Eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware kann, wie vieles andere auch, missbraucht werden.
Wenn Arbeitgeber das Thema Zeiterfassung nicht richtig nutzen oder ihren Mitarbeitern nicht richtig erklären, ist es unwahrscheinlich, dass eine solche Lösung effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Tatsächlich kann eine Zeiterfassungssoftware die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen und die Produktivität senken, anstatt sie zu steigern.
In diesem Artikel werde ich sechs Möglichkeiten aufzeigen, wie sich Softwarelösungen zur Zeiterfassung negativ auf Unternehmen auswirken können, und erklären, warum das so ist.
Von Mikromanagement über potenzielle Datenschutzbedenken bis hin zur Möglichkeit diskriminierender Methoden werde ich die verschiedenen Herausforderungen diskutieren, denen Unternehmen bei der Einführung von Zeiterfassungslösungen am Arbeitsplatz begegnen können.
Jibble ist ein Start-up-Unternehmen für Zeiterfassungssoftware. Ich halte es jedoch für wichtig, sowohl die Vor- als auch die Nachteile der Zeiterfassung offen und transparent darzulegen. Zeiterfassungssysteme können zwar von Vorteil sein, aber es ist auch wichtig, die möglichen Schwierigkeiten zu erkennen, die mit ihrer Verwendung einhergehen.
Wenn Arbeitgeber diese potenziellen Fallstricke kennen, können sie besser entscheiden, ob sie eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware einsetzen sollten oder nicht. Außerdem können sie prüfen, wie sie diese Software richtig und zum Vorteil des Unternehmens und seiner Mitarbeiter einsetzen können.
6 Gründe, warum Firmen keine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware nutzen sollten
1. Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware kann zu Mikromanagement führen.
Mit Hilfe einer Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware kannst du zwar genau verfolgen, wie viele Stunden deine Mitarbeiter gearbeitet haben, aber ein Nachteil ist, dass dies zu Mikromanagement führen kann.
Durch die Erfassung der Arbeitszeiten und der Aktivität können Führungskräfte sich unnötig in die Details der täglichen Aufgaben ihrer Mitarbeiter einmischen. Der ständige Datenfluss über die Aktivitäten der Mitarbeiter kann Führungskräfte dazu verleiten, genau zu kontrollieren, wie ihre Mitarbeiter ihre Arbeitstag verbringen, und zu hinterfragen, warum Aufgaben so viel Zeit in Anspruch nehmen.
Außerdem müssen Führungskräfte möglicherweise mehr Zeit damit verbringen, Berichte zur Zeiterfassung durchzugehen. Dies kann sich auch auf ihre eigene Produktivität und Arbeitsmoral auswirken.
2. Die Zeiterfassung kann ablenken.
Manche Softwarelösungen zur Zeiterfassung gehen echt ins Detail. Sie zeigt Arbeitgebern nicht nur, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat, sondern auch, wie aktiv er den ganzen Tag war. Die Software kann die komplette Aktivität analysieren, indem sie Mausklicks, Bildläufe und so weiter zählt.
Wenn sich die Mitarbeiter auch noch darum kümmern müssen, bestimmte Kennzahlen einzuhalten, kann das sie davon abhalten, sich voll und ganz auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Sie sind dann möglicherweise nicht in der Lage, sich auf die Lösung von Problemen oder die Entwicklung innovativer Ideen zu konzentrieren. Stattdessen werden sie möglicherweise durch Dinge wie das Einhalten willkürlicher Fristen, das korrekte Ein- und Ausstempeln in der Zeiterfassungssoftware und ähnliche Probleme abgelenkt.
3. Die Zeiterfassung gibt möglicherweise kein genaues Bild davon, was ein Mitarbeiter während seines Arbeitstages tatsächlich tut.
Ein Zeiterfassungssystem kann dir zwar sagen, wie lange ein Mitarbeiter für eine Aufgabe benötigt hat, wie viele Stunden er innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden gearbeitet hat, wann er eingestempelt und ausgestempelt hat und vieles mehr. Es kann dir jedoch keinen tieferen Einblick darin geben, wie deine Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigt haben.
Außerdem kann sie die Produktivität und Effizienz eines Mitarbeiters nicht genau messen, wenn Führungskräfte zu viel Wert auf die Arbeitszeit legen.
Ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise schnell und kann in kurzer Zeit viel erledigen. Ein anderer Mitarbeiter braucht mehr Zeit, um seine Arbeit zu erledigen, liefert aber dennoch hervorragende Ergebnisse. Wenn also zu viel Wert auf die Zeiterfassung gelegt wird, kann dies dazu führen, dass Führungskräfte die Leistung ihrer Mitarbeiter unfair bewerten.
4. Die Mitarbeiter können misstrauisch werden und sich demotiviert fühlen.
Wenn ihre Arbeitszeiten und ihre Aktivität aufgezeichnet werden, könnte es passieren, dass die Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass man ihnen nicht zutraut, dass sie ihre Arbeit gut machen oder ihre Zeit effektiv nutzen. Es kann sich anfühlen, als würde man den ganzen Arbeitstag lang beobachtet, was die Arbeitsmoral beeinträchtigen kann.
Die Mitarbeiter könnten auch befürchten, dass ihre Führungskräfte die von der Software gesammelten Daten nutzen, um ein höheres Arbeitstempo zu verlangen und unrealistische Erwartungen an die Produktivität zu stellen.
Während Unternehmen in der Regel beabsichtigen, mit Zeiterfassungssoftware die Produktivität zu steigern, kann dies den gegenteiligen Effekt haben. Wenn der Fokus mehr auf der für Aufgaben aufgewendeten Zeit als auf der tatsächlich geleisteten Arbeit liegt, könnten Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bemühungen nicht angemessen gewürdigt werden.
5. Mitarbeiter könnten Bedenken hinsichtlich ihrer Privatsphäre haben.
Der Datenschutz ist eines der größten Bedenken, die Mitarbeiter bei der Verwendung von Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware haben. Ein besonders heikler Punkt ist die Verwendung und Speicherung der von der Zeiterfassungssoftware erfassten Daten. Dies kann für Auftragnehmer, die ihre eigenen Geräte sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen, sogar noch ein größeres Problem darstellen.
Außerdem kann die Software, je nachdem, welchen Time Tracker sie nutzen, Screenshots von den Computerbildschirmen der Mitarbeiter generieren. So können Bilder von privaten Nachrichten und Dokumenten sowie andere sensible Daten aufgenommen und gespeichert werden. Eine Zeiterfassungssoftware mit Gesichtserkennung kann auch biometrische Daten von Mitarbeitern speichern.
6. Die Überwachung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten kann zu Diskriminierung führen.
Eine Zeiterfassungssoftware kann für Unternehmen bei richtiger Anwendung äußerst hilfreich sein. Eine solche Lösung birgt jedoch auch das Potenzial für Diskriminierung am Arbeitsplatz. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Behinderung hat, benötigt er möglicherweise mehr Zeit, um seine Aufgaben zu erledigen.
Die Zeiterfassung ist in den meisten Länder legal, aber die Verwendung von Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware und anderen ähnlichen KI-Tools, die bei der Leistungsbewertung helfen, kann Arbeitgeber dem Risiko einer Verletzung der entsprechenden Arbeitsgesetzen aussetzen. Führungskräfte müssen daher sicherstellen, dass sie ihre Mitarbeiter fair und gerecht überwachen.
Was sind die Vorteile einer Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware?
Eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware ist gar nicht so schlecht. Eine solche Lösung hat auch einige Vorteile, die in den meisten Fällen die Nachteile überwiegen. Hier sind einige mögliche Vorteile der Verwendung von Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware:
- Verbesserung der Produktivität: Bei richtiger Verwendung kann Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, um die Effizienz zu steigern.
- Verbesserung der Entscheidungsfindung: Die Zeiterfassung kann Unternehmen dabei helfen, bessere und effektivere Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen und die Verbesserung von Prozessen zu treffen.
- Sicherstellung einer genauen Abrechnung: Zeiterfassungssysteme können Arbeitgebern dabei helfen, sicherzustellen, dass Mitarbeiter korrekt bezahlt werden, und gleichzeitig wertvolle Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter zu gewinnen.
- Verbesserung der Kommunikation innerhalb von Teams: Die Daten aus Zeiterfassungssoftware können Mitarbeitern und Führungskräften dabei helfen, besser über die Erreichbarkeit von Terminen und Zielen zu kommunizieren.
Abschließende Gedanken
Arbeitgeber können den Widerstand gegen Zeiterfassungssoftware minimieren, indem sie Vertrauen zu ihren Mitarbeitern aufbauen. Ehrlichkeit und Transparenz bei der Nutzung der Software können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter offener und entspannter sind. Es ist auch wichtig, dass die Einführung der Zeiterfassung fair und gerecht für alle Mitarbeiter ist, vor allem für diejenigen mit Behinderungen.
Außerdem sollten Arbeitgeber allen Mitarbeitern, auch denen in Führungspositionen, die Zeiterfassung und alles, was damit zusammenhängt, richtig erklären. Das kann Probleme wie Mikromanagement, Datenschutzbedenken, Demotivation und mehr vermeiden. Letztendlich kann Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware echt nützlich und leistungsstark sein, wenn sie verantwortungsbewusst und fair eingesetzt wird.
