قم بترحيل برنامج تتبع الوقت الخاص بشركتك دون التعرض للطرد

Written by عاصم قريشي
بقلم عاصم قريشي, الرئيس التنفيذي لشركة جبِل

إن الترحيل من برنامج التتبع هو في الواقع أصعب بكثير من مجرد البدء باستخدام برنامج جديد لتتبع الوقت. إذا كنت مسؤولاً، وأفسدت عملية طرح كبيرة، فقد يكلف ذلك وظيفتك، لقد رأيت ذلك يحدث.

ولكن مع ما يكفي من التخطيط والتنفيذ، ينبغي أن تسير الأمور بسلاسة، مما يؤدي إلى عمل أكثر كفاءة ومع أصحاب مصلحة سعداء. في هذه المقالة، سأقدم لك بعض الأفكار حول ما أقترح عليك التفكير فيه على الأقل إذا كنت تنتقل من برنامج تتبع إلى آخر.

خطة ترحيل برامج تتبع الوقت مكونة من ١٢ خطوة

1. تحديد المتطلبات وتقييم البرامج الحالية

أود أن أقول إن الخطوة الأولى في عملية ترحيل برامج تتبع الوقت هي تقييم برنامج تتبع الوقت الحالي لديك وتحديد متطلباتك للبرنامج الجديد. الآن، يبدو هذا واضحًا ولكن لا يمكنني التأكيد على عدد الأشخاص الذين لا يفعلون ذلك بشكل صحيح مع المشكلات التي ستواجههم لاحقًا. قم بمراجعة ما تستخدمه حاليًا بشكل صحيح وقم بإعداد قائمة بميزاته ونقاط القوة والضعف فيه. حدد الميزات التي تحتاجها وتلك التي لا تحتاجها. وبعد ذلك، حدد الميزات التي تحتاجها في البرنامج الجديد لتلبية احتياجات عملك بشكل أفضل. تتضمن بعض الميزات التي يجب مراعاتها تتبع الوقت، وإعداد الفواتير، وإعداد التقارير، والتكامل مع البرامج الأخرى.

2. البحث

حان الوقت الآن للبحث والمقارنة بين برامج تتبع الوقت المختلفة. هناك العديد من خيارات برامج تتبع الوقت في السوق، ولكل منها مجموعة خاصة به من الميزات وهياكل التسعير. ابحث في كل خيار وقارنه بمتطلباتك. يمكنك استخدام المراجعات عبر الإنترنت، بما في ذلك مراجعاتنا الصادقة لبرامج تتبع الوقت، ومواقع مراجعة تعليقات المستخدمين مثل كابتيرا أو جيت أب أو حتى فوربس التي قامت بالعديد من المراجعات، لقياس أداء كل برنامج. إذا كنت تخطط لطرح كبير، أقترح عليك أيضًا محاولة الوصول إلى بعض المستخدمين الحقيقيين أيضًا. اشترك في التجارب الخاصة بالبرنامج الأكثر منطقية واختبرها. يعد هذا أيضًا الوقت المناسب لقياس مستوى دعم العملاء.

3. خطط لعملية ترحيل برامج تتبع الوقت واحصل على موافقة الجميع

تأكد من إنشاء خطة خطوة بخطوة لعملية ترحيل برامج تتبع الوقت. حدد الجدول الزمني للترحيل والخطوات المتضمنة والموارد المطلوبة. أقترح أيضًا إنشاء خطة لإدارة المشروع تحدد كل خطوة بالتفصيل، بما في ذلك المهام والمواعيد النهائية والأطراف المسؤولة. ويجب أن تتضمن هذه الخطة أيضًا استراتيجية اتصال لإخطار الموظفين بفرص الترحيل والتدريب. لا أستطيع أن أؤكد بما فيه الكفاية على مدى أهمية التحدث إلى جميع المعنيين والحصول على بعض الإجماع من خلال شرح فوائد الترحيل بوضوح. في نهاية المطاف، على الرغم من كل التخطيط والنظرية، إذا لم يرغب الناس في إنجاح الأمر، فهناك احتمال كبير ألا يفعلوا ذلك.

4. تصدير البيانات

قبل أن تتمكن من استيراد بياناتك إلى البرنامج الجديد، يجب عليك تصدير البيانات من برنامجك الحالي. تسمح لك برامج تتبع الوقت بتصدير بياناتك بتنسيقات مختلفة، مثل CSV أو Excel أو Google Sheets. راجع وثائق برنامجك الحالي لمعرفة كيفية تصدير بياناتك. من المهم التأكد من أن البيانات المصدرة كاملة ودقيقة وحديثة.

