مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج قائم على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، ستتعرف على أفضل طرق حساب ساعات العمل، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
يعد حساب ساعات العمل من أكثر المهام تحديًا، حيث يتجنب التصدي له بعض المديرين أحيانًا حتى اللحظات الأخيرة. ومع ذلك، فلا يجب أن يكون الأمر كذلك عند حساب ساعات العمل.
يمكن أن يساعدك تحديد ساعات عمل موظفيك في التأكد من أنهم يتلقون رواتبهم وأجورهم بدقة. هناك العديد من الطرق التي يمكنك استخدامها لتسجيل وحساب ساعات عمل الموظفين. ويجب عليك اختيار الطريقة الصحيحة لتسجيل الوقت وتدريب الموظفين والعاملين على استخدامها حتى يتم حساب جميع ساعات العمل. ستتعرف في هذا المقال على 5 طرق لحساب ساعات العمل الموظفين، وكيفية عملهم، وما هي أبرز مميزاتهم وعيوبهم؟ دعنا نبدأ!
في هذا المقال
- ما هي ساعات العمل؟
- ساعات العمل: دوام كامل/ دوام جزئي/ الوقت الإضافي
- كيفية استخدام حاسبة ساعات العمل؟
ما هي ساعات العمل؟
تُعرف ساعات العمل: بأنها المدة الزمنية التي يجب على الموظف أن يعمل خلالها على المهام التي يحددها له صاحب العمل، سواءً كان في مقر العمل الرئيسي لصاحب العمل، أو في أي موقع محدد آخر.
أهم شيء يجب تذكره هو أن بطاقة حضور الموظف (أو أي شكل يتخذه لتسجيل ساعات العمل) هي وثيقة نظامية ملزمة. وبالتالي، يمكن استخدامها كدليل عند الحاجة إليها.
كما يطلب نظام العمل من صاحب العمل الحفاظ على سجلات الحضور في المنشأة، للرجوع لها عند حدوث شكاوى وقضايا عمالية. لذا يجب عليك الاحتفاظ بسجلات حضور وانصراف دقيقة قدر الإمكان.
اقرأ أيضا أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2023
ساعات العمل: دوام كامل/ دوام جزئي/ الوقت الإضافي
تنقسم ساعات العمل إلى ثلاث مجموعات:
- الدوام الكامل
- الدوام الجزئي
- الوقت الإضافي
سنبدأ بالوظيفة ذات الدوام كامل؛ لأنها تؤثر على النوعين الآخرين.
ساعات العمل: دوام كامل
لم يكن أصحاب الأعمال يحددون عددًا لساعات العمل بشكل رسمي موحد، بل كان كل صاحب عمل يحدد عدد الساعات التي يرغب بها. ففي الجزء الأول من القرن العشرين كان يُطلب من الموظفين العمل لمدة 50، 60، أو حتى 70 ساعةً في الأسبوع.
لذلك جاءت أنظمة وقوانين العمل الحديثة في معظم دول العالم بأحكام تحدد عدد ساعات العمل ما بين 40 إلى 48 ساعةً في الأسبوع.
كما يحق للموظفين والعمال الحصول على فترات للراحة أثناء يوم العمل، ولهم إجازة أسبوعية. ذلك بالإضافة إلى أن عمله بعد مواعيد العمل الرسمية يعد وقت عمل إضافي، ويحصل على أجر مقابله.
حددت أغلبية الدول عدد ساعات العمل الأسبوعي بما يعادل 40 ساعةً. كما اختارت بعض الدول الأخرى أرقامًا أقل للعمل بدوام كامل، بمعدل: 36، 32، أو حتى 30 ساعةً في الأسبوع.
ساعات العمل: العمل بدوام جزئي
على الجانب الآخر، فإن العمل بدوام جزئي هو العمل بعدد ساعات أقل من 40 ساعةً في حالة تحديد عدد ساعات العمل بدوام كامل بمعدل 40 ساعةً. فيمكنك الاختيار من بين 20 ساعةً، 24 ساعةً، وحتى 39 ساعةً.
وفقًا للإدارة، فإن عدد ساعات العمل بدوام جزئي عادةً ما يكون نصف عدد ساعات العمل بدوام كامل (أو ربما أكثر قليلًا).
لذا، إذا كانت منشأتك تتطلب 40 ساعةً من العمل بدوام كامل في الأسبوع، فإن عدد ساعات العمل بدوام جزئي في هذه المنشأة تتراوح ما بين 20 إلى 28 ساعةً في الأسبوع.
يبدأ الموظفون في التساؤل عن الفرق بين الوصفين عندما تصل ساعات العمل بدوام جزئي إلى 35 ساعةً أو حتى 39 ساعةً.
إذا كان لدى موظفي العمل بدوام كامل استحقاقات مثل: التأمين الصحي، وأيام الإجازة، ومزايا أخرى، فقد يشعر الموظفون العاملون بدوام جزئي، وخاصةً الذين يعملون بمعدل 32، 35، أو 38 ساعةً في الأسبوع بعدم الرضا؛ لأنهم يؤدون عملًا بنفس الكمية تقريبًا دون الاستفادة من أي هذه المزايا.
ساعات العمل: الوقت الإضافي
حددت معظم قوانين وأنظمة العمل عدد ساعات العمل في الأسبوع التي يمكن لأصحاب الأعمال توقعها من موظفيهم مقابل الأجر الرسمي. وإذا عمل الموظفون أوقاتًا إضافيةً، يجب تعويضهم عن تلك الأوقات. وتكون أجور العمل للوقت الإضافي تساوي عادةً مرةً ونصف أجر الساعة العادي للموظف.
لذلك، إذا كان الموظف يتقاضى 20 ريالًا في الساعة، فإن أجر العمل بالوقت الإضافي يكون 30 ريالًا في الساعة (20 ريال × 1.5). وإذا كان موظف آخر يتقاضى 40 ريالًا في الساعة، فإن أجر العمل بالوقت الإضافي يكون 60 ريالًا في الساعة (40 ريال × 1.5).
الراتب الإجمالي لموظف يحصل على 20 ريالًا في الساعة، ويعمل 40 ساعةً في الأسبوع هو 800 ريال (20 ريال × 40 ساعة). وإذا عمل لأكثر من 40 ساعة في الأسبوع، يجب أن تكافئه بمعدل الوقت الإضافي.
التعويض الإجمالي لموظف يعمل 40 ساعة و15 دقيقة (40.25 ساعة) هو: (20 ريال × 40 ساعة) + (30 ريال × 0.25) = الإجمالي 800 ريال + 7.50 ريال = 807.50 ريال أجرًا إجماليًّا.
في قسم “كيفية القيام بذلك” الواقع أدناه، سأشرح ذلك بمزيد من التفصيل.
من المهم التأكيد على أهمية الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع ساعات العمل، وخاصةً في حالات وقت العمل الإضافي. فتكلفة دفع الوقت الإضافي لها تأثير كبير على جميع جوانب منشأتك، بما في ذلك:
- ميزانية العمالة
- المصروفات العامة
- الربح
- الضرائب
لذلك، حاول تجنب عمل الموظفين لوقت إضافي. وإذا كان يتوجب على الموظف الذي يعمل بدوام كامل أن يعمل لأكثر من 40 ساعة، يجب عليك الأخذ بعين الاعتبار أن تعيَّن موظفًا بدوام جزئي لعدد قليل من الساعات، وتمنح الموظف بدوام كامل بعض الراحة.
سيوفر هذا الخبرة الإضافية للموظف بدوام جزئي، وسيساعد الموظف بدوام كامل على الاستراحة، وسيقلل من ساعات العمل بالوقت الإضافي.
والآن دعونا ننتقل إلى إجراءات تقدير ساعات العمل للموظف، بعد أن تعرفت على ماهيتها، وكيف يؤثر العمل بدوام جزئي وبدوام كامل عليها، وضرورة الاحتفاظ بسجلات دقيقة لها.
اقرأ أيضا هل تسجيل الوقت ضروري للموظفين براتب شهري في السعودية؟
كيفية استخدام حاسبة ساعات العمل؟
سنقوم بتخيل موظف وهمي يُدعَى خالدًا لهذه التجربة. خالد يعمل في مطعم، وهو مسئول في الأساس عن خدمة الزبائن. ويتم دفع 20 ريالًا في الساعة لهذه الوظيفة. ومع ذلك، فعندما تستوجب الحاجة وجود بديل، فإن خالدًا يعمل مضيفًا. ويتم دفع 25 ريالًا في الساعة لهذه الوظيفة.
قرّر كيف ستسجل منشأتك ساعات عمل الموظفين
عندما يتعلق الأمر بذلك، هناك طرق مختلفة لتسجيل ساعات العمل، مثل:
- تسجيل الحضور باستخدام الورقة والقلم.
- جداول الدوام.
- ساعات الحضور الميكانيكية.
- برامج تسجيل الوقت.
- أنظمة الحضور المدعومة بتقنية تحديد المواقع الجغرافية.
1. تسجيل الحضور باستخدام الورقة والقلم
هي الطريقة التقليدية التي استمر العمل بها لعقود من الزمان، فهي طريقة سهلة للغاية ولا تحتاج لأي إعداد أو تدريب. فكل ما عليك فعله هو إعداد دفتر يضم سجلًّا، ويقوم الموظفون بكتابة أسمائهم أو أرقامهم التسلسلية، والتوقيع وكتابة وقت الحضور والانصراف. وبذلك يكون لديك سجل لحضور الموظفين، ولكن من عيوب هذه الطريقة هي أنها ليست دقيقةً، كما يمكن أن يسجل الموظفون الحضور لبعضهم بعضًا.
2. جداول الدوام
هي جداول يتم طباعتها باستخدام الكمبيوتر على شكل قوالب بصيغة إكسل أو جوجل شيت. ويتم وضعها عند موظف الاستقبال أو عند مدخل مقر العمل، ويقوم الموظفون بالتوقيع وكتابة وقت الحضور والانصراف بجوار أسمائهم، أو أرقامهم التسلسلية المطبوعة في السجل. وهذه الطريقة غير دقيقة أيضًا، ولا يمكن التأكد ما إن كان الموظف الصحيح هو من قام بتسجيل الحضور والانصراف، أم أن أحد زملائه قام بذلك نيابةً عنه.
3. ساعات الحضور الميكانيكية
هذه الطريقة منتشرة، وتحظى بشهرة في المنشآت ذات الأعداد الكبيرة من الموظفين والعاملين. حيث يكون لكل موظف بطاقة ورقية مثقوبة يقوم بوضعها في الساعة لتسجيل الحضور والانصراف. ولكن من عيوب هذه الطريقة أنها بطيئة، ويتكدس الموظفون عندها لفترات طويلة، كما أنها غير دقيقة؛ حيث يمكن للموظفين تسجيل الحضور لبعضهم بعضًا، كما أن مدخلات الوقت ليست دائمًا دقيقةً.
4. برامج تسجيل الوقت
مع التطور التكنولوجي الذي نشهده في هذا العصر الرقمي، كان يجب وصول هذا التطور إلى عملية تسجيل ساعات العمل. لذا فقد ظهرت العديد من البرامج والتطبيقات التي تقوم بمهمة تسجيل حضور وانصراف الموظفين. وتمنح هذه التطبيقات العديد من الميزات إلى جانب تسجيل الحضور والانصراف، كما أنه يمكن تقييد تسجيل الحضور ليصبح مدعومًا بتقنية التعرف على الوجه للتأكد من أن الموظف الصحيح هو من يسجل الدخول.
ذلك بالإضافة إلى أنها تقدم البيانات في الوقت الحقيقي لأصحاب الأعمال والمديرين، فيتمكنون من معرفة من حضر ومن تغيب، ومن لم يسجل الانصراف، وما زال يعمل بوقت إضافي. ذلك بالإضافة إلى ميزة التقارير، والتكامل مع برامج إعداد الرواتب.
5. أنظمة الحضور المدعومة بتقنية تحديد المواقع الجغرافية
هي أحد أشكال تطبيقات وبرامج تسجيل الحضور، ولكنها مدعومة بتقنية تحديد المواقع الجغرافية، وهي تمنع الموظفين والعاملين من تسجيل الحضور أو الانصراف إذا كانوا خارج الحدود المحددة مسبقًا لأماكن عملهم. كما أنه يمكن من خلالها تتبع حركة الموظفين الذين يعملون خارج مقر العمل، وتحديد سياج جغرافي لهم لا يخرجون عنه خلال ساعات العمل، وإذا خرجوا يرسل التطبيق إشعارات بخروجهم. وغيرها من الميزات الرائعة التي تزيد دقتها عند تحديد المواقع الجغرافية.
كل طريقة لها صفات مختلفة، مثل: بطاقات الوقت الورقية، وساعة الحضور الميكانيكية. يمكنك كذلك استخدام أدوات مراقبة الموظفين مثل جبِل.
دعنا نرجع لصديقنا خالد، ونتخيل أنه يستخدم ساعة الحضور التقليدية ذات البطاقات الورقية المثقوبة. فسيدخل خالد إلى غرفة الراحة، ثم يأخذ بطاقته من الحامل، ويدخلها في ساعة الحضور. ثم يتم بعد ذلك تسجيل الوقت على البطاقة بواسطة ساعة الحضور: الساعة 8:58 صباحًا.
اقرأ أيضا ما هي أنواع أنظمة حساب ساعات العمل وبما تختلف؟
اختر نظام عرض الوقت
قد يبدو هذا أمرًا غريبًا، ولكن التنسيق الذي تختاره سيجعل حياتك أسهل على المدى الطويل. تنسيق الوقت التقليدي والوقت العسكري هما التنسيقان الأكثر شيوعًا.
عندما تنظر إلى معظم الساعات، سترى الوقت فيها من واحد إلى اثني عشر بتنسيق الوقت التقليدي. للتمييز بين الصباح والمساء، يتطلب الوقت العادي إضافة “صباحًا” أو “مساءً”.
أما الوقت العسكري، فيَعُد الساعات الصباحية كالعادة (مثل: 7:24 صباحًا، 9:11 صباحًا، 11:47 صباحًا… إلخ). يبدأ الوقت العسكري في العد بعد الساعة 12:59 ظهرًا بإضافة ساعة إلى الاثني عشر. على سبيل المثال، الساعة 1:00 مساءً في الوقت التقليدي تكون 13:00 في الوقت العسكري. وعلى عكس تنسيق الوقت التقليدي، ستلاحظ أنك لا تحتاج إلى “مساءً” للإشارة إلى المساء. ذلك لأن 01:00 يكتب للساعة الواحدة (في الساعات الأولى من الصباح).
فلنفترض أن خالدًا دخل في الساعة 9:00 صباحًا وغادر في الساعة 5:00 مساءً (بتنسيق الوقت التقليدي). لأنه لا يمكنك طرح رقم من الآخر في هذا السيناريو، سيتعين عليك إجراء بعض الحسابات غير المباشرة لحساب ساعات العمل.
فإذا افترضنا أن خالدًا وصل في الساعة 9:00 صباحًا (بالتوقيت العسكري) وغادر في الساعة 17:00. فإن حساب ساعات عمل خالد حينئذ سيعتمد على طرح تسعة من سبعة عشر ليتم الوصول إلى الثمانية. في ذلك اليوم، عمل خالد لمدة ثماني ساعات.
اقرأ أيضا الغرامات المفروضة بسبب عدم الامتثال للقوانين السعودية
وضع سياسة التقريب
من النادر أن يقوم جميع موظفيك بتسجيل الحضور والانصراف في الساعة المحددة بالضبط. سيسجل البعض الوقت مبكرًا، وسيسجل البعض الآخر الوقت متأخرًا قليلًا. في مثل هذه الحالة سيتم استخدام سياسة التقريب.
حيث يتم تقريب وقت عمل الموظف من الدقيقة الأولى إلى الدقيقة السابعة إلى أقرب ربع ساعة، ويتم تقريب الوقت من الدقيقة الثامنة حتى الدقيقة الرابعة عشرة إلى أقرب ربع ساعة.
على سبيل المثال، إذا وصل خالد في الساعة 07:58 وغادر في الساعة 17:02، فإنه عمل لمدة ثماني ساعات وأربع دقائق. وهذا يعادل مجموع ثماني ساعات. أما إذا وصل خالد في الساعة 07:58 وغادر في الساعة 17:10، فإنه عمل لمدة ثماني ساعات واثنتي عشر دقيقة. ستكون المدة الإجمالية ثماني ساعات وخمس عشر دقيقة.
قم بتصنيف ساعات العمل إلى فئات
قد يعمل الموظفون في مجالات مختلفة، مثل مجال المطاعم، هناك وظائف متعددة بأجور متفاوتة. يعمل خالد كنادل بأجر 20 ريالًا في الساعة، ولكنه يعمل أيضًا كمضيف بأجر 25 ريالًا في الساعة.
عندما يحدث ذلك، من المهم تقسيم كل فترة زمنية إلى فئات متعددة بحيث يمكن تعويضه بشكل مناسب. عند تجاهل هذه المرحلة، يمكن أن يتحول الأمر إلى قضية قانونية، لذلك نوصي بتصنيف العمل إذا كان ذلك يتعلق بامتثال منشأتك.
اقرأ أيضا ٥ طرق فعالة لمغادرة العمل في الوقت المحدد
الخاتمة
الآن لدينا عدة طرق لاستخدام حاسبة ساعات العمل، ولكن هذه الطرق التقليدية تأخذ وقتًا وليست فعالةً للغاية. أما أسهل طريقة لحساب ساعات العمل للموظفين في منشأتك هي استخدام أداة تسجيل ساعات العمل كـ جبِل. يمكن أن تساعدك هذه الأداة في جمع سجلات الحضور والانصراف والاحتفاظ بها بسهولة، وحساب رواتب وأجور الموظفين، وضمان إنتاجية الموظفين.
