احتراف تسجيل الوقت من أجل النجاح: أفضل ۷ ممارسات للمنشآت غير الهادفة للربح في السعودية

مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبل، وهو برنامج قائم على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرنامج والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على أفضل 7 ممارسات للمنشآت غير الهادفة للربح في السعودية.

احتراف تسجيل الوقت من أجل النجاح: أفضل 7 ممارسات للمنشآت غير الهادفة للربح في السعودية

نظرة عامة

يساعدك تسجيل الوقت في فهم كيفية عمل منشأتك، وأين يمكنك رفع الكفاءة، وكيف يمكنك تخصيص مواردك بشكل أفضل. وهذا يساعدك في اتخاذ خيارات ذكية عند التقديم للحصول على منح وتمويل من الجهات المانحة، أو المؤسسات، أو الشركات، وعند تخطيط ميزانيتك واستراتيجيتك.

من أهداف رؤية السعودية 2030 رفع نسبة مساهمة القطاع غير الربحي بنسبة 5% من الناتج المحلي الإجمالي بحلول عام 2030، من ضمن 10 مجالات عمل، تستهدف دعم وتيسير الأعمال غير الربحية والتطوعية، وتعزيز مساهمة المواطنين في تقديم العون والدعم لأفراد المجتمع كافةً، مما ساهم في رفع أعداد المتطوعين بمقدار 20 ضعفًا بين عامي 2015 و2022. – رؤية المملكة 2030

هذا يعني أن جامعي التبرعات سيواجهون المزيد من المنافسة والضغط لجمع التبرعات لمؤسساتهم في المستقبل. للتميز عن الآخرين وتأمين الموارد التي يحتاجون إليها، سيتعين على جامعي التبرعات أن يثبتوا قيمتهم وتأثيرهم للمتبرعين والمانحين. ولهذا السبب، يعد تسجيل الوقت مهارةً رئيسيةً لإدارة المنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية.

كذلك، يساعد تسجيل الوقت في معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وموظفوك في الأنشطة المختلفة، مثل تنفيذ البرامج، وجمع التبرعات، والإدارة. وهذا يساعدك في عمل التقرير الخاص بنتائج المنح التي تقدمها، وقياس نجاح جمعك للتبرعات، وإظهار مدى تأثير تبرعات المتبرعين. والآن إليك أفضل 7 نصائح للمنشآت غير الهادفة للربح في المملكة العربية السعودية.

اقرأ أيضا كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟

النصيحة رقم ۱: البدء في تسجيل الوقت

الخطوة الأولى لتسجيل وقتك بفعالية هي مطابقته مع مهمة منشأتك غير الربحية. مهمتك هي الهدف والرؤية الخاصين بمنشأتك. إنها تحدد ما ترغب في تحقيقه وكيفية تحققه. تحتاج إلى تحديد أهداف وغايات واضحة لمنشأتك تعكس مهمتك وتوجيه حركتك.

لدعم أهدافك وغاياتك، تحتاج إلى تصميم نظام لتسجيل الوقت يتناسب مع احتياجات وثقافة منشأتك. وهذا يعني اختيار الأنشطة التي تسجلها، والأساليب التي تستخدمها، والبيانات التي تجمعها. كذلك يجب أن تقرر كيف تريد استخدام البيانات لقياس أدائك وتأثيرك. من خلال القيام بذلك، يصبح تسجيل الوقت جزءًا أساسيا من ثقافة منشأتك، وليس عبئًا إضافيا. كما أنه يساعدك على جمع وتقييم بيانات موثوقة تظهر نتائج منشأتك وتأثيرها.

النصيحة رقم ۲: أفضل الممارسات لتسجيل وقت الموظفين في المنشآت غير الربحية

تسجيل وقت الموظفين أمر مهم للمنشآت غير الربحية في السعودية. لأنه يساعد في قياس أداء الموظفين، ومتابعة نظام ولوائح العمل، وتخصيص الأجور للبرامج. يمكن أن تجعل برامج تسجيل الوقت عملية التسجيل أسهل وأسرع وأكثر ذكاءً.

