كيفية عمل تقريب الوقت
قرّب تلقائيًا أوقات تسجيل الحضور، وأوقات تسجيل الانصراف، وفترات الاستراحة إلى فترات زمنية محددة لعملية تتبع وقت أكثر اتساقًا.
برنامج تتبع الوقت من جِبل يتيح لك ضبط أوقات تسجيل الحضور وتسجيل الانصراف وأوقات الاستراحة تلقائيًا إلى فترات زمنية ثابتة. يمكنك تقريب الأوقات للأعلى أو للأسفل أو إلى أقرب زيادة، ما يساعد على تبسيط حسابات الرواتب والحفاظ على اتساق التقارير.
هذه الميزة متاحة ضمن الخطتين المميزة والشاملة ويمكن إعدادها بواسطة المسؤولين والمالكين.
يغطي هذا المقال:
- كيفية عمل تقريب الوقت
- إعداد تقريب الوقت
- تعديل قواعد التقريب
- قواعد التقريب المؤرشفة
- عرض إدخالات الوقت المُقرَّبة
كيفية عمل تقريب الوقت
يتيح لك تقريب الوقت ضبط أوقات تسجيل الحضور وأوقات تسجيل الانصراف وأوقات الاستراحة إلى زيادات محددة مسبقًا. يمكنك تقريب الوقت للأعلى أو للأسفل أو إلى أقرب فترة.
ملاحظات:
- يمكنك إنشاء عدة قواعد تقريب لكل نوع إدخال.
- يمكن أن يكون لكل قاعدة نطاق تاريخ ساري خاص بها.
- لا يمكن ضبط تاريخ البدء إلا لتاريخ مستقبلي؛ ولا يمكن استخدام التواريخ الماضية أو الحالية.
- إذا تداخلت قاعدة جديدة مع قاعدة موجودة، فسيتم ضبط تاريخ انتهاء القاعدة الحالية تلقائيًا لينتهي قبل تاريخ بدء القاعدة الجديدة.
- سيتم تقريب إدخالات الوقت اليدوية التي تتضمن وقت بدء ووقت انتهاء، بينما لن يتم تقريب إدخالات الساعات اليدوية التي تسجل المدة فقط.
- إذا تم تفعيل التقريب للاستراحات، فسيتم تقريب كلٍّ من الطابع الزمني لبدء الاستراحة والطابع الزمني لانتهائها.
- يُطبَّق التقريب على الطوابع الزمنية، وليس على المدد.
- يؤدي تعديل الإدخالات أو حذفها إلى إعادة الحساب.
- ستظل الإدخالات السابقة التي تم تقريبها بالفعل مُقرَّبة، حتى إذا تم تعطيل التقريب لاحقًا (مثلًا بسبب تخفيض مستوى الاشتراك).
إعداد تقريب الوقت
- انتقل إلى تتبع الوقت، ثم اختر تقريب الوقت.
- انقر على إضافة قاعدة لنوع الإدخال الذي تريد تقريبه – تسجيلات الحضور أو تسجيلات الانصراف أو الاستراحات.
- سيُفتح شريط جانبي يمكنك من خلاله إعداد ما يلي:
- طريقة التقريب:
- إلى أقرب: تُقرِّب إلى أقرب فترة.
مثال: تسجيل حضور عند 9:07 صباحًا مع فترة 15 دقيقة → يُقرَّب إلى 9:00 صباحًا - للأعلى إلى: تُقرِّب دائمًا للأعلى إلى الفترة التالية.
مثال: تسجيل حضور عند 9:07 صباحًا مع فترة 15 دقيقة → يُقرَّب إلى 9:15 صباحًا - للأسفل إلى: تُقرِّب دائمًا للأسفل إلى الفترة السابقة.
مثال: تسجيل حضور عند 9:07 صباحًا مع فترة 15 دقيقة → يُقرَّب إلى 9:00 صباحًا
- إلى أقرب: تُقرِّب إلى أقرب فترة.
- فترة التقريب: 5 دقائق / 6 دقائق / 15 دقيقة / 30 دقيقة
- نطاق التاريخ: تاريخ البدء (إلزامي) وتاريخ الانتهاء (اختياري)
ملاحظة: إذا تُرك تاريخ الانتهاء فارغًا، فستستمر القاعدة إلى أجل غير مسمى لجميع التواريخ المستقبلية.
