مراجعة صادقة

دفترة

بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة برامج لتسجيل الوقت، أقوم أنا وفريقي بالبحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال لمعرفة ما هو جديد المنافسين. وهذا يعني أننا غالباً ما نقوم بالبحث و/أو التجربة العملية لمنتجاتهم، كما تعلم، هذا جزء من عملنا. هنا، سأشارك نتائج تلك التجارب، وأخبرك بمميزات المنتجات التي تستحق الإشادة، وسأكون صريحا فيما يتعلق بالمنتجات التي أعتقد أنه يجب عليك تجنبها. والآن، إليك هذا التقييم، حيث أحاول فيه أن أكون صادقا، وعادلاً، ومفيداً. آمل أن يساعدك هذا في اتخاذ القرار الصحيح… 

في هذا المقال:

• نظرة شاملة
• ما يعجب المستخدمين
• ما لا يعجب المستخدمين
• خطط تسعير دفترة
• المميزات البارزة في دفترة
• واجهة المستخدم
• إدارة الحسابات
• العلاقات العامة
• إدارة شئون الموظفين
• التقييمات
• الحكم النهائي

نظرة شاملة

نظام دفترة هو نظام للمحاسبة وتخطيط موارد المنشآت، قائم على السحابة، ويدعم اللغة العربية. يستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة. يوفر البرنامج مجموعة من الأدوات التي يحتاج لها أصحاب المشاريع التجارية، ويوفر البرنامج مجموعة من الخصائص مثل، متابعة عمليات العملاء، والحسابات، والإيرادات، وأوامر الشراء، والفوترة.  ذلك بالإضافة إلى إدارة المخازن، وإدارة شئون الموظفين ورواتبهم والعقود والإجازات.

كما أن دفترة يسمح بتخصيص واجهة المستخدم، وهو متاح على منصة إليكترونية وعلى الهواتف العاملة بنظام أندرويد، وآبل، وهواوي. ولكن هناك العديد من المستخدمين الذين واجهوا مشكلات مع تطبيق الهاتف. أما بخصوص النسخة المجانية فهي محدودة بعدد مرات قليلة لاستخدام النظام. مما يجعل المستخدمين يضطروا لشراء النظام في نهاية المطاف.

ما يعجب المستخدمين

• إمكانية تخصيص واجهة المستخدم.
• يدعم اللغة العربية.
• جيد للمنشآت الصغيرة
• نظام الفوترة سهل الاستخدام
• رمز الاستجابة السريعة

ما لا يعجب المستخدمين

• الأخطاء البرمجية المتكررة
• عدم استجابة خدمة العملاء
• لا يصلح للمنشآت المتوسطة والكبيرة
• لا يعمل دون الاتصال بالإنترنت
• تطبيق الهاتف بطيء

خطط تسعير دفترة

يوفر دفترة 3 خطط للأسعار ويتيح فترة استخدام محدودة يستطيع من خلالها المستخدم اتخاذ قرار بشأن الخطة التي يفضلها وإتمام عملية الدفع. وخطط الأسعار كالتالي:

• الخطة الأساسية: تكلفتها ۱٤.۹٥ دولار شهريا، تسمح بعدد محدود من الميزات، منها، عمل ۱۰۰ فاتورة وعرض سعر، وإدارة العلاقات العامة تسمح فقط بعدد ۱۰۰ عميل. وإدارة المشتريات، وتتبع وجرد المخزون. بالإضافة إلى مزايا إدارة الحسابات. وفي حالة الرغبة في إضافة مزايا إدارة الموارد البشرية مثل إدارة الحضور، والعقود، والهيكل التنظيمي، الرواتب والأجور. يجب دفع ۲.٦٤ دولار شهريا لكل موظف.
• الخطة المتقدمة: تكلفتها ۲٤.۹۹ دولار شهريا، وتشمل عمل ٥۰۰ فاتورة شهريا، ونقاط البيع، وقائمة الأسعار، وإدارة العلاقات العامة تسمح بعدد ۳۰۰ عميل، وإدارة لعضويات العملاء. وإدارة المخزون والمشتريات تضم مزايا الخطة الأساسية بالإضافة إلى، المنتجات المجمعة. وإدارة الحسابات، وفي حال الرغبة في إضافة مزايا إدارة الموارد البشرية كذلك يتم دفع ۲.٦٤ دولار شهريا لكل موظف.
• الخطة الشاملة: تكلفتها ٤۹.۹٥ دولار شهريا، وتسمح بكل ميزات الخطط السابقة يزيد عليها انها غير محددة العملاء أو الفواتير، بالإضافة إلى مزايا مثل العمولات واستهداف المبيعات، وإدارة أقساط المبيعات، ونقاط الولاء. بالإضافة إلى، ربط الرسائل النصية. وكذلك، دورة المشتريات وتوزيع المصروفات، ودورة العمل الخاصة بإدارة العمليات. وكما في الخطط السابقة تكلف إضافة مزايا إدارة الموارد البشرية ۲.٦٥ دولار لكل موظف.

