समय और उपस्थिति से संबंधित वे प्रश्न जिन्हें पूछने में आप डरते थे...

नहीं। कर्मचारियों के समय पर नज़र रखना कुछ स्थितियों और संगठनों के लिए उचित है, लेकिन अन्य स्थितियों या संगठनों के लिए उचित नहीं है। वास्तव में, जिबल में हमारे पास कुछ ऐसी टीमें हैं जिनके लिए हम समय और गतिविधि को ट्रैक करते हैं – उदाहरण के लिए वे जिन्हें प्रति घंटे भुगतान किया जाता है – और अन्य टीमों के लिए हम ऐसा नहीं करते हैं। वास्तव में, हमारे अधिकांश कर्मचारियों के लिए, हम जिस मुख्य चीज़ को ट्रैक करते हैं, वह है उनका प्रदर्शन और आउटपुट। यहाँ मुख्य बात यह पहचानना है कि आपको समय को ट्रैक करने की आवश्यकता क्यों है और फिर इसे कैसे करना है।

सामान्यतः, ऐसे कर्मचारियों के लिए जिन्हें कार्यस्थल पर उपस्थित रहना आवश्यक होता है, जैसे कि रेस्तरां, अस्पताल, निर्माण स्थल आदि पर… उपस्थिति पर नजर रखना बहुत उपयोगी हो सकता है, क्योंकि यदि कर्मचारी वहां नहीं होंगे, तो वे अपना काम नहीं कर पाएंगे।

यहां कुछ समय और उपस्थिति प्रणालियां दी गई हैं:

• कोई निगरानी नहीं, सिर्फ भौतिक उपस्थिति पर निर्भर।
  • यह बहुत छोटी टीमों के लिए अच्छा काम करता है।
• कलम और कागज
  • फिर से, यह छोटी टीमों के लिए अच्छा काम कर सकता है जहाँ समय रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है। बेशक, इसका दुरुपयोग होने की संभावना है।
• कार्ड-आधारित पंच घड़ियाँ
  • व्यवस्थित लेकिन दुरुपयोग के लिए खुला, कार्ड से डेटा प्राप्त करने में समय लगता है, कार्ड का बैकअप नहीं लिया जाता है, और यह सब त्रुटियों के लिए प्रवण है। फिर से, यह छोटे संगठनों के लिए अच्छी तरह से काम कर सकता है जहां टीम की दृश्यता अधिक है।
• इलेक्ट्रॉनिक (गैर-क्लाउड-आधारित) पंच घड़ियाँ
  • आमतौर पर इन्हें स्थापित करना महंगा होता है, ये जल्दी ही अप्रचलित हो जाते हैं, डेटा वास्तविक समय पर उपलब्ध नहीं होता है, तथा डेटा का बैकअप नहीं लिया जाता है।
• एक क्लाउड-आधारित समय और उपस्थिति सॉफ्टवेयर।
  • हां, हम इसे बेच रहे हैं, लेकिन यही आगे बढ़ने का रास्ता है क्योंकि यह अन्य प्रणालियों की सभी समस्याओं का समाधान करता है – यही कारण है कि वे इतने लोकप्रिय हो गए हैं।

हां, अधिकांश समय और उपस्थिति प्रणालियां टाइमशीट भी तैयार करती हैं, और अधिकांश उन्हें कई प्रारूपों में भी उपलब्ध कराती हैं।

नहीं। कर्मचारियों के समय को प्रबंधित करने के अलावा, समय और उपस्थिति प्रणाली का उपयोग विभिन्न आयोजनों और सेवाओं में अनुपस्थिति या उपस्थिति स्कोर को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है। इसीलिए हमने जिबल को छात्र उपस्थिति और चर्च की उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए भी पूरी तरह से कारगर बनाया है।

टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर एक सामान्य शब्द है, जो सॉफ्टवेयर के लिए है, जो ठीक वैसा ही करता है जैसा कि वह कहता है, यानी समय को ट्रैक करना। मुख्य बात यह है कि इसका इस्तेमाल डेस्क-आधारित कर्मचारियों के साथ-साथ ऑन-साइट कर्मचारियों के लिए भी किया जा सकता है। समय और उपस्थिति, टाइम ट्रैकिंग का एक उपसमूह है, और ‘उपस्थिति’ शब्द से यह पता चलता है कि यह ऑन-साइट कर्मचारियों के लिए है।

बडी पंचिंग तब होती है जब एक कर्मचारी दूसरे कर्मचारी से उसके लिए काम पर आने या जाने के लिए कहता है। यह न केवल धोखाधड़ी है, बल्कि यह उन लोगों के लिए भी हतोत्साहित करने वाला है जो इसे होते हुए देखते हैं क्योंकि उनके सहकर्मी बिना काम किए ही वेतन पा रहे हैं।

