Så fungerar godkännanden på flera nivåer
Lär dig hur godkännanden på flera nivåer fungerar och genomdriv ett strukturerat godkännandeflöde
Jibbles programvara för ledighetshantering erbjuder godkännande på flera nivåer där du kan upprätta upp till tre efterföljande godkännandenivåer vid ledighetsansökan.
Detta säkerställer att ansökningarna granskas ordentligt av rätt personer i varje steg innan de slutförs.
Mer information finns i hur du konfigurerar godkännanden på flera nivåer.
Den här artikeln tar upp:
- Så fungerar godkännandeflödet
- Vilka typer av godkännare kan väljas
- Godkännarnas roller och behörigheter
- Ledighetsansökningarnas status
- Visa godkännandehistorik för ledighetsansökningar
- Åsidosätta godkännandeflöden
Så fungerar godkännandeflödet
När godkännanden på flera nivåer har aktiverats kommer ledighetsansökningarna att gå igenom varje godkännandenivå i turordning:
- Ansökan skickas till godkännaren på nivå 1.
- När den har godkänts på nivå 1 går den vidare till nivå 2.
- Om nivå 2 godkänner den går den vidare till nivå 3 (om den har lagts till).
- Ansökan markeras som Godkänd först efter att alla nivåer har godkänt den.
Viktiga anmärkningar:
- Godkännarna meddelas endast när ansökan når deras nivå.
- Om det finns flera godkännare på en nivå behöver bara en av dem vidta åtgärder på ansökan.
Vilka typer av godkännare kan väljas
Du kan tilldela godkännare från följande alternativ på varje nivå:
| Typ av godkännare | Definition |
| Överordnade chefer | Medlemmens tilldelade chef. |
| Gruppchefer | Cheferna för de grupper som medlemmen tillhör. |
| Administratörer | Användare med administratörsroller. |
| Ägare | Organisationens ägare. Ägarna kan åsidosätta godkännandeflöden och vidta åtgärder på ledighetsansökningar oavsett nivå. |
| Specifika personer | En eller flera personer som har utsetts till godkännare. Användarna måste ha rollerna chef, administratör eller ägare. |
Viktiga anmärkningar:
- Det går som mest att lägga till tre godkännandenivåer.
- Det går att tilldela flera typer av godkännare på varje nivå.
- Samma typ av godkännare (t.ex. ”gruppchefer”) eller samma specifika person kan inte tilldelas mer än en nivå.
- T.ex. om ”gruppchefer” väljs på nivå 1 kan de inte väljas igen på nivå 2 eller 3.
- T.ex. om en specifik person (t.ex. Jonna Svensson) väljs på nivå 1 kan hon inte tilldelas en annan nivå.
- En godkännare kan tilldelas flera nivåer genom att väljas via olika metoder.
- T.ex. så kan ”gruppchefer” som väljs på nivå 1 och Jonna Svensson (som är gruppchef) tilldelas enskild på nivå 2.
Godkännarnas roller och behörigheter
Godkännarna kan endast vidta åtgärder för ledighetsansökningar om nödvändiga behörigheter har beviljats. Tabellen nedan visar de standardbehörigheter och konfigurerbara behörigheter som är tillgängliga för varje roll:
| Roll | Standardbehörigheter | Konfigurerbara behörigheter |
| Ägare |
|
|
| Administratör |
|
|
| Chef |
|
|
Mer information finns i behörigheter i Jibble.
Status för ledighetsansökningar
Ledighetsansökningarna i Jibble kan ha olika status beroende på hur långt de har kommit i godkännandeflödet:
| Status | Definition |
| Väntande (0/x) | Ansökan har skickats in och väntar på godkännande på första nivån.
*x avser det totala antalet angivna godkännandenivåer. |
| Väntande (1/x) | Godkännaren på första nivån har godkänt ansökan och den väntar på godkännande på andra nivån.
*x avser det totala antalet angivna godkännandenivåer. |
| Väntande (2/x) | Godkännaren på andra nivån har godkänt ansökan och den väntar på godkännande på tredje nivån (om den har lagts till).
*x avser det totala antalet angivna godkännandenivåer. |
| Godkänd | Alla nödvändiga godkännandenivåer har godkänt ansökan. Inga ytterligare åtgärder kan vidtas på ansökningar i detta läge. |
| Avbruten | Ansökan drogs tillbaka av sökanden eller avbröts av en godkännare. Inga ytterligare åtgärder kan vidtas på ansökningar i detta läge. |
| Avvisad | Ansökan avvisades på någon godkännandenivå. Inga ytterligare åtgärder kan vidtas på ansökningar i detta läge. |
Visa godkännandehistorik för ledighetsansökningar
Varje ledighetsansökan innehåller en detaljerad godkännandehistorik som låter dig se exakt vem som vidtog vilken åtgärd och när, bland annat:
- Datum och tid när åtgärden vidtogs
- Godkännarens namn
- Vilken typ av åtgärd som vidtogs (t.ex. godkänd, avvisad, avbruten)
- Aktuell status för ansökan
Du kan visa ansökningshistoriken genom att gå till Ledighet > Översikt och klicka på ansökningens historikikon.
Notera: Godkännandehistorik är endast synlig för användare med rollerna Chef, Administratör eller Ägare.
Åsidosätta godkännandeflöden
I situationer som brådskande ansökningar, otillgängliga godkännare eller särskilda organisatoriska behov kan en ägare som standard åsidosätta godkännandeprocessen på flera nivåer. Administratörerna kan också beviljas den här behörigheten vid behov. Här kan du läsa mer om behörigheterna i Jibble.
När de får åsidosättningsbehörighet kan de:
- Godkänna eller avvisa vilken väntande ledighetsansökan som helst, oavsett aktuell godkännandenivå.
- Vidta åtgärder även om de inte är delaktiga i de fastställda godkännandenivåerna.
- Omedelbart slutföra ansökan och hoppa över eventuella återstående godkännandesteg.
Hur man åsidosätter godkännandflöden:
- Gå till Ledighet > Översikt.
- Välj vilken ansökan du vill åsidosätta.
- Klicka på åtgärdsknappen, dvs. godkänn, avvisa eller avbryt.
- Bekräfta åsidosättningen.
Observera: Alla åsidosättningsåtgärder kommer att registreras i ledighetsansökningens historiklogg.
