ليس هناك حاجة عامة لتسجيل ساعات عمل موظفيك، وفي كثير من الحالات قد يكون تسجيل الوقت بلا جدوى. يُعد تتبع الوقت أحد الحلول الممكنة العديدة. إذا لم تكن لديك مشكلة في هذا الصدد، فقد لا تحتاج إلى حل لتتبع الوقت.
لذا، فإن الخطوة الأولى هي تحديد المشكلات التي تواجهها فيما يتعلق بإدارة موظفيك. إذا كانت مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) واضحة ويتم تحقيقها، فقد لا يكون تتبع الوقت مفيدًا لك. ومع ذلك، فالحقيقة هي أنه في معظم المهن، تكون معرفة جميع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تغطي جميع جوانب مهمة العمل، ومن ثم تحديد مؤشرات أداء رئيسية معقولة، ليست بالأمر السهل كما يعتقد الكثيرون.
لا، ليس من الضروري على الإطلاق استخدام برنامج تسجيل حضور، ولكن استخدامه يمكن أن يسهل مهمتك، وبالتالي يوفر التكاليف ويقلل من الأخطاء، خاصة بالنسبة للكيانات الكبيرة التي يمكن أن تصبح إدارة الوقت فيها كابوس.
نعم. نتفق على أن الخيار المجاني لن يناسب الجميع، لكنه بالتأكيد حل قابل للتطبيق. على سبيل المثال، مع جِبل، فإن الغالبية العظمى من مستخدمينا لا يدفعون سنتًا واحدًا أبدًا، ومع ذلك يستفيدون من وظائف تسجيل الوقت المهمة التي تُحدث فرقًا كبيرًا في إدارة وقتهم وعملهم.
الأول يشير إلى أن البرنامج يتتبع الوقت، بينما يشير الثاني إلى إنشاء سجلات الدوام، ولكن نظرًا لأن جميع برامج تتبع الوقت تقريبًا تُخرج بيانات تتبع الوقت في سجلات دوام، وجميع برامج سجلات الدوام تقريبًا تحصل على بياناتها من الوقت المتتبَّع، فإنه لا يوجد فرق عمليًا بين الاثنين.
برنامج تتبع الوقت هو مصطلح واسع للبرامج التي تتتبع الوقت، ويمكن استخدامه للموظفين الذين يعملون في المكاتب وكذلك للموظفين الميدانيين (في الموقع). أما تتبع الوقت والحضور فهو جزء فرعي من تتبع الوقت، ونظرًا لوجود كلمة “الحضور”، فإنه يشير ضمناً إلى أنه مخصص للموظفين في الموقع – لا يُستخدم برنامج تتبع الوقت والحضور عادةً للموظفين الذين يعملون من مكاتبهم.
إليك بعض الأسئلة والأجوبة حول تتبع الوقت والحضور.
إن معرفة ما إذا كان ينبغي عليك تسجيل شاشات أجهزة اللابتوب لموظفيك أم لا هو سؤال معقد لا توجد له إجابة بسيطة. هناك عدة عوامل يجب مراعاتها، مثل الغرض من التسجيل، وسياسات وإجراءات المنشأة، والقوانين في دولتك.
بالرغم من وجود فوائد محتملة لتسجيل الشاشة، مثل تعزيز الشفافية، وزيادة الإحساس بالمسؤولية، وتحسين التركيز؛ فمن الضروري تقييم ما إذا كان ذلك يتماشى مع قيم وأهداف منشأتك أم لا.
إذا قررت اعتماد تسجيل محتوى الشاشة، فنحن نشجعك على إجراء تواصل صريح وصادق مع فريقك. اشرح السبب وراء ذلك، وسلِّط الضوء على الفوائد، والأهم من ذلك، اطلب الحصول على موافقة أعضاء فريقك الطوعية. فسيساعد ذلك في الحفاظ على بيئة عمل تعمها الثقة والتعاون.
في جِبل، نعتقد أن أفضل طريقة لزيادة الإنتاجية هي عن طريق إعطاء الأولوية للمهام والمشاريع عوضًا عن مراقبة الموظفين عن كثب طوال اليوم. ومع ذلك، ندرك أن تسجيل الشاشة يمكن أن يكون أداةً قيمةً، ونقدمها كميزة اختيارية لتلبية الاحتياجات المتنوعة.
