كيفية وضع سياسة الإجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات

Written by عاصم قريشي
بقلم عاصم قريشي, الرئيس التنفيذي لشركة جبِل

مرحباً، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج قائم على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. ستتعرف في هذا المقال على كيفية وضع سياسة إجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات، دعنا نبدأ…

نظرة عامة

يعد وقت الإجازة المدفوعة واحدًا من أكثر فوائد العمل قيمةً بالنسبة للموظفين. في الواقع، يفضل معظم الموظفين الحصول على حزمة فوائد مدفوعة جيدة على الحصول على زيادة في الراتب. ولماذا لا يفعلون ذلك؟ مع سياسة جيدة للإجازة المدفوعة، لا يحتاجون للقلق بشأن الاختيار بين العمل وقضاء الوقت مع عائلاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يظل دخلهم آمنًا عندما يكونون مرضى ويمكنهم أخذ بعض الوقت للاسترخاء عندما يشعرون بالإرهاق.

وليس الموظفون فقط هم من يستفيدون من الإجازة المدفوعة. يمكنك أيضًا الاستفادة بشكل كبير من سياسة إجازة مدفوعة جيدة التنظيم. قد تكون لاحظت التناقص في عدد العمال المهرة في بعض المهن. حسنًا، سياسة الإجازة المدفوعة الجيدة ستزيد من جاذبية شركتك للعمال المحتملين. يمكنك الاحتفاظ بجميع العمال الجيدين وجذب كبار العاملين في الصناعة. وهذا فقط البداية.

في هذا المقال:

فوائد سياسة الإجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات

1- رفع المعنويات وزيادة الإنتاجية

أصحاب العمل الأذكياء لا يستهينون بأهمية الإجازات مدفوعة الأجر بالنسبة لموظفيهم. من خلال تقديم أيام قليلة من الإجازات مدفوعة الأجر، ستفتح خزائن من المزايا. سيصبح موظفك أكثر إنتاجية، وستكون لديك نسب ترك عمل أقل. والأهم من ذلك، لن يشعر موظفوك بنفس القدر من الإرهاق والتعب، وهو كما تعلم، السبب لمعظم الحوادث في مجال المقاولات والبناء.

2- السيطرة على غياب الموظفين

إذا لم تقنعك زيادة الإنتاجية ورفع معنويات الموظفين بالبدء في وضع سياسة الإجازات مدفوعة الأجر، فإن السيطرة على غياب الموظفين التي ستحصل عليها ستقنعك بالتأكيد. تخيل غياب بعض العمال عن الحضور في يوم دهان الحوائط. مع السياسة الجيدة للإجازات مدفوعة الأجر، لن تواجه هذه المشكلة أبدا. ستتمكن من السيطرة على جدول عمل موظفيك.

يوصي خبراء الموارد البشرية بأن يتم طلب بعض أنواع الإجازات مدفوعة الأجر مثل أيام العطلة قبلها ببضع أسابيع. حيث يمكنك تنظيم سياسة الإجازات مدفوعة الأجر الخاصة بمنشأتك بأن يقدم الموظفون طلبات للحصول على إجازة قبل موعدها ببضعة أسابيع، مع بعض الاستثناءات بالطبع لحالات الطوارئ. إذا كنت تعرف كم عدد العمال الذين يتوقع حضورهم للعمل يوميا، ستخطط لمشاريعك بشكل أفضل.

3- الامتثال القانوني

هناك بعض أنواع الإجازات مدفوعة الأجر التي يفرضها نظام ولوائح العمل. في بعض المناسبات أو الحالات الطارئة، تكون الشركات مطالبة بتقديم عدد محدد من أيام الإجازة مدفوعة الأجر. يمكن أن تشمل هذه الإجازات الزواج أو المرض. بالإضافة إلى عدد أكبر من أيام الإجازة مدفوعة الأجر للأمهات خلال فترات الولادة. إن السياسة الجيدة للإجازات مدفوعة الأجر هي وسيلة رائعة تساعدك على الامتثال لهذه النظم واللوائح.

إذا لم تكن متأكد من عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي يجب عليك منحها لموظفيك، فإن نظام ولوائح العمل هما مصدر رائع لمعرفة ذلك. وإذا أمكن، استشر محامِ لمساعدتك.

4- الكفاءة الإدارية

بصفتك صاحب أو مدير لشركة مقاولات، أنا واثق من أن لديك ألف أمر للقيام به. وآخر ما تريد هو إضافة المزيد إلى قائمة مهامك الممتلئة بالفعل. ولكن ماذا لو قلت لك أن سياسة الإجازات مدفوعة الأجر يمكن أن تقلل من أعباء عملك؟

كل ما عليك فعله هو وضع سياسة تضم جميع أنواع الإجازات مدفوعة الأجر التي تمنحها في حزمة واحدة. يمكنك بعد ذلك استخدام متتبع الإجازات مدفوعة الأجر لأتمتة وتسجيل جميع أيام الإجازة مدفوعة الأجر لموظفيك بكفاءة. تعرف على كل ما يخص متتبعات الإجازات مدفوعة الأجر. يحتوي تطبيق جبِل على متتبع رائع للإجازات مدفوعة الأجر. وإليك المفاجأة؟ إنه مجاني!

إجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات

العوامل الهامة لإعداد سياسة الإجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات

1- النظام

مجال المقاولات هو مجال غير منظم بشكل كامل. ولكن ذلك لا يعني أنك لا تخضع لنظام ولوائح العمل. تأكد من تحديث معلوماتك بخصوص نظام ولوائح العمل بشكل دوري. فإحدى حالات عدم الامتثال يمكن أن تكلفك أموالا بالغرامات أو ما هو أسوأ، أن تضطر السلطات المختصة لوقف منشأتك.

2- أعراف مجال المقاولات

يواجه مجال المقاولات نقصا كبيرا في العمالة. تستخدم الشركات أي وسيلة لجذب العمال الشباب للانضمام إليها. واحدة من هذه الحوافز هي حزمة مزايا سخية للعمال. يمكنك الانضمام إليهم الآن من خلال تقديم حزمة مزايا مغرية. ولكن أولا، تحتاج إلى إعداد سياسة جيدة للإجازات مدفوعة الأجر.

3- أنواع الإجازات مدفوعة الأجر

تعرف على مختلف أنواع الإجازات مدفوعة الأجر. حيث تشمل، الإجازات المرضية، وإجازات الوفاة، وأيام العطلة، وإجازات الأمومة. تعرف على مختلف أنواع إجازات الأمومة وقم بدراسة الظروف التي تأهل الموظفين لكل نوع من أنواع الإجازات مدفوعة الأجر. كذلك، هذا هو الوقت المناسب للنظر في أيام العطلات الرسمية التي ستمنحها للموظفين.

4- احتياجات العمل

أخيرا، فكر في كيفية هيكلة عملك ودع احتياجات عملك توجهك. هل تعمل على المشاريع بشكل متزامن أم تعمل على مشروع واحد في كل مرة؟ ماذا يعني ذلك بالنسبة لاحتياجاتك للتوظيف؟ هل لديك مواسم مليئة بالمشاريع ومواسم هادئة؟ إذا كان لديك مواسم هادئة، فيمكنك وضع سياسة تحفيزية تشجع الموظفين على استخدام أيام العطل مدفوعة الأجر الخاصة بهم في هذه الفترة الهادئة.

بمجرد أن تجاوب على هذه الأسئلة، يكون قد حان الوقت لإعداد سياسة الإجازات مدفوعة الأجر لمنشأتك.

تصميم سياسة الإجازات مدفوعة الأجر لشركة المقاولات الخاصة بك

1- حدد أنواع الإجازات مدفوعة الأجر التي ستمنحها للعاملين

حدد عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي ترغب في منحها للعاملين. أعرف ما تفكر فيه الآن! كيف سأعرف العدد الكافي لأيام الإجازات مدفوعة الأجر؟ هنا يأتي دور أعراف مجال المقاولات التي بحثت عنها قبل قليل. يمكنك أخذ رأي موظفيك بهذا الخصوص. طلب آرائهم سيجعلهم يشعرون بالقيمة. وستعكس سياسة الإجازات مدفوعة الأجر الخاصة بك احتياجاتهم.

بعد ذلك، حدد الطريقة الأفضل لتوزيع أيام الإجازات مدفوعة الأجر بين أيام العطلة وأيام المناسبات الشخصية والعطلات. هنا، يمكنك أن تمنح موظفيك بعض الحرية. دعهم يقررون كيفية تخصيص أيام إجازاتهم.

انتقل إلى الحالات الطارئة أو الأحداث التي لا يستطيع الموظفون توقعها. هنا، حدد عدد الأيام التي ستسمح بها للحالات العائلية والمرضية والحالات الطارئة الأخرى. وبمجرد أن تتخذ هذه القرارات، قم بكتابتها. لقد أكملت أهم جزء في سياسة الإجازات مدفوعة الأجر الخاصة بمنشأتك.

2- حدد نموذجك للإجازات مدفوعة الأجر

لقد حان الوقت لاتخاذ ثاني قرار من حيث الأهمية، كيف سيتم حساب الإجازات مدفوعة الأجر؟ هنا لديك بعض النماذج للاختيار من بينها.

النموذج الأول هو نظام الاستحقاق. وبموجب هذا النموذج، يحصل الموظفون على أيام إجازة بناءً على عدد ساعات عملهم. ولتخفيف عبء العمل الإداري عليك، يمكنك استخدام نظام الثمان وأربعون ساعة أسبوعيا كأساس لحساباتك. ولتسهيل الأمر عليك، استثمر في نظام جيد لتسجيل الوقت باستخدام برنامج السجل الزمني.

يجمع النموذج الثاني جميع أيام الإجازة مدفوعة الأجر في مجموعة واحدة. في كل مرة يأخذ فيها الموظف بعض أيام الإجازة، يتناقص الرصيد. سيتطلب هذا النموذج عملا مكتبيا أقل ويمنح العاملين الحرية في كيفية استخدام رصيد إجازتهم.

