I fogli presenze manuali non sono più sufficienti nel settore dell’edilizia odierno. Sono soggetti a errori, facilmente manipolabili e richiedono molto tempo per essere elaborati.
Se finora hai utilizzato fogli presenze manuali, potrebbe essere giunto il momento di passare a un’alternativa decisamente migliore: il software di time tracking per l’edilizia.
Questa guida ti illustrerà tutto ciò che devi sapere su questi fantastici strumenti, i vantaggi che possono offrire a te e al tuo team e come implementare con successo un software di time tracking nelle imprese edili.
Questo Articolo Comprende:
- Perché Hai Bisogno del Time Tracking nell’Edilizia?
- In che Modo un Software di Time Tracking è Migliore dei Timesheet Manuali?
- Come Funziona un Software di Time Tracking?
- Passaggi per Implementare con Successo il Time Tracking nell’Edilizia
- Riflessioni Finali
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Perché Hai Bisogno del Time Tracking nell'Edilizia?
Secondo il Decreto direttoriale n. 5 del 29 gennaio 2025, il reddito medio orario degli operai edili va dai €20 ai €30. Moltiplica questa somma per il numero di operai edili che hai e ti ritroverai con centinaia di euro all’ora per il costo della manodopera.
Per gestire efficacemente i costi legati al lavoro, la prima cosa da tenere sotto controllo è il tempo.
È necessario sapere come vengono impiegate le ore di lavoro e in cosa. Queste informazioni consentono di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei progetti, gestire il costo delle retribuzioni ed evitare costosi ritardi.
Avere un registro orario dettagliato può anche aiutarti a:
- Garantire che ogni lavoratore sia retribuito in modo accurato per il tempo effettivamente lavorato
- Evitare controversie e potenziali problemi legali relativi alle retribuzioni
- Identificare i punti critici e le inefficienze nel flusso di lavoro
- Stimare con maggiore precisione il fabbisogno di manodopera per le prossime gare d’appalto
In che Modo un Software di Time Tracking è Migliore dei Timesheet Manuali?
Un software di time tracking è una vero salto di qualità rispetto ai timesheet manuali.
Con i fogli presenze manuali, ti affidi ai dipendenti per registrare accuratamente le loro ore, ma ammettiamolo: gli errori capitano e possono diventare molti. Qualcuno potrebbe dimenticare di registrare l’orario di inizio o fare una stima delle ore invece di registrarle con precisione. Questi piccoli errori possono causare problemi con le retribuzioni, ritardi nei progetti e persino controversie sulle ore lavorate.
D’altra parte, un software di monitoraggio del tempo automatizza l’intero processo. Non dovrai più cercare timesheet o documenti cartacei disordinati!
Un software di time tracking può registrare con precisione quando i tuoi dipendenti timbrano l’entrata e l’uscita. Alcuni sistemi consentono persino di monitorare il tempo dedicato a compiti o progetti specifici. Ciò significa che ottieni una visione chiara e in tempo reale di come viene impiegato il tempo di ciascuno, aiutandoti a prendere decisioni più informate sull’allocazione delle risorse e sulla gestione dei progetti.
Come Funziona un Software di Time Tracking?
A differenza dei timesheet manuali, dove è necessario annotare le ore e poi calcolarle manualmente, un software di time tracking per l’edilizia automatizza tutto.
Gli operai devono semplicemente timbrare l’entrata e l’uscita premendo un paio di volte su un dispositivo. Possono usare il proprio telefono o un terminale dedicato presente sul posto di lavoro.
Il software registra quindi questi ingressi e uscite in tempo reale, calcolando automaticamente le ore totali lavorate, le pause effettuate e gli eventuali straordinari.
Alcuni strumenti di time tracking per l’edilizia sono persino dotati di riconoscimento facciale. Ciò significa che i lavoratori devono solo avvicinarsi a un terminale, eseguire una scansione del viso e vengono automaticamente registrati. Questo non è solo comodo, ma migliora anche la sicurezza. Ora puoi essere certo che le persone giuste siano effettivamente al lavoro.
Oltre al riconoscimento facciale, un software di time tracking per l’edilizia può anche essere dotato di funzioni utili quali:
- Localizzazione GPS – La localizzazione GPS è ideale per monitorare costantemente i team remoti in continuo movimento. Consente ai manager di tenere traccia della posizione dei lavoratori in tempo reale, assicurandosi che si trovino nel luogo corretto e che stiano svolgendo le attività assegnate.
- Confini Geografici – Per un controllo più accurato della posizione, i confini geografici consentono ai lavoratori di tracciare il tempo solo quando si trovano all’interno dei cantieri autorizzati. Questa funzione garantisce che il tempo venga registrato solo quando i dipendenti sono fisicamente presenti nell’area di lavoro designata.