بشكل عام، لا يحق لصاحب العمل إجبار الموظف على استخدام تطبيق ما على هاتفه الشخصي ما لم يتم ذكر ذلك صراحة في العقد. ومع ذلك، في معظم الحالات، يحتاج صاحب العمل والموظف إلى وجود حد معين من التفاهم لإقامة علاقة عمل جيدة، وبذلك فإن رد الموظف على هاتفه أو استخدامه لتتبع الوقت عموما سيكون أمر مقبولاً.
نعم، إذا تحول إلى تتبع تفصيلي ومبالغ فيه للوقت، ولكن لن يكون له تأثير سلبي إذا تم توضيح فوائد تتبع الوقت بشكل جيد. وهذا التوضيح يعني تفسير كيف يمكن لتتبع الوقت أن يساعد الموظفين وأصحاب العمل على حد سواء.
إذا قمت بتسجيل شاشة كمبيوتر الموظفين دون إبلاغهم، فنعم ذلك يعتبر تجسساً كبيراً. ولكن برنامج تتبع الوقت نادراً ما يستخدم بهذه الطريقة، وتتبع الوقت بالطريقة الصحيح لا يضم أي حيل تجسسية.
ليس هناك الكثير من تطبيقات سجل الدوام المجانية، ولكن يكسب كل تطبيق سجل دوام المال من خلال تقديم ترقيات اختيارية مدفوعة.
التواصل مهم جداً، بالإضافة إلى وضع التوقعات المستهدفة للإنتاجية. بالنسبة للموظفين الذين يعملوا بالساعة، فإنك تحتاج التوضيح لهم أن تتبع الوقت يحميهم بنفس القدر الذي يحمي به الشركة. تتبع الوقت يعني أن يتم دفع مستحقات الموظفين بشكل عادل وأن أصحاب العمل سيدفعون المال بشكل عادل أيضاً. أما بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون رواتب ثابتة، فمن الضروري أن تشرح لهم أهمية تحمل المسؤولية. فالمديرين الذين يجهلون ما يقوم الموظفون بعمله لن يتقدموا في عملهم غالباً.
بشكل عام، لا يبدو من المنطقي تتبع وقت حضور وانصراف الموظفين العاملين من المكتب، بمعنى تتبع عدد الساعات التي يقضونها في مكاتبهم، لأن ذلك لن يحقق الكثير. ومع ذلك، فإن ما يستحق التتبع في الغالب هو في ماذا تنقضي الساعات، أي الأنشطة، والمشاريع، و/أو العملاء. بدون هذه المساءلة الأساسية، يكاد يكون من المستحيل إدارة معظم الموظفين الذين يعملون من مكاتبهم بفعالية.
في الواقع، تحاول معظمها حل المشكلة نفسها، وهي تتبع وقت الموظفين. ومع ذلك، لكل منها تركيزه الخاص، وعمليات تكامل برمجية مختلفة، ونقاط قوة، وسعر مختلف، وربما الأهم من ذلك، لكل منها مستويات متفاوتة من القدرة على التنفيذ – فبرنامج تتبع الوقت الذي يجعل من الصعب على الموظفين تتبع الوقت فعليًا سيسبب في النهاية مشاكل أكثر بكثير مما يحل.
إليك العناصر الخمسة الرئيسية التي يجب أن تبحث عنها في حل تتبع الوقت:
- استفِد من تجربة المستخدمين الحاليين، لذا ابحث عن التقييمات.
- إذا كان يتكامل مع التطبيقات التي تستخدمها أنت بالفعل، فسوف يوفر ذلك لك الكثير من الوقت في مزامنة الموظفين والبيانات.
- إذا كان من الصعب عليك الحصول على فترة تجربة مجانية، أقصد إذا لم تُتاح لك فترة تجربة مجانية، فإن هذا الأمر يجب أن يثير الشكوك لديك. لأن البرنامج الرائع يسعى لجذب المستخدمين لتجربته.
- تواصل مع دعم العملاء عدة مرات لاختبارهم. عندما تكون في مشكلة، سيكون الدعم الممتاز للعملاء بمثابة منقذ، فلا تستهِن به.
- اختَر تطبيقاً لا يفعل شيء سوى تتبع الوقت، فالبرنامج المتخصص يعني أنه سيقوم بإتمام المهمة بشكل أفضل بكثير من الحلول العامة للموارد البشرية.
