أفضل التقنيات والتطبيقات لمكتبك المنزلي

2024

Written by عاصم قريشي
بقلم عاصم قريشي, الرئيس التنفيذي لشركة جبِل

مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهي شركة برمجيات مبنية على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على أفضل التقنيات والتطبيقات التي ستزيد إنتاجيتك أثناء عملك من مكتبك المنزلي، دعنا نبدأ…

نظرة عامة

في السنوات الأخيرة حدثت العديد من التغيرات الاقتصادية، وظهرت أنظمة عمل أكثر مرونة. ذلك بالإضافة إلى التطورات التي تشهدها شبكات الاتصال والإنترنت، وانتشارها الواسع في كل أرجاء العالم. وأصبح حاليًّا الكثير من الموظفين بمقدورهم العمل من المنزل.

قال وزير الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية السعودي المهندس أحمد بن سليمان الراجحي: “إنه من المتوقع أن يخلق نمو سوق العمل العالمي في مجال الذكاء الاصطناعي 133 مليون وظيفة جديدة بحلول عام 2030، وهناك الآن 22 مليون شخص في أميركا يعملون بدوام كامل من المنزل، داعيًا إلى ضمان استخدام التقنيات الجديدة في العمل لتعظيم القيمة للاقتصاد العالمي، وبناء بيئات عمل خالية من الاستغلال، أو الاختراقات التكنولوجية التي تؤدي إلى فقدان فجائي للوظائف.” وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية السعودية.

في الواقع، يساعد العمل من المنزل في تجنب ضغوط التنقل اليومية، كما أنه لا حاجة لارتداء الملابس الرسمية، والعمل من المنزل بالملابس الرياضية طوال اليوم وهذا في رأيي شيء في قمة الروعة!

ومع ذلك، ليست كل الجوانب إيجابية، فمع الوجود في المنزل تكثر عوامل التشتيت. كذلك عدم وجود الرقيب يمكن أن يؤثر بالسلب على معدلات الإنتاجية.

في الحقيقة هذا هو السبب الرئيسي في كتابة هذا المقال، لأنك على وشك أن تتعرف على الكثير من التقنيات والتطبيقات التي يمكنك استخدامها في مكتبك المنزلي لرفع مستوى إنتاجيتك وتحفيزك للعمل بمعدلات أداء تعادل عملك من مكتبك التقليدي.

النصيحة رقم 1: القضاء على عوامل التشتيت

التواجد في المنزل يزيد من الإغراءات، مثل المطبخ المليء بالطعام الشهي والوجبات الخفيفة، وهاتفك وجهازك اللوحي الذي يحتوي على اشتراك نتفليكس وشاهد بلاس. وبالتأكيد الأهل والأصدقاء والجيران، كل هذا وأكثر من الممكن أن يكون عوامل تشتيت. ولذلك يجب عليك أن تبحث عن الحل الذي يساعدك في الاحتفاظ على تركيزك، وعدم الانجراف وراء هذه الإغراءات.

  • تطبيق الغابة

هو تطبيق يشجعك على عدم الإمساك بالهاتف، ويعتمد في ذلك على حافز بسيط ولكنه حافز فعال. فكلما تجنبت استخدام هاتفك لفترة أطول، نمت الغابة الرقمية في التطبيق. ومع تكاثر الأشجار الافتراضية، يكافئك التطبيق بالنقود التي يمكنك استخدامها للمساعدة في زراعة الأشجار الحقيقية في أرض الواقع. بناءً على ذلك، فأنت لا تقلل فقط من استخدامك للهاتف، بل إنك تساهم في حل مشاكل الكوكب في نفس الوقت.

  • تطبيق الحرية

هو برنامج وتطبيق يمنعك من الوصول إلى المواقع والتطبيقات التي أدخلتها له مسبقًا، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، وألعاب الهاتف. بمعنى آخر، هو برنامج يساعدك في التركيز على مهام عملك، وعدم الانشغال بالإشعارات والرسائل، وغيرها من الأصوات التي قد تصدر من هاتفك وتشتت انتباهك.

اقرأ أيضًا أسهل طريقة لتتبع ساعات العمل في عام 2024

النصيحة رقم 2: أوقات الراحة

إن العمل المستمر دون فترات للراحة هو وصفة للإرهاق وتقليل الإنتاجية، لذا يجب أن تأخذ فترة للراحة وتجديد طاقتك بين الحين والآخر. وذلك كي لا تتأثر إنتاجيتك ومستويات أدائك بالسلب، ويمكنك القيام بذلك عن طريق تخصيص وقت للراحة، وتضمينها في جدول عملك اليومي.

  • أداة بومودورو

هي أداة بسيطة، يمكنك استخدامها لتضمين فترات الراحة ليوم عملك، مثلًا، استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق كل 25 أو 30 دقيقة. وستقوم الأداة بتنبيهك، كما يمكنك تخصيص الأوقات بأي شكل يناسب المهام التي تعمل عليها.

اقرأ أيضًا أفضل 7 ممارسات تتبع الوقت لمحترفي العمل عن بعد

النصيحة رقم 3: تسجيل وتتبع الوقت

أين يذهب الوقت؟ هذا السؤال دائمًا ما نسأله لأنفسنا عند انتهاء اليوم، وعدم انتهاء المهام. خاصة مع عدم وجود مدير أو مشرف يتحقق من التزامنا بتوقيتات المهام والالتزام بالمواعيد المحددة لكل مهمة. هنا تأتي أهمية نظام تسجيل وتتبع الوقت، الذي يساعدنا في ترتيب أوقات المهام، وفترات الراحة، ومنحنا نظرات تفصيلية بتوقيتات المهام.

Accessing account settings on Jibble's desktop time tracker

  • نظام جبِل

يسهل نظام جبِل الوصول إلى النظام من خلال برنامج الكمبيوتر، والمنصة الإلكترونية، وتطبيق الهاتف، والجهاز اللوحي، وحتى عن طريق امتداد جوجل كروم. ذلك بالإضافة إلى تكامله مع العديد من البرامج والأدوات التي تعمل عليها بشكل يومي من المنزل. مثل مايكروسوفت تيمز، وسلاك. ومن أهم مميزاته هي تتبع الوقت الخاص بك أو بالمشاريع التي تعمل عليها. بالإضافة إلى ميزة التقارير التي تساعدك في معرفة الوقت المستغرق على كل مهمة، وإذا نسيت تتبع وقت مهمة معينة فهو يسمح لك بالعودة وتحديدها وتحديد الوقت الذي استغرقته فيها، كما أن البيانات تتزامن بشكل فوري على كل الأجهزة.

النصيحة رقم 4: البقاء على اتصال

في الحقيقة، حتى وأنت تعمل من المنزل، يجب عليك أن تبقى على اتصال مستمر مع زملاء العمل، والمديرين، وربما العملاء كذلك. لذا محافظتك على تواصلك الدائم معهم ليس أمرًا اختياريًّا، ولذلك فأنت تحتاج إلى أدوات تمكنك من التواصل مع باقي أعضاء فريق العمل.

  • سلاك

يعد من أهم وأكثر البرامج شهرةً، كما أنه يمكِّنك من الوصول إلى النظام من خلال برنامج الكمبيوتر، وتطبيق الهاتف. إنه يقلل من استخدام البريد الإلكتروني، فمن خلاله يمكنك إرسال واستقبال الملفات، وإنشاء مجموعات، والتنقل بين الرسائل الفردية والجماعية بضغطة زر. كما أنه يتكامل مع العديد من البرامج والتطبيقات، مثل جوجل دوس، وجبِل، وغيرهم الكثير، ويمكنك من خلاله إجراء المكالمات الصوتية أو المرئية.

“أظهرت دراسة جامعة «ستانفورد» الأمريكية أن إنتاجية موظفي الدعم الفني زادت 14% مع العمل عن بعد، وأكدت دراسة جامعة «تكساس» أن العاملين عن بعد يعملون من 5 إلى 7 ساعات أو أكثر من العاملين في المكاتب التقليدية وهذا يعني أن زيادة في الساعات يقابلها زيادة في الإنتاج.”  – جريدة المال

النصيحة رقم 5: المحافظة على التنظيم

لكي تكون منظمًا ومحددًا في عملك، يجب عليك أن تنشئ قائمة بالمهام التي تحتاج العمل عليها، ومتابعة إنجازاتك، وكذلك تحتاج إلى حفظ كلمات مرورك، وضمان أمنها. وغيرها من الأمور التي تبقيك منظمًا ولا تضيع الوقت في البحث أو تذكر ما كان يجب عليك فعله أثناء عملك من مكتبك المنزلي.

مكتبك المنزلي

  • إيفر نوت

أحد أشهر التطبيقات للمكاتب المنزلية، فهو تطبيق مثالي لتدوين وحفظ الملاحظات، وإنشاء قوائم المهام. علاوة على ذلك، يمكنك من خلاله التقاط الصور، وتسجيل المقاطع الصوتية، للاحتفاظ بالأفكار والعمل عليها لاحقًا. ومن أروع مميزاته هو أنه يبقي ملاحظاتك منظمةً، ويسمح لك بالبحث فيها، كما تتم مزامنة البيانات على أجهزتك ليكون الوصول لها سهلًا من أي مكان.