لجعل الموظفين يسجلون الوقت، تحتاج المنشآت غير الربحية إلى التواصل، والتدريب، والتحفيز. كما يجب أن يعرف الموظفون لماذا يعد تسجيل الوقت مفيدًا لهم وللمنشأة. يجب أيضًا أن يتعلموا كيفية استخدام البرنامج ومساعدتهم عند حاجتهم للمساعدة. كذلك، يجب أن يشعروا بالتقدير والمكافأة لتسجيلهم الوقت بشكل جيد.

بمتابعة هذه الممارسات، يمكن للمنشآت غير الربحية أن تحصل من الموظفين على تسجيل دقيق ومنتظم للوقت. وهذا يمكن أن يزيد من الإنتاجية، والامتثال للقوانين، وكفاءة المنشأة.

اقرأ أيضا أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2023

النصيحة رقم ۳: إدارة المتطوعين

تعتمد منشآت الخدمة الاجتماعية غير الربحية في المملكة العربية السعودية على المتطوعين لأداء مهام ومشاريع متنوعة، مثل جمع التبرعات والفعاليات وحملات التوعية. ومن خلال استخدام تسجيل الوقت، يمكن للمنشآت غير الربحية إدارة وتسجيل ساعات عمل المتطوعين بفعالية. وهذا أمر مهم لأن المنشآت غير الربحية، كما يجب أن تقوم بالتالي:

  • التعرف على المتطوعين وتقديرهم على عملهم الجاد والاهتمام بهم معنويًا.
  • قياس وتحسين مشاركة المتطوعين وتأثيرهم على مهمة المنشأة.

تشمل ممارسات تسجيل الوقت لإدارة المتطوعين:

  1. تشجيع المتطوعين على تسجيل ساعاتهم وشرح فوائد ذلك.
  2. استخدام لوحة تحكم رقمية لإدخال الساعات وتبسيط عملية التسجيل.
  3. التكامل مع نظام المنشأة غير الربحية لجمع وتحليل بيانات المتطوعين.
  4. اتخاذ قرارات مبنية على البيانات لتحسين برنامج المتطوعين.
  5. تسهيل عملية تسجيل الوقت للمتطوعين باستخدام تطبيق يوفر نسخةً للهاتف مدعومةً بتقنية التعرف على الوجه والسياج الجغرافي.

يمكن أن تساعد هذه الميزات في التحقق من هوية وموقع المتطوعين عند تسجيل الدخول والخروج، وكذلك في منع سرقة الوقت والاحتيال.

النصيحة رقم ٤: إدارة البرامج والميزانيات

بالنسبة للمنشآت غير الربحية في المملكة، فإن إدارة البرامج والميزانيات بفعالية أمر حاسم لتحقيق أهداف ورسالة المنشأة. يمكن لتسجيل الوقت أن يساعد المنشآت غير الربحية في هذا التحدي من خلال توفير بيانات مفيدة حول استخداماتها للوقت والمال. كما يمكن لتسجيل الوقت أن يساعد المنشآت غير الربحية في الإجابة على أسئلة مثل:

  • كم من الوقت يستغرق إكمال برنامج أو مشروع؟
  • ما التكلفة لتشغيل برنامج أو مشروع؟
  • كم من الوقت والمال يتم إنفاقهما على أنشطة مختلفة، مثل تقديم البرامج، وجمع التبرعات، والإدارة؟
  • كيف يمكن تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءةً واستراتيجيةً؟

من خلال استخدام برنامج تسجيل الوقت، يمكن للمنشآت غير الربحية جمع وتحليل بيانات تسجيل الوقت بسهولة وبدقة. يمكنهم إنشاء تقارير تظهر الوقت والتكلفة لكل برنامج أو مشروع، ومقارنتها مع النتائج المتوقعة والميزانية. يمكنهم كذلك استخدام البيانات للتخطيط وتقدير البرامج أو المشاريع المستقبلية، وكتابة عروض الدعم التي تظهر تأثيرهم وحاجتهم للتمويل. من خلال استخدام تسجيل الوقت لإدارة البرامج والميزانيات، يمكن للمنشآت غير الربحية تحسين أدائها واستدامتها.