تتبع وقت الموظفين ليس غير قانوني في أي سلطة قضائية في العالم. في الواقع، أصبح تتبع الوقت مطلوبًا بموجب القانون بطريقة أو بأخرى في العديد، وربما معظم، الدول المتقدمة، وذلك لحماية الموظفين من الإرهاق وضمان دفع أي أجر إضافي مستحق لهم، ولكن نقص الوعي يعني أن مثل هذه القوانين نادرًا ما يتم تطبيقها
قد يكون كذلك، ولكنه لا يجب أن يكون كذلك. إذا كنت تتتبع الحضور، فمن الضروري التأكد من التزام الموظفين بالحضور في الوقت المناسب أو الحصول على دفعات الرواتب بشكل صحيح. أما إذا كنت تتتبع وقت الموظفين العاملين من المكتب من خلال تسجيل الشاشات، فهذا يميل نحو الإدارة الدقيقة. تسجيل الأنشطة على أساس واسع يتعلق فقط بالوعي بالمكان الذي يتم فيه نشر مواردك البشرية وهو أمر ضروري للإدارة عادةً.
منذ 2022، بدأت تسلا في استخدام جِبل لتتبع وقت الموظفين.
إن إدارة الموظفين التفصيلية التي قد تصل إلى درجة تسجيل شاشات الكمبيوتر ليست أسلوباً قديماً، لأنه ابتكار جديد نسبياً، ولكن معرفة كل تفصيل دقيق عما يفعله موظفوك هو بالفعل أسلوب قديم. ولم يعد أمراً مقبولاً. ومع ذلك، فإن استخدام تطبيق حضور الموظفين أو برنامج تتبع الوقت لمعرفة كيف يستغل الموظفين ساعات العمل بشكل عام، فإنه جزء أساسي من الإدارة الفعالة.
يجب على أصحاب العمل أن يُقنعوا موظفيهم بأهمية استخدام متتبع ساعات العمل. فهذا ليس لغرض المراقبة المفرطة أو التجسس عليهم، بل لضمان توزيع أعباء العمل بشكل مناسب وتحديد ومنع حالات الإرهاق الشديد. على سبيل المثال، سيكون بإمكان المديرين ملاحظة أن العاملين يواجهون صعوبة في إكمال المهام، أو أنهم يقضون وقتاً طويلاً دون تحقيق إنتاجية، لذا قد يرغبون في الحديث معهم وتقديم إجازة للتعافي.
تتبع الوقت هو حقاً صناعة ضخمة. نقدر القيمة التقريبية لجميع شركات برامج تتبع الوقت بحوالي 100 مليار دولار. وبالتالي، سيكون الأمر مربحًا بالتأكيد إذا تمكنت شركة جوجل ألفابت من الحصول على ثلث هذا الرقم.
ولكن تتبع الوقت ليس جزءاً من تخصص جوجل، ولن يكون متماشياً مع منتجاتهم الحالية، وفي الواقع، تتبع الوقت مجال واسع جداً تخدمه بامتياز جهات مشهورة تستهدف فئات مختلفة. جوجل لن تستطيع أن تفعل كل هذه الأشياء، وبالتالي سيكون من الصعب جداً على جوجل أن تحصل على ثلث الحصة السوقية أو حتى نسبة قريبة منها، خاصةً وأنّ لديها أولويات أخرى تراها أكثر أهمية للتركيز فيها.
الإجازة المدفوعة الأجر هي نوع من سياسة الإجازات للموظفين. حيث تقوم الشركة بمنح موظفيها مجموعة من الإجازات التي لا يفقدون أجرهم فيها. ويمكن استخدام برنامج الإجازات المدفوعة الأجر لتتبع تلك الإجازات.
نعم، يوجد، ويُدعى جِبل. جِبل مجاني 100% للغالبية العظمى من الشركات التي تستخدمه، فهي لا تدفع ريالاً واحداً، ولا تحتاج إلى تقديم أي بيانات عن بطاقتها الائتمانية، ويمكنها الإلغاء في أي وقت.
ليس بالضرورة، بالنسبة لفرق العمل الصغيرة التي لديها احتياجات بسيطة جداً، فإن حاسبة ساعات العمل قد تكون كل ما تحتاجه.
يمكنك تتبع ساعات عملك الخاصة واستخدام الحاسبة لحساب إجمالي الساعات المدفوعة. لا حاجة حتى لإنشاء حساب.
يمكنك طباعة قوالب سجلات الدوام لتسجيل الوقت فيها.