامج دورة العمل، الذي يتيح تطبيق أوامر الشغل من نظام دفترة لكافة الإدخالات والإجراءات المطلوب تنفيذها بشأن المشروعات المتعاقَدِ عليها مع العملاء. وذلك عبر تسجيل مختلف العمليات المالية ورصد حركاتها من إيرادات ومصروفات، وعرض الملخص النهائي الذي يوضح ربحية المشروع.
ويساعد التكامل في برنامج دفترة بين تطبيقات أوامر الشغل والعملاء والمبيعات والحسابات وإدارة المخزون في إدارة الأعمال على نحو احترافي، إلى جانب اتخاذ الإجراءات المختلفة الضرورية من حفظ المواعيد وإرسال الملاحظات وإنشاء فواتير البيع والشراء بناءً على تحليلات وتقارير تفصيلية. بالإضافة إلى تسجيل حركات الصرف والإضافة للمخزون في واجهات منفصلة مقسمة بصورة منظمة للبقاء على اطلاع بكل تفاصيل المشروع.
يحتوي البرنامج على سجلات خاصة لمختلف الحركات المالية التي تُصنف ضمن إيرادات ومصروفات المشروع، بحيث يمكن متابعتها في أي وقت للحصول على رؤية واضحة عن مجمل الأرباح المحققة خلال فترة زمنية معينة، مع إمكانية استعراض نتائج تحليلية لأداءات مختلف الأقسام في الشركة ومراجعتها لتحديد نقاط القوة والضعف سعياً لتحسين القرارات المتخذة في المستقبل.
- الفاتورة الإلكترونية ومصلحة الضرائب
أدخلت دفترة برنامج الفاتورة الإلكترونية في مصر، وهو نظامٌ محاسبي متكامل لإدارة الأعمال، وجاهز للعمل وفق آليات الربط والتكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية حسب متطلبات مصلحة الضرائب المصرية، حيث يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع المعايير المطلوبة من بيانات البائع والمشتري وتكويد للأصناف، إلى جانب إمكانية تخصيصها حسب مجال العمل.
تتضمن الفاتورة المُصدرة من خلال دفترة كافة الحقول المطلوبة من توصيف دقيق للسلع أو الخدمات المقدمة إلى العملاء، إلى جانب تضمين الضرائب المطبقة مثل ضريبة القيمة المضافة على أن يتم احتسابها آلياً داخل الفاتورة المُصدرة. وتتيح دفترة تطبيق برنامج الفاتورة الإلكترونية لفترة تجريبية مجانية وفي خطوات بسيطة وسريعة.
القطاعات
ساهمت تلك الميزات المتعددة التي ذكرناها للتو في توسع مجالات استخدام برنامج دفترة، إذ وجدت العديد من الشركات الكبيرة والصغيرة فيه ما يتناسب واحتياجاتها، ويحظى النظام بانتشار ملحوظ لدى العديد من المجالات والقطاعات، وأبرزها:
- متاجر التجزئة
- متاجر ومعارض قطع غيارات السيارات وإيجارها
- خدمات الأعمال
- الرعاية الطبية
- السياحة والنقل والضيافة
- الخدمات اللوجستية
- العناية بالجسم واللياقة البدنية
- التعليم
- شركات الطباعة والدعاية والإعلان
- مكاتب المحاماة والاستشارات القانونية
التقييمات
حظي برنامج دفترة بتقييم جيد على معظم منصات تطبيقات الهواتف الذكية، إذ يرى البعض فيه حلاً متكاملاً لإدارة الموارد البشرية في الشركات من حيث سهولة الاستخدام وتعدد الخيارات، بينما يجده البعض الآخر من المستخدمين برنامجاً متواضعاً يتطلب المزيد من العمل وبخاصة المشكلات البرمجية وخدمة العملاء. وفيما يلي يمكن نرصد تقييم المستخدمين لدفترة:
- كابتيرا: 3/5
- جيت آب: 3/5
- متجر بلاي: 4.4/5
- متجر آبل: 2.5/5
الحكم النهائي
على مر السنوات السابقة؛ أثبت نظام دفترة أنه منافس قويٌ بين أنظمة تخطيط الموارد البشرية للمنشآت والشركات، وذلك من خلال حزمةٍ واسعة من البرامج كبرنامج إدارة العلاقات العامة، وبرنامج إدارة المخزون، وبرنامج الفوترة الإلكترونية وغيرها. إلا أن هناك العديد من التحديات التي لا زال على النظام التعامل معها والتغلب عليها، وأهمها بطء عمل وتحديث النظام، ومشكلات برمجية في تحميل تطبيق الهواتف الذكية، إلى جانب الحاجة إلى المزيد من الاهتمام بخدمة العملاء، وضرورة التركيز على الأقسام المميزة وتطويرها في البرنامج، وذلك وفقاً لمراجعات وشكاوى المستخدمين.
لكن هذا لا ينفي تميز دفترة في إدارة الحسابات، وتكامله مع الأنظمة واللوائح الموضوعة من قِبل الجهات الحكومية. ولذلك فإننا ننصحك في الختام بتحديد متطلباتك كخطوةٍ أولى، والبحث عن البرامج المتخصصة في المهام التي يتطلبها مجال عملك، ومن ثم اختيار البرنامج الذي يلبي تطلعاتك وينقلك إلى المستوى المطلوب.