اقرأ أيضا أفضل الممارسات لضمان أجور عادلة لموظفيك 

النصيحة رقم ‘۵: اختيار البرنامج المناسب

بالنسبة للمنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية، فبرنامج تسجيل الوقت أمر ضروري وليس رفاهيةً. يمكن أن يساعد برنامج تسجيل الوقت المنشآت غير الربحية في العديد من المهام، مثل أجور الموظفين، والتقارير، والامتثال، والكفاءة. ومع ذلك، ليست جميع تطبيقات تسجيل الوقت متشابهةً. تحتاج المنشآت غير الربحية في المملكة إلى اختيار برنامج يلبي احتياجاتها وتحدياتها. بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تسجيل الوقت تشمل:

  • الامتثال: يجب أن يتوافق البرنامج مع نظام العمل في المملكة العربية السعودية، ومع لوائح المنشآت غير الربحية . كما يجب أن يساعد البرنامج المنشآت غير الربحية على التسجيل والإبلاغ عن نتائج المنح والنفقات الوظيفية.
  • التكامل: يجب أن يتكامل البرنامج مع أنظمة المرتبات والمحاسبة التي تستخدمها المنشآت غير الربحية في المملكة. كما يمكن لذلك أن يساعد المنشآت غير الربحية على أتمتة وتيسير عمليات دفع الأجور والمحاسبة، وتجنب الأخطاء وتكرار البيانات.
  • التقارير: يجب أن يقدم البرنامج تقارير شاملة وقابلة للتخصيص تظهر حجم الوقت والمال المصروفين على البرامج والمشاريع والأنشطة المختلفة. يجب أن تكون التقارير أيضًا سهلة التصدير والمشاركة مع المتبرعين والمانحين وأعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين.
  • سهولة الاستخدام: يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام للموظفين والمديرين على حد سواء. يجب أن يكون كذلك متاحًا من أي جهاز وأي مكان، ويوفر دعمًا وتدريبًا للعملاء.
  • التكلفة: يجب أن يكون البرنامج بسيط التكلفة ويناسب ميزانية المنشأة غير الربحية. قد تقدم بعض البرامج خصومات أو خطط مجانية للمنشآت غير الربحية.

باختيار البرنامج المناسب لتسجيل الوقت، يمكن للمنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية تيسير عملياتها الإدارية، وتقليل الإنفاق العام، وتعظيم الاستفادة من الوقت المخصص لتحقيق أهدافها.

اقرأ أيضا الغرامات المفروضة بسبب عدم الامتثال للقوانين السعودية

النصيحة رقم ٦: الموارد البشرية

يجب على المنشآت غير الربحية الامتثال لمجموعة متنوعة من لوائح نظام العمل، التي تحدد الحد الأدنى للأجور، وأجور العمل الإضافي، والسجلات، ومعايير التوظيف. إن الحفاظ على سجلات دقيقة وحديثة أمر هام لاجتياز التفتيش الرقابي وإظهار كيفية تخصيص التبرعات لبرامج محددة، وأنشطة جمع التبرعات، ووظائف الإدارة. يمكن لبرنامج تسجيل الوقت مساعدة المنشآت غير الربحية في دمج نظامها للأجور والأنظمة الأخرى، وتبسيط العمليات الإدارية، وتقليل النفقات العامة، وضمان الامتثال للنظم واللوائح.

أفضل 7 ممارسات للمنشآت غير الهادفة للربح في السعودية

النصيحة رقم ۷: الحصول على لمحات عامة من خلال تحليل البيانات

تسجيل الوقت ليس مفيدًا فقط لتسجيل الوقت، بل أيضًا لتوليد بيانات يمكن أن تساعد المنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية على تحسين مهام عملها. يمكن أن تكشف بيانات تسجيل الوقت عن الكثير من المعلومات حول كيفية استخدام المنشآت غير الربحية لوقتها ومواردها، ومدى تأثير ذلك على رسالتها وأهدافها. من خلال استخدام أدوات تحليل البيانات، يمكن للمنشآت غير الربحية تحليل بيانات تسجيل الوقت، ومراجعة اللمحات العامة التي من الممكن أن تساعدهم في مختلف جوانب عملهم. وهنا سرد لبعض الأساليب لتحليل بيانات تسجيل الوقت التي يمكن أن تساعد المنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية، وهي:

  • تحسين أداء الموظفين: يمكن لتحليل البيانات مساعدة المنشآت غير الربحية في قياس وتقييم أداء الموظفين، من خلال إظهار مقدار الوقت الذي يقضونه في مهام ومشاريع مختلفة، ومدى تحقيقهم لأهدافهم والالتزام بالمواعيد النهائية. يمكن أيضًا لتحليل البيانات مساعدة المنشآت غير الربحية في تحديد احتياجات تدريب الموظفين، وفجوات المهارات، والتعليقات والتوجيه.
  • تحسين تخطيط الفعاليات: تحليل البيانات يساعد المنشآت غير الربحية في تخطيط وتنظيم فعاليات ناجحة، من خلال إظهار مقدار الوقت والمال الذي يتم إنفاقهما في تحضير الفعاليات، وتنفيذها، ومتابعتها. وكذلك تحليل البيانات يساعد المنشآت غير الربحية في تسجيل أنماط حضور الفعاليات، مثل من يحضر، ومتى، وأين، ولماذا، واستخدام هذه المعلومات لتحسين استراتيجيات الوصول والتواصل.
  • تحسين إدارة المتطوعين: تحليل البيانات يساعد المنشآت غير الربحية في إدارة وتقدير المتطوعين، من خلال إظهار مقدار الوقت الذي يسهمون به في البرامج والأنشطة المختلفة، وما أثره على رسالة المنشأة. كذلك يساعد تحليل البيانات المنشآت غير الربحية في متابعة مشاركة المتطوعين، ورضاهم، واستمرارهم، واستخدام هذه المعلومات لتحسين عملية استقطاب وتقدير المتطوعين.

من خلال استخدام تحليل بيانات تسجيل الوقت، يمكن للمنشآت غير الربحية في المملكة اتخاذ قرارات مبنية على البيانات، ومعالجة المشكلات بشكل استباقي، وتعزيز الكفاءة العامة لعملياتهم.

اقرأ أيضا ست طرق لإدارة أفضل لبيئة العمل المختلط

أفكار نهائية: يحدث تسجيل الوقت ثورةً في منشأتك غير الربحية السعودية

لقد وجدت أن تسجيل الوقت هو أداة قوية يمكن أن تساعد المنشآت على تحقيق أهدافها ورسالتها. من خلال تسجيل أوقاتهم، يمكن للمنشآت غير الربحية في المملكة العربية السعودية الحصول على لمحات عامة قيمة حول كيفية استخدامهم للوقت والموارد، وكيفية تحسين أدائهم والامتثال والكفاءة.

يمكن لتسجيل الوقت مساعدة المنشآت غير الربحية في قياس وتحسين إنتاجيتهم وجودة أعمالهم وفعاليتهم، من خلال تسجيل الوقت الذي يستهلك على مختلف الأنشطة، والمشاريع، والبرامج. كما يمكن أن يساعد تسجيل الوقت المنشآت غير الربحية في الامتثال لقوانين العمل ومتطلبات المنح وتوقعات المتبرعين، من خلال تسجيل الوقت الذي يقضيه موظفوهم، والمتطوعون، والمقاولون. وأخيرًا بعد أن تعرفت على أفضل 7 ممارساتٍ للمنشآت غير الهادفة للربح في السعودية، أصبحت على علم بأن تسجيل الوقت يساعد المنشآت غير الربحية في إظهار تأثيرها وقيمتها، من خلال إظهار كيفية استخدام أموالهم وتبرعاتهم لإحداث فارق في مجتمعاتهم. من خلال استخدام برنامج تسجيل الوقت، والالتزام بقوانين العمل، واستخدام تحليل البيانات، يمكن للمنشآت غير الربحية أن تأخذ ممارسات تسجيل الوقت إلى مستوى أعلى وتحول منشأتها للأفضل.