5. تنظيف البيانات

إن احتمالات أن تكون بياناتك مرتبة بنسبة ١٠٠٪ منذ البداية هي حوالي ٠٪! ستحتاج إلى تنظيف بياناتك التي تم ترحيلها والتي تتضمن مراجعة بياناتك والتحقق من صحتها للتأكد من دقتها واكتمالها. يمكنك استخدام أدوات مثل Excel أو Google Sheets لإزالة التكرارات وإصلاح الأخطاء وإجراء التغييرات الضرورية الأخرى على بياناتك. تعتبر هذه الخطوة ضرورية للتأكد من أن بياناتك متسقة ودقيقة عند استيرادها إلى البرنامج الجديد.

6. قم باستيراد بياناتك إلى البرنامج الجديد

بمجرد الانتهاء من تنظيف بياناتك، يمكنك استيرادها إلى برنامج تتبع الوقت الجديد. تسمح لك معظم البرامج باستيراد البيانات بتنسيقات مختلفة، مثل CSV أو Excel. تأكد من تعيين حقول البيانات بشكل صحيح أثناء عملية الاستيراد.

7. قم بإعداد برنامجك الجديد

قم بإعداد برنامج تتبع الوقت الجديد الخاص بك. تتضمن هذه العملية تكوين البرنامج لتلبية احتياجات عملك. قد تحتاج إلى إنشاء مشاريع ومهام وعملاء وإعداد معدلات الفوترة وتخصيص التقارير. يجب عليك أيضًا التأكد من دمج البرنامج الجديد مع برامج الأعمال الأخرى، مثل برنامج إدارة المشروعات، وبرامج الفواتير، وبرامج المحاسبة.

8. تدريب الفريق

لا تبخل بالتدريب ولا تفترض أنه لمجرد أنك وجدت أن عملية تسجيل الدخول والخروج بسيطة، فإن الجميع سيفعلون ذلك. يجب أن يغطي التدريب الميزات الأساسية للبرنامج، مثل تسجيل الدخول والخروج، والفواتير، وإعداد التقارير. قد تحتاج أيضًا إلى تدريب فريقك على واجهة مستخدم البرنامج الجديد والتنقل والوظائف الأخرى. من المهم توفير تدريب شامل لضمان قدرة فريقك على استخدام البرنامج بفعالية وكفاءة. فكر بجدية في توفير المواد التدريبية، مثل البرامج التعليمية ومقاطع الفيديو وأدلة المستخدم، لدعم تعلم فريقك خاصة إذا كانت شركتك كبيرة.

9. مراقبة المراحل المبكرة

راقب البرنامج الجديد للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح، وتأكد من التحدث إلى الأشخاص للتعرف على ما يفكرون فيه. تحقق من البيانات الموجودة في البرنامج الجديد للتأكد من أنها دقيقة وكاملة. مراقبة استخدام الفريق للبرنامج الجديد ومعالجة أي مشكلات أو مخاوف قد تنشأ. تأكد من أن البرنامج الجديد يلبي احتياجات عملك وأن فريقك مرتاح لاستخدامه.

10. التقييم

بعد بضعة أسابيع أو أشهر من استخدام البرنامج الجديد، قم بتقييم عملية الترحيل. يجب أن يقيم هذا التقييم مدى فعالية عملية الترحيل وأداء البرنامج الجديد. فكر في إجراء استطلاعات رأي أو جلسات تعليقات مع فريقك لجمع أفكارهم وتجاربهم مع البرنامج الجديد. حدد أي مشكلات أو مخاوف تحتاج إلى معالجة وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية.

11. أرشفة البيانات القديمة

أرشفة البيانات القديمة. يمكنك إما تخزين البيانات على محرك أقراص ثابت خارجي أو خدمة التخزين السحابي. تضمن أرشفة البيانات القديمة أن لديك نسخة احتياطية في حالة احتياجك للوصول إليها في المستقبل.

12. قم بإلغاء اشتراك البرنامج القديم

حسنًا، لا تنسَ إلغاء اشتراكك في البرنامج القديم. 

الخاتمة

قد يكون ترحيل برامج تتبع الوقت عملية صعبة، ولكن مع التخطيط والتنفيذ المناسبين، يمكن أن تكون عملية سلسة وناجحة. قم بتنفيذ الأمر بشكل صحيح وسيكون فوزًا لجميع أصحاب المصلحة ويستحق ذلك تمامًا. تحسين الإنتاجية والكفاءة والشفافية ودقة كشوف المرتبات أو التكاليف، وحتى خفض تكاليف العمالة.