وبالإضافة إلى كل ما سبق سيتم دفع ٨ دولارات شهريا في حال طلب مستخدم إضافي، ويسمح بإضافة فروع في الباقتين المتقدمة والشاملة مقابل ۲٦.٤ دولار لكل فرع.

المميزات البارزة في دفترة

هناك العديد من الميزات التي يوفرها دفترة للمستخدمين، منها، قيود اليومية، وإدارة الأصول، والتقارير المالية. ولكن ما أعجبني أكثر من كل ذلك هو التالي:

·       واجهة المستخدم

من أهم ميزات دفترة في رأيي هي واجهة المستخدم، حيث يتمتع بواجهة عصرية، وعرض المعلومات واضح، ويسهل التعامل معه، حتى إذا كنت مستخدم جديد للنظام.

وذلك لأن، النظام يتعامل معه العديد من الصناعات والمجالات والإدارات الداخلية في المنشآت. ومن المهم في مثل هذا النوع من الأنظمة إمكانية تخصيص وتعديل طريقة عرض المعلومات. وهذه أحد ميزات دفترة حيث يمكن المستخدمين من التعديل والتخصيص لكي يتمكنوا من التعامل مع النظام والمعلومات المهمة بالنسبة لهم.

·       إدارة الحسابات

من أهم فروع النظام، والأكثر طلبا من المستخدمين. حيث يوفر دفترة العديد من الخصائص الأساسية في هذه الإدارة الحساسة. مثل القيود اليومية، والحسابات العامة، وإدارة الأصول، وحساب الأستاذ، ودليل الحسابات. بالإضافة إلى التقارير المالية.

كما أن دفترة يوفر دليل حسابي شجري، ويعرض البيانات المحاسبية الفرعية مرفقة مع التفصيلات الضرورية. بالإضافة إلى تقديمه لتقرير الضرائب، والقوائم الختامية.

·       العلاقات العامة

يقدم هذا القسم بعض الخدمات الخاصة، مثل إنشاء الملفات التعريفية للعملاء، والتي تشمل على كافة البيانات التفصيلية، كالسجل التجاري، والبطاقة الضريبية. كما يقدم النظام تقارير تفصيلية عن المديونيات. وفي الباقة الشاملة يقدم ميزة الاشتراكات والعضويات الخاصة بالمستخدمين الذين يقدمون عضويات لعملائهم، ويمكن ربط العضويات بمجموعة من المزايا، أو الحصص، وتتبع حالة الاشتراكات والعضويات المنتهية.

·       إدارة شئون الموظفين

هذه الميزة المنفصلة عن الباقات وتكون بتكلفة مستقلة، لأن دفترة يحدد رسوم خاصة بكل موظف بشكل منفصل. وهذا القسم يستطيع المستخدم من خلاله متابعة عمليات الحضور والانصراف، وسياسة مختلف أنواع الإجازات. بالإضافة إلى، تتبع انتهاء عقود الموظفين، وحساب الرواتب والحسومات، والاستقطاعات، والعمولات.

التقييمات

• كابتيرا: ۳/٥
• جيت آب: ۳/٥
• متجر بلاي: ۳.۷/٥
• متجر آبل: ٤.۲/٥
  

الحكم النهائي

هناك منافسة قوية بين أنظمة تخطيط موارد المنشآت، ومع ذلك، نظام دفترة يهدف للشمولية، وهذا طموح رائع، ولكن خلال السعي لتحقيق هذا الهدف يواجه دفترة العديد من التحديات، مثل، التأخر في تحديث النظام، ومشكلات تطبيقات الهاتف. ولكن فيما يتعلق بإدارة الحسابات فهو مميز، ويسعى للتكامل مع الأنظمة والقوانين بالعالم العربي.

يحتاج القائمين على دفترة إلى الاهتمام بخدمة العملاء، وتطوير تطبيقات الهاتف، وحل المشكلات البرمجية، والعمل على تطويرات ضخمة في الأقسام المميزين فيها. وإلى حين حل كل هذه المشكلات التي يشتكي منها المستخدمين…

نصيحتي لك هي، حدد متطلباتك، ولا تعتمد على نظام واحد يقدم لك من كل بستان زهرة. ابحث عن البرامج المتخصصة في المهام التي يتطلبها مجال عملك، وتأكد من أن هذه البرامج تتكامل مع بعضها البعض لتقدم لك مستوى أداء متميز، وأن عملك يسير بسلاسة.