ثالثا، يمكنك تقديم الإجازات مدفوعة الأجر غير محددة. حيث يكون لموظفيك جدول مهام عند إنهائهم له يمكن أخذ باقي الأيام المحددة في الجدول إجازة. هذا النموذج هو الأسهل في الإدارة ولا يحتاج إلى أي عمل إداري تقريبا. ولكن يصعب تنفيذه في مجال المقاولات لأنك ستكون عرضة لنقص العمال.

بمجرد أن تقرر النموذج الأفضل لشركتك، قم بكتابته. والآن أصبح جزءا من سياستك.

3- تحديد معايير الأهلية ونقل الأيام

لقد حددت أنواع الإجازات مدفوعة الأجر التي ستمنحها وكيفية حساب إجازات مدفوعة الأجر للعاملين. حان الوقت لتحديد متى ستكون هذه المزايا متاحة لهم. نظرا لأن معظم عمال البناء لا يعملون بعقود دائمة، لا يوجد معيار صناعي لتعرف منه. لذا، فأنت من سيقدر معايير الأهلية لسياسة الإجازات مدفوعة الأجر.

تطلب معظم المنشآت في مجالات العمل الأخرى من موظفيها إكمال فترة تجريبية تستمر 90 يوما على الأقل قبل أن يستفيدوا من مزايا الإجازات مدفوعة الأجر والمزايا الأخرى. يمكنك اعتماد هذه السياسة وتعديلها بناءً على احتياجات عملك. أنت مطلع بشكل أفضل على أعراف سوق العمل.

يجب أن تحدد معاييرك لأهلية العامل والمدة التي عليه عملها قبل أن تتاح له ميزة الإجازات مدفوعة الأجر. إذا اخترت نموذج الاستحقاق، فيجب أن تحدد في السياسة عدد ساعات أو أيام العمل التي يجب على العامل تحقيقها من أجل الحصول على ميزة الإجازة مدفوعة الأجر. بالمثل، يجب أن تحدد مدة الإجازة السنوية مدفوعة الأجر التي تستحق للعامل بعد عام من الخدمة.

بمجرد أن تضيف معايير الأهلية إلى سياستك، يكون قد حان الوقت لتحديد مصير الإجازات غير المستغلة. هنا، يمكنك أن تقرر ترحيل رصيد الإجازات غير المستغلة إلى العام التالي. تعتمد بعض الشركات على سياسة “استغلها أو اخسرها” حيث تنتهي جميع الإجازات إذا لم تستغل خلال فترة معينة. إذا لم تكن راض عن أي من هذه الخيارات، فكر في تعويض عمالك عن الإجازات غير المستغلة. بمجرد أن تتخذ قرارا، قم بإضافة النموذج الذي تفضله إلى سياستك.

4- إنشاء طلبات الإجازة

أخيرا، قم بإنشاء الآلية التي سيستخدمها موظفوك لتقديم طلباتهم للحصول على الإجازات مدفوعة الأجر. دع هيكل شركتك ومستوى الأتمتة يوجهانك. إذا كنت تفضل استخدام نظام يدوي، فيمكن لموظفيك تقديم طلبات الإجازة إلى مشرفهم، الذي سيقوم بالموافقة عليها أو تمريرها إلى المناصب الأعلى بالشركة. بالتأكيد، إذا سمحت أنظمتك، فمن الأفضل أتمتة العملية.

سواء اخترت اليدوية أو المؤتمتة، تأكد من وضع آلية واضحة لتقديم الطلبات للحصول على الإجازة. وتذكر تحديد الفترة بين تقديم الطلب وبدء الإجازة لكل نوع من أنواع الإجازات مدفوعة الأجر. بمجرد أن تقوم بوضع آلية تقديم الطلبات، قم بكتابتها. والآن لديك سياسة الإجازات مدفوعة الأجر كاملة. كل ما عليك فعله هو مراجعتها واعتمادها. لا تنس مشاركتها مع العاملين.

الختام

نأمل أن يكون هذا المقال قد ساعدك في الحصول على فهم أفضل لكيفية إنشاء سياسة إجازة مدفوعة الأجر لشركة المقاولات الخاصة بك. تذكر أن إنشاء سياسة إجازة مدفوعة الأجر عادلة وفعالة ليس مفيدًا لموظفيك فحسب، بل يمكن أن يساهم أيضًا في النجاح الشامل لشركتك.
باتباع الخطوات الموضحة في هذه المقالة، يمكنك إنشاء سياسة تلبي احتياجات موظفيك وأهداف شركتك. لا تتردد في طلب المشورة من المتخصصين القانونيين أو متخصصي الموارد البشرية للتأكد من أن سياستك متوافقة مع القوانين واللوائح. من خلال سياسة الإجازة مدفوعة الأجر الشاملة والمصممة جيدًا، يمكنك إنشاء بيئة عمل إيجابية وجذب أفضل المواهب في مجال عملك والاحتفاظ بها.