タイムシート承認とプロジェクト承認の違いは何ですか？
従業員のタイムシート承認とプロジェクトの記録時間の承認の違いを理解しましょう
Jibbleには、目的の異なる2つの承認ワークフローがあります。タイムシート承認では、給与期間における個人の勤務時間を確認して承認できるため、給与計算に適しています。プロジェクト承認では、特定の期間にプロジェクトへ記録された時間を確認して承認できるため、顧客への請求やプロジェクト原価計算に役立ちます。
組織の時間管理の方法に応じて、いずれか一方のワークフローのみを使用することも、両方を併用することもできます。
この記事の内容：
タイムシート承認とプロジェクト承認の違い
タイムシート承認は個人単位で、主に給与計算に使用されます。給与期間における個人の勤務時間を、関連する給与計算結果も含めて承認します。承認後は、その人の時間エントリーがロックされ、給与期間を再開しない限り編集できません。
プロジェクト承認はプロジェクト単位で、プロジェクトに記録された時間を確認するためのものです。選択した期間にプロジェクトへ記録された時間を承認するため、承認済みの時間を顧客への請求やプロジェクト原価計算に利用しやすくなります。タイムシート承認とは異なり、承認済みのプロジェクト時間は引き続き編集できます。ただし、その後変更が加えられた場合、Jibbleは影響を受けた日付を「変更済み」としてマークするため、再度確認できます。
| タイムシート承認 | プロジェクト承認 | |
| 承認する内容 | 給与期間における個人の勤務時間 | 指定期間にプロジェクトに記録された時間 |
| 用途 | 給与計算 | 顧客への請求とプロジェクト原価計算 |
| 期間 | 給与サイクル：毎週、隔週、月2回、毎月 | 任意の期間 |
| 対象となる時間 | 残業時間、有給休暇、控除を含む給与計算対象時間 | プロジェクトに記録された時間 |
| 承認後 | 時間記録がロックされる | 時間記録は引き続き編集可能で、変更があるとフラグ付けされる |
| 承認できる人 | 所有者、管理者、管理対象メンバーのマネージャー | 所有者、管理者、および管理対象プロジェクトのプロジェクトリード |
| 確認場所 | タイムシート | 作業とプロジェクト |
詳細は、タイムシートの承認およびプロジェクト時間の承認に関するガイドをご覧ください。
各承認ワークフローを使うタイミング
何を確認し、なぜ承認するのかに最も合う承認ワークフローを選択してください。
給与計算にはタイムシート承認を使用する
タイムシート承認は、給与計算を実行する前に各人の勤務時間を承認する必要がある場合に適しています。次の場合はタイムシート承認を使用してください：
- 固定のサイクルで給与計算を行っており、その前に各人の勤務時間を承認する必要がある。
- 承認済みの時間を確定させ、給与期間を再開するまで時間記録をロックしておく必要がある。
- マネージャーが自分のグループのメンバーの勤務時間を承認する必要がある。
- 残業、有給休暇、休憩時間の控除を承認済みの合計時間に含める必要がある。
請求とプロジェクト原価計算にはプロジェクト承認を使用する
プロジェクト承認は、給与サイクルとは別に、プロジェクトに記録された時間を確認して承認する必要がある場合に役立ちます。次の場合はプロジェクト承認を使用してください：
- プロジェクト単位で顧客に請求しており、請求書を発行する前に時間を承認する必要がある。
- 確認サイクルが給与サイクルと一致しない。たとえば、プロジェクトを毎週確認する場合や、プロジェクトのフェーズ終了時に確認する場合。
- チームが時間記録を修正できる状態を維持しながら、承認後に時間が変更された場合にそれを把握したい。
- 承認時点の請求単価をそのまま記録し、後から単価が変更されても、請求用に承認済みの時間に適用される単価が変わらないようにしたい。
両方の承認を併用する方法
2つの承認ワークフローは同時に使用できます。どちらも同じ時間記録を使用しますが、各承認では個別に数値が記録され、一方を承認しても、もう一方が承認されたり変更されたりすることはありません。
たとえば、プロジェクトに取り組むチームでは、次のように運用できます：
- 顧客への請求のため、毎週金曜日にプロジェクトに記録された時間を確認して承認する。
- 給与計算のため、月末に各従業員の給与期間全体を承認する。
従業員のタイムシートにその週の勤務時間が40時間あり、そのうち30時間がプロジェクトAlphaに記録され、10時間が他の作業に記録されているとします。週末に請求のためにプロジェクトに記録された30時間を承認し、その後、給与期間の一部として従業員の40時間すべてを承認できます。
これにより、両方のワークフローが同じ元の時間記録を使用していても、プロジェクトの請求と給与計算を別々に管理できます。