- Monitoraggio di Progetti e Attività – Monitorando il tempo dedicato a progetti e attività, un software di time tracking per l’edilizia può aiutarti a identificare esattamente dove vengono impiegate le ore, individuare i punti critici e ottimizzare dove necessario per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi.
- Integrazione con le Retribuzioni – Diversi software di time tracking per l’edilizia possono integrarsi perfettamente con i sistemi di elaborazione delle retribuzioni, consentendo il trasferimento automatico dei dati relativi alle ore lavorate e velocizzando così il processo di retribuzione.
Tutte queste funzionalità possono essere strumenti potenti per migliorare l’efficienza e la precisione nel tuo cantiere.
Passaggi per Implementre con Successo il Time Tracking nell’Edilizia
Passare dai fogli presenze manuali a un software di time tracking per l’edilizia può sembrare un grande salto. Ma in realtà è piuttosto semplice, se lo si analizza nei dettagli. Ecco alcuni passaggi fondamentali per implementare un software di time tracking nel settore edile:
1. Spiega chiaramente perché hai bisogno del time tracking
Before you even begin swinging the hammer, you need a good amount of planning and communication to implement time tracking in construction teams.
Start by clearly explaining why tracking time is necessary. Let your team know that it’s not just about monitoring their hours—it’s about ensuring projects stay on track, managing budgets effectively, and making sure everyone is paid accurately for the work they do.
Make it clear that the goal is to improve project management and operational efficiency, not to micromanage. When everyone is on the same page, time tracking software won’t feel like an added chore or an intrusion, but rather a useful tool that can help the team achieve its goals more effectively. When the project wins, everybody wins.
2. Scegli il software di time tracking giusto
Esistono tantissimi strumenti per il monitoraggio del tempo, ma quello che ti serve è uno specifico per il settore edile. Soprattutto, deve essere in linea con le tue esigenze e i tuoi obiettivi specifici.
Prima di prendere questa decisione, ecco alcuni aspetti fondamentali da considerare:
- I Tuoi Obiettivi di Time Tracking – Prima di immergerti nel processo di selezione, identifica chiaramente ciò che ti serve da uno strumento di time tracking. Vuoi monitorare le presenze dei lavoratori, gestire i budget dei progetti o semplificare le operazioni di retribuzione? Comprendere le tue priorità ti aiuterà a concentrarti sugli strumenti che soddisfano tali requisiti.
- Facilità d’Uso – Lo strumento scelto deve essere intuitivo e facile da usare per il tuo team. Un software complicato che richiede una formazione approfondita può portare a bassi tassi di utilizzo e a pura frustrazione. Cerca un’interfaccia intuitiva che il tuo team possa imparare rapidamente.
- Integrazione con i Sistemi Esistenti – Assicurati che il software di time tracking possa integrarsi perfettamente con i tuoi sistemi attuali, come il software per l’elaborazione delle retribuzioni, gli strumenti di project management o le piattaforme di contabilità. Ciò ti consentirà di risparmiare molto tempo e ridurre il rischio di errori durante il trasferimento dei dati tra i sistemi.
- Scalabilità – Man mano che la tua attività cresce, le tue esigenze di monitoraggio del tempo potrebbero cambiare. Scegli uno strumento in grado di adattarsi alla tua attività, che offra opzioni flessibili per aggiungere nuovi utenti o funzionalità in base alle necessità. Se è in grado di ospitare un numero illimitato di utenti, tanto meglio, soprattutto se gestisci un team in espansione.
- Considerazioni sui Costi – Infine, considera il tuo budget. Alcuni strumenti offrono una versione di prova gratuita o una demo, che possono essere utili per determinare se il software è quello giusto prima di impegnarti finanziariamente. Esistono anche app per timesheet gratuite nel settore edile che puoi provare se desideri ridurre al minimo i costi.
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3. Crea un piano di implementazione solido
Proprio come qualsiasi progetto edilizio, anche l’implementazione di un software di time tracking richiede un piano solido per garantire il successo.
Inizia stabilendo una tempistica chiara per l’implementazione del software.
Scegli una data di lancio che ti dia abbastanza tempo per testare il software e formare i tuoi dipendenti. Questa preparazione aiuta a evitare problemi dell’ultimo minuto che potrebbero interrompere l’implementazione. Se utilizzi un time tracker per progetti facile da usare, non dovrebbe richiedere troppo tempo.
Successivamente, è necessario assegnare le responsabilità per l’implementazione. Decidi se vuoi designare un unico responsabile o costituire un piccolo team per supervisionare il processo. Questo team sarà fondamentale per coordinare le attività, gestire la configurazione del software e risolvere eventuali problemi.
La comunicazione è fondamentale durante tutto questo processo. Assicurati di informare i tuoi dipendenti in merito al piano di implementazione e alla data di lancio con largo anticipo. Tenere tutti aggiornati contribuisce a garantire che il tuo team sia ben preparato per il giorno del lancio.
4. Considera la possibilità di procedere prima a un lancio graduale del software
Un lancio graduale prevede il collaudo del software con un piccolo gruppo di utenti prima di renderlo disponibile a tutti. Ciò consente di individuare eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie in un contesto più gestibile.
È possibile selezionare un piccolo team o un reparto specifico per testare il software. Questo approccio mirato consente di raccogliere informazioni dettagliate sull’integrazione del software con i processi esistenti e sulla sua adeguatezza alle esigenze del team.
Durante questa fase, incoraggia i partecipanti a fornire un feedback sulle loro esperienze e sulle eventuali difficoltà incontrate. Il loro contributo è fondamentale per individuare le aree che potrebbero richiedere miglioramenti.
Durante il lancio preliminare, monitora l’utilizzo dell’app prestando attenzione alla frequenza con cui viene utilizzata e alle funzionalità più popolari. Questi dati possono evidenziare eventuali problemi tecnici o indicare dove potrebbe essere necessaria una formazione aggiuntiva.
Sulla base dei feedback e dei dati di utilizzo, apporta le modifiche necessarie. Ciò potrebbe comportare la necessità di fornire ulteriore formazione o modificare alcune funzionalità per adattarle meglio alle esigenze del tuo team.
5. Ottimizza il tuo approccio e implementa il software
Ora è il momento di perfezionare la formazione e prepararsi per un’implementazione più ampia a tutto il team.
Inizia valutando il feedback raccolto durante il lancio preliminare. Utilizza queste informazioni per migliorare le sessioni di formazione, assicurandoti che i dipendenti abbiano una comprensione approfondita di come utilizzare il software di time tracking.
Adattare la formazione per affrontare eventuali sfide o domande emerse durante la fase pilota consentirà al team di acquisire maggiore sicurezza nell’utilizzo del nuovo strumento.
Durante la formazione, continua a sottolineare i vantaggi del software di time tracking. Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano come può semplificare il processo di elaborazione delle retribuzioni, migliorare la produttività e, in ultima analisi, rendere più facile il loro lavoro. Quando riconosceranno questi vantaggi, saranno più propensi ad accogliere il cambiamento e ad utilizzare attivamente il software.
Incoraggia le domande e la discussione aperta durante la formazione. Questo ti aiuterà a comprendere eventuali dubbi e ad assicurarti che tutti siano a proprio agio con il nuovo sistema.
6. Fornisci assistenza continua
Una volta che il software di time tracking è attivo e funzionante, è essenziale fornire un supporto continuo per garantire che funzioni correttamente e che eventuali problemi vengano risolti rapidamente. Collaborare con il fornitore del software può essere un ottimo modo per accedere a un’assistenza e formazione continue. Molti fornitori offrono risorse come manuali utente, video tutorial o un servizio di assistenza per aiutare il tuo team a orientarsi nel software e risolvere facilmente eventuali problemi.
Incoraggia il tuo team a fornire regolarmente feedback sul software. Questo ti aiuterà a identificare eventuali aree che necessitano di miglioramenti o formazione aggiuntiva. Mantenere una linea di comunicazione aperta ti consente di affrontare rapidamente eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie.
È inoltre importante monitorare la frequenza di utilizzo del software e verificare che soddisfi le aspettative. Controlla che il team stia utilizzando tutte le funzionalità dell’app in modo efficace e che stia fornendo i vantaggi previsti. Se il team necessita di ulteriore assistenza o se vengono aggiunte nuove funzionalità, offri sessioni di formazione aggiornate per garantire che tutti stiano utilizzando il software al massimo delle sue potenzialità.
Riflessioni Finali
La tecnologia è sinonimo di efficienza. Ti aiuta a rimanere all’avanguardia e competitivo sul mercato.
Questo vale per tutti i settori, compreso quello dell’edilizia.
Con un software di time tracking, puoi portare l’efficienza del monitoraggio del tempo a un livello superiore. Automatizza il processo di registrazione delle ore di lavoro, riducendo gli errori e risparmiando tempo prezioso.
Questo non solo semplifica la gestione delle retribuzioni, ma ti aiuta anche a monitorare l’avanzamento dei progetti in tempo reale, consentendo una migliore allocazione delle risorse e previsioni più accurate.
Scegliendo di implementare il time tracking nell’edilizia e investendo nella giusta tecnologia di monitoraggio del tempo, non solo migliorerai il tuo flusso di lavoro, ma getterai le basi per il successo a lungo termine della tua attività.