- طريقة التقريب:
- انقر على حفظ لإنشاء قاعدة التقريب.
تعديل قواعد التقريب
- انتقل إلى تتبع الوقت، ثم اختر تقريب الوقت.
- انقر على أيقونة القلم بجوار القاعدة التي تريد تعديلها.
ملاحظات:
- لا يمكن تغيير طريقة التقريب والفترة للقواعد التي يكون تاريخ بدئها في الماضي.
- يمكن تحديث تاريخَي البدء والانتهاء على النحو التالي:
- لا توجد قاعدة لاحقة: لا يمكن تغيير التواريخ إلا للتواريخ المستقبلية.
- مع وجود قاعدة لاحقة: لا يمكن أن يمتد تاريخ الانتهاء إلى ما بعد تاريخ بدء القاعدة التالية.
قواعد التقريب المؤرشفة
تتم أرشفة قواعد التقريب تلقائيًا عندما يقع نطاق تاريخها بالكامل في الماضي. تُحتفَظ بقواعد التقريب المؤرشفة للرجوع إليها، لكنها لم تعد تؤثر في حسابات الوقت.
كيفية عمل الأرشفة:
- تُنقل القاعدة إلى قواعد التقريب “المؤرشفة” عندما يكون كلٌّ من تاريخَي البدء والانتهاء في الماضي.
- تظهر القواعد النشطة والمستقبلية فقط في عرض “تقريب الوقت” الرئيسي.
- لا يمكن تعديل القواعد المؤرشفة، لكن يمكنك عرض تفاصيلها للرجوع إلى سِجِلها التاريخي.
ملاحظة: لا يمكن أرشفة القواعد النشطة يدويًا. إذا لم تعد بحاجة إلى قاعدة معينة، يمكنك تعديل تاريخ انتهائها لإيقاف تطبيقها مستقبلًا. وإذا لم تعد بحاجة إلى تقريب الوقت إطلاقًا، يمكنك تعطيل التقريب بدلًا من ذلك.
لعرض القواعد المؤرشفة:
- انتقل إلى تتبع الوقت، ثم اختر تقريب الوقت.
- انقر على القواعد المؤرشفة لعرض قواعد التقريب المؤرشفة.
- تعرض كل قاعدة مؤرشفة ما يلي:
- نوع الإدخال (تسجيل حضور أو تسجيل انصراف أو استراحة)
- طريقة التقريب (إلى أقرب أو للأعلى أو للأسفل)
- فترة التقريب (5 دقائق أو 6 دقائق أو 15 دقيقة أو 30 دقيقة)
- نطاق التاريخ (تاريخا البدء والانتهاء)
عرض إدخالات الوقت المُقرَّبة
سجلات الدوام
- انتقل إلى سجلات الدوام.
- حدِّد العضو الذي تريد عرض سجل دوامه.
- انقر على إدخال وقت محدد لليوم لفتح الشريط الجانبي الخاص به.
- في الشريط الجانبي، سترى كلاً من الوقت الفعلي والوقت المُقرَّب.
الموافقات
- انتقل إلى سجلات الدوام، ثم انقر على الموافقات.
- سجلات الدوام المعتمدة: بمجرد اعتماد سجل دوام لفترة دفع، لا تتم إعادة حساب إدخالات الوقت فيه أو تعديلها عبر التقريب.
- سجلات الدوام المُعاد فتحها: إذا أعدت فتح سجل دوام معتمد يقع بعد تاريخ بدء التقريب، فستتم إعادة حساب إدخالات الوقت وتقريبها بناءً على قواعد التقريب الحالية.
- سجلات الدوام قبل التقريب: تظل سجلات الدوام المؤرَّخة قبل تفعيل التقريب دون تغيير، حتى إذا أُعيد فتحها.
- حدِّد العضو الذي تريد عرض سجل دوامه، وستنتقل إلى عرض إدخال الوقت.
- يعرض الشريط الجانبي كلاً من الوقت الفعلي والوقت المُقرَّب.
التقارير
تُعرض الأوقات المُقرَّبة في تقارير سجلات الدوام والوقت المتتبَّع والحضور.