  • لاست باس

تذكر كلمات المرور لن تكون مشكلة بعد الآن وأنت تعمل من مكتبك المنزلي، كما أنك لن تحتاج إلى كتابة كلمة مرور يمكنك تذكرها، فمع تطبيق لاست باس أصبحت كلمات المرور محفوظة وآمنة ويمكنك الوصول لها من أي مكان بفضل المزامنة السلسة على كل أجهزتك.

اقرأ أيضًا ست طرق لإدارة أفضل لبيئة العمل المختلط

النصيحة رقم 6: الابتعاد عن التشتت الرقمي

عوامل التشتيت لا تأتي من التواجد في المنزل فقط، ولكن في مهام العمل كذلك. كثيرًا ما نتشتت أثناء تصفحنا للإنترنت بإعلانات لمنتجات بأسعار مغرية، أو عناوين مقالات جذابة، أو غيرها من عوامل التشتيت على الإنترنت. لذلك لا بد من أداة تعيدنا إلى تركيزنا وتذكرنا بما كنا نعمل عليه.

  • مايند فول براوزينج

يساعد التطبيق في كسر دائرة التشتت، ويذكرك بأنك تتصفح بلا هدف. بالطبع هذا التذكير أو التنبيه يعيدك إلى الطريق الصحيح ويعيد توجيهك إلى المهام التي كنت تعمل عليها، وبذلك فهو يزيد تركيزك ويساعدك على تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية أثناء عملك من مكتبك المنزلي.

اقرأ أيضًا العمل عن بعد في الشرق الأوسط: تحول جذري

النصيحة رقم 7: الاهتمام بالتعاون والتشارك

يساعد التواصل بين الموظفين على زيادة الإنتاجية والعمل بكفاءة، وعندما يكون هذا التواصل من المكتب المنزلي فلن يكون هناك حاجة إلى الانتقال إلى مكان العمل، مما يساعد على الراحة والهدوء أثناء العمل. وللوصول إلى هذه النتيجة فأنت تحتاج بجانب التواصل إلى التعاون والتشارك مع الزملاء وفريق العمل بأكمله، لذلك فأنت تحتاج إلى أدوات تساعدك في هذه المهمة.

مكتبك المنزلي

  • مانداي دوت كوم

يساعد في تحسين التواصل، ويزيد من التفاعل بين أعضاء الفريق كما يمكن من خلاله إرسال الرسائل وملفات الفيديو وتحويل المحادثات إلى عناصر عمل وغيرها الكثير من الميزات الرائعة.

  • وورلد تايم بادي

يساعدك في العمل مع فريق العمل والعملاء حتى لو كانوا في مناطق زمنية مختلفة، فإنه يساعد في تحديد مواعيد الاجتماعات التي تتناسب مع الجميع. كما أنه يعرض وقت المناطق ذات الفروق الزمنية، وغيرها من المميزات الرائعة.

  • تريلو

تمتلك هذه الأداة لوحة كانبان التي تتيح لك تنظيم سير العمل، والتعاون بصورة بصرية مع أعضاء الفريق، لضمان الشفافية وتقدم المشاريع. وبالرغم من أنه يمكنك استخدام هذه الأداة بمفردك، إلا أن قوتها الحقيقية تظهر في تسهيلها للتعاون بين أعضاء الفرق.

مكتبك المنزلي

الختام

“في الوقت الحالي، يعمل 12.7% من الموظفين بدوام كامل من المنزل، مما يوضح زيادة الاعتماد على منصات العمل عن بعد، وفي الوقت نفسه، تكيف 28.2% من الموظفين مع نموذج العمل المختلط، ويجمع هذا النموذج بين العمل في المنزل وفي المكتب”. – مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار التابع لرئاسة مجلس الوزراء المصري

تعد فكرة العمل من المكتب المنزلي مثيرة للكثيرين، حيث إنها توفر فرصة رائعة لتحقيق التوازن بين الحياة المهنية والحياة الشخصية. وتتيح للأفراد العمل بكفاءة في بيئة مريحة ومألوفة بالنسبة لهم، كما أنها تقلل الأوقات المهدرة في الاستعداد للخروج من المنزل والتنقل، وتحد من المصروفات اليومية أثناء التواجد خارج المنزل مثل، تكلفة التنقل والوجبات.

بالطبع، العمل من المكتب المنزلي يقدم فرصًا كبيرة، ولكن كذلك هناك بعض التحديات المحتملة. ولذلك من المهم التحضير الجيد، وعمل استراتيجية للنجاح في العمل من المكتب المنزلي. باستخدام التكنولوجيا والتطبيقات المبتكرة بشكل فعال، وتحديد أولويات العمل بشكل منظم، يمكن تحقيق النجاح والإنتاجية في بيئة المكتب المنزلي.