इसीलिए आपके पास बायोमेट्रिक उपस्थिति है जो फिंगरप्रिंट, फेस रिकग्निशन या वॉयस (जिसे हमने अभी तक नहीं देखा है) जैसे जैविक डेटा का उपयोग करके उपस्थिति कहने का एक और तरीका है। इसे या तो उपस्थिति प्रणाली के एक निश्चित स्थान पर होने या फोन या टैबलेट के जीपीएस का उपयोग करने के साथ जोड़ दें, और अब आपके पास सही व्यक्ति और दिए गए समय पर स्थान दोनों दर्ज हो रहे हैं। कुछ सिस्टम RFID कार्ड अटेंडेंस या NFC कार्ड अटेंडेंस का उपयोग करते हैं, लेकिन निश्चित रूप से, कार्ड का उपयोग करने वाले सिस्टम बडी पंचिंग के लिए प्रवण होते हैं। यह उच्च दृश्यता वाले क्षेत्र जैसे कि CCTV वाले क्षेत्र में अच्छी तरह से काम कर सकता है। अन्य सॉफ़्टवेयर कार्ड के बजाय फ़ोन का उपयोग करते हैं और जबकि सहकर्मियों को फ़ोन दिए जा सकते हैं, कई लोग ऐसा करने में अनिच्छुक होंगे क्योंकि इसका मतलब है कि वे अपने फ़ोन का उपयोग नहीं कर सकते हैं। जिबल इस सुविधा को “डिवाइस लॉक” के साथ सपोर्ट करता है जिसका अर्थ है कि केवल उनके विशेष फ़ोन का उपयोग खुद को इन और आउट करने के लिए किया जा सकता है।

नियोक्ता किसी कर्मचारी को उसके मोबाइल पर किसी ऐप का उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं कर सकता, जब तक कि अनुबंध में ऐसा स्पष्ट रूप से न कहा गया हो। लेकिन वास्तविकता यह है कि एक अच्छे कार्य संबंध को बनाए रखने के लिए नियोक्ता और कर्मचारी के बीच कुछ स्तर की समझ होनी चाहिए, और इसलिए यदि कोई कर्मचारी अपने मोबाइल का उत्तर देता है या पूछे जाने पर समय का पता लगाने के लिए इसका उपयोग करता है तो इसे सामान्य रूप से उचित माना जाएगा।

इनमें से बहुत सारे मुफ्त नहीं हैं, लेकिन जो हैं, वे वैकल्पिक अपग्रेड के लिए शुल्क लेकर पैसा कमाते हैं।

संचार वास्तव में महत्वपूर्ण है, साथ ही अपेक्षाएँ निर्धारित करना भी। उपस्थिति को ट्रैक करने से न केवल रिकॉर्ड रखने में मदद मिलती है, बल्कि इसका मतलब यह भी है कि कर्मचारियों को उनके समय के लिए उचित भुगतान किया जा सकता है। और यही एक महत्वपूर्ण संदेश है जिसे लोगों तक पहुंचाया जाना चाहिए।

अधिकांश लोग वास्तव में एक ही समस्या को हल करने की कोशिश कर रहे हैं, यानी समय और उपस्थिति को ट्रैक करना। हालांकि, प्रत्येक की अपनी ताकत, कीमत, समय दर्ज करने और बाहर निकलने के तरीके हैं, और, शायद सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रत्येक के निष्पादन के स्तर अलग-अलग हैं – एक समय और उपस्थिति सॉफ़्टवेयर जो कर्मचारियों के लिए वास्तव में समय दर्ज करना और बाहर निकलना मुश्किल बनाता है, अंततः हल करने की तुलना में बहुत अधिक समस्याएं पैदा करने वाला है। साथ ही, यह ध्यान रखना भी ज़रूरी है कि जब आप अटेंडेंस ट्रैकर खरीदते हैं, तो आप उत्पाद नहीं खरीद रहे होते हैं, बल्कि उसमें निवेश कर रहे होते हैं, क्योंकि उत्पाद समय के साथ बदलता रहता है और सिस्टम बदलना मुश्किल होता है। इसलिए यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि सिस्टम में सुधार हो रहा है और ग्राहक सहायता उत्तरदायी है।

दुनिया के हर क्षेत्र में कर्मचारियों की उपस्थिति पर नज़र रखना पूरी तरह से कानूनी है, क्योंकि नियोक्ताओं को यह जानना आवश्यक है कि उनके कर्मचारी कहां हैं। वास्तव में, कई विकसित देशों में, कर्मचारियों को अधिक काम से बचाने और उन्हें देय ओवरटाइम का भुगतान सुनिश्चित करने के लिए किसी न किसी रूप में समय ट्रैकिंग कानून द्वारा आवश्यक हो गई है, लेकिन जागरूकता की कमी का मतलब है कि ऐसे कानूनों को शायद ही कभी लागू किया जाता है। हमारे व्यापक समय ट्रैकिंग कानूनी गाइड में अमेरिका में समय ट्रैकिंग की वैधता के बारे में अधिक जानें।

हां, क्योंकि अवकाश ट्रैकिंग तथा समय एवं उपस्थिति परस्पर निर्भर हैं।

यहाँ कुछ और समय ट्रैकिंग प्रश्न दिए गए हैं जिन्हें पूछने से आप डरते थे ! आप जिबल के साथ समय ट्रैकिंग के बारे में अधिक जानने और जानने के लिए जिबल वेबसाइट भी देख सकते हैं। वहाँ, आपको हमारी विशेषताओं, लाभों और हमारे समय ट्रैकिंग समाधान से आपके वर्कफ़्लो को कैसे सुव्यवस्थित किया जा सकता है, इस बारे में विस्तृत जानकारी मिलेगी।