مرحباً، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل. وهو برنامج قائم على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، سأتناول أفضل الممارسات في تسجيل الوقت للمحاسبين.
هذا المقال يشمل
-
نظرة عامة: فوائد تسجيل الوقت للمحاسبين
-
أفضل ١٠ ممارسات في تسجيل الوقت للمحاسبين
-
أفكار نهائية: حَسِن من كفاءة ونجاح ممارستك المُحاسبية
نظرة عامة: فوائد تسجيل الوقت للمحاسبين
يقدم تسجيل الوقت العديد من الفوائد. فيما يلي بعض فوائد تسجيل الوقت للمحاسبين:
-
فواتير دقيقة للعملاء
يمكن لتسجيل الوقت بدقة أن يمكن المحاسبين من محاسبة العملاء بدقة عالية عن العمل المنجز. يضمن ذلك أن يتم فرض رسوم صحيحة على العملاء، استنادا إلى الوقت الفعلي الذي قضاه المحاسبون في العمل على مهام العملاء. والأهم من ذلك، أن تلك الشفافية تزيد من رضا العملاء، وتزيد من مصداقية الفواتير.
-
الأداء المالي وتحسين الإيرادات
تسجيل الوقت يساعد المحاسبين في تحليل الأرباح الناتجة عن العمل. من خلال تسجيل الوقت الذي قضوه في مهام العملاء، يمكن للمحاسبين تحديد الأنشطة ذات القيمة العالية، وتخصيص الموارد بشكل فعال، وتحسين الإيرادات. كما يقدم نظرة تفصيلية حول المهام التي يمكن تقليل تكاليفها وتحسين كفاءتها.
-
الامتثال للأحكام
يخضع المحاسبون لنظم وأحكام متنوعة، بما في ذلك تسجيل الوقت بدقة للمهام. يضمن تسجيل الوقت السليم الامتثال للوائح والمعايير المهنية والمتطلبات القانونية. كما يساعد في الحفاظ على نزاهة السجلات المالية والتدقيق وتقديم التقارير للعملاء.
-
التخطيط وتخصيص الموارد
توفر بيانات تسجيل الوقت معلومات هامة حول التخطيط وتخصيص الموارد في المحاسبة. من خلال فهم توزيع الوقت على مختلف المهام، يمكن للمحاسبين اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف وتوزيع الأعباء العملية وإدارة المشاريع. بمعنى آخر، يساعد تسجيل الوقت في تحسين استخدام الموارد والحفاظ على المساواة بين المحاسبين في حجم العمل والمهام الموكلة لهم.
“يتفق 56% من المحاسبين على أن التقنيات الرقمية أثرت إيجابيا على المحاسبة.” – تقرير سيج براكتس أوف ناو لعام 2019
-
الإنتاجية والكفاءة
يتيح تسجيل الوقت للمحاسبين تقييم إنتاجيتهم وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها. من خلال تحليل الوقت الذي قضوه في مختلف الأنشطة، يمكن للمحاسبين تيسير سير العمل، والتخلص من المهام التي تستهلك الوقت، وتنفيذ عمليات أكثر كفاءة. وبالتالي، تزيد الإنتاجية، وتتحسن إدارة الوقت والأداء العام.
-
إدارة المشاريع وتسجيل المواعيد النهائية
يساعد تسجيل الوقت المحاسبين في تسجيل جداول المشاريع، ومراقبة التقدم، والالتزام بالمواعيد النهائية. من خلال تسجيل الوقت الذي قضوه في مهام محددة، يمكن للمحاسبين تحديد العقبات، وتخصيص الموارد بشكل فعال، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب لتسليم المشاريع. بالمثل، يعزز ذلك إدارة المشاريع الفعالة ويدعم التعاون الفعال بين أعضاء الفريق.
-
تقييم الأداء والتطوير المهني
تقدم بيانات تسجيل الوقت نظرات تفصيلية مهمة لتقييم الأداء والتطوير المهني. يمكن للمحاسبين تقييم إنتاجيتهم وكفاءتهم والالتزام بالمواعيد. كما أنه تقييم الأداء يساهم في مناقشات الملاحظات مع المديرين ويمكنه تمكين تطوير المهارات المستهدفة استنادا إلى تخصيص الوقت وأداء المهام.
-
البيانات السابقة للتحليل والتوقع
ينشئ تسجيل الوقت الدقيق سجلا تاريخيا للبيانات، يفيد في التحليلات والتوقعات واتخاذ القرارات المحاسبية. يمكن للمحاسبين تحليل أنماط الوقت، وتحديد الاتجاهات، واتخاذ القرارات المبنية على البيانات استنادا إلى بيانات الأداء السابقة. كما يدعم التخطيط الاستراتيجي وإعداد الميزانيات ويساعد المنشآت على توقع احتياجاتها من الموارد.
باختصار، يقدم تسجيل الوقت العديد من الفوائد للمحاسبين، بما في ذلك دفة الفواتير، وتحسين الإيرادات، وتخصيص الموارد، وتحسين الإنتاجية، واتخاذ القرارات المبنية على البيانات. من خلال تنفيذ الممارسات الفعالة لتسجيل الوقت، يمكن للمحاسبين تحسين أدائهم المالي، وإرضاء العملاء، ورفع الكفاءة.
أفضل ١٠ ممارسات في تسجيل الوقت للمحاسبين
في عالم مفعم بالحيوية مثل عالم الحسابات، لا يعتبر الوقت مجرد ساعات عابرة، إنه أحد مفاتيح نجاحك.
لماذا تكتفي بالتخمين وإضاعة الفرص بينما يمكنك استغلال إمكانيات تسجيل الوقت؟ احترف مهارة تسجيل الوقت لتخوض في طريق التطوير المهني المستمر. والآن إليك بعض أفضل ممارسات تسجيل الوقت للمحاسبين:
١. كن مجتهدا ومنظما
طور عادة تسجيل وقت عملك بانتظام. اعط الأولوية لتوثيق وقتك يوميا لضمان الدقة وتجنب نسيان أو فقدان تفاصيل هامة.
٢. استخدم أدوات تسجيل الوقت
استفد من برامج أو أدوات تسجيل الوقت المصممة خصيصا للمحاسبين. غالبا ما توفر هذه الأدوات ميزات مثل عدادات الوقت، وتصنيف المشروعات والمهام، والتكامل مع أنظمة المحاسبة والفواتير، مما يجعل تسجيل الوقت أكثر كفاءة ودقة.
٣. كن محددا ومفصلا
قدم وصفا تفصيلي للمهام التي عملت عليها خلال الفترة الزمنية المسجلة. سجل اسم العميل، أو المشروع، أو المهمة بوضوح، بما في ذلك التفاصيل أو الأهداف ذات الصلة. سيضمن هذا المستوى من التحديد الدقة والشفافية ويسهل عمليات إعداد الفواتير.
٤. تسجيل الوقت غير القابل للفوترة
غالبا ما يقوم المحاسبون بمهام غير قابلة للفوترة مثل المهام الإدارية، أو التطوير المهني، أو الاجتماعات الداخلية. من الضروري تسجيل هذه الأوقات بالتفصيل لتتمكن من الحصول على معلومات شاملة عن الإنتاجية وتخصيص الموارد وإدارة مهام العمل.
٥. تقدير الوقت بشكل مناسب
طور القدرة على تحديد الوقت المطلوب للمهام المختلفة. تقدير الوقت بدقة يسمح بتحسين التخطيط، وتحديد واقعي للمواعيد، وإدارة توقعات العملاء. اجعل من مراجعة وتحسين تقديراتك للوقت الفعلي الذي تقضيه عادة دائمة.
٦. راجع وتحقق من المدخلات
راجع بانتظام برنامجك لتسجيل الوقت لضمان الدقة. تحقق مرتين من المواصفات الخاصة بالعميل والمشروع، وتفاصيل المهمة، والتصنيفات القابلة/غير القابلة للفوترة. تساعد المراجعة الدورية في التعرف على أي خطأ أو نقص وتصحيحه في الحال.
٧. التواصل والتعاون
حافظ على اتصال دائم مع زملائك، أو مديريك، أو عملائك بشأن ممارسات وتوقعات تسجيل الوقت. تأكد من أن الجميع متفقين بشأن تسجيل الوقت، وإجراءات المحاسبة، وأي متطلبات أخرى.
٨. تابع الأنظمة والأحكام باستمرار
تعرف على اللوائح والإرشادات، والمعايير المهنية المتعلقة بتسجيل الوقت، والفوترة، ومهام العملاء. الامتثال للنظم واللوائح أمر أساسي للحفاظ على المعايير الأخلاقية وتجنب المشاكل القانونية.
٩. التدريب والتعلم
استثمر في التدريب والتطوير المهني لتعزيز مهاراتك في تسجيل الوقت. تابع اتجاهات مجال الحسابات وأفضل الممارسات والتحديثات في تقنيات تسجيل الوقت لزيادة الكفاءة والدقة.
١٠. استمع إلى الآراء وتعلم من الأخطاء
استمع بانتظام إلى آراء المديرين أو الزملاء أو العملاء بخصوص ممارساتك للوقت المسجل. تعلم من الأخطاء أو التحديات التي تواجهها واستغلها كفرص للنمو والتحسين.
أفكار نهائية: حَسِن من كفاءة ونجاح ممارستك المُحاسبية
في الختام، إتقان فن تسجيل الوقت يشكل تغييرا جذريا بالنسبة للمحاسبين الذين يسعون لرفع مستوى انتاجيتهم وتحقيق النجاح. تبني هذه الممارسات يزيد من قدرة المحاسبين على إدارة وقتهم، وتيسير سير العمل، وتعظيم نجاحهم. لذا، طور أدواتك واستفد من المعلومات التي قدمتها لك وابدأ رحلتك في تبني ممارسات تسجيل الوقت. حان الوقت لاعتماد أفضل ممارسات تسجيل